Kort om risikovurderinger i plan og budsjettarbeidet ved HiST.

Transkript

1 INTERNT NOTAT Kort om risikovurderinger i plan og budsjettarbeidet ved HiST. Risikovurderinger Kunnskapsdepartementet (KD) har pålagt alle underliggende enheter å gjennomføre risikovurderinger for å kartlegge de viktigste risikoforholdene i forhold til virksomhetens måloppnåelse. Høgskolestyrets vedtak i sak- 6/08 forutsetter at risikostyring etableres som en del av linjeansvaret og ivaretas gjennom de ordinære plan- og budsjettprosessene. Til grunn for arbeidet legges veilederen Risikostyring i staten håndtering av risiko i mål- og resultatstyring utarbeidet av Statens Senter for Økonomistyring (SSØ) desember Kvalitetssikring og dokumentasjon av prosess For å kvalitetssikre og dokumentere gjennomførte risikovurderinger i plan og budsjettarbeidet er det med utgangspunkt i SSØ s veileder utarbeidet en risikomatrise. Matrisen er ment benyttet når det foretas risikovurderinger knyttet til mål- og resultatstyring i høgskolen i første rekke på overordnet og avdelingsnivå. Risiko defineres her som det at forhold eller hendelser kan inntreffe og påvirke oppnåelse av målsettinger negativt. En risiko skal vurderes i forhold til sannsynlighet for at den inntreffer, og den forventede konsekvensen den vil medføre dersom den inntreffer. Resultatet av disse vurderingene angir hvor høy den enkelte risiko er. Det danner grunnlag for å prioritere hvilke risikoer som anses som vesentlige i forhold til å kunne påvirke oppnåelsen av målsettinger negativt på ulike nivåer og som det derfor må legges vekt på videre i risikostyringsprosessen. Risikovurderingene innenfor hvert av høgskolens hovedmål utarbeides etter følgende mal (Se ellers bestilling fra høgskolestyret/overordnet ledelse i det årlige plan- og budsjettskriv mht omfang/avgrensning og hvilke deler av målstrukturen som inngår) 1. Identifisere mål: Det tas utgangspunkt i målene 2 for universiteter og høyskoler slik de fremkommer i tildelingsbrev fra departementet. 2. Identifisere kritiske suksessfaktorer (KSF): Kartlegger de forhold som det er viktigst å lykkes med for å nå målene. Slike viktige forhold benevnes som kritiske suksessfaktorer, og kjennetegnes ved at de kan hindre oppnåelsen av ett eller flere mål dersom man ikke lykkes med dem. 1 el. søk SSØ på KVASIR, se under dokumenter. 2 I tildelingsbrev fra vårt fagdepartement for 2008 benyttes betegnelsen sektormål og virksomhetsmål i stedet for hhv hovedmål og delmål.

2 3. Identifisere risikoer: Når de kritiske suksessfaktorene er identifisert, har man samtidig identifisert risikoer. Når de forhold det er viktig å lykkes med er identifisert, følger det implisitt at det er viktig at man ikke mislykkes med disse forholdene. 4. Vurdere og prioritere risikoene: Risikoen graderes ved hjelp av en kombinasjon av sannsynlighet og konsekvens for at risikoen inntreffer. I vedlagte risikomatrise gjøres denne graderingen ved hjelp av skala fra 1 til 5. Man angir graden av sannsynlighet for at den aktuelle risikoen inntreffer, og den forventede konsekvensen risikoen medfører dersom den inntreffer. Samlet risiko framkommer som produktet av verdiene gitt under sannsynlighet og konsekvens. Samlet risiko er ment å gi oss et bedre grunnlag til å vurdere om risikoen ligger innen et akseptabelt nivå, samt mulighet for innsats der hvor tiltak vil gi størst forventet effekt. 5. Tiltak og kontrollaktivitet som følge av vurderingen: Identifiser forhold som i særlig grad bidrar til å redusere risiko. Hvis det finnes alternative tiltak bør det også foretas en vurdering av kostnad i forhold til nytte før man velger tiltak. 6. Oppfølging av risikoen: Her angis hvordan tiltakene og kontrollaktivitetene skal følges opp. Ansvar for gjennomføring Høgskolens ledelse har ansvar for å velge prosess for integrering av risikostyring i mål- og resultatstyringen, og dessuten bestemme hvem som skal involveres i den overordnede risikovurderingen. Vurdering og prioritering av risikoer på overordnet nivå kan gjøres på ulike måter, for eksempel: - Vurdering hvor alle i ledergruppen deltar - Vurderinger foretatt av den eller de lederne som i praksis håndterer risikoen på de ulike områder i høgskolen. - Virksomhetslederens vurdering som bygger på innspill fra dem som er nevnt i punktene overfor

3 1. Risikovurdering avdeling TØH Hovedmål: (Sektormål) Delmål: (Virksomhetsmål) Risiko Ref. mål: Opprettholde høy inntaks- og studiekvalitet Sannsynlighet (S) Skala = meget liten 2 = liten 3 = moderat 4 = stor 5 = svært stor Konsekvens (K) Skala = ubetydelig 2 = lav 3 = moderat 4 = alvorlig 5 = svært alvorlig Samlet risiko (SR) S x K = SR Tiltak/Oppfølging Ref. mål: Inntakskvalitet Økt synlighet og tydelig faglig profilering i rekrutteringen av studenter og phd kandidater. Beholde konkurransefortrinnet som vi har hatt på masterutdanningene ved å kunne tilby relevant faglig informasjon om studiene samtidig som vi har kunnet gå ut med tilbud om studieplass en til to uker før våre konkurrenter. Kveldskursene er avhengig av løpende opptak inntil studiestart i slutten av august og i januar. Veldig få vil melde seg som studenter til kveldskurs lang tid før kursene settes opp. Ref. mål: Økt fokus på kvantifiserbare indikatorer i budsjettfordeli ng. Fare for svekket fokus på kvalitet og Økt fokus på langsiktighet og kvalitet i undervisning og forskning

4 langsiktighet Sist endret: bth

5 V3: Plan og budsjett: Opptaksrammer AVDELINGENS FORSLAG TIL OPPTAKSRAMMER Vi ber om at avdelingen fyller ut tabellen og eventuelt justerer denne etter eget behov. (Frist: 8. oktober) Avdeling: Trondheim Økonomiske Høgskole Studium Bachelor: Bachelor i øonomi og administrasjon Forslag 2011 Forslag 2013 Forslag 2014 Nytt? (J/N) Finansiering 1 (O, S, N, A) N O Master: Master i økonomi og N O administrasjon Master i ledelse av N O teknologi Master of Public N O Administration Master i kunnskapsledelse N O Videreutdanning: Annet (f.eks. forkurs): Utfyllende kommentarer og begrunnelser: Avdelingen avventer søknad om studieplasser for ph.d.-utdanningen til en evt godkjenning fra NOKUT 1 Finansiering: Innenfor ordinær ramme (O), søknad om strategiske plasser (S), Forutsetter tilføring av nye resurser (N), Annet (A) må kommenteres nærmere. Side 1 av 2

6 V3: Plan og budsjett: Opptaksrammer Hva menes med opptaksramme? Det er mange begreper som brukes om studieplasser. Tilbud opptak, møtt, SPE osv. Dette er et ørlite forsøk på tydeliggjøre og å harmonere begrepsbruken. Opptaksramme Møtt første dag Antall tilbud 60- studiepoengsenheter (SPE) Studentmåltall Studieplass Aktivitetskrav Fastsettes av høgskolestyret, og gjelder samtidig som lukkingsvedtak etter loven. Er det antallet studenter som skal være registrert i første klasse etter at opptaket har stabilisert seg 1. oktober om høsten. Det er ønskelig at dette er et stabilt studenttall gjennom hele studietiden. For noen utdanninger vil det erfaringsmessig være så stort frafall senere i studieforløpet også, at en bør øke opptaksrammen for å sikre nok studenter sent i studieforløpet. For utdanninger med aktivitetskrav, må opptaksrammen minst fastsettes så høyt at en er sikker på å nå produksjonskravet. Det antall personer en mener må være til stede første dag for at en skal nå opptaksrammen. Dette tallet må altså være større enn opptaksrammen. Hvor mye større kan variere fra utdanning til utdanning. Det antall tilbud om studieplass en mener må sendes ut for å nå ønsket antall møtt første dag. En må dekke opp for forventet antall Nei, ubesvart, og ikke møtt av de som først takker ja. Er en teoretisk beregnet størrelse. Antall produserte studiepoeng, dividert på 60. Studentårsverk er en alternativ betegnelse. Fordi mange studenter ikke tar 60 studiepoeng pr. år, vil alltid tallet på registrerte studenter være større enn antall SPE. Størrelsen brukes mest i finansiell sammenheng. HiST har ingen bevilgning knyttet til antall personer, men til SPE. KD oppgir hvert år hvor mange SPE de mener HiST har basisfinansiering til å håndtere. Historisk betegnelse på det antall studenter HiST fikk finansiering fra KD for å ha i hus. Var gjeldende fram til statsbudsjettet I 2002 hadde HiST et måltall på KD regnet om dette til 4749 SPE ved overgangen til ny finansieringsmodell. Er egentlig et slomsete begrep uten entydig meningsinnhold. Før 2002 var det ofte ensbetydende med studentmåltall. Etter 2002 brukes det bl.a. av KD som et lettvint begrep med sammen meningsinnhold som SPE. For eksempel når KD nå tildeler studieplasser, er det ikke antall personer som menes men en ramme for et bestemt produksjonsvolum. Tildeling av 20 studieplasser innebærer en finansiering som skal gi rom for å produsere 20 SPE. Igjen er det slik at fordi studentene ikke produserer 100 %, må den tilhørende økningen i opptaksramme være større enn 20. Fastsatt av KD for mange utdanninger. Den minste antall SPE det er akseptabelt at studenter på første år produserer det enkelte år. Antall tilbud - svart nei - ikke svart = Antall svart JA - ikke møtt =Antall møtt første dag - sluttet like etter studiestart = registrert 1 klasse = opptaksramme(dersom man har truffet 100%) Side 2 av 2