Introduksjonskurs for økonomicontroller. Delemne 1: Virksomhets- og økonomistyring ved UiO

Transkript

1 Introduksjonskurs for økonomicontroller Delemne 1: Virksomhets- og økonomistyring ved UiO

2 Formålet Formålet med delemne 1 er å gå gjennom hovedprosessene innen virksomhets- og økonomistyringen for å få en forståelse av hvordan UiO styres og hvordan de ulike prosessene henger sammen.

3 Leseveiledning Presentasjonen er delt i følgende kapitler: Kapittel 1.1 Plan- og styringsprosessen Kapittel 1.2 Fordeling Kapittel 1.3 Virksomhetsrapportering Kapittel 1.4 Økonomistyring Kapittel 1.5 Virksomhetsstyring i praksis

4 Kapittel 1.1 Plan- og styringsprosessen ved UiO Plan- og styringsprosessen Årsplan Hovedprioriteringer Resultatindikatorer

5 Plan- og styringsprosessen Plan- og styringsprosessen har som mål å sikre oppfyllelse av virksomhetens mål gjennom å: sette strategisk retning fastsette økonomiske rammer fastsette mål for virksomheten måle resultater og sammenligne med målene bruke denne informasjonen til oppfølging og læring for å utvikle og forbedre virksomheten Utgangspunktet er UiOs strategiske plan (Strategi 2020). Med bakgrunn i dette utvikler enhetene forslag til langsiktige prioriteringer. UiOs årsplan inneholder styrets føringer, og danner grunnlaget for enhetenes årsplaner. Under følger mer informasjon om hovedprosessene innen virksomhetsstyringen ved UiO.

6 Årsplan Årsplanen skal identifisere hovedprioriteringer og områder der det er behov for særskilte tiltak. Årsplanen skal angi: prioriterte tiltak mål og konkrete resultater som skal nås i løpet av året i henhold til departementets tildelingsbrev og universitetsstyrets prioriteringer vurdering av risiko knyttet til måloppnåelse resultatansvar hvem som har ansvar for utføring innen hvilke frister arbeidet skal utføres

7 Årsplan ved enhetene Enhetene utarbeider sine interne årsplaner i tråd med overordnede føringer og egne prioriteringer. Prosessene ved enhetene foregår hovedsakelig i perioden august til november. Årsplanen vedtas av fakultetsstyret. Mal og veiledning for utfylling av årsplan:

8 Hovedprioriteringer Hvert år vedtar Universitetsstyret en hovedprioritering. De svarte heltrukne pilene viser det enkelte års hovedprioritering.

9 Resultatindikatorer UiO baserer seg på Statens senter for Økonomistyrings rammeverk for mål-, resultat og risikostyring, og har lagt vekt på enkelhet ved sin tilpasning til mål- og resultatstyring. Universitetsstyret har vedtatt ambisjoner per for følgende 6 interne resultatindikatorer: Studiepoeng per heltidsekvivalent Gjennomsnittlig gjennomføringstid (netto) for doktorgrader Studentmobilitet - andel utvekslingsstudenter Antall publikasjonspoeng per vitenskapelig årsverk EU-tildeling - volum NFR-tildeling - volum

10 Resultatindikatorer forts. Indikatorene kjennetegnes av at: Resultatene er sentrale for UiOs kjerneaktivitet UiO selv kan påvirke resultatet Resultatene innen disse påvirker UiOs og fakultetenes økonomi Fastsettelse av ambisjoner og rapportering av resultater foregår som en del av hovedprosessene i UiOs årshjul.

11 Oppsummering Du har nå vært gjennom plan- og styringsprosessen ved UiO. I neste kapittel fokuseres det på fordeling.

12 Kapittel 1.2 Fordeling Fordeling ved UiO Fordeling på enhetene Totaløkonomien ved UiO Intern inntektsfordelingsmodell

13 Fordeling Fordeling er det begrepet vi bruker om intern viderefordeling av bevilgningen på post 50 fra Kunnskapsdepartementet (KD). Fordelingen utgjør omkring 75% av den samlede økonomiske rammen UiO disponerer. De resterende 25% består av prosjektinntekter. Prioriteringene i fordelingen skal støtte opp under hovedprioriteringene i UiOs årsplan. Føringer og styringssignaler for fordeling og årsplan for kommende år vedtas av Universitetsstyret i juni hvert år. Disse føringene og styringssignalene konkretiseres overfor enhetene i plandialoger og disponeringsskriv. Foreløpig disponeringsskriv sendes ut i månedsskiftet juni/juli Plandialoger med hvert enhet gjennomføres i oktober Endelig disponeringsskriv sendes i november

14 Fordeling på enhetene Enhetene utarbeider sine interne fordelinger i tråd med overordnede føringer og egne prioriteringer Prioriteringene i fordelingen skal støtte opp under hovedprioriteringene i årsplanen Enhetene har utarbeidet og tilpasset interne fordelingsmodeller basert på UiOs modell Prosessene ved enhetene foregår hovedsakelig i perioden august til november Enhetens fordelingen vedtas av fakultetsstyret

15 Totaløkonomien ved UiO Totaløkonomi 100% Basis Fordeling fra KD 70% Salgs- og leieinntekter 5% Bidrag Inntekter fra bl.a. NFR og EU 20% Oppdrag 5% Inntekter fra bevilgning Prosjektinntekter

16 Totaløkonomi = basis + prosjekt For å styre totaløkonomien er det hensiktsmessig å skille på styring av basisøkonomien og prosjektøkonomien fordi de har ulike styringsprinsipper! Basisøkonomi enhetens grunnfinansiering fra KD: Enhetens grunnøkonomi som må styres i et langsiktig perspektiv Rammestyring dvs. at instituttet selv må ta konsekvenser av ev. underskudd og kan selv benytte ev. overskudd. Salgs- og leieinntekter f. eks billettinntekter museene, klinikkinntekter OD. Egenandeler til prosjekter, nettobidrag fra og over/underskudd på prosjekter. Styres på løpende økonomisk resultat.

17 Totaløkonomi = basis + prosjekt forts. Prosjektøkonomi består av bidrags- og oppdragsprosjekter: Oppdragsprosjekter er prosjekter der UiO utfører en tjeneste for en oppdragsgiver, og finansierer i helhet av eksterne midler. Et bidragsprosjekt er et prosjekt der ekstern bidragsyter gir et bidrag, tilskudd eller liknende til UiO, ved hel eller delvis finansiering av et prosjekt. Et prosjekt kan ikke være både et bidrag og et oppdragsprosjekt. Norsk forskningsråd (NFR) og EU er betydelige finansiører. De er som hovedregel kategorisert som bidragsprosjekter. Instituttleder er prosjekteier. Prosjektene styres i forhold til prosjektenes levetidsprognose. Hvis et prosjekt går utover sine rammer i prosjektperioden eller binder kostnader etter prosjektperioden, er det instituttet som må ta de økonomiske konsekvensene. Våre finansiører opererer med to ulike finansieringsprinsipper som igjen påvirker UiOs interne prosjektstyringsprinsipper: Kostnadsspesifikk finansiering (finansierer konkrete aktiviteter, 90% av UiOs prosjekter, NFR) Andelsspesifikk finansiering (finansierer en andel av de totale kostnadene, f. eks EU 7. rammeprogram)

18 Intern inntektsfordelingsmodell for UiOs bevilgning fra KD Tildelingsmåte/ Hovedaktiviter Forskningsbasert utdanning 33% Forskning og forskerutdanning 31% Samfunnskontakt og samlinger 9% Infrastruktur og sentrale tjenester 27% Tilpasningselement Ikke definert 5% Basis 70% Studieplasser Faglig bredee Tannklinikk/sykehustilskudd Rekrutteringsstillinger Toppforskning Vitenskapelig utstyr/ eksprimentell virksomhet Regionale etiske komiteer Museer Bibliotek Informasjonssteknologi - IT Eidendomsforvaltning- drift Sentraladministrasjonen Resultater 19% Studiepoeng Utvekslingsstudenter Doktorgrader NFR-inntekter EU-inntekter Les mer om intern fordelingsmodell: Publikasjonspoeng Satsinger 6% Konkrete styrevedtatte satsinger av midlertidig karakter

19 Oppsummering Du har nå vært gjennom fordeling ved UiO og enhetene samt fordelingsmodellen. Vi skal nå se nærmere på virksomhetsrapportering.

20 Kapittel 1.3 Virksomhetsrapportering Virksomhetsrapportering til universitetsledelsen Virksomhetsrapportering enhetene

21 Virksomhetsrapportering til universitetsledelsen Enhetene mottar hvert tertial en bestilling om oppdatering av prognose og ledelseskommentar (ledelsesorientert, signeres av dekan) som leveres etter tertialavslutning. På bakgrunn av dette utarbeider konsernnivået en virksomhetsrapport til Universitetsstyret. Formålet med virksomhetsrapporten er å bidra til å gi ledelsen økt innsikt i hvordan ressursene disponeres og et bedre beslutningsgrunnlag for fremtidige prioriteringer både sentralt og lokalt. Hvert tertial rapporteres det om økonomisk status i forhold til vesentlig og risiko. I tillegg har hvert tertial følgende ulike fokusområder: 1. tertial: Analyse av resultater 2. tertial: Status for gjennomføring av årsplan 3. tertial: Enhetenes oppfølging av føringer i UiOs kommende årsplan samt 5- årig prognose Mer informasjon og retningslinjer for arbeidet er tilgjengelig på

22 Virksomhetsrapportering enhetene Hva leverer enhetene internt? Organisering av arbeidet vil variere fra enhet til enhet Arbeidet består hvert tertial i analyse av økonomisk utvikling og risikoområder: Oppdatering av prognoser Oppfølging av enkeltenheter Møter med instituttledelse etter behov Status for gjennomføring av årsplan per 2. tertial: Innebærer samordning på tvers av alle fagområder Særskilt fokus på årets hovedprioritering samt forsknings- og utdanningsområdet generelt

23 Oppsummering Du har nå vært gjennom virksomhetsrapportering. Videre skal vi gå nærmere inn på økonomistyring.

24 Kapittel 1.4 Økonomistyring Økonomistyring Nettobudsjettert Rammestyring som styringsprinsipp

25 Økonomistyring Med økonomistyring mener vi økonomisk oppfølging for å sikre at UiO holder seg innen de økonomiske rammene i langtidsperspektivet og at vi utnytter våre ressurser effektivt for best mulig resultat. For å sikre god økonomistyring ved UiO har vi: 5-årig rullerende realistiske prognoser for å sikre at man balanserer kostnader opp mot inntektene i et langsiktig perspektiv Rapportering, oppfølging og analyse, kostnadskontroll Sikre at vi får korrekt regnskap, håndterer lovpålagte krav Ekstern- (finans-)regnskapet dekker kravene fra omverden og utarbeides av konsernnivået. Internregnskapet gir grunnlaget for intern styring og kontroll.

26 Nettobudsjettert UiO er nettobudsjettert, det vil si et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter. Konsekvensen er bredere fullmakter enn ordinære forvaltningsorganer: I praksis innebærer dette mindre detaljert styring fra eier og rammestyring. UiO får tildelt bevilgningen og styrer denne selv innen gitte rammer.

27 Rammestyring som styringsprinsipp Rammestyring betyr at man får tildelt en økonomisk ramme og får fullmakt til å drive aktiviteten innenfor den økonomiske rammen. Ved full rammestyring er alle relaterte lønnsmidler og driftsmidler fordelt til enheten. Alle enheter under Universitetsstyret har rammestyring. De ulike fakultetene praktiserer ulik grad av rammestyring overfor sine institutter. Øremerking av midler overstyrer rammestyringen (eksempler stipendiater). Graden av rammestyring påvirker i stor grad den enkeltes leders fullmakter og ansvar, og med det også virksomhets- og økonomistyring.

28 Oppsummering Du har nå vært gjennom en innføring i økonomistyring ved UiO. Videre tar vi for oss virksomhetsstyring i praksis.

29 Kapittel 1.5 Virksomhetsstyring i praksis Forutsetninger i virksomhets- og økonomistyring Fra tall til relevant styringsinformasjon Interne styringsdokumenter ved UiO Rutiner for hovedprosesser i virksomhetsstyring UiOs Styringskart

30 Forutsetninger i virksomhets- og økonomistyring Fremtidsrettet: Gjennom analytisk tilnærming skal blant annet historiske tall belyse fremtidige utfordringer. Fokus på det vesentlige: Store tall, trender, referansepunkter. Sammenstilling av økonomiske tall og andre virksomhetsdata som årsverk, studiepoeng og doktorgrader. Tall og analyser skal være beslutningsrelevante. Skiller på fast - og dynamisk styringsinformasjon: Fast styringsinformasjon har fokus på det mest vesentlige innen økonomi (f. eks utvikling av økonomisk resultat) og resultater fra kjerneaktivitet (f. eks studiepoeng og publikasjonspoeng). Dynamisk styringsinformasjon skal gi info om områder som er viktige her og nå. Dette er ofte dybdeinfo og analyser som benyttes i beslutningsgrunnlag. Ferskvare: Tall rett etter at de er fremkommet gjør det lettere å agere som leder.

31 Fra tall til relevant styringsinformasjon Eksempler: Analyser av særlige årsplanstiltak Analyse av kostnader på emner/programmer Analyse av anskaffelser Analyse av utvikling årsverk Ad hoc analyser både lokale og for hele UiO Fast styringsinfo Lokal styringsinfo Eksempler: Økonomi Utvikling resultat Utvikling kostnader/inntekter Utvikling prosjekter UiOs kjerneaktivitet -Doktorgrader -Studiepoeng Styret og ledelsen må diskutere hva man trenger mer kunnskap om. Det må relateres til det man skal endre/fatte beslutninger om.

32 Interne styringsdokumenter ved UiO Strategisk plan (Strategi 2020) 3-årig årsplan inkludert resultatindikatorer med ambisjoner Disponeringsskriv enhetens rammer og forventninger i forhold til årsplan (foreløpig og endelig disponeringsskriv) 5-årige prognoser inkludert årsbudsjett Tertialvis ledelsesrapport Årsregnskap Tertialvise regnskapsrapporter

33 Rutiner for hovedprosesser i virksomhetsstyring Årshjulet i Styringskartet beskriver de overordnede prosessene i virksomhetsstyringen Rutinebeskrivelsene beskriver stegene i hver enkelt prosess. Rutinene innen økonomiområdet er tilgjengelige på Verktøyene Styringskartet (virksomhetsstyring), Buddy (prognose og budsjett) og Kuben (økonomisk analyse) støtter opp under prosessene.

34 UiOs Styringskart Gå inn i Styringskartet for å finne mer informasjon om virksomhetsstyringen ved UiO: Årshjul med pekere til maler, frister, leveranser etc. Analyser Alle styringsdokumenter (Strategi, årsplaner, disposisjonsskriv, ledelseskommentarer for alle enheter) UiOs strategiske resultatindikatorer med definisjoner Månedlige oppdaterte økonomirapporter (UiO, fakultets- og instituttnivå)

35 Gratulerer! Du har nå gjennomført delemne 1 og fått en innføring i virksomhets- og økonomistyring ved UiO. Ved spørsmål, kontakt oss på ads-kurs@admin.uio.no.