Revisjonsprosessen. Planlegging Forberedelse Gjennomføring Rapportering. Åpnings møte. Revisjons plan. Revisjons program.

Transkript

1 Revisjonsprosessen Planlegging Forberedelse Gjennomføring Rapportering Revisjons program Revisjons plan Åpnings møte Foreløpig rapport Revisjons varsel Intervjuer Slutt rapport Samle inn dokumentasjon Befaring/ verifikasjon konklusjoner Tiltak Utarbeide sjekklister Avsluttende møte Oppfølging

2 Gjennomføring Vær godt forberedt Lag sjekklister Fordel oppgavene Ta den tiden dere trenger La folk få snakke ut Noter underveis Oppsummer hvert intervju

3 Intervjuer, intervjuteknikk og befaring Hvorfor intervjuer vi Forberedelse til intervjuer Hvordan intervjue Tips for effektive intervjuer Forberedelse til befaring/verifikasoner Effektiv befaring/verifikasoner Etiske regler, fortrolighet

4 Hvorfor intervjuer vi Formålet med intervjuet er å undersøke hva som er praksis, dvs. undersøke: Aktivitetene Tilhørende dokumenter Resultater fra aktivitetene i forhold til mål virksomheten/ avdelingen har satt seg Andre aktuelle forhold innenfor tema Fakta eller bevis noteres og samles inn i løpet av intervjuet

5 Forberedelse til intervjuer Sett deg godt inn i referansedokumentene Forbered spørsmål i sjekklister Intervjuet må foregå et sted hvor det ikke er avbrytelser Sett deg godt inn i hvor vedkommende hører til i organisasjonen og hvilket ansvarsområde vedkommende har

6 Innledning på intervjuene Presenter deg selv og revisjonsgruppen Forklar hensikten med intervjuet (og befaringen) Gi en grov temaoversikt og tidsforbruk la intervjuobjektet fortelle om jobben sin (hvis ukjent, noter viktig informasjon) Gå fra generelle til detaljerte spørsmål Bruk sjekklistene MEN ikke la sjekklistene styre samtalen

7 Huskeliste for intervjuet Still åpne spørsmål, bruk spørreordene; hvem, hva, hvordan, når, hvilken osv. Prøv å få intervjuobjektet til å slappe av Vær høflig og tålmodig Lytt Hold den som intervjues til saken, men vær diplomat

8 Huskeliste for intervjuet Bruk relevante spørsmål Observer kroppsspråket Oppsummer flere ganger underveis i intervjuet Still oppklarende spørsmål Få bekreftelse på svar slik at du som revisor er sikker på svaret

9 Spørreord Hvilken miljøpåvirning har..? Hvordan har du fått..? Hvordan kan du påvirke.? Hva gjør du hvis? Hvem er ansvarlig for? Hvordan? Når? Hva? Hvem? Fortell Vis

10 Dette bør du unngå under intervjuet Spørsmål som gir to svaralternativer (god/dårlig) Ledende spørsmål Lange og flere spørsmål i ett Ikke-verbale tegn som kan røpe hvilke svar du venter deg Spørsmål med stor detaljeringsgrad tidlig i intervjuet

11 Dette bør du unngå under intervjuet Å gjenta spørsmål Å la intervjuet trekke ut Overraskelser underveis Diskusjoner

12 Eksempel på spørsmål Hvordan går det her? Hvordan gjør du det? Hvordan vet du det? Kan jeg få se? Er det alltid sånn? Når er det ikke sånn? Hva gjør du da? Har du/dere laget/utarbeidet osv.?

13 Ansvar i intervjusituasjonen Revisor/revisjonslag har ansvar for å tilrettelegge så godt som mulig for å gjennomføre gode intervjuer: Rolige omgivelser Skape tillit Få intervjuobjektet til å svare åpenhjertelig Den intervjuede har ansvar for å imøtekomme revisors spørsmål, svare så nøyaktig som mulig og ikke gi falskt bilde av virkeligheten

14 Huskeliste - etter intervjuet Oppsummer etter hvert intervju minimum 5 15 minutter (avhengig av lengden på intervjuet) Noter ned foreløpige revisjonsfunn Dersom revisjonen foregår over flere dager diskuter og oppsummer for hver dag med revisjonsgruppen

15 Forberedelse til befaring/verifikasjon Sett deg godt inn i referansedokumentene Forbered det du vil se i sjekklister Planlegg befaringen: dokumenterende del/registreringer merking utstyr målinger aktiviteter som utføres med mer

16 Huskeliste for effektiv befaring Bestem deg for hva du skal se etter og bruk sjekklistene Noter systematisk og flittig ned det du observerer Ha en spørrende holdning og vær nysgjerrig Gå fram på en sympatisk måte Ikke vær fornøyd med generelle inntrykk Vær på vakt overfor feilhandlinger som blir rettet med en gang du dukker opp

17 Etiske regler og fortrolighet Behandle den reviderte med respekt Behandle informasjon fortrolig Knytte avvik til system eller produkt Vær lojal mot revisjonens oppdragsgiver Baser alle avgjørelser på objektivt bevis som den reviderte er kjent med

18 Intervjuer og befaring hva leter vi etter Vi leter etter informasjon som kan bekrefte eller avkrefte at det som gjøres er i tråd med det som står i referansedokumentasjonen, og som skaper kriteriene for revisjonen.

19 Definisjon på revisjonsfunn OK-samsvar Avvik Forbedringspunkter Styrker, smart måte å jobbe på

20 Avvik skal være objektive og saklige La ikke egen vurdering, synsing, eller for tidlig konklusjon påvirke bedømmelsen Vær saklig og upartisk!

21 Definisjoner Avvik: Brudd på lov og forskrift Anmerkning: Forhold som ikke uten videre kan karakteriseres som avvik, men som bør vurderes nærmere av virksomheten Forbedringsmuligheter Sterke sider