Anbefalt prosjektmetodikk i offentlig sektor prosjektveiviseren.no

Transkript

1 Anbefalt prosjektmetodikk i offentlig sektor prosjektveiviseren.no Storsamling difi

2 INNSTILLING FRA KOMMUNAL- OG FORVALTNINGSKOMITEEN OM REPRESENTANTFORSLAG FOR BEDRE KOORDINERING OG STRATEGISK STYRING AV IKT-PROSJEKTER I OFFENTLIG SEKTOR Innspill fra stortingsrepresentantene Geir Jørgen Bekkevold (Krf), Hans Olav Syversen (Krf) og Kjell Ingolf Ropstad (Krf), 24.januar Stortinget ber regjeringen sikre en reell samling av det politiske og administrative ansvaret for alle store, statlige IKT-prosjekter i ett departement som gis myndighet til å utøve en overordnet, strategisk IKT-styring på tvers av ulike etater 2. Stortinget ber regjeringen sikre en bedre styring av det enkelte, statlige IKT-prosjekt, der kompetanseoppbygging og etablering av incentiver for kostnadseffektive løsninger, som er rimelige å forvalte, prioriteres. Departementet som gis ansvar for overordnet IKT-styring, bør inngå i prosjektorganisasjonene med et eierperspektiv og være en pådriver for at midlene brukes best mulig. 3. Stortinget ber regjeringen sikre at det stilles mer gjennomgående krav til gjennomføring av kost-nytte-analyser i statlige IKT-prosjekter, slik at kostnader og kompleksitet i prosjektene kan begrenses i størst mulig grad.

3 MÅL MED SAMLINGEN Skape engasjement for prosjektarbeid i offentlig sektor Bidra til flere vellykkede prosjekter og økt gjennomføringsevne Nettverksbygging Etablere forsamlingen som brukerforum Få økt oversikt over hvor ulike virksomheter befinner seg i forhold til prosjektplanlegging og -styring

4 AGENDA Historikk og status PV 2.0 Demonstrasjon av PV 2.0 Tilpasning av prosjektveiviseren.no til prosjektomgivelsene Eksempler fra norske virksomheter Hva gjør de i Danmark? Gruppearbeid Veien videre mulighetsrom og TAPAS Dato

5 AGENDA Historikk og status PV 2.0 Demonstrasjon av PV 2.0 Tilpasning av prosjektveiviseren.no til prosjektomgivelsene Eksempler fra norske virksomheter Hva gjør de i Danmark? Gruppearbeid Veien videre mulighetsrom og TAPAS Dato

6 HISTORIKK OG STATUS Januar

7 ENGLAND

8 DANMARK

9 ALLE EGNEDE OFFENTLIGE TJENESTER SKAL TILBYS DIGITALT TIL INNBYGGERNE

10 Kommisjonens viktigste anbefaling er at ledere på alle nivåer i forvaltningen systematisk arbeider med å styrke sine egne og organisasjonenes grunnleggende holdninger og kultur knyttet til risikoerkjennelse, gjennomføringsevne, samhandling, IKT-utnyttelse, og resultatorientert lederskap

11 I DAG ER DET MANGE ULIKE TILNÆRMINGER TIL PROSJEKTER I DET OFFENTLIGE

12 HVORFOR SKAL DIFI UTVIKLE OG FORVALTE EN PROSJEKTVEIVISER?

13 HVA HAR DIFI LAGT VEKT PÅ I VERSJON 2.0? Baseres på beste praksis innen prosjektledelse nasjonalt og internasjonalt Hente inspirasjon fra andre virksomheter og kompetansemiljøer nasjonalt og internasjonalt Minst mulig egenutvikling Helhetlig modell som dekker alt fra innsats i tidlig fase til etterfølgende gevinstrealisering Dato

14 HVA HAR DIFI LAGT VEKT PÅ I VERSJON 2.0? (2) Modellen har en klar struktur Faseinndelt Beskrivelse av aktiviteter i hver fase Innholde beslutningspunkter Maler Ledelsesprodukter Modellen har klart definerte roller og ansvar Beskrivelse av prosjektorganisasjon Rollebeskrivelser Tydelig relasjonen mellom linjeorganisasjon og prosjektet Dato

15 PROSJEKTVEIVISEREN 2.0 Dato

16 VIDERE UTVIKLING - BRUKERINNVOLVERING Betatest i forkant av lansering I perioden Ca 20 tilbakemeldinger i testperioden De fleste av disse ble innarbeidet i den versjonen av prosjektveiviseren som ble lansert 19 desember. Forbedringer etter lansering Løpende tilbakemeldinger fra brukere og fagmiljøer Det vurdere hvordan nye tema kan innarbeides som f.eks., kvalitet, kommunikasjon, forholdet til anskaffelser.no og SSAene etc Det jobbes med å heve kvaliteten på flere områder som f.eks. gevinstrealisering og smidig.

17 VIDERE FORVALTNING OG UTVIKLING Kvalitet som tverrgående tema? Fra kundens kvalitetsforventninger til ferdig produkt som oppfyller kvalitetskriteriene. Styring av kvalitetstemaet gjennom hele prosjektforløpet Kommunikasjon? Interessentanalyse (internt og eksternt) Beskrive kommunikasjonen mellom prosjektet og prosjektets interessenter gjennom hele prosjektgjennomføringen

18 VIDERE FORVALTNING OG UTVIKLING Forholdet mellom prosjektveiviseren, ankaffelser.no og SSAene Henvisning fra PV til anskaffelser.no hva angår innkjøp Innkjøpstrategi Utforming av konkurransegrunnlag Tildelingskriterier og vektingsmodeller Valg av avtaletype (SSAene)

19 VIDERE FORVALTNING OG UTVIKLING Smidig PV kan benyttes for alle typer gjennomføringsmodeller - fra smidig til fossefall Sammensatte prosjekter Standard programvare med noe utviklingselementer Rene utviklingsprosjekter Problemstillinger Konseptvalg med samfunnsøkonomisk analyse, risikostyring Anskaffelser avtaletyper

20 Computerworld Nr.4 fredag 25.januar 2013

21 AGENDA Historikk og status PV 2.0 Demonstrasjon av PV 2.0 Tilpasning av prosjektveiviseren.no til prosjektomgivelsene Eksempler fra norske virksomheter Hva gjør de i Danmark? Gruppearbeid Veien videre mulighetsrom og TAPAS Dato

22 AGENDA Historikk og status PV 2.0 Demonstrasjon av PV 2.0 Tilpasning av prosjektveiviseren.no til prosjektomgivelsene Eksempler fra norske virksomheter Hva gjør de i Danmark? Gruppearbeid Veien videre mulighetsrom og TAPAS Dato

23 HVORDAN KAN VIRKSOMHETEN GJENBRUKE PV I SITT DAGLIGE ARBEID? 1. Virksomheter som har en helhetlig, enhetlig prosjektmetodikk som fungerer 2. Virksomheter som ikke har etablert en helhetlig prosjektmodell og ønsker å profesjonalisere sitt arbeid med prosjekter 3. Hvilke deler av prosjektmetodikken må man bruke for at prosjektet skal styres i tråd med god praksis? 4. Tilpasning av prosjektmetodikk til prosjektomgivelsene Store vs små prosjekter Type prosjekt Kompleksitet Begreper, språkbruk, maler, rollebeskrivelser osv

24 AGENDA Historikk og status PV 2.0 Demonstrasjon av PV 2.0 Tilpasning av prosjektveiviseren.no til prosjektomgivelsene Eksempler fra norske virksomheter Hva gjør de i Danmark? Gruppearbeid Veien videre mulighetsrom og TAPAS Dato

25 ASKER KOMMUNE V/GEIR GRAFF LUNSJ HELSEDIREKTORATET VED ELLEN STARBERG LARSEN STATISTISK SENTRALBYRÅ VED MARIT RØNNING

26 AGENDA Historikk og status PV 2.0 Demonstrasjon av PV 2.0 Tilpasning av prosjektveiviseren.no til prosjektomgivelsene Eksempler fra norske virksomheter Hva gjør de i Danmark? Gruppearbeid Veien videre mulighetsrom og TAPAS Dato

27 DANMARK Peter Jynberg Haas

28 AGENDA Historikk og status PV 2.0 Demonstrasjon av PV 2.0 Tilpasning av prosjektveiviseren.no til prosjektomgivelsene Eksempler fra norske virksomheter Hva gjør de i Danmark? Gruppearbeid Veien videre mulighetsrom og TAPAS Dato

29 INTRODUKSJON TIL GRUPPEARBEID Formål: Få innspill til hva som behøves for at den anbefalte prosjektmodellen tas i bruk og dermed fører til flere vellykkede prosjekter Arbeidsform: Gruppediskusjoner om utvalgte tema som underbygger det overordnede formålet. 5 tema av 20 min Deltakerne er innom alle 5 tema Deltakerne skal fordeles mellom 10 bord ikke sitt sammen med folk fra egen virksomhet

30 GRUPPER Tema Innhold Nettverk Innføring I egen virksomhet Kurs Øvrige tiltak Gruppeleder Elin; Herman Sigurd, Terje Sverre; Gunilla Arne; Ellen Barbro; Jens

31 Diskusjonstema Faglig innhold i prosjektveiviseren 02 Nettverk gjenbruk og deling 03 Innføring i egen virksomhet 04 Kurs og kompetanse 05 Øvrige tiltak for å støtte Prosjektveiviseren

32 TEMA 1 FAGLIG INNHOLD Prosjektveiviseren inneholder prosjektfaglig råd til hvordan digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor bør gjennomføres for å lykkes med å hente ut ønskede gevinster. Dette tema fokuserer på hvordan det faglige innholdet oppleves blant brukerne. SENTRALE SPØRSMÅL 01 - Dekker prosjektveiviseren over de tema som er relevant for din virksomhet? 03 Hvilke råd vil du gi til Difi I forhold til videre arbeide med det faglige innholdet 02 Er detaljeringsnivået på beskrivelsene tilstrekkelig?

33 TEMA 2 NETTVERK - GJENBRUK OG DELING Prosjektveiviseren har blitt til gjennom innsats og bidrag fra en lang rekke aktører. Nettverket rundt Prosjektveiviseren er viktig fordi et bidrar til at prosjektveiviseren fortsetter å utvikles seg samt at det skaper relasjoner mellom offentlige virksomheter som står ovenfor de samme utfordringer. Dette temaet fokuser på hvordan vi best benytter nettverket i tiden som kommer. SENTRALE SPØRSMÅL 01 Hvilke ønsker har man til nettverk? 03 Hvordan kan nettverket bidra til å forbedre prosjektarbeidet i din virksomhet? 02 Hva bør det primære formålet med nettverksaktiviteter være?

34 TEMA 3 INNFØRING I EGEN VIRKSOMHET Dersom Prosjektveiviseren skal oppnå sin målsetning om flere vellykkede prosjekter er det avgjørende at den tas i bruk. Dette temaet fokuserer på hva som skal til for at offentlige virksomheter tar i bruk prosjektveiviseren eller tilsvarende god praksis innen prosjektledelse. Gruppeledere SENTRALE SPØRSMÅL 01 Hvordan har dere arbeidet for å etablere felles prosjektmetodikk? 02 Hva har dere lykkes spesielt godt med? 03- Hvilke råd har du til andre virksomheter I forhold til å innføre en helhetlig prosjektmodell? 04- Hvilke tiltak bør Difi tilby for å bistå med innføring?

35 TEMA 4 KURS OG KOMPETANSE Økt kompetanse innen prosjektfaget er sentralt dersom man skal lykkes med ambisjonen om flere vellykkede prosjekter. Dette temaet fokuserer på hvilke tiltak som oppleves som mest effektive i forhold til å bygge prosjektkompetane i offentlige virksomheter. SENTRALE SPØRSMÅL 01 Hvordan jobber din virksomhet med å bygge prosjektkompetanse i dag? 02 - Har du eksempler på kompetansetiltak som du opplever som spesielt effektive? 03- Hvilke råd har du til andre virksomheter og Difi i forhold til å bygge prosjektkompetanse? 04 - Hvem i virksomheten har størst behov for opplæring 05- Bør Difi tilby kurs innen prosjektledelse?

36 TEMA 5 ØVRIGE TILTAK FOR Å UNDERSTØTTE PROSJEKTVEIVISEREN Prosjektveiviseren er ett av flere tiltak som kan bidra til å oppnå målsetningen om flere vellykkede prosjekter. Dette temaet fokuserer på hvilke andre tiltak som sammen med prosjektveiviseren bidrar til å nå målene. SENTRALE SPØRSMÅL 01 program- og porteføljestyring? 02 rådgivning i virksomhetene 03- ekstern kvalitetssikring? 04- IT-støtte?

37 AGENDA Historikk og status PV 2.0 Demonstrasjon av PV 2.0 Tilpasning av prosjektveiviseren.no til prosjektomgivelsene Eksempler fra norske virksomheter Hva gjør de i Danmark? Gruppearbeid Veien videre mulighetsrom og TAPAS Dato

38 VEIEN VIDERE, MULIGHETSROM OG TAPAS Innsatsområde 1 Innsatsområde 2 Innsatsområde 3 Innsatsområde 4 Forvaltning og videreutvikling av prosjektveiviseren.n o Kompetanse-heving og utbredelse Kunnskapsgrunnlag og forankring Utrede alternative konsepter for styring av digitaliseringsprosjekter

39

40 AKTIVITETER I NÆRMESTE FREMTID Innovasjon, gjenbruk og deling: Difis lokaler ca. kl Dataforeningen PPP tenketank: Cap Geminis lokaler kl Difi-kurs i Prosjektveiviseren 25.4 I difis lokaler Digitaliseringskonferansen SAS-hotellet i Oslo

41 Ekstra

42 NETTVERKSSAMLING Visjon Strategi/virksomhetsplan Drift og forvaltning Prosjektportefølje Program Prosjekt Virksomhets ledelse Støttefunksjoner Ressurser/kompetanse