Etablere arbeidsgruppe. Hvordan komme i gang. Idéutvikling. Kartlegge ressurser. En samarbeidspartner kan:

Transkript

1 9 10 Hvordan komme i gang Etablere arbeidsgruppe Når dere har bestemt dere for hva slags arrangement dere ønsker, er det på tide å avklare roller og oppgaver for å sikre fremdrift og god gjennomføring. Hvordan går du frem for å lage en markering? Her har vi en oppskrift på hvordan du kan gå fra idé til gjennomføring. Uansett hvor stor eller liten arrangementet skal være, er det lurt følge disse stegene. Det er lurt å fordele oppgavene riktig med tanke på kompetanse, tidsbruk og eierskap. Dette gjelder spesielt for større arrangementer, men kan være like nyttig å ha ved mindre arrangementer. Markeringen blir morsommere når flere deltar! Idéutvikling Idéutviklingsfasen er kanskje den viktigste fasen for et vellykket arrangement. Her skal dere tenke gjennom hva dere ønsker å oppnå med en markering, og hvem som er målgruppen. Idéfasen gir dere retningen dere skal jobbe mot. Her kan dere være kreative, tenk gjerne stort! La ideene få fritt spillerom, før dere lander på den ideen dere mener passer best for dere og deres målgruppe. I denne fasen skal dere tenke mål, målgruppe og mulige idéer. Mål hva ønsker dere å oppnå? Målgrupper hvem skal arrangementet vårt være for? Arrangementsidé hva slags markering(er) passer til målgruppen? Hva får vi til? Forslag til arbeidsgruppe: Arrangementsansvarlig: ansvar for fremdrift og gjennomføring. Vedkommende bør ha erfaring, motivasjon og tid til å jobbe med et arrangement. Økonomiansvarlig: ansvar for økonomi. Fagansvarlig(e): ansvar for faglig innhold kan bestå av ulike personer med ulike kompetanse utifra type arrangement Kartlegge ressurser I denne fasen kartlegger dere hva slags ressurser dere trenger for å få arrangementet i boks. Vær mest mulig konkret. Da er det lettere å fordele oppgaver og sette opp et budsjett. Hvilke ressurser har dere selv: frivillige, fagpersoner, kantine, gaver, egne midler. Hva trenger/ønsker dere av eksterne bidragsytere, lokaler, teknisk utstyr, frivillige. Hvor mye koster dette - og hva har dere selv råd til? Må det koste penger? Før dere tar kontakt med aktuelle samarbeidspartnere, bør dere tenke på en konkret rolle de skal ha. Da er det enklere å si ja. Sjekk hvem som finnes i nærmiljøet deres og ta kontakt. Se verdensdagen.no for oversikt over mulige samarbeidspartnere. Tips! Sjekk mulighetene for overskuddsmat fra bakerier eller dagligvare En samarbeidspartner kan: sitte i arbeidsgruppa for å sikre at arrangementet får godt nok faglig innhold være medarrangør bidra med midler bidra med utstyr, mat eller annet bidra med nettverk og informasjonsspredning og mange andre mulige samarbeidsformer! Inspirasjonsseminar i Oslo. Foto: Stine Loe Jenssen Foto: Mental Helse Kongsberg

2 11 12 Vil du markere Verdensdagen? Alle har en psykisk helse. Vi vil alle oppleve svingninger i livet, og omtrent halvparten vil utvikle alvorlige psykiske problemer. Ved å markere Verdensdagen kan du bidra til at flere vet hvordan de kan styrke sin psykiske helse, og at de som trenger hjelp vet at de ikke er alene, tør å snakke med noen og å søke hjelp. 1. Idéutvikling 2. Planlegging En arbeidsgruppe 4. Kontakte media 10 Oktober 10 Oktober er registrert 3. Registrere i kalender & bestille materiell Ressurser - egne & andre 7. Hvile og rose hverandre 5. Gjennomføre 6. Evaluering

3 13 14 ØKONOMI OG BUDSJETT Noen arrangementer koster penger. Sett opp et budsjett på de ulike aktivitetene dere har planlagt. Du kan laste ned budsjettmalen fra vår hjemmeside. Samarbeider dere med forskjellige leverandører kan dere få mye gratis. Vi har gratis materiell som dere kan bestille både til arrangementskomiteen og til å gi bort til publikum. Vi forventer også at man bruker egne ressurser, siden markeringen er et spleiselag! Trenger dere mer for å dekke utgiftene, kan dere: Ta inngangspenger beløpet bør holdes lavt for at flest mulig kan delta Selge mat, drikke, lodd med premier Tilskudd fra Verdensdagen, kommunen, fylkeskommunen, fylkesmannen, organisasjoner Sjekk for eksempel kommunen, Lions og Sanitetskvinneforeningen for finansering. Tips! En arrangør arrangerte et stort skolearrangement og fikk følgende: Frukt fra den lokale butikken til elevene Gratis leie av gymsalen til foredragene En time foredrag om fysisk aktivitet og psykisk helse fra treningssenteret De leide inn teknisk utstyr og fikk en lydtekniker sponset. Gaver til foredragsholder ble strikket av frivillige. SØKE PENGER FRA VERDENSDAGEN Dere kan søke penger til deres arrangement fra oss. Vi har kroner i tilskudd til lokale arrangementer i hvert fylke. Vi prøver å støtte de fleste som søker, og da er det viktig å være realistisk på summen dere søker. Vi har tidligere fått 300 søkere på landsbasis. Retningslinjer for støtte fra Verdensdagen: Arrangementet må rette seg mot årets tema «Vær raus», og ha som hovedformål å skape oppmerksomhet eller øke kunnskap om psykisk helse. Arrangementet må gjennomføres i perioden uke Absolutt krav Maks beløp det er mulig å søke om er kr , og dette gis kun til arrangementer med mye egen/annen finansiering. Verdensdagen er et spleiselag, og dekker i utgangspunktet maks 1/3 av arrangementets realistiske totalbudsjett. Maks beløp for foredrag er 5000,- + evt reiseutgifter (opptil 2000,-). Kan gis unntak ved større arrangementer og etter helhetlig vurdering. Arrangementene må være åpne og rettet mot eksternt publikum for å søke om penger. Unntak er barnehage, skoler og bedrifter. Ved arrangement i barnehage og på skoler vil vi legge vekt på involvering av elevene. Arrangementet bør basere seg på samarbeid på tvers av fag og organisasjon. Vi oppfordrer til kreativitet, involvering av egne ressurser og tiltak der mange samarbeider. Har du fått midler? Registrere arrangementet ditt i kalenderen på Verdensdagen. Åpner 1. august. Bestille materiell fra oss. Åpner 1. august. Opprett gjerne facebook arrangement og inviter oss til å være co-arrangør. Invitasjoner og liknende skal bruke Verdensdagen logoen. Den finner du på verdensdagen.no Enkelte tilskudd gis med føringer for hva midlene kan brukes til. Sjekk tildelingsbrevet deres nøye for denne. Dersom du må endre på innholdet, må du varsle Verdensdagen for godkjenning før du gjør endringene. Vi vil kreve tilbake øremerkede midler som ikke brukes etter tildelt formål. Egen finansiering Eksempler på hva som er egen finansiering/spons. Gratis leie av lokaler som ellers leies ut. (gjelder ikke gymsalen). Kantine bidrar med mat utover vanlig drift Utleier av stereoanlegg sponser tekniker Trykking av materiell laget spesielt for markeringen, annonsering Eksempler på hva som ikke er egen finansiering, men som må regnes som en del av dugnaden Kommunenes ansatte setter av arbeidstid til å jobbe med markeringen (kommunepsykolog, bibliotekar) Arrangementet finner sted i egne lokaler som ellers ville være åpen uansett Det gis ikke penger til: Innkjøp av varig utstyr til arrangement (telt, kaffemaskin, bord etc) Kurs av egne ansatte Reiseutgifter til interne planleggingsmøter Foto: Flekkefjord videregående skole Foto: Buk Røyken

4 15 16 MATERIELL Når innholdet på arrangementet deres begynner å bli klart, kan dere bestille materiell. Dette er med på å synliggjøre arrangementene, og spre kunnskap om Verdensdagen og psykisk helse. Alt materiell er gratis. For at alle skal få, er det satt en begrensning på enkelte produkter. Foto: Verdensdagen Foto: Vanylven kommune Foto: Helsestasjon og skolehelsetjenesten Verdal Kaffepakken: Kaffepakken er en enkel måte å markere på. Den består av kaffekopper med Verdensdagens logo og teksten Jeg er god, samt støtte til kaffeutgifter på kr. 300,-. Kaffekoppene skal deles ut 10.oktober, du må ta bilde av markeringen til sosiale medier. Les mer på verdensdagen.no. Her er noe av produktene du kan bestille fra oss: Produkter: T-skjorter Buttons Ballonger Reflekser Stresshjerter Kaffepakken Brosjyrer og informasjonsmateriell Psykevettreglene plakat og minifolder Enkle råd når livet er vanskelig brosjyre Roskort Har du det vanskelig? plakat Vi støtter Verdensdagen - klistremerker Sinn og Samfunn Verdensdagen utgave Om Verdensdagen plakat og informasjonskort Quiz for voksne og barn til utskrift og Kahoot Skal du stå på stand? Her er et forslag til hva du kan bestille. 20 plakater, diverse, avhengig av målgruppen 5 T-skjorter assortert størrelse 100 Stresshjerter 20 Klistremerker for sponsorer 20 Ballonger 20 Sinn og Samfunn 100 Roskort 50 Minifolder 30 Enkle råd 30 Om Verdensdagen kort Bestilling av materiell åpner på verdensdagen.no 1.august. For å bestille må du registrere arrangementet ditt i vår kalender.

5 17 18 Lage en informasjonsplan En god informasjonsplan beskriver hvordan dere skal nå publikum og få medieoppmerksomhet. Nordmenn er storforbrukere av sosiale medier som Facebook, Twitter, Instagram og blogg. Bruk disse kanalene for å markedsføre arrangementet! Bruk hashtagene #verdensdagen #psykiskhelse #værraus Her er noen tips på veien: Hvilke lokale medier skal vi bruke? (aviser, radio, etc.)? Hvilke sosiale medier skal vi bruke? (Facebook, Twitter, blogg, Instagram, Snapchat)? Hvilke informasjonsprodukter (plakater, brosjyrer, løpesedler) trenger vi? Hvilke lokale internettsider kan vi bruke? Hvilke har vi tilgang til selv? Hvordan kontakte media Forberedelse Forbered deg. Kjenn saken din og budskapet ditt, skriv det gjerne ned. Tenk ut en vinkling. Hvorfor skal de skrive om arrangementet deres? Kontakten Gjennomføring Markering av Verdensdagen 2017 på Nationaltheatret. Foto: Stine Loe Jenssen Evaluering Ring eller send en epost til lokalavisen eller til en journalist du vet er interessert i psykisk helse, gjerne noen dager i forveien. Skriv hvorfor arrangementet er viktig. Bruk gjerne vår mal til pressemelding, der finner du nyttige fakta. Vinkle lokalt og gjerne personlig. Foreslå bildemuligheter. Gode bilder øker interessen for saken. Oppgi kontaktinformasjon Den store dagen er endelig her! Selv om man har planlagt godt, kan det skje uforutsigbare ting underveis. Slik kan du sikre deg at du kommer i mål på selve dagen: Ha tydelige roller og fordel oppgavene godt. En person skal ha ansvar for at det tekniske og praktiske fungerer og være kontaktperson. Juster underveis dersom det blir ledig tid eller underskudd av f.eks. frivillige eller mat. Informer publikum om det blir store endringer folk liker å vite hva som skjer. Når arrangementet er over, bør dere lage en evaluering så snart som mulig. Da kan dere oppsummere hva som var bra, hvilke erfaringer man skal ta med seg videre og om noe må følges opp. En evaluering fungerer som rapportering, men også for at de involverte skal få ut følelser og tanker om arrangementet. Husk å takke alle for sine bidrag! Husk! Har dere fått penger fra Verdensdagen, må dere rapportere inn regnskap 15. november. Utdeling av roser med roskort. Foto: Gjesdal kommune Foto: Tæruddalen skole