RISIKOANALYSER Seniorrådgiver Arild Johansen Sola Strandhotell 30. mars 2011

Transkript

1 RISIKOANALYSER Seniorrådgiver Arild Johansen Sola Strandhotell 30. mars 2011

2 Disposisjon Hvorfor gjennomføre risikoanalyser? Sentrale begreper i risikoanalyser Gjennomgang av hovedtyper risikoanalyser Risikostyring som ledd i målstyring gjennomgang Risikoanalyse uønskede hendelser Erfaringer forutsetninger for å lykkes

3 Hvorfor utføre risikoanalyser? Helselovgivningen og HMS-lovgivningen krever det. Tilsynsmyndighetene (Helsetilsynet, DSB, Arbeidstilsynet, Statens strålevern, Mattilsynet) krever det. Helse- og omsorgsdepartementet har i Oppdragsdokumentet pålagt vår eier Helse Vest RHF å innføre risikostyring. Gjennom Styringsdokumentet har Helse Vest RHF pålagt helseforetakene å gjennomføre risikovurderinger. Helse Vest RHF har utarbeidet Retningslinjer for risikostyring i Helse Vest i 2008.

4 Risikovurderinger anvendes som Et verktøy i styringen for å oppnå definerte mål: strategisk risikostyring Et verktøy for å forebygge uønskede hendelser og begrense skadene ved uønskede hendelser: risikovurderinger/ros-analyser

5 Gjennomgang her Retningslinjene for risikostyring i Helse Vest Dernest andre verktøy som brukes i risikovurderinger/- analyser

6 Jan Jan./a pril 2009 Feb 2010 Lovkrav om IKsystem Forskriftskrav til innhold i/ dokumentasjon av IK HoD-krav: Årlig styregj.gang av IK, Internrevi-sjon Revisjonskomité HoD-krav: Risikostyring Oppstart systematisk arb. med ris.- styring i H. Vest Oppstart systematisk arb. med ris.- styring i H. Nord Styrevedtak: Retningslinjer for risikostyring i Helse Vest og Helse Nord Arbeidsgr. for kursutvikling HN + HV etablert

7 Sentrale begreper Risiko: Det at forhold kan inntreffe og påvirke måloppnåelsen negativt Risiko for manglende måloppnåelse Risiko gir utrykk for kombinasjonen av sannsynligheten for og konsekvensen av manglende måloppnåelse eller en uønsket hendelse. Uønsket hendelse er en hendelse som kan medføre tap av liv, helse, miljø, viktig infrastruktur og materielle verdier. Sårbarhet: Sårbarhet gir utrykk for manglende evne hos et analyseobjekt til å motstå virkninger av manglende måloppnåelse eller en uønsket hendelse og til å gjenopprette sin opprinnelige tilstand.

8 Strategisk risikostyring En delprosess i mål- og resultatstyring Gjennomført av virksomhetens styre, ledelse og ansatte for fastsettelse av strategi og tiltak for å nå mål For å identifisere potensielle forhold eller hendelser som kan påvirke sykehuset negativt For at risiko skal bli håndtert Sikre stor grad av måloppnåelse i sykehuset

9 Risikovurderinger Helse Vest RHF Helse Vest RHF fastsetter i januar hvilke overordnede styringsmål og delmål i styringsdokumentet helseforetakene skal risikovurdere pr. 1. og 2. tertial og oppsummere ved årets slutt. Verktøy: Retningslinjer for risikostyring i Helse Vest (utviklet av Senter for økonomistyring i staten).

10 Risikovurderingen trinn for trinn Styringsmål/ delmål Kritisk suksessfaktor (KSF) Risikoelement Nå-situasjon Sannsynlighet Konsekvens Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig Kontrollaktivitet

11 Utgangspunktet for disse risikovurderingene er mål Mål er en beskrivelse av en ønsket tilstand eller et ønsket resultat eller en ønsket endring. Godt formulerte mål er av avgjørende betydning for risikovurderingen og risikovurderingens kvalitet.

12 Målhierarki Styringsmål: Hovedmål for hva som skal produseres/hva virksomheten skal resultere i for brukerne/pasienter/ samfunnet - gjerne på lenger sikt. Delmål: En konkretisering av styringsmålet. Kan ses på som fokusområder som velges ut særskilt for oppfølging gjennom året.

13 Kilder til formulering av styringsmål Virksomhetsplan, langtidsplaner Strategidokument Oppdragsdokument og foretaksprotokoll (RHF-nivå) Styringsdokument (HF-nivå) Lover, forskrifter og regler Føringer fra departement Føringer fra styret Eget opplevd utfordringsnivå Tidligere risikovurderinger

14 Styringsmål og delmål Eksempel fra Helse Vest RHF 2011: Styringsmål 2: Pasientene skal få tilgang til spesialisthelsetjenester ihht lov og forskrift. Delmål 2 a: Det skal ikke være fristbrudd.

15 Delmål-formuleringer kan med fordel: Tilfredsstille kriteriene i SMART-regelen: Spesifikke (veldefinert) Målbare Aksepterte (enighet om målet) Realistiske (mulig å nå) Tidsavgrensede (definert når målet skal være nådd)

16 Kritisk suksessfaktorer (KSF) De forhold som er viktigst å lykkes med for å nå delmålet. Tilstand, kvalitativ beskrivelse av hva som skal til for å nå delmålet. Bør være: Realsitiske Konkrete Enkle Kontrollspørsmål: Når vi delmålet dersom vi lykkes med disse faktorene?

17 Delmål, kritisk suksessfaktor og risikoelement Eksempel: Delmål 2 a: Det skal ikke være fristbrudd. Kritisk suksessfaktor 2A: At alle godkjente legespesialiststillinger er besatt. Risikoelement 2A: At alle godkjente legespesialiststillinger IKKE er besatt.

18 Nå-situasjonen Beskriver situasjonen på vurderingstidspunktet. Eksempel: ØNH-avdelingen har pr. d.d. 100 fristbrudd. Avdelingen har 2 ubesatte stillinger for legespesialist. En av disse stillingene vil bli besatt

19 Sannsynlighet og konsekvens Risiko= Sannsynlighet x konsekvens Sannsynlighet for at risikoelementet alle legestillinger IKKE er besatt innen 6 12 mndr. Konsekvensen dette får for delmålet at det ikke skal være fristbrudd. Sannsynligheten vurderes som stor og konsekvensen som alvorlig/svært alvorlig/kritisk.

20 Sannsynligheit Risikomatrise Svært stor Stor Moderat Liten Svært liten Konsekvens Ubetydeleg Lav Moderat Alvorleg Svært alv./kritisk

21 Risikoeier Leder med overordnet ansvar for det området vi bør konsentrere innsatsen for å nå målet Vanligvis en leder høyt oppe i systemet Eks: Fagdirektør

22 Tiltak og tiltaksansvarlig Tiltak: Hva som konkret skal til for å håndtere risikoen (unngå, redusere, dele, godta). Eksempler: Innføring av kveldspoliklinikk f.o.m. april juni mnd. I samråd med og gjennom opplæring av primærlegene overføre kontroller fra sykehuset til primærhelsetjenesten. Kjøp av tjenester hos private aktører. Tiltaksansvarlig: Fagdirektør i samråd med avd. overlege

23 Kontrollaktivitet Ukentlig rapportering på utviklingen i fristbrudd ved ØNH-avdelingen Ukentlig rapportering på gjennomføring av tiltak

24 Dokumentasjon på risikovurderingen Tabell på rapportering av risiko Risikomatrise

25 Arbeid i Helse Stavanger Hf Etablert prosedyre for strategisk risikostyring i dokumentstyringssystemet EQS Etablert kobling til HMS-håndboken og Omstillingsprogrammet Etablert risikokoordinatorer i sentral stab Gjennomført opplæring i metoden for mange ledere og kvalitetskoordinatorer Gjennomført risikovurdering av overordnede styringsmål fastsatt av Helse Vest og selvvalgt styringsmål

26 Erfaringer og læring Ledelsesforankring Egner seg for strategisk risikostyring/målstyring Viktig med sammensetning av grupper (toppledelse, operativ ledelse, tillitsvalgte/hvo) Koblingen til HMS og omstillingsprogrammet uheldig! Behov for prosedyre for forenklet risikovurdering Involvere medarbeidere God opplæring i risikostyring/ros-analyser (metoder og verktøy) Kommunisere hensikt, følge opp tiltak, måle effekt

27 Videre arbeid i Helse Stavanger HF Gjøre oss erfaringer med risikostyringsprosessen i løpet av 2011 det er etablert ny prosedyre Etablere gode rutiner for enkel risikovurdering - samkjøre med bygg - gjøre retningslinjer kjent og forstått i sykehuset Tilpasse nye/ reviderte retningslinjer til andre styrende dokumenter som for eksempel omstillingsprogrammet Veilednings- og opplæringsbehov?

28 Risikovurderinger for å forebygge uønskede hendelser og begrense skadene ved uønskede hendelser Arbeidstilsynets, DSB s, Helsedirektoratetes veiledninger: Tilnærmet samme begrepsapparat fokus på uønskede hendelser. Ulike verktøy i bruk Enkle verktøy Eksempler (jobbanalyse/sjekklister, DagROS).

29 Hovedutfordring Valg av riktig verktøy/metode i forhold til problemstilling Opplæring