Fornye, forenkle og forbedre

Transkript

1 Fornye, forenkle og forbedre Standard norgen frokostmøte om prosjektledelse prosjektveiviseren.no Jens Nørve

2 Takk Direktoratet for forvaltning og IKT

3 HVA ER NYTT?

4 "FORNYE, FORENKLE OG FORBEDRE" NY REGJERINGSPLATTFORM Effektiv bruk av fellesskapets ressurser Mindre byråkratisk samfunn Motarbeide sløsing med offentlige midler, og prioritere økt gjennomføringskraft høyt Fellesskapets ressurser skal brukes mest mulig effektivt for å sikre alle gode velferdstjenester

5 DIGITALISERINGSPROSJEKTER I ET STØRRE BILDE Oslo 17/04/09 Direktoratet for forvaltning og IKT

6 MÅLBILDET REALISERES GJENNOM PROSJEKTER Ledelsens strategiske mål Nytte Nåsituasjon Målgrupperettet kommunikasjon Individuelt tilpasset kommunikasjon (Vertikal integrasjon) Samhandling med andre virksomheter (Horisontal integrasjon) Enkel informasjon på Internet Kompleksitet Direktoratet for forvaltning og IKT

7 LYKKES VI MED DIGITALISERINGS- PROSJEKTENE?

8 VI VET AT OFFENTLIGE OG PRIVATE IT- PROSJEKTER SPREKKER PÅ TID OG KOST One in six projects (17%) with cost overruns of nearly +200% and schedule slippage of nearly 70% Siden 2001 har der i de største statslige itprojekter været budgetoverskridelser for samlet set omkring en mia. kr. Basert på en gjennomgang av 1471 offentlige og private prosjekter i flere land Kilde: Double Whammy How ICT Projects are Fooled by Randomness and Screwed by Political Intent, Saîd Business School ved University of Oxford i England. Aug 2011 Utfordringer knyttet til manglende prosjektmodenhet, risikofylte prosjekter, mistillitsforhold til leverandørene Kilde: Professionalisering af arbejdet med it-projekter i staten Afrapportering fra arbejdsgruppen vedrørende bedre statslige it-projekter, Mai Finansministeriet Danmark Over 70 % of IT projects fail to deliver the expected benefits Kilde: John & Daniel, Elizabeth (2006): Benefits Management, Delivering Value from IS & IT Investments. West Sussex, England: John Wiely & Sons Ltd. P. 35 Deficiencies in benefits capture bedevils nearly 50% of government projects 30-40% of systems to support business change deliver no benefits whatsoever Kilde: Office of Government Commerce (2004), OGC Successful Delivery Toolkit Direktoratet for forvaltning og IKT

9 VI VET OGSÅ MYE OM HVORFOR DET GÅR GALT OGC RESEARCH 1. Mangel på klar forbindelse mellom prosjektet og organisasjonenes strategiske prioriteringer, inkludert felles forståelse av hvilke mål prosjektet skal måles etter. 2. Mangel på tydelig prosjekteierskap, -styring og ledelse 3. Mangel på effektiv forankring hos interessenter 4. Mangel på kompetanse og ferdigheter i forhold til prosjekt- og risikostyring 6. Evaluering av ulike prosjektforslag er i større grad knyttet til kortsiktige kostnader enn langsiktige effekter av investeringen 7. Ikke god nok forståelse for, og samhandling med, leverandørsiden Direktoratet for forvaltning og IKT

10 PRINCE 2 OG GOD PRAKSIS

11 PRINCE2 OG GOD PRAKSIS Prinsipper Prince 2 er basert på 7 styrende prinsipper som stammer fra læring fra gode og dårlige prosjektet. Temaer Dette er sider ved prosjektledelse som må følges opp gjennom hele prosjektløpet Prosessene Dette er den trinnvise progresjon av prosjektets livsløp

12 FLERE OG BEDRE DIGITALE TJENESTER FORUTSETTER VELLYKKEDE DIGITALISERINGSPROSJEKTER! Statlige virksomheter jobber ikke profesjonelt med sine digitaliseringsprosjekter. Bare 40% av statlige virksomheter har en felles og enhetlig prosjektmetodikk etter beste praksis i virksomheten. Det er dokumentert en klar sammenheng mellom enhetlig prosjektmetodikk etter beste praksis, og gevinstrealisering av tiltakene som settes i gang Prosjektveiviseren skal bidra til flere vellykkede digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor

13 MÅL MED PROSJEKTVEIVISEREN 1. Prosjektveiviseren bidrar til bedre planlegging, prosjekteierstyring, fokus på gevinstrealisering mv Den er dermed ett av flere virkemidler som bidrar til flere vellykkede prosjekter 2. Felles modell for offentlig sektor gir mulighet for felles erfaring og læring på tvers i offentlig sektor. Det er ikke hensiktsmessig at alle offentlige virksomheter etablerer ulike prosjektmodeller med ulikt språk og begrepsbruk. 3. En prosjektmodell i regi av det offentlige, bidrar til å ivareta IT-politiske føringer (Digitaliseringsrundskrivet) og eksisterende veiledere, og retningslinjer som gjelder for prosjekter med offentlig finansiering integreres i modellen. 4. En felles prosjektmodell i offentlig sektor, legger til rette for mer effektivt samarbeid med leverandør- og konsulentmiljøene Direktoratet for forvaltning og IKT

14 Demo Direktoratet for forvaltning og IKT

15 ILLUSTRASJON AV EN VIRKSOMHET «HUSET» Visjon Strategi/virksomhetsplan Drift og forvaltning Prosjektportefølje Program Prosjekt Virksomhets ledelse Støttefunksjoner Ressurser/kompetanse

16 Experience learn from others

17 Direktoratet for forvaltning og IKT

18 18 AXELOS - GLOBAL BEST PRACTICE

19

20 Prosjektverktøy Deling og samhandling i praksis

21 VERKTØYSGRUPPE FOR DELING

22 Hva har de fått til? KommIT, Vestregionen og Asker kommune har sammen finansiert og utviklet prosjektverktøyet i første versjon, gratis tilgjengelig for nedlasting og bruk. Verktøyet tilbys til alle kommuner og fylkeskommuner gjennom KommITs skybaserte Sharepointløsning. Da trenger man ikke installere noe selv. Har man eget Office365-abonnement, kan man enkelt implementere verktøyet selv. Løsningen er også tilgjengelig for alle som drifter egen Sharepointløsning lokalt. Delingslisensen som er valgt er GPL2 dvs. at de som vil forbedre og videreutvikle løsningen, forplikter seg til å dele sine videreutviklinger tilbake til fellesskapet.

23 Hva ble resultatet? Prosjektportalløsning basert på SharePoint 2013 Standard edition. Installerbar pakke både for SharePoint Online/Office 365 og selvdriftet, lokal SharePointløsning. Gratis tilgjengelig via GitHub, under GPL2-lisens (bruk som du ønsker, men gjør du forbedringer i løsningen, må du også dele dem med alle, slik som vi nå har gjort :) Støtter prosjektstyring etter Prosjektveiviseren 2.0, med maler, prosesser etc. Støtter enkel porteføljeoppfølging basert på automatisk input fra underliggende prosjektområder.

24 Et annet online samhandlingsverktøy For en demonstrasjon se her:

25 E-læringskurs Basert på prosjektveiviseren.no JA, det kommer! På reisen igjennom Prosjektveiviseren blir vi guidet av Finn, Finn Veien. Han er en dreven prosjektmaur, som skal veilede oss gjennom e-læringskurset.

26 VEIEN VIDERE Difi har 4 gratis heldags kurskurs i året Tett og godt samarbeid med DFØ Difi har etablert selvgående nettverk for Program- og Porteføljestyring Mer om faglig nettverk for Program- og Porteføljestyring finner du her Verktøystøtte for praktisk bruk av Prosjektveiviseren Nytt heldagskurs i Prosjektveiviseren 19. november Påmelding til kurset finner du her

27 Vi ses vel på Digitaliseringskonferansen 2015? Blir i år på DEN NORSKE OPERA ! Husk NOKIOS konferansen Norsk konferanse for IKT i offentlig sektor arrangeres i Trondheim oktober Porteføljestyring

28

29 PRINCE2 PÅ ÉN SLIDE 7 Prinsipper Kontinuerlig forretningsmessig forankring Lære fra erfaring Definerte roller og ansvar Styre i faser Avviksledelse Fokus på Produkter Tilpasset prosjekt og omgivelser 7 Temaer Business Case Organisasjon Planlegging Usikkerhet Kvalitet Endringer Fremdrift 7 Prosesser Oppstart av prosjektet Kontrollere en fase Styre produktleveranser Avslutte prosjektet 8 Roller (App. C) Prosjekteier Initiere et prosjektet Eierstyring av prosjekt Lede en faseovergang Prosjektleder 6 Aspekter Tid Kostnad Omfang 2 Teknikker Produktbasert planlegging Usikkerhet Kvalitet Gevinster Seniorbruker Seniorleverandør Prosjektsikring Prosjektstøtte Teamleder Endringsansvarlig Kvalitetsgjennomgangsteknikk Ledelsesprodukter 29 (26 definert med produktbeskrivelser i App. A)