Levering av fellestjenester effektiv ressursbruk i staten (det offentlige)

Transkript

1 Levering av fellestjenester effektiv ressursbruk i staten (det offentlige) EDOK 13. november 2008 Direktør Marianne Andreassen Senter for statlig økonomistyring Side 1

2 Felles utfordringer i det offentlige Senter for statlig økonomistyring Side 2

3 Krav i våre omgivelsene til offentlige tjenester Økte forventinger fra brukere, skattebetalere og velgere som ønsker flere tjenester, bedre tjenester Staten må ikke sløse med ressursene Staten må utnytte den teknologiske utviklingen og nye metoder samt nyttiggjøre seg økt innsikt og kompetanse om hva som virker og ikke virker Side 3

4 Ambisjoner for offentlig sektor Regjeringens ambisjon for offentlig sektor: Norge skal ha den beste offentlige sektoren i verden Fra Regjeringa sin strategi for fornying av offentleg sektor (2007) Side 4

5 Felles utfordringer IKT-meldingen (St. meld. Nr. 17 ( )..regjeringa vil effektivisere og frigjøre ressurser ved bruk av IKT, for dermed å kunne styrkje det offentlege velferdstilbodet samtidig som administrasjonen blir redusert Side 5

6 Bruk av IKT i transaksjonshåndtering, i de administrative arbeidsprosessene og i tjenesteleveranser er en av de viktigste strategiene for fornyelse i offentlig sektor. Målet er effektivisering: Kvalitet, kostnadsbesparelser, sikkerhet. Side 6

7 Om SSØ Senter for statlig økonomistyring Side 7

8 Kort om SSØ SSØs målgrupper Staten som helhet De enkelte statlige virksomhetene SSØ skal bidra til effektiv ressursbruk i staten gjennom regleverksforvaltning, tilrettelegging og tjenester innenfor økonomistyring 350 ansatte på 8 kontorsteder Side 8

9 Hva gjør SSØ: Regelverket og konsernfunksjoner Det statlige økonomiregelverket legger godt til rette for elektroniske arbeidsprosesser og muligheter for samarbeid og samordning i staten Konsernfunksjoner Statsregnskapet Statens konsernkontoordning Side 9

10 Hva gjør SSØ: Tilrettelegging og kompetanseoverføring Vi tilbyr alle statlige virksomheter Veiledere og sjekklister Kurs og seminarer Rådgivning Faglige nettverk Bistand i gjennomføring av samfunnsøkonomiske analyser og evalueringer Ordsøk på Side 10

11 Eks. veiledere/sjekklister For eksempel ved anskaffelse av elektronisk dokumentbehandlingssystem. For eksempel ved evaluering av effekter etter at elektronisk dokumentbehandlingssystem er tatt i bruk Side 11

12 Hva gjør vi: Økonomitjenester SSØ tar ut stordriftsfordeler for staten gjennom leveranser av økonomitjenester (budsjett/regnskap og lønn/personal) ved at SSØ kjøper systemer og applikasjoner i markedet på vegne av mange statlige virksomheter SSØ har et felles forvaltningsmiljø for applikasjonene SSØ leverer tjenester (transaksjonshåndtering, brukerstøtte, kurs, veiledning) tilpasset statlige virksomheter og i tråd med det statlige økonomiregelverket Side 12

13 Ulike statlige tiltak på ulike områder Pådriver - informasjon Standarder Tilrettelegging Kravspesifikasjoner Godkjenne systemer Rammeavtaler Kompetansedeling Felles systemer Fellestjenester på systemer og løsninger Fellesfinansiering Virkemiddelbruken må tilpasses behovene på de ulike områdene (nytte i forhold til kostnader) Side 13

14 Avveiinger i valg av omfang på fellestiltak Stort omfang av (obligatoriske) fellestiltak Fordeler Stort uttak av stordrifts- og kompetansefordeler i staten Bruk av innkjøpsfordeler ved kjøp av store kvanta Ulemper Begrenset valgfrihet for statlige virksomheter til egenartstilpasninger Mindre bruk av konkurransen i markedet SSØs fellestjenester er frivillige, men fellesfinansiert Side 14

15 Felles mål for de ulike tiltak Øke farten! i utbredelsen av elektroniske arbeidsprosesser i det offentlige Side 15

16 Gap mellom planlagte og realiserte effekter ved investering i elektroniske verktøy? Senter for statlig økonomistyring Side 16

17 Økt statlig fellesskap på fag og verktøy Statlig virksomhetsstyring Samfunnsøkonomisk analyse Mål- og resultatstyring Budsjett/ regnskap Risikostyring Resultatmåling Evaluering Eksterne forhold Systemer Mennesker Prosesser Side 17

18 Økt bruk av elektroniske arbeidsprosesser Bedre kvalitet på informasjonen Bedre oversikt, oppdatert og relevant informasjon Økt effektivitet i de administrative arbeidsprosessene - tidsbesparelser Raskere tilgang til informasjon og mer effektiv arbeidsprosess Økt sikkerhet Sporbarhet Side 18

19 Hvordan få ønskede effekter? Vi drukner i informasjon fra systemene Systemene har uendelige muligheter Side 19

20 Gevinstrealisering ved investering i elektroniske verktøy Overvurderte gevinster? År Undervurderte investeringskostnader? Side 20

21 Hvorfor undervurderes kostnader og overvurderes gevinster av investeringer i elektroniske verktøy På kostnadssiden glemmes ofte sentrale poster driftskostnader, herunder nødvendige oppgraderinger kostnaden ved organisasjonsendringer undervurderes kostnadene ved kompetanseløft utelates informasjon/opplæring til brukerne undervurderes På gevinster er mange for optimistiske man glemmer at ting tar tid man klarer ikke å ta ut mange små gevinster (tidsgevinster) stort trøkk i den korte investeringsfasen, svak oppfølging i den lange gevinstrealiseringsfasen Side 21

22 Økt fokus på gevinstrealisering! Hvilke gevinster som skal tas ut Fastsatte resultatindikatorer som gjør det mulig å si noe om i hvilken grad gevinstene er realisert Hvor gevinstene vil oppstå Når i tid gevinstene forventes realisert Datakilde for måling/evaluering av den aktuelle gevinsten Hvem som er ansvarlig for at gevinstene realiseres Forutsetninger og nødvendig tilrettelegging for å oppnå gevinstene Sentrale risikofaktorer for gevinstene (gevinstuttak) som kan tilsi behov for eventuelle risikoreduserende tiltak Side 22

23 Se prosjekt og oppfølging i sammenheng Bruke analysen i gevinstrealisering og evaluering! Side 23

24 Effekter tas ut gjennom utvikling av mennesker som skal bruke verktøyene Kompetanseutvikling og prosessutvikling må være integrert i alle IKTprosjekter Ambisjonene må være realistiske Side 24

25 Læring på tvers i staten! La oss lære og bruke av hverandres erfaringer istedenfor at vi erfarer hver for oss Side 25

26 SSØ- dagen 2009 For mer informasjon, se Side 26