Risikostyring i staten

Transkript

1 Risikostyring i staten BI 2. november 2011 Direktør Marianne Andreassen Senter for statlig økonomistyring Side 1

2 Senter for statlig økonomistyring (SSØ) - etat under Finansdepartementet Virksomhetsidè: Som statens ekspertorgan skal SSØ, med utgangspunkt i regelverket for økonomistyring, legge til rette for god styring i staten. SSØs unike rolle er å ivareta statens behov for en helhetlig tilnærming på området Visjon: Effektiv ressursbruk i staten 370 ansatte på 8 kontorsteder Senter for statlig økonomistyring Side 2

3 SSØs tjenester Kompetansetiltak Konserntjenester Frivillige økonomitjenester Regnskap Lønn og personaladministrasjon Tilhørende tjenester

4 SSØ skifter navn DFØ Side 4

5 Effektivitet er et mål, en forvaltningsverdi og omfattet av de etiske retningslinjene i statsforvaltningen Innbyggerundersøkelsen % Godt å bo i Norge Gode offentlige tjenester Det offentlige sløser med ressursene Senter for statlig økonomistyring Side 5

6 Styring i offentlig sektor - balansekunst Offentlig sektor i forhold til privat sektor: Samfunns- og velferdsmål, ikke klart definert bunnlinje Mange mål og målkonflikter Mange interessenter, ikke bare brukere/kunder Skattefinansierte tjenester, prisene fungerer ikke som informasjonsbærere av nytte og kostnader Kollektive goder Verdiskapning i det offentlige og det private er like viktig for samfunnets verdiskapning, men verdiene skapes under ulike rammebetingelser Senter for statlig økonomistyring Side 6

7 Legitimitet og tillit Media Stortinget Brukere/kunder Organisasjoner Forskningsmiljøer Skattebetalere Ansatte Velgere

8 Økte forventinger og krav til offentlig sektor Økte forventninger fra befolkningen: Økte forventinger fra brukere, skattebetalere og velgere som ønsker flere og bedre tjenester Økt rettighetsorientering fra brukerne Økte krav til effektiv ressursbruk: Staten må ikke sløse med ressursene Staten må utnytte den teknologiske utviklingen og nye metoder

9 Hvordan påvirker forvaltningsverdiene styringen i staten (i forhold til privat sektor) Lojalitet til politiske beslutninger Likebehandling/rettssikkerhet Faglig integritet Effektivitet

10 God mål- og resultatstyring grunnlaget for god risikostyring Senter for statlig økonomistyring Side 10

11 Overordnet styringsprinsipp i staten Mål- og resultatstyring (MRS) overordnet styringsprinsipp: å fastsette mål for virksomheten å måle resultater og sammenligne med målene og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten Senter for statlig økonomistyring Side 11

12 Grunnleggende styringsprinsipp: Mål- og resultatstyring (ØR 4) Alle virksomheter skal: a) fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk atferd c) sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetenes egenart samt risiko og vesentlighet.

13 Mål- og resultatstyring Utviklings- og læringsperspektiv Delegasjon og frihetsgrader Tillitt Senter for statlig økonomistyring Side 13

14 Tidligere politidirektør Ingelin Killengreen nå departementsråd i Fornyings, administrasjons- og kirkedepartementet (2011): «Jeg er bekymret for at vi kan være i ferd med å få en offentlig sektor hvor vi hele tiden sitter og kontrollerer hverandre for ikke å bli tatt i alle de kontrollene vi vet kommer, istedenfor for å skape resultater. Vi er nok blitt mer redde for å begå feil enn tidligere.» Senter for statlig økonomistyring Side 14

15 «Kontrollperspektivet bør ikke dominere styringen i staten» «Det riktige nivå på feil og mangler er høyere enn null» «Kontroll og rapportering har økt kraftig i omfang de senere årene. De fleste sjefer opplever det sentralstyrte kontroll- «Eit system basert og på rapporteringsregimet ansvar og tillitt er erstatta som dels av eit handlingslammende og nærmest system basert på detaljert planlegging og kontroll.» altoppslukende. Ingrid Bjørkum med 30 års erfaring fra offentlig sektor Som en sjef uttalte, jeg opplever at 20 øyner overvåker meg for å kunne ta meg når jeg en gang gjør en feil» Aase, Bruåsdal, Nygard Senter for statlig økonomistyring Side 15

16 Ressurser har en alternativ anvendelse Senter for statlig økonomistyring Side 16

17 Styring og kontroll er (også) en balansekunst Balanse mellom ressurser til direkte produksjon og til kontroll Balanse mellom ressurser til å forebygge og til å avdekke feil og mangler Senter for statlig økonomistyring Side 17

18 Styringsutfordring Kilde: Oppland Arbeiderblad Senter for statlig økonomistyring Side 18

19 Mer effektiv ressursbruk i staten Mer effektiv styring! Bedre operasjonalisering av (politiske) mål - og integrere risikostyringen Bedre styringsinformasjon Økt bruk av data fra lønn/personal og regnskap i styringen Styre på sammenheng mellom ressurser og aktiviteter/tjenester/mål Sammenligning Bedre analyser i forkant av beslutninger samfunnsøkonomiske analyser Mer langsiktig styring Ikke konflikt mellom ettårige budsjetter og mer langsiktig styring Senter for statlig økonomistyring Side 19

20 Ikke mer omfattende styring og kontroll, men bedre styring og kontroll Senter for statlig økonomistyring Side 20

21 Resultatkjeden Hvor ligger utfordringene Bevilgning Politiske samfunns- og velferdsmål Finansielle midler Ressurser Aktiviteter Produkter/ tjenester Samfunnsog brukereffekter Finansiell styring Aktivitets- og ressursstyring Mål- og resultatstyring Senter for statlig økonomistyring Senter for statlig økonomistyring Side 21

22 Bedre operasjonalisering av (politiske) mål Politiske samfunns- og velferdsmål Bevilgning Mål som virksomheten/enhetene kan påvirke Risikostyring Finansielle midler Ressurser Aktiviteter Produkter/ tjenester Samfunnsog brukereffekter Finansiell styring Aktivitets- og ressursstyring Mål- og resultatstyring Senter for statlig økonomistyring Side 22

23 Utfordring: Fastsette gode mål Problemstillinger: Målene gitt fra overordnet nivå er ofte vage - må operasjonaliseres! «Målene» er (detaljerte) oppgaver/aktiviteter må definere målet for aktivitet(ene) Kartlegge de mål som virksomheten styres etter for å se om de er konkrete og tilstrekkelig klare Tilpasse målene for alle nivåer i organisasjonen Det er nødvendig med klare mål for å kunne vurdere risikoen for ikke å nå disse målene Senter for statlig økonomistyring Side 23

24 Utfordring forts. Godt formulerte mål utrykker en tilstand/verdi som ønskes oppnådd Hva ønskes oppnådd Hva ønskes endret Hva ansees verdifullt Målet er skilt fra hvordan virksomheten/avdelingen skal nå målet. Det virksomheten/avdelingen skal gjøre, gjør den for å nå målet Godt formulerte mål beskriver ikke hvordan virksomheten/avdelingen skal jobbe Senter for statlig økonomistyring Side 24

25 ??? Senter for statlig økonomistyring Senter for statlig økonomistyring Side 25

26 Det bør stilles noen kontrollspørsmål ved formulering av mål Utrykker målene hva virksomheten skal oppnå i forhold til den tidshorisont som er fastsatt? Er det mulig å måle, evaluere eller på annen måte vurdere måloppnåelsen i ettertid? Hvordan skal det rapporteres på måloppnåelsen? Hvilken nytteverdi vil rapporteringen ha når nye mål skal fastsettes (verdi som beslutningsgrunnlag)?

27 Gi eksempler på mål i staten, og hvor de er i resultatkjeden

28 Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen

29 Veiledere SSØ Veileder for etablering av internrevisjon kommer i 2011! Senter for statlig økonomistyring Side 29

30 Erfaringer med risikostyring i staten Nytt i Økonomiregelverket fra 2004 Styringsprinsipper 4: Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet Metode og kompetansetiltak fra SSØ Noen virksomheter var i godt i gang, inspirerte andre Økt oppmerksomhet fra Riksrevisjonen Bruk av ordet risiko økte i Dokument nr. 1 med 427 % (fra 59 til 311 ganger) fra 2004 til 2006 (deretter opprettholdt på om lag samme nivå) Statlige virksomheter forholder seg nå aktivt og langt mer systematisk til risiko, men fortsatt behov for forbedringer Senter for statlig økonomistyring Side 30

31 Hva er risikostyring? Et verktøy for å sikre måloppnåelse Forebygge og begrense hendelser som kan påvirke måloppnåelsen negativt

32 Hvorfor risikostyring? Tydeliggjør sammenhengen mellom mål, risiko og aktiviteter/tiltak Bedre grunnlag for prioritering og ressursstyring Bedre grunnlag for fastsettelse av realistiske mål og ambisjonsnivå for det enkelte år Senter for statlig økonomistyring Side 32

33 Definisjon av risikostyring Risikostyring er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen som er utformet for å kunne identifisere vurdere håndtere følge opp risiko, slik at den kommer innenfor akseptert nivå..for å gi rimelig grad av sikkerhet for virksomhetens måloppnåelse

34 Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen Styrker Muligheter Mål- og resultatstyring Fokus på muligheter - fastsette mål Risikostyring Fokus på hendelser som kan true målene Svakheter Trusler Styringsparametere og tiltak Senter for statlig økonomistyring Side 34

35 Kategorier av mål Mål og resultatkrav Pålitelig regnskapsrapportering og økonomiforvaltning Overholdelse av lover og regler

36 Risikostyring kan gi grunnlag for økt delegasjon Risikostyringen forholder seg til at det er fastsatt gode mål. God risikostyring kan samtidig bidra til bedre mål- og resultatstyring ved å gjøre det lettere å gi tillit gjennom mer delegasjon. Senter for statlig økonomistyring Side 36

37 Utfordring: Hvordan gjøre risikostyring i praksis Risikostyring på ulike nivåer i en virksomhet Risikostyring på overordnet nivå og på avdelingsnivå Aggregering? Detaljeringsgrad Ulike kategorier og tidsperspektiver Strategiske risikoer (lang sikt) Risikoer knyttet til løpende produksjon (kort sikt/kontinuerlig) Risikoer knyttet til etterlevelse av lover og regler/interne forhold (kort og lang sikt) Risiko i prosjekter Senter for statlig økonomistyring Side 37

38 Utfordring forts. Organisasjonsnivå Virksomhetsledelse Risiko knyttet til overordnede mål og strategier. Fokus på virksomhetens hovedmål, strategiske utfordringer og vesentlige endringer Region eller divisjon/avdeling Lokalkontor eller seksjon Risiko knyttet til mål og delmål som den enkelte enhet er ansvarlig for Risikostyring er et linjeansvar og skal utføres samtidig med andre styringsprosesser Risiko knyttet til leveranser/aktiviteter som den enkelte enhet er ansvarlig for gjennomføringen av System eller arbeidsprosess Risiko knyttet til den enkelte arbeidsprosess eller system Tidspunkt for risikoanalyse Senter for statlig økonomistyring Side 38

39 Gi eksempler på hendelser som kan true måloppnåelse

40 Risiko er et uttrykk for usikkerhet Risiko: Det at forhold eller hendelser kan inntreffe og påvirke måloppnåelsen negativt Vurderes i forhold til sannsynlighet og konsekvens Risiko Hendelse Sannsynlighet X Konsekvens

41 Høy eller lav risiko? Risikoen som fremkommer gjennom en risikoanalyse, uttrykt gjennom sannsynlighet og konsekvens, er en vurdering vi gjør basert på det vi vet ikke en objektiv størrelse Risikotoleranse hva er akseptert nivå på risiko?

42 Nevn eksempler på områder med høy risikotoleranse og områder med lav risikotoleranse

43 Risikostyringsprosessen STYRINGS- OG KONTROLLMILJØ Etablere strategi og prosess 1. Strategi for integrering av risikostyring i mål- og resultatstyringen 2. Prosess for risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen Analyse, tiltak og oppfølging på flere nivåer 3. Identifisere/velge mål 4. Identifisere kritiske suksessfaktorer 5. Identifisere risikoer 6. Vurdere og prioritere risikoene 7. Tiltak og kontrollaktiviteter som følge av vurderingene 8. Oppfølging av risikoene Steg 3-8 gjennomføres både på virksomhetsnivå og lavere organisatoriske nivåer, inklusiv operative prosesser og prosjekter STYRINGS- OG KONTROLLMILJØ I n f o r m a s j o n o g k o m m u n i k a s j o n

44 Vurdere og prioritere risikoer Hvilke risikoer er vesentlige i forhold til måloppnåelse? Risikokartet viser vår vurdering og rangering av identifiserte risikoer Gjenværende risiko: Risikovurderingen skal ta utgangspunkt i de tiltak og kontroller som allerede er etablert Sannsynlighet Sv æ rt stor Stor Moderat Liten Meget liten Effekten av tiltak B Gjenv æ rende risiko Iboende risiko A Risiko Kritisk H ø y Moderat Lav Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Konsekvens Sv æ rt alvorlig Senter for statlig økonomistyring Side 44

45 Beslutninger omkring risikohåndtering Redusere Redusere sannsynlighet eller konsekvens, eller begge deler Akseptere Akseptere en risiko Dele Overføre, eller på annen måte dele en bit av risikoen med andre Unngå Gå ut av de aktivitetene som er en kilde til risiko

46 God kontroll, men ikke feilfri Akseptere risiko Dette var veldig leit, men vi velger å leve med risikoen for at denne typen feil oppstår. Senter for statlig økonomistyring Side 46

47 Risikoreduserende tiltak Redusere sannsynlighet, konsekvens eller begge deler? Svært stor Sannsynlighet Stor Modera t Liten Meget liten Mindre konsekvens Redusert sannsynlighet og konsekvens Lavere sannsynlighet Risiko Kritisk Høy Moderat Lav Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Konsekvens Svært alvorlig

48 Vurdering og prioritering av tiltak Hvilke tiltak er allerede på plass? Bør disse videreføres, justeres eller tas ut? Er det nødvendig med nye tiltak? Beslutninger om hvilke tiltak som skal iverksettes Nytte i forhold til kostnad ansvarlig for gjennomføring ressursmessige konsekvenser (inkl budsjett) tidsfrist kontrollaktiviteter

49 Vi har vurdert vår risiko i forhold til våre mål og driver innenfor vår risikotoleranse

50 Forbedringer i risikostyringen Forbedringer i virksomhetene Fortsette sin utvikling; Kan risikostyring i større grad erstatte annen (detalj)styring? Fra risikovurderinger til risikostyring - risikotoleranse Ting tar tid Forbedringer i etatsstyringen Bruke informasjon fra virksomhetene ifm. styring og oppfølging, men ikke til mer detaljstyring, men til mer fokusert styring Metodeutvikling i SSØ Enda enklere og bedre risikostyring større oppmerksomhet på de mest kritiske hendelsene som kan true måloppnåelsen Utvikling av helhetlig styringsmodell, herunder tydeliggjøring av forholdet mellom MRS, risikostyring og intern kontroll Senter for statlig økonomistyring Side 50