Som arrangør og prosjektleder: Hvordan skal du best mulig planlegge ditt prosjektet? v/trond Atle Smedsrud

Transkript

1 Som arrangør og prosjektleder: Hvordan skal du best mulig planlegge ditt prosjektet? v/trond Atle Smedsrud

2 Men først; hvem er jeg Trond Atle Smedsrud Mastergrad i Markedsføring Jobbet i NFIF, St Olavsloppet, Bislett Games Nå strategikonsulent i PwC, og jobbet med prosjekter i ca norske selskaper Trond Atle Smedsrud Tlf: trond.a.smedsrud@gmail.com

3 Del 1 Min ide Prosjektbeskrivelse I grupper Del 2 Teori : Metode for planlegging I sal Del 3 Teori i praksis Praktisk planlegging I grupper

4 Agenda del 2 I. Viktigheten av prosjektplanlegging? II. Hva er en prosjektplan? III. Enkel planleggingsmal

5 Det er dessverre mange eksempler på at prosjekter ikke alltid går etter planen PwC

6 Så hvorfor mislykkes prosjekter? Det er særlig fem fallgruver i et prosjekt: 1. Dårlig planlegging 2. For ambisiøs man ønsker å gjøre alt 3. Ikke klare ansvarsområder 4. Dårlig oppfølging underveis 5. Lite samarbeid internt i prosjekt

7 Glem alle fancy prosjektverktøy tenk enkelt; lag en prosjektplan! Prosjektledelse Organisering Kostnadsstyring Rapportering Prosjektutvelgelse Prosjektplan Business Case Interessentanalyse Sluttrapport Omfangsstyring Prosjektmandat Kvalitetskontroll Formål og mål Interessenthåndteri ng Kick-off Evaluering Risikostyring

8 Alle deres prosjekter skal bli det nye Lillehammer OL The best games ever..:

9 Agenda del 2 I. Viktigheten av prosjektplanlegging? II. Hva er en prosjektplan? III. Enkel planleggingsmal

10 Formål med dagens presentasjon Gi innføring i prosjektplanlegging som er den enkleste måten å unngå de fem ulike fallgruver

11 Uavhengig av prosjekttype, så lages en prosjektplan på samme måte PwC

12 Så hvordan lages en plan? - Hvordan skal man spise en hel elefant? PwC

13 Målet er å unngå at det er en sort boks med aktiviteter man har glemt... Send ut invitasjon Fikse startnummer Hente nøkkel til klubbhuset Send ut invitasjon Ta bilder på dagen Avklar dato med klubben Lag prosjektbeskrivelse Kontakt lokalavisen PwC

14 For å unngå den sorte boksen, bruker alle den samme enkle metodikk i prosjektplanleggingen Fire steg i å lage en prosjektplan 1. Bryte ned i tidsfaser 2. Bryte ned i kategorier 3. Bryte ned i aktiviteter 4. Definer ansvarlig, start på aktivitet, slutt på aktivitet PwC

15 Steg 1: Bryt ned i tidsfaser Nedbryting av tidsfaser er første steg i å jobbe med mer håndterbare biter av et prosjekt. De fleste prosjekter kan deles inn i de samme fasene: Planlegging Gjennomføring Evaluering En vanlig feil ved å ikke gjøre en slik nedbryting er å glemme hele evalueringsfasen... PwC

16 Steg 2: Bryte ned i kategorier Hvilke kategorier man skal ha i tidsfasene vil variere avhengig av type prosjekt. For et idrettsarrangement kan noen av kategoriene være følgende: Planlagging Prosjektide Deltagere Tillatelser M.m Gjennomføring Aktiviteter Utstyr Servering M.m Evaluering Evaluering Ung:Leder Tilbakemelding klubb Huskeliste M.m En vanlig feil er å hoppe rett til aktivitetene og ikke tenkte kategorier... PwC

17 Steg 3: Bryte ned i aktiviteter Hvilke aktiviteter man skal ha i hver kategori vil variere avhengig av type prosjekt. For et idrettsarrangement kan noen av aktivitetene være følgende: Deltagere: Lage invitasjon Sende utinvitasjon til alle i klubben M.m Utstyr: Avtale med vaktmester om bodnøkkel Ta med noe utstyr fra hallen M.m En vanlig feil er å ikke være detaljert nok... PwC

18 Steg 4: Definer ansvarlig, start på aktivitet, slutt på aktivitet Siste steg er å definere følgende på alle aktiviteter: Hvem har ansvaret for å gjøre aktiviteten? Når skal aktiviteten ha startet? Når skal aktiviteten være avsluttet? En vanlig feil er å ikke sette en ansvarlig for oppgaven da blir den stort sett ikke gjort PwC

19 Agenda del 2 I. Viktigheten av prosjektplanlegging? II. Hva er en prosjektplan? III. Enkel planleggingsmal

20 En prosjektplan ser ofte slik ut Fase Kategori Aktivitet Ansvarlig Start Slutt Kommen. Planlegging Deltagere Lage invitasjon Deltager Sende ut invitasjon til hele klubben Thomas H 1.feb. 28.feb. Elisabeth 4.mars 4.mars PwC

21 En prosjektplan kan også brukes som et bra oppfølgingsverktøy Fase Kategori Aktivitet Ansvarlig Start Slutt Status Plan-legging Deltagere Lage invitasjon Deltager Sende ut invitasjon til hele klubben Thomas H 1.feb. 28.feb. Elisabeth 4.mars 4.mars Å inkludere status gjennom feks et trafikklys (rødt, orange og grønnt) kan være et enkele kommunikasjonen mot feks mentor. PwC

22 Del 1 Min ide Prosjektbeskrivelse I grupper Del 2 Teori : Metode for planlegging I sal Del 3 Teori i praksis Praktisk planlegging I grupper

23 Oppgaven