Virksomhetsstyring i Bane NOR SF

Transkript

1 Virksomhetsstyring i Bane NOR SF DFØ 20 oktober 2016

2 Agenda Agenda 1 Målbilde: Modenhet Virksomhetsstyring i Bane Nor SF 2 Status: Modenhet Virksomhetsstyring i Jernbaneverket 3 Veien videre: Ambisjon og plan for arbeidet

3 Målbilde: Virksomhetsstyring i Bane Nor SF Nivå 5 Beste praksis Nivå 4 Moden Intern kontroll er i tråd med beste praksis internasjonalt. Kontrollstruktur med høy grad av automatisering, også av vedlikehold. Utpreget bruk av kontinuerlig oppfølging og leder-dashboard. Nivå 3 Definert Måleindikatorer og oppfølgingsteknikker anvendes. Større vekt på forebyggende enn på oppdagende kontroller. Utstrakt selvevaluering av drift og måloppnåelse. Ansvar og roller er definert, akseptert og fullt forstått i organisasjonen. Nivå 2 Repeterende Veldefinert og dokumentert intern kontroll. Robust og tåler perioder med endringer. Allmenn kontrollbevissthet. Kontrollsvakheter blir avdekket og tidsriktig utbedret. Uformell oppfølging. Uavhengige revisjoner etablert. Noen formelle policyer. Roller, ansvar og fullmakter er klarere. Ansvarliggjøring mangler. Økt disiplin og retningslinjer støtter de repeterende kontroller. Høy avhengighet av eksisterende personell. Nivå 1 Umoden Intern kontroll er fragmentert, ad hoc og generelt silopreget, basert på etterkontroller. Mangler formelle policyer og prosedyrer. Høy risiko for feil. Manglende robusthet.

4 God intern kontroll er en viktig funksjon i Bane NOR SF sitt kontrollmiljø og må settes i system Samferdselsdepartementet Styret Revisjonsutvalg Konsernledelsen 1. linjeforsvar 2. linjeforsvar 3. linjeforsvar Operativ ledelse og intern kontroll i linjeorganisasjonen, daglige prosesser og aktiviteter Fullmakter Tilgangskontroll m.fl. Kontrollfunksjoner og aktiviteter: Sikkerhet Compliance Risikostyring Informasjonssikkerhet Juridisk Kvalitet Controller HMS m.fl. Internrevisjon Uavhengig og objektiv bekreftelse og rådgiving for å tilføre merverdi og forbedre organisasjonens drift Ekstern/ finansiell revisor

5 Agenda Agenda 1 Målbilde: Modenhet Virksomhetsstyring i Bane Nor SF 2 Status: Modenhet Virksomhetsstyring i Jernbaneverket 3 Veien videre: Ambisjon og plan for arbeidet

6 Gjentakende kartlegginger gir sammenfallende resultat Jernbaneverket mangler klare målsetninger og gjennomfører ikke risikoanalyser har ikke tilstrekkelig kompetanse mangler etterlevelse av eksisterende regelverk og kontrolltiltak, snarere enn mangel på slike

7 Status: Virksomhetsstyring i JBV Nivå 5 Beste praksis Nivå 4 Moden Intern kontroll er i tråd med beste praksis internasjonalt. Kontrollstruktur med høy grad av automatisering, også av vedlikehold. Utpreget bruk av kontinuerlig oppfølging og leder-dashboard. Nivå 3 Definert Måleindikatorer og oppfølgingsteknikker anvendes. Større vekt på forebyggende enn på oppdagende kontroller. Utstrakt selvevaluering av drift og måloppnåelse. Ansvar og roller er definert, akseptert og fullt forstått i organisasjonen. Nivå 2 Repeterende Veldefinert og dokumentert intern kontroll. Robust og tåler perioder med endringer. Allmenn kontrollbevissthet. Kontrollsvakheter blir avdekket og tidsriktig utbedret. Uformell oppfølging. Uavhengige revisjoner etablert. Noen formelle policyer. Roller, ansvar og fullmakter er klarere. Ansvarliggjøring mangler. Økt disiplin og retningslinjer støtter de repeterende kontroller. Høy avhengighet av eksisterende personell. Nivå 1 Umoden Intern kontroll er fragmentert, ad hoc og generelt silopreget, basert på etterkontroller. Mangler formelle policyer og prosedyrer. Høy risiko for feil. Manglende robusthet.

8 Agenda Agenda 1 Målbilde: Modenhet Virksomhetsstyring i Bane Nor SF 2 Status: Modenhet Virksomhetsstyring i Jernbaneverket 3 Veien videre: Ambisjon og plan for arbeidet

9 Bane NOR SF bør ha modningsnivå 4 som ambisjon for sin virksomhetsstyring Nivå 5 Beste praksis Nivå 4 Moden Intern kontroll er i tråd med beste praksis internasjonalt. Kontrollstruktur med høy grad av automatisering, også av vedlikehold. Utpreget bruk av kontinuerlig oppfølging og leder-dashboard. Nivå 3 Definert Måleindikatorer og oppfølgingsteknikker anvendes. Større vekt på forebyggende enn på oppdagende kontroller. Utstrakt selvevaluering av drift og måloppnåelse. Ansvar og roller er definert, akseptert og fullt forstått i organisasjonen. Nivå 2 Repeterende Veldefinert og dokumentert intern kontroll. Robust og tåler perioder med endringer. Allmenn kontrollbevissthet. Kontrollsvakheter blir avdekket og tidsriktig utbedret. Uformell oppfølging. Uavhengige revisjoner etablert. Noen formelle policyer. Roller, ansvar og fullmakter er klarere. Ansvarliggjøring mangler. Økt disiplin og retningslinjer støtter de repeterende kontroller. Høy avhengighet av eksisterende personell. Nivå 1 Umoden Intern kontroll er fragmentert, ad hoc og generelt silopreget, basert på etterkontroller. Mangler formelle policyer og prosedyrer. Høy risiko for feil. Manglende robusthet.

10 Gjennomføringen av følgende tiltak vil sette Bane NOR SF i stand til å nå ambisjonsnivået Prinsipper og rammeverk Bearbeide og utarbeide prinsipper og rammeverk for intern styring og -kontroll Verktøy Utarbeide enkle verktøy som kan benyttes i arbeidet f.eks. målekart, risikoverktøy, oppfølgingsverktøy Implementering Utarbeide og gjennomføre kompetansehevende tiltak Bistå et konkret område, prosjekt, stabsenhet med å implementere god praksis for intern styring og kontroll Sette controllere, prosjektstyrere og lokale medarbeidere i stand til å benytte rammeverk og verktøy for lokal implementering Oppfølging Sørge for oppfølging av arbeidet med intern styring og kontroll

11 Bane NOR SF bør ha høye og realistiske ambisjoner for sin virksomhetsstyring (1/2) Nivå 4 Moden Nivå 3 Definert 2017 Tilpasning: Nivå 2 Repeterende 2016

12 Bane NOR SF bør ha høye og realistiske ambisjoner for sin virksomhetsstyring (2/2) Bistå med å utarbeide arbeidsprosesser der risiko og tiltak er integrert Nivå 4 Moden Utvikle styringsverktøy for å rapportere og styre Etablert system for egenevaluering Gjennomføre evaluering av virksomhetsstyringen Oppfølging av etterlevelse og rapportering til styre Rammeverk for risikostyring og internkontroll Oppfølging og rapportering, tydelige roller og ansvar Nivå 3 Definert Tilpasning: Nivå 2 Repeterende Fasilitere for og bistå linjeledere (opplæring) System for transaksjonsanalyser, røde flagg m.m. Gjennomføre fagrevisjoner Implementere målekort Fullmakts struktur Transaksjonsanalyser Varslingskanal Årshjul Prinsipper for intern kontroll og risikostyring

13 Årshjul i Bane NOR SF