Prosjektarbeid og oppgaveskriving

Transkript

1 Prosjektarbeid og oppgaveskriving Prosjekt Definisjon og historisk utvikling Prosjekt typer Arbeidsmetodikk Oppgave skriving Tema: Forskjellen mellom åpne og lukkede prosjekter. Hvordan teorien behandle forskjellige prosjekter. Metodikk for å gjennomføre et prosjekt.

2 Prosjekt Definisjon og historisk Prosjekt kan defineres på mange måter. utvikling En enkel definisjon er: En temporær organisasjon som settes sammen for å løse en unik oppgave over en avgrenset tidsperiode. The Europeean Programme for Project Executives (EPPE) - legger to viktige punkter til grunn i sin definisjon: Kompleks oppgave prosjekt livssyklus, omfang, tid, kostnad og kvalitet Resurser, produktivitet og effektivitet Temporær organisasjon Prosjekteier Andre interessenter Interesser,mål og objektiv Det legges videre vekt på å behandle prosjekter forskjellig siden de ofte er svært forskjellige

3 Prosjekt Definisjon og historisk utvikling Organisasjon: En organisasjon er en gruppe personer som ved hjelp av et system av regler sikter på å nå bestemte mål ved hjelp av koordinert virksomhet. En gruppe mennesker med gjensidig forståelse og forventning til resultat av felles handlinger Flere som samarbeider om aktiviteter i retning av felles mål

4 Historisk Prosjektarbeid har eksistert så lenge unike oppgaver har eksistert og disse måtte løses inne en viss tid. Teori oppstår i det offentlige: universiteter, forsvar og offentlig administrasjon. Behov for temporære organisasjoner for å løse unike oppgaver som ikke faller inn i den etablerte organisasjonen. I utgangspunktet var teorien best tilrettelagt leveranseprosjekter.

5 Historisk Verdens eldste yrke? Et gammelt prosjekt er for eksempel det organiserte byggeprosjektene - Jerikos første bymur ca. år 8000 f.kr. En militær stab kan sees på som en fast prosjektgruppe. Oppgaven kan veksle. Tilløp til eget fagområde etter 2. Verdenskrig. Militære utviklingsprosjekt (PERT Program Evaluation Review Technique) Planlegging av produksjon (Kritisklinje planlegging) Prosjekt organisasjon og ledelse Etablerte teorier tar form i fra Eget fagfelt Mange typer organisasjoner og oppgaver

6 Prosjekt typer Teorien har tradisjonelt vært beregnet på veldefinerte oppgaver som skal løses på kjente måter men på en effektiv måte. (Bygg en bro, Bygg et skip etc.). Det har vært viktig med: Målbarhet i progresjon Veldefinerte oppgaver Etablerte ledelses metoder Teorien har etter hvert utviklet seg til å behandle mer diffuse prosjekter, hvor det er vanskeligere å måle fremdriften (Forskning, SW, etc.)

7 Prosjekt typer Åpne og lukkede prosjekter (Obeng) Vet ikke hvordan 2 Vet hva 1. Tegne etter nummer (eks. bygge et ferdighus) Vet ikke hvordan 4 Vet ikke hva Åpent Prosjekt Lukket Prosjekt Vet hva 1 Vet hvordan 2. Eventyroppdrag (eks. reise til månen, finne the holy grale ) 3. Lage en film, male et bilde Vet ikke hva 3 Vet hvordan 4. Gå i tåken hva skal vi satse på i fremtiden

8 Lukkede systemer kjennetegnes ofte ved: Veldefinerte resultater Kjente metoder Kunnskaper om ferdig resultat og arbeidsmåte Åpne systemer kjennetegnes gjerne med: Uvisshet om deler av arbeidet eller ønsket resultat Hva er grunnen til uvisshet? Rammene for ønsket resultat er utilstrekkelig definert Kunnskapene om arbeidet er utlistrekkelig Høy grad av unikhet i prosjektet (for eksempel reise til månen første gang) Prosjekt typer Kunnskap om arbeidsmetode og oppgave Oppgave Organisasjon

9 Arbeidsmetodikk Det er et overordnet ønske å flytte deler og til slutt hele prosjektet fra åpent prosjekt til lukket prosjekt Vi trenger å vite hva vi skal og hvordan vi skal gjøre det, en eller annen gang før vi er ferdig med et prosjekt. Typen av prosjekt er med å bestemme når det er ønskelig å arbeide med et lukket prosjekt. Det fins mye metodikk for å arbeide med mer eller mindre lukkede prosjekter.

10 Arbeidsmetodikk mer konkret 1. Definer Prosjekt team (er det en leder?) og andre aktører, styringsgruppe(dvs. veileder?), prosjekteier (prosjektprinsipal) som bestemmer rammen 2. Bestem prosjekt type åpen, lukket etc. Det vil være mye som er usikkert siden studentene ikke har gjort dette før. 3. Definer mål: Objektmål og effektmål (hva skal lages, hva skal dette objektet føre til) Prosessmål (for eksempel - prosessen ved dette arbeidet skal resultere i at de som deltar forstår prosjektarbeid) Resultatmål (for eksempel (1) objektet fungerer og har ønsket kvalitet etc. (2) prosjekt gruppen har tilegnet seg ønsket kunnskap og stiller sterkere i konkurransen om arbeid. Resultatmål kan også knyttes til pris, kvalitet og tidsfrist) Forprosjekt

11 Arbeidsmetodikk mer konkret 3. Studere risiko (manglende kunnskap, tid/arbeid, tidsforbruk/planlegging, uforutsette problemer, terminer ) 4. Del oppgaven opp i arbeidsoppgaver (arbeidsomfang) Dette gir økt forståelse Større oversikt Forpliktelse/delegering (lettere for den enkelte å ta ansvar når oppgavene fremstår som mer konkrete og forståelige) 5. Viktige milepæler (overordnet tidsplanlegging) 6. Legge oppgavene i sekvens (parallelle og i serie) og dele arbeidsoppgavene opp i mindre pakker Fokus på tids kritisk linje.

12 Arbeidsmetodikk hva er kritisklinje? Den sekvensen som tar lengst tid definerer total tiden. Koke poteter Handle mat Bære hjem 30 min Spise 30 min 15 min Steike kjøtt 20 min 15 min

13 Arbeidsmetodikk mer konkret 7. Hva er og hvor er kritiske aktiviteter (ikke jobb med det som kan vente når noe annet forsinker sluttresultatet, bestill deler i tide) 8. Forutsetninger for oppgaver og pakker Nivå på kunnskap Gjennomføringsstrategi Verktøy Ressurser Deler 9. Lag detaljert gjennomføringsplan med milepæler (målbare). Husk at planer ofte endrer seg etter hvert og for åpne prosjekt og oppgaver er det et verktøy for å lukke oppgavene.

14 Arbeidsmetodikk fallgruver Fokus skifter over på interessante detaljer - glemmer objektmål, og andre viktige mål. Prosjektet er mislykket, men deltagerne har det gøy Logistikk.Glemmer å bestille deler i tide Overvurderer evner Undervurderer vanskelighet Stoler på skippertak Undervurderer viktigheten av å definere oppgaven og definere rammer og prosjekt. Vet ikke hva en skal gjøre. Man må spørre til alt er avklart, eller definere selv og fortelle hva man har bestemt.

15 Arbeidsmetodikk fallgruver Ta ansvar fra første stund, den enkelte har ansvar og myndighet til å få gjennomført sitt prosjekt Aksepter at noen tar lederansvar, eller ta det selv. Ikke vær redd for skjev arbeidsfordeling dette er virkeligheten i alle prosjekter! Vær smidig i avgjørelser. Tre sjefer er ikke alltid bedre enn en, selv om den ene ikke er deg. Gi og skaff deg informasjon i tide.

16 Arbeidsmetodikk lede et prosjekt Sikre interessenters samtykke Kobling til ineressenter (se opp og ut) Bygge nettverk Feire suksess Klargjøre individuelle suksesskriterier Fokus på resultater (se inn og ned) Reflektere Bygge en støttende kultur Bygge troverdighet Forventninger Sikre kvalitet Beholde initiativet (se forover og bakover) Sansynliggjøre hensikt og Søke retning tilbakemelding Holde hele teamet informert Kontinuerlig planlegging og oppfølging

17 Sammenheng mellom kompetanse og lederstil Høy Støttende adferd Lav Lav Høy støttende Lav styrende Deltagende Overtalende Delegerende 4 Styrende adferd Lav støttende Lav styrende 3 2 Høy Lav støttende Lav styrende Instruerende Høy styrendee Lav støttend 1 K4 Kan og vil K3 Kan, men vil ikke K2 Kan ikke, vil ikk K1 Kan ikke, men villig Kompetanse

18 If people begin with certainty they will end in doubt. But if they are content to begin with doubts, they shall end in cetainty. Sir Francis Bacon

19 Oppgave skriving Mål for oppgaven Forprosjekt Gjennomføringsplan Organisasjon og interessenter Tekniske detaljer designfasen Risikohåndtering Tekniske detaljer løsning Måloppnåelse - konklusjon

20 Litteratur og verktøy Tidsplanlegging: MS Excel MS Projects Litteratur: Prosjektarbeid, Erling S. Andersen Project Management, Jack R. Meredith Prosjektledelse, teoretisk grunnlag, Per Willy Hetland

21 Takk for meg. Lykke til med prosjektet!