Statlege IKT-prosjekt: korleis sikre betre gjennomføring? Erfaringer fra Prosjektveiviseren.no Veien videre? Oslo,

Transkript

1 Statlege IKT-prosjekt: korleis sikre betre gjennomføring? Erfaringer fra Prosjektveiviseren.no Veien videre? Oslo, Jens Nørve

2 Forventninger til offentlige tjenester Oslo 17/04/09 Direktoratet for forvaltning og IKT

3 Utfordringen! Ca virksomheter Kompleksitet Kompetanse Direktoratet for forvaltning og IKT

4 Nytte Ikke lett å bli «blant de beste»! Målgrupperettet kommunikasjon Individuelt tilpasset kommunikasjon (Vertikal integrasjon) Samhandling med andre virksomheter (Horisontal integrasjon) Enkel informasjon på Internet Kompleksitet Direktoratet for forvaltning og IKT

5 Nytte Endringsledelse, Målbildet realiseres ofte gjennom prosjekter prosjekter i offentlig sektor? Ledelsens strategiske mål Nåsituasjon Målgrupperettet kommunikasjon Individuelt tilpasset kommunikasjon (Vertikal integrasjon) Samhandling med andre virksomheter (Horisontal integrasjon) Enkel informasjon på Internet Kompleksitet Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Sentrale grep de siste årene for bedre IT-styring og samordning? Januar etablert

7 «Utvikling gjennom samarbeid» - «Gjenbruk og deling»! Arkitekturprinsipper Standardisering Statens Standard avtaler (SSA) Prosjektveiviseren.no Annskaffelser.no Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

8 PROSJEKTVEIVISEREN MODELL

9 Prosjektveiviserens formål er å styrke ledelse, planlegging og kvalitet i offentlige IKT-prosjekter, og medvirke til gjenbruk og helhet i IKT-løsningene på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer Målgrupper: prosjektledere og prosjekteiere

10 PROSJEKTVEIVISEREN MODELL Prosjektveiviseren 1.0 har faseinndeling som dekker prosjektarbeid fra idé til gevinstrealisering Til hver fase er det knyttet veiledningsmateriell, som bruker må ta stilling til og velge fra (maler, rapporter, erfaringer, infosider, sjekklister osv) I tillegg er det forslag til anbefalte aktiviteter som skal gjennomføres i hver fase Det er ikke lagt opp til formelle beslutningspunkter i versjon 1.0 av Prosjektveiviseren Direktoratet for forvaltning og IKT

11 PROSJEKTVEIVISEREN ORGANISERING Forum Deltakere Mål Styringsgruppe Difi, SSØ, KS, Kommunaldirektør Oslo Kommune, SKD mfl Referansegruppe 16 deltakere fra 15 virksomheter Forankring i eksterne miljøer. Bidra til utviklingen av PV gjennom åpne prosesser Redaksjonsråd Ca personer Videreføring av referansegruppen etter at PV gikk over i driftsfase; bistå Difi med å sikre at Prosjektveiviseren.no fremstår som et sammenhengende konsept med høy prosjektfaglig kvalitet, fremfor faglige enkeltfragmenter. Prosjektledergruppe 12 deltakere fra 10 ulike virksomheter Ressursgruppe med høyt kompetente deltakere innenfor fagområdet prosjektledelse, som kunne bidra til å kvalitetssikre og gi råd om hva som kreves for god ledelse av prosjekter. Forum for prosjektledelse Norsk Senter for Prosjektledelse, PMI Norway Oslo Chapter, DNDs Faggruppe 3Ps, Norsk forening for prosjektledelse Forum for samarbeid med relevante nasjonale kompetansemiljøer innenfor prosjektledelse. Ønske om å forbedre Prosjektveiviseren ved å skape en god og felles forståelse av prosjektledelsesfaget Nettverk for program- og porteføljestyring 12 deltakere fra 8 virksomheter Bidra med faglige og strategiske vurderinger, samt utveksle erfaringer om teori, metode og praksis. Hensikten er at dette skal bidra til at Prosjektveiviseren videreutvikles på disse fagområdene. Direktoratet for forvaltning og IKT

12 EVALUERING OG VIDERE ARBEIDET MED PROSJEKTVEIVISEREN VERSJON 2.0 Det skal utarbeides en forbedret (forenklet og spisset) prosjektmodell med anbefalt god praksis Prosjektmodellen skal revideres for å ivareta de forbedringsområder som trekkes frem i evalueringen og vurdere eventuelle andre forbedringsområder. I første omgang tas det sikte på å utarbeide en spisset prosjektmodell som i større grad gir konkrete anbefalinger til faser, beslutningspunkter, maler og hvilke aktiviteter som bør gjennomføres Arbeidet skal gjennomføres i perioden januar mai Forslag til modell presenteres på eforvaltningskonferansen 30/31 mai. Vi jobber med sikte på ferdigstillelse og lansering i oktober (NOKIOS?) Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

13 KORT OM PV I EN STØRRE SAMMENHENG HVA SKJER I OMGIVELSENE? INSPIRASJON! Norge Danmark OGC ISO (kommer nå ny standard) Direktoratet for forvaltning og IKT

14 Faglig inspirasjon HELSE SØR-ØST

15 HELSE SØR-ØST Virksomhetsstrategi Nåsituasjon Virksomhetsmål Årlige rammer IKT strategi Nåsituasjon SIKT har ansvaret for å utarbeide en langsiktig IKT strategi IKT Strategiske og langsiktige mål SIKT v/porteføljestyre har ansvaret for å sikre en optimal sammensetning av prosjekter og program, samt og sikre at de henger sammen med mål og gitte rammer. Portefølje Porteføljestyring Gevinstuttak Vurdere prosjektforslag- og søknader Tildele midler til prosjekt og program Behandle avvik Følge opp prosjektporteføljen, inkl. program Følge opp at gevinster hentes ut Programstyret har ansvaret for å at program når sine strategiske mål innenfor gitte rammer. Mandat Mandat P2 - P5 P1 P2 P3 P4 P5 Program Forme program Etablere program Gjennomføre program Avslutte program Styringsgrupper har ansvaret for å sikre at prosjekt når sine mål innenfor gitte rammer. Mandat Mandat B3 - B7 Forvaltning B1 B2 B3 Direktiv pr fase B4 B5 Direktiv pr fase B6 B7 B8 Prosjekt Dato Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Gjennomføringsfase Planleggings-/ Direktoratet for forvaltning og IKT forprosjektfase Pilotering Ibruktakelse Drifts / gevinstrealiseringsfase

16 Statens Pensjonskasse - SPK 17

17 Faglig inspirasjon DIREKTORATET FOR ØKONOMISTYRING

18 Prosjektmodell DFØ vs Prosjektveiviser Idéutredning BP0 BP1 Etablering BP2 Konseptutredning Gjennomføring BP3 Evaluering Side 19 Direktoratet for økonomistyring

19 Faglig inspirasjon STATNETT

20 STATNETTS PROSJEKTMODELL OG EIERSTYRING I PROSJEKT Prosjekteierstyring Riktig prosjekt Prosjektet riktig Behov Drift BP0 BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 Mulighets- og alternativstudie Utvikle konsept, avklare omfang Forberede gjennomføring Gjennomføring Avslutning

21 Faglig inspirasjon STATSBYGG

22 Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

23 Faglig inspirasjon FINANSDEPARTEMENTETS KS1 OG KS2 ORDING

24 KVALITETSSIKRINGSORDNINGEN KS1: Kvalitetssikring av konseptvalg Fokus på valg av konsept i tråd med samfunnets behov og samfunnsøkonomisk lønnsomhet. KS2: Kvalitetssikring av kostnadsoverslag og styringsgrunnlag, før prosjektet legges frem for Stortinget. Regjeringsvedtak Stortingsvedtak Behov Forstudie Forprosjekt Prosjekt Effekt KS1 KS2

25 Faglig inspirasjon OSLO KOMMUNE

26 DEN FREMTIDIGE INVESTERINGSPROSESSEN I OSLO KOMMUNE BESTÅR AV FLERE DEFINERTE FASER Oppdrag KS1 / Oppdrag KS2 / Bevilgning / Oppdrag Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjekt Politiske føringer Behovsplaner Langtidsplaner Risikovurderinger og -analyser 1. Behovsanalyse 1.1 Dagens situasjon 1.2 Grunnlegende behov 1.3 Interessenter og aktører 1.4 Interessenters behov og konflikter 2. Overordnet strategidokument 2.1 Samfunns-, effekt- og resultatmål 2.2 Strategiske føringer 2.3 Kritiske suksessfaktorer 2.4 Avhengigheter 2.5 Organisering og fremdrift 3. Overordnet kravdokument 3.1 Overordnede krav 3.2 Klassifisering og prioritering av krav 4. Alternativanalysen 4.1 Alternative konsepter 4.2 Grovsortering 4.3 Beskrivelse av alternativer 4.4 Kostnadsanalyse 4.5 Sammenstilling og anbefaling Styringsdokument 1. Overordnede rammer 1.1 Behov, krav og hovedkonsept 1.2 Prosjektmål 1.3 Kritiske suksessfaktorer 1.4 Rammebetingelser 1.5 Grensesnitt og avhengigheter 2. Prosjektstrategi 2.1 Gjennomføringsstrategi 2.2 Kontraktsstrategi 2.3 Organisering og ansvarsdeling 3. Prosjektstyringsbasis 3.1 Arbeidsomfang og leveranser 3.2 Kostnader og usikkerhet 3.3 Styring av usikkerhet 3.4 Gevinstrealiseringsplan 3.5 Tids- og milepælsplan 3.6 Intern kvalitetssikring Detaljprosjek tering Anbudsprosess Rapporteringsmaler Oppfølgingsplan Gjenno m- føring Evaluering / erfaringsoverføring KS = Kvalitetssikring D ri ft 31

27 Utlendingsforvaltningen - UDI Fase 4 Fase 1 Organisere prosjektet Fase 6 Fase 5 Fase 8 Produksjons setting (release) Fase 2 Fase 3 Fase 7 Fase 9 Innføring og overlevering til linjen

28 Faglig inspirasjon PROSJEKTVEIVISEREN FOR E-HANDEL

29 PROSJEKTVEIVISEREN FOR E-HANDEL Direktoratet for forvaltning og IKT

30 MODELLENES FELLESTREKK? Faser Beslutningspunkter Sikrer ledelsens eierskap Felles forståelse av prosess og krav i virksomheten. Skal følges. Sikrer fokus på «mål» og «gevinstrealisering» Felles krav til maler? Krav til roller? Direktoratet for forvaltning og IKT

31 Faglig inspirasjon CABINET OFFICE BEST MANAGEMENT PRACTICE PRODUCTS

32 OFFICE OF GOVERNMENT COMMERCE Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

33 PRINCE 2 OVERSIKT Direktoratet for forvaltning og IKT

34 PRINCE2:S PRINSIPPER Kontinuerlig forretningsmessig forankring Lære fra erfaringer Styre i faser Avviksledelse Definerte roller og ansvar Fokus på prosjektets produkter Tilpasset prosjektomgivelsene

35 Faglig inspirasjon DANMARKS FELLES OFFENTLIGE PROSJEKTMODELL FOR PROSJEKTER OVER 10 MILLIONER

36 ALLE IT-PROSJEKTER DELES OPP I 5 HOVEDFASER Formål Idé kvalificeres og beskrives i et projektoplæg Grundlaget for projektet analyseres og defineres i en række styrings og beslutnings dokumenter (fx PID og BC) Behov og krav til itsystem beskrives, og anskaffelse gennemføres Kontrakt underskrives og design, udvikling test, idriftsættelse og implementering gennemføres Produkt driftes og gevinster realiseres i henhold til business case og gevinstrealiseringsplan Output Godkendt projektoplæg Projektejer udpeget Godkendte styrings og beslutnings dokumenter Projektleder udpeget Kravspecifikation udarbejdet Kontrakt klar til underskrift Produkt klar til drift Godkendt projektafslutningsrapport Godkendt gevinstrealiseringsrapport

37 OBLIGATORISKE LEDELSESPRODUKTER FOR IT-PROJEKTER 10 MIO. KR. Faseovergangsrapport Faseovergangsrapport Faseovergangsrapport Faseovergangsrapport Gevinstrealiseringsrapport Produkter til ITprojektrådet Afvigelsesanmodning Projektinitieringsdokument* Business case* Gevinstrealiseringsplan* Risikoanalyse* Kvalitetsplan Risikoscore til ITprojektrådet Afvigelsesanmodning Afvigelsesanmodning Projektafslutningsrapport Et ledelsesprodukt i it-projektmodellen understøtter styring og beslutninger i projektforløbet. Produkter markeret med * opdateres som minimum ved hver faseovergang.

38 PROSJEKTVEIVISEREN 2.0 Modellen må innholde en klar struktur Faseinndelt Beskrivelse av aktiviteter i hver fase Inneholde beslutningspunkter Maler Ledelsesprodukter Modellen må ha klart definerte roller og ansvar Beskrivelse av prosjektorganisasjon Rollebeskrivelser Tydelig relasjon mellom linjeorganisasjon og prosjektet Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

39 REVIDERT PROSJEKTMODELL Ledelse, planlegging og kvalitetssikring Behov - Idé Analyse - oppstart 1 Analyse - Initiering Gjennomføring Design og utvikling Prosjektgjennomfør ing implementering og overlevering Realisering Lederskap og organisatorisk forankring Prosjektansvar Linjeansvar Aktiviteter som gjennomføres i prosjektet Aktiviteter som gjennomføres i linjen Beslutningspunkt Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

40 REVIDERT PROSJEKTMODELL Ledelse, planlegging kvalitetssikring Behov - Idé Analyse - oppstart 1 Analyse - Initiering Gjennomføring Design og utvikling Prosjektgjennomfør ing implementering og overlevering Realisering Lederskap og organisatorisk forankring Mandat Prosjektforslag Grov business case*** Faseovergangsrapport Avviksrapport Faseovergangsrapport Avviksrapport Faseovergangsrapport Avviksrapport Gevinstrealiseringsrapport Faseplan for initieringsfase Prosjektinitieringsdokument Sluttrapport Første vurdering av IT-politiske føringer ***Business Case brukes her som et samlebegrep om en analyse av gevinster, kostnader og forutsetning for et tiltak. Kan også benytte andre verktøy for å fremskaffe denne informasjonen som DFØ s metode for samfunns. øk analyse eller andre kost/nytte verktøy. Business case Gevinstrealiserings plan Risikoanalyse Kvalitetsstrategi Sjekkliste for ITpolitiske føringer** Et ledelsesprodukt i prosjektmodellen understøtter styring og beslutninger i prosjektet *Prosjektforslaget må inkluderer en første vurdering av sjekklisten **Sjekkliste for IT-politiske føringer er en tilpasset versjon av selvdeklareringsskjema for store satsninger (J.mf P-11/2011 FAD/FIN) Aktiviteter som gjennomføres i prosjektet Ledelsesprodukt Inngår i ledelsesprodukt Aktiviteter som gjennomføres i linjen IT politiske føringer Beslutningspunkt

41 Takk for oppmerksomheten! eforvaltningskonferansen (30.mai og 31 mai) i Oslo NOKIOS oktober - 1. november i Trondheim En ny bok om gevinstrealisering UiA DnD faggruppe 3Ps Dato jens.norve@difi.no Direktoratet for forvaltning og IKT

42

43