ERFARINGER FRA EN PRODUKSJON. Nettside LJOM

Transkript

1 Nettside LJOM

2 Fordeling av ansvar Person 1: Prosjektleder. Overordnet ansvar for fremdrift og oppfølging av milepælsplaner/gjennomføring i alle ledd. Person 2 : Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av LJOM tak og Rytmisk scene Person 3 : Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av LJOM - takscene Person 4 : Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av Scene 2. Person 5 : Ansvarlig for tekstarbeidet, PR og link inn til administrasjonen. Person 6 : Ansvarlig for kontakt med utleiere og teknisk, bestillinger og gjennomføring av logistikk og teknikk, opp- og nedrigg Person 7 : Kunstnerisk ansvarlig. Lese påmeldinger, plassere kunstneriske innslag på egnet scene, dramaturgisk ide samt regissør på scene 2. Person 8 : Ansvarlig for LJOMs visuelle uttrykk. Person 9 : Regiassistent.

3 Igangsetting av et prosjekt. Bør starte 1,5 år før arrangement. Forutsetter gjennomtenkte rammer og begrunnelser for valg av tema og lokaler, tydelige og uttalte mål. Dette bør være kommunisert fra ledelsen til hele bedriften. Samarbeid med utleier: Rammer og beslutningsgrunnlag må være tydelig fra starten. Dersom det skal jobbes ut i fra en kunstnerisk ide bør denne ligge til grunn for rammene. Det kunstneriske ansvarlige må da være involvert og toneangivende fra starten.

4 Styringsgruppa Må begynne å jobbe 1,5 år før arrangement. Sammensetning av ulike personligheter ulikheter har i vår gruppe vært med på å skape dynamikk. Representanter fra musikk, teater, dans og visuelt bør med i en gruppe som skal representere alle. Kapasitet/timeantall til de involverte bør avklares på forhånd, med behov for større kapasitet på lederen. Faste møtetider bør være avtalt og bindene for sg-gruppa. Utfordrende å følge milepælsplan når det er vanskelig å finne møtetider der alle kan møte. Kunstnerisk ledelse (gjerne mer enn en person) i samarbeid med ansvarlige for logistikk fungerer. Tydelig skille mellom hvem som har kunstnerisk ansvar og hvem som har ansvar for den andre organiseringen. Det må brukes milepælsplaner som verktøy.

5 Påmeldingskriterier En tydeliggjøring av hva som kreves av deltakerne i prosjektet kan være lurt - en kontrakt som forplikter i den enkeltes arbeidssitusjon. (Forståelse for det helhetlige, ventingen, oppmøter og krav til samarbeid/solidaritet/fellesskap) Hva innebærer det å være med på dette prosjektet? Konkrete føringer. Evt aldergrense? Bemanning inn i kontrakter/arbeidsavtaler fra oppstart. Hvem egner seg til å gjøre hva må tas med i betraktning for at prosjektet skal lykkes. (Roller kan ikke fylles bare pga plass i arbeidsplan).

6 Kommunikasjon og infoflyt Valg av kommunikasjonsstrategi, -kanal og en klar plan for infoflyt til de ulike involverte gruppene må være klar fra start. Informasjonsarbeid og oppdatering er tidkrevende arbeid helt avgjørende for at prosjektet skal lykkes. Det må foregå i færrest mulige ledd og ha nok i avsatt ressurs. Mailinglister. Det er et kontinuerlig, tidkrevende arbeid å lage maillister. Det må være nok ressurs til dette, prosjektet er avhengig av dette for å lykkes. Usikkerhet skaper frustrasjon.

7 PR Et tidkrevende arbeid med behov for mye oppfølging. Krever en ansvarlig med dette som eneste ansvarsområde på arrangementsdagen og i tiden før. Egen milepælsplan p Ansvarlig for PR og fremdrift v LJOM - taksceneg oppfølging av milepælsplaner/gjennomføring i alle ledd. på arrangementsdagen.å dette. Elektronisk flyer.

8 Visuelt Scenografi, kostymer, evt plakat, osv. Krever stor ressurs både på bemanning og materialer. Fungerer samlende for prosjektets uttrykk. Krever en egen ansvarlig.

9 Prøvetider Tydelige og konkrete planer må være klart og kommunisert tidlig.

10 Program Rutiner på oppsett av program. Informasjon til alle involverte om dette. Hva og hvem skal nevnes på hvilken måte og hvorfor. Web lager programmet men oppsettet bestemmes av styringsgruppa.

11 Massescener Store scener (åpning og avslutning) trenger regissør og koreograf, en helhetlig tanke og behov for fellesøvinger.

12 Evaluering Evalueringsforberedende arbeid må skje parallelt med sluttføring av arrangementet. Dette må være planlagt, delegert og gjennomført 1 mnd før arrangementet avvikles.

13 Stort prosjekt - fast i OMK Det bør være et halvt år prosjektforberedelse før man setter i gang. Prosjektarbeidet bør begynne ett år før premiere. OMK bør gjennomføre storprosjekt hvert andre eller tredje år. Dette både for å stadig bli bedre på store prosjekter (ivareta og videreutvikle), for omdømmebygging og for elevene.

14 konkrete planer må være klart og kommunisert tidlig