PRINCE2 - Foundation. Eksamenspreppedag BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

Transkript

1 PRINCE2 - Foundation Eksamenspreppedag BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

2 Målsetting med denne dagen Gi deltakerne en innledende oversikt og bedre forståelse for prosjektledelsesmetoden PRINCE2 Gi deltakerne en oversikt over pensum for sertifisering til Foundation Gi deltakerne mulighet til å øve på eksamensspørsmål for Foundation PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 2 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

3 Agenda Velkommen, målsetning og forventninger Innledning PRINCE2 generell overordnet gjennomgang - Introduksjon - Prinsipper - Prosesser - Temaene - Felles oppgaveløsning eksempler på eksamensoppgaver Tips til videre forberedelser Side 3 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

4 Instruktør: Morten Omvik BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

5 Innledning BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE Side 5

6 PRINCE2 Hva er PRINCE2? PRINCE2 er en internasjonalt anerkjent metode for gjennomføring av prosjekter, og er blant de mest utbredte sertifiseringsordningene på prosjektledelse i verden. PRINCE2 beskriver hvordan man gjennomfører prosjekter fra start til slutt. Metoden har utspring i IT-prosjekter og har siden blitt utviklet til å være en generisk metode som kan benyttes for alle typer prosjekter uavhengig av størrelse, bransje, organisasjonsform, geografi og kultur. PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 6 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

7 PRINCE2 Metoden brukes av organisasjoner og har mer enn en million sertifiserte prosjektledere. PRINCE kommer opprinnelig fra England, hvor rammeverket har stor forankring i både offentlig og privat sektor. I Norge har DIFI basert sin anbefalte prosjektveiviser på PRINCE2 metodikken. PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 7 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

8 PRINCE2 PRINCE2 er den sertifiseringen som vokser raskest på verdensbasis. Antall sertifiserte i PRINCE2 (januar 2014) På verdensbasis: PRINCE2 Foundation: PRINCE2 Practitioner: I Norge: PRINCE2 Foundation: PRINCE2 Practitioner: PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 8 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

9 PRINCE2 PRINCE2 er den sertifiseringen som vokser raskest på verdensbasis. Forskjell på geografisk utbredelse av PMP og PRINCE2 PMP er mest utbredt i USA, Canada og Midtøsten, mens PRINCE2 er mest utbredt i Storbritannia, Europa og Australia. PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 9 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

10 PRINCE2 Fordeler for prosjektmedarbeidere, -ledere og - eiere : Føl trygghet og styrke i prosjektrollen - både som prosjektleder og prosjektmedarbeider. Formaliser din prosjektkompetanse gjennom en internasjonalt anerkjent sertifisering. Gjør deg mer attraktiv for eksisterende og fremtidige arbeids-/oppdragsgivere i både innog utland! Fordeler for virksomheter og organisasjoner : PRINCE2 viser etablert og utprøvd beste praksis og eierstyring (governance) for ledelse og styring av prosjekter. PRINCE2 er bredt anerkjent og forstått, og gir et felles språk for alle prosjektdeltakerne. PRINCE2 gir klarhet i prosjektdeltakeres roller, ansvar og myndighet. Metodens produktfokus sørger for at prosjektet leverer resultater og klargjør hva prosjektet vil levere, hvorfor, når, fra hvem og for hvem. PRINCE2 underbygger innføring av virksomhetens egen metode/prosjektmodell. Sikrer at alle interessenter er riktig representert i planlegging og beslutninger. Bruk av PRINCE2 fremmer læring og kontinuerlig forbedring i organisasjonen. Tilgang til et sett med praktiske tips, sjekklister, logger og maler for styring og ledelse av prosjekter. PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 10 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

11 Nivå Foundation Hensikten med nivå Foundation er å verifisere at kandidaten har tilstrekkelig kunnskap og forståelse av PRINCE2 til å kunne arbeide med eller i et prosjekt ledelsesteam der PRINCE2 benyttes. Nivå Foundation er også en forutsetning for å nå nivå Practitioner. Kandidaten skal forstå metodens struktur og terminologi. Mer spesifisert innebærer dette forståelse av: - Kontekst og karakteristiske trekk ved prosjekt som arbeidsform og de fordeler bruk av PRINCE2 tilfører - Hensikten med PRINCE2 roller, ledelsesprodukter og tema - PRINCE2 prinsipper - Hensikt og målsettinger med PRINCE2 prosesser PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 11 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

12 Hva er PRINCE2? PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment) PRINCE2 er en strukturert prosjektledelsesmetode som beskriver hvordan man skal gjennomføre prosjekter på en kontrollert og forretningsorientert måte fra start til slutt Metoden er ikke-proprietær og kan benyttes i alle typer prosjekter uansett prosjektets størrelse, type, organisering, geografi og kultur. PRINCE2 oppnår dette ved å isolerer styringsdelen av prosjektarbeid fra spesialistbidraget som konstruksjon, bygging o.s.v. PRINCE2 kan enkelt benyttes sammen med spesielle og/eller industrispesifikke utviklingsmetoder og modeller PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Permission can be requested at and Side 12 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

13 PRINCE2 gir deg ikke: Spesialistforhold; Alle industri- og/eller typespesifikke aktiviteter er utelatt Detaljerte teknikker; Prosjektplanlegging, analyse av kritisk sti, analyse av inntjent verdi o.s.v. er godt dokumentert andre steder. Kun teknikker som er PRINCE2 spesifikke er beskrevet i metoden Lederevner; Lederegenskaper, motiveringsevner og andre sosiale evner er svært viktig i prosjektledelse, men umulig å kodifisere i en metode PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been 13 sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

14 PRINCE2 - Introduksjon BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE Side 14

15 Definitions 5 karaktertrekk ved et prosjekt: Et prosjekt er en midlertidig Endring Midlertidig Tverrfaglig Unik Usikkerhet Planlegge organisasjon etablert med den hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å realisere en avtalt Business Case. Delegere Prosjektledelse er planlegging, delegering, overvåkning og styring av alle aspekter av prosjektet. Dette inkluderer å motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventinger knyttet til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet. Styre Overvåke PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 15 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

16 PRINCE2 de 4 elementer PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Permission can be requested at and licensing@axelos.com. Side 16 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

17 De fire integrerte elementene i PRINCE2 PROSJEKTOMGIVELSER PRINCE2 PROSESSER PRINCE2 TEMA PRINCE2 PRINSIPPER PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Permission can be requested at and licensing@axelos.com. BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

18 PRINCE2 på én slide PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced BETTER in any PROJECTS form without THE KNOWLEDGE the written permission TO GET YOU THERE of both Metier as and AXELOS limited.

19 Nytte ved bruk av PRINCE2 PRINCE2 viser etablert og utprøvd beste praksis og eierstyring for prosjektledelse PRINCE2 kan benyttes for alle typer prosjekter og kan enkelt benyttes sammen med spesielle og/eller industrispesifikke utviklingsmetoder og modeller PRINCE2 er bredt anerkjent og forstått, og gir et felles språk for alle prosjektdeltakerne PRINCE2 gir klarhet mht de ulike prosjektdeltakernes roller, ansvar og myndighet Metodens produktfokus klargjør hva prosjektet vil levere, hvorfor, når, fra hvem og for hvem PRINCE2s planer er utformet for å besvare behovene til ulike ledelsesnivåer, inklusive virksomhetsledelsen. Dette bidrar til å forbedre kommunikasjon og styring PRINCE2 er basert på avviksledelse. Dette gir effektiv bruk av ledelsestid både på virksomhetsnivå, programnivå, eiernivå og prosjektledernivå PRINCE2 gir en kontinuerlig fokus på forretningsmessig nytte/effekt av prosjektet - heller enn å se fullføring av prosjektet som et mål i seg selv Bruk av PRINCE2 fremmer læring og kontinuerlig forbedring i organisasjoner Sikrer at alle interessenter er riktig representert i planlegging og beslutninger Se PRINCE2 manual 1.7 for flere detaljer. BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

20 PRINCE2 - prinsipper BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE Side 20

21 De 7 PRINCE2 prinsippene Kontinuerlig forretningsmessig forankring Lære fra erfaring Definerte roller og ansvar Styre i faser Avviksledelse Fokus på prosjektets produkter Tilpasses til prosjektomgivelsene En god begrunnelse er en forutsetning for å starte et prosjekt Begrunnelsen må være gyldig gjennom hele prosjektets levetid Begrunnelsen er dokumentert i et Business Case og godkjent Prosjekter lærer fra tidligere erfaringer Lærdom søkes, dokumenteres og benyttes gjennom hele prosjektets levertid Prosjekter har definerte og avtalte roller og ansvar innenfor en organisasjonsstruktur som engasjerer forretnings-, bruker- og leverandørinteresser. Prosjektet planlegges, overvåkes og kontrolleres på en fasefor-fase basis. Ved avslutning av hver fase må prosjektets status vurderes og Business Case og planer gjennomgås for å ta en avgjørelse om prosjektet fremdeles har livets rett og skal fortsette Et prosjekt har definerte toleranser for hvert prosjektmål som reflekterer grenser for delegert autoritet. Prosjektet fokuserer på definisjon og leveranse av produkter, og da med spesiell fokus på produktenes kvalitetskrav Prince2 tilpasses prosjektets omgivelser, størrelse, kompleksitet, viktighet og usikkerhet. PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been Side sourced 21 from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced BETTER in PROJECTS any form without THE KNOWLEDGE the written TO permission GET YOU THERE of both Metier as and AXELOS limited.

22 7 Prinsipper Tilpasses til prosjektomgivelsene Fokus på prosjektets produkter Kontinuerlig forretningsmessig forankring Lære fra erfaring Definerte roller og ansvar Avviksledelse Styre i faser

23 Kontinuerlig forretningsmessig forankring Det finnes en forsvarlig begrunnelse for å starte prosjektet Begrunnelsen må være gyldig gjennom hele prosjektets levetid Begrunnelsen er dokumentert i et Business Case og godkjent Prosjekter uten begrunnelse bør stoppes

24 Lære av erfaring Lærdom søkes, nedtegnes og benyttes gjennom hele prosjektets levetid. Når et prosjekt startes: Erfaringer fra tidligere prosjekter kartlegges Etter hvert som prosjektet går fremover: Under planlegging og gjennomføring, erfaringer fra dette og andre prosjekter brukes kontinuerlig for å forbedre prosjektytelse Når prosjektet avsluttes: Erfaringer registreres til bruk for senere prosjekter Alle roller i et prosjekt innebærer et ansvar for løpende identifikasjon og bruk av erfaring.

25 Definerte roller og ansvar Et PRINCE2 prosjekt har definerte roller og ansvar innenfor en organisasjonsstruktur. Alle prosjekter har tre primære grupper av interessenter: Forretning: Ansvar for Business Case Bruker: Skal ta i bruk prosjektets produkter for å oppnå forventede gevinster Leverandør: Leverer de ressurser som prosjektet trenger

26 Styre i faser Ledelsesfaser gir den overordnede ledelse kontrollpunkter gjennom hele prosjektet. Myndighet delegeres til prosjektleder for en fase av gangen. Basert på Faseplanen og resultater fra forrige fase, kan prosjektstyre beslutte oppstart av neste fase. Krever minst to ledelsesfaser: initieringsfase og en eller flere leveransefaser

27 Avviksledelse PRINCE2 tilrettelegger ledelse av prosjekter gjennom å delegere ansvar for eierstyring, prosjektledelse og leveranse til definerte ledelsesnivå. Myndigheten på hvert nivå defineres som toleransegrenser innenfor styringsaspektene Tid, Kost, Kvalitet, Omfang, Usikkerhet, Gevinst. Hvis prognoser viser at toleransegrenser er i ferd med å overskrides, skal situasjonen eskaleres til neste ledelsesnivået. Avviksledelse gir effektiv bruk av ledelsens tid

28 Fokus på prosjektets produkter PRINCE2 fokuserer på leveranser av produkter. Et definert sett med produkter utgjør prosjektomfanget og representerer basis for planlegging og styring av prosjektet. PRINCE2 bruker Produktbeskrivelser for å beskrive produktene, deres hensikt, sammensetning, format, kvalitetskriterier, kvalitetsmetoder

29 Tilpasses til prosjektomgivelsene PRINCE2 er et rammeverk som må tilpasses prosjektets omgivelser, størrelse, kompleksitet, viktighet og usikkerhet. Tilpassing fordrer at Prosjektleder og Prosjektstyre tar aktive beslutninger om hvordan PRINCE2 skal brukes for prosjektet, herunder vurderer bruk av prosesser, ledelsesnivå, organisasjon etc.

30 7 Prinsipper Tilpasses til prosjektomgivelsene Fokus på prosjektets produkter Kontinuerlig forretningsmessig forankring Lære fra erfaring Definerte roller og ansvar Avviksledelse Styre i faser

31 PRINCE2 - prosesser BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE Side 31

32 De 7 PRINCE2 prosessene Mandat Forprosjekt Initieringsfase Påfølgende leveransefaser Endelig leveransefase EIERSTYRING Eierstyring av prosjektet LEDELSE Oppstart av prosjektet Lede en Faseovergang Initiere et prosjekt Lede en Faseovergang Kontrollere en fase Avslutte prosjektet Kontrollere en fase LEVERANSE Styre produktleveranser Styre produktleveranser PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Side 32 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

33 Prosessene i et faseinndelt prosjekt Mandat Forprosjekt Initieringsfase Påfølgende leveransefaser Endelig leveransefase EIERSTYRING Eierstyring av av prosjektet LEDELSE Oppstart av prosjekt Lede faseovergang Initiere prosjekt Lede faseovergang Kontrollere en fase Avslutte prosjekt Kontrollere en fase LEVERANSE Styre produktleveranser Styre produktleveranser

34 Hvorfor prosessen Oppstart av prosjektet (OP)? Trigger: Prosjektmandatet gis typisk organisasjonen rundt ledelsen for virksomheten eller programmet Hensikten: Er å sikre at forutsetningene for prosjektinitiering er på plass gjennom å besvare spørsmålet: Har vi et levedyktig og lønnsomt prosjekt? OP prosessen skal være kort sammenlignet med resten av prosjektet. Oppstart av prosjektet prosessen er en forprosjekt prosess som gir Prosjektstyret nødvendig informasjon til å beslutte om prosjektet skal fortsette til Initieringsfasen.

35 Oppgaveeksempler: Oppstart av prosjektet 1-19 Hva er en hensikt med prosessen Oppstart av prosjektet? a) Bekrefte at det ikke er noen kjente restriksjoner som hindrer prosjektet i å gjennomføres b) Sikre at alle Teamledere forstår deres ansvar c) Få godkjennelse for Prosjektplanen fra virksomhets- eller programledelsen d) Forberede Initieringsdokumentasjon som et underlag for oppstart av initieringsfasen 1-23 Hva er en hensikt med et Prosjektforslag? a) Beskrive et omforent utgangspunkt for oppstart av prosjektet b) Beskrive informasjonsbehovene til prosjektets interessenter c) Beskrive konfigurasjonsstyringsprosedyren som skal benyttes av prosjektet d) Beskrive rapporteringskravene fastsatt av Prosjektstyret 1-42 Hva er en hensikt med prosessen Oppstart av prosjektet? a) Sikre at forutsetningene for å initiere prosjektet er til stede b) Sikre at Prosjektplanen kan innfri tidsfrister c) Å opprette prosjektets Initieringsdokumentasjon slik at prosjektet kan initieres d) Bekrefte til virksomhetsledelsen eller programledelsen at kvalitetsforventningene vil bli møtt

36 Hvorfor prosessen eierstyring av prosjektet (EP)? Trigger: utløses av forespørselen om å initiere prosjektet og starter når Oppstart av prosjektet er ferdig. Hensikten: er å gjøre Prosjektstyret i stand til å ta ansvar for prosjektets suksess gjennom å ta de viktige avgjørelsene og utøve overordnet kontroll samtidig som den daglige ledelsen av prosjektet delegeres til Prosjektleder. Sikre at: det er myndighet til å initiere prosjektet, levere prosjektets produkter og til å avslutte prosjektet Prosjektstyret opererer i henhold til prinsippet om avviksledelse. Det overvåker via rapporter og kontrollerer gjennom et lite antall beslutningspunkter.

37 Oppgaveeksempler: Eierstyring av prosjektet 1-3 Hvilken prosess blir utløst ved Prosjektlederens anmodning om å initiere et prosjekt? a) Oppstart av prosjektet b) Initiere et prosjekt c) Eierstyring av prosjektet d) Lede en faseovergang 1-20 Hvilken prosess brukes til å kommunisere med virksomhets- eller programledelsen? a) Styre produktleveranser b) Eierstyring av prosjektet c) Kontrollere en fase d) Lede en faseovergang 1-31 Hvilken prosess gir Prosjektstyret kontroll over prosjektet? a) Eierstyring av prosjektet b) Kontrollere en fase c) Oppstart av prosjektet d) Initiere et prosjekt

38 Hvorfor prosessen Initiere et prosjekt (IP) Trigger: Autorisering av Initiering (OP) Formålet med prosessen Initiere et prosjekt er å etablere et robust grunnlag for prosjektet, slik at organisasjonen kan forstå arbeidet som må gjøres for å levere prosjektets produkter før den forplikter seg til en betydelig investering. Initieringsfasen skal alltid være den første fasen i et PRINCE2 prosjekt etter forprosjekt prosessen Oppstart av prosjektet.

39 Oppgaveeksempler: Initiering av prosjektet 1-10 Hvilke ord mangler i følgende setning. Hensikten med [?] prosessen er å etablere et solid fundament for prosjektet som gir organisasjonen mulighet til å forstå arbeidet som må utføres for å kunne levere prosjektets produkter. a) Initiere et prosjekt b) Oppstart av prosjektet c) Eierstyring av prosjektet d) Lede en faseovergang 1-15 Hvilket produkt danner kontrakten mellom Prosjektleder og Prosjektstyret for prosjektet? a) Prosjektplanen b) Prosjektproduktbeskrivelsen c) Initieringsdokumentasjonen d) Prosjektforslag 1-59 Hva etableres i løpet av prosessen Initiere et prosjekt? a) Prosjekttilnærmingen b) Hvordan den nødvendige kvaliteten vil bli oppnådd c) All informasjon som behøves for å utvikle Prosjektforslaget d) At enhver begrensning som kan påvirke prosjektet har blitt fjernet

40 Hvorfor prosessen Kontrollere en fase (KF)? Trigger: Prosessen Kontrollere en fase brukes normalt først etter at Prosjektstyret har gitt tillatelse til prosjektet, men det kan brukes i initieringsfasen for store eller komplekse prosjekter med en lang initieringsfase. Hensikt: tildele arbeid som skal gjøres, overvåke dette arbeidet, håndtere emner, rapportere fremdrift til Prosjektstyret, og gjøre korrigerende tiltak slik at fasen forblir innenfor toleransene. Prosessen Kontrollere en fase beskriver det arbeidet Prosjektlederen gjør og brukes for alle leveransefasene i prosjektet.

41 Oppgaveeksempler: Kontrollere en fase 1-12 Hvilken rolle er ansvarlig for godkjenning og overvåking av arbeidet som skal fullføres og for å utføre korrigerende tiltak innenfor en fase? a) Prosjektleder b) Prosjektstøtte c) Prosjektsikring d) Teamleder 1-54 Hva er IKKE formålet med prosessen Kontrollere en fase? a) Gjøre korrigerende handlinger ved avvik fra Faseplan b) Anbefale tids- og kostnadstoleranser for fasen c) Rapportere fremdrift til Prosjektstyret d) Delegere arbeidet som skal gjøres 1-65 Hva er IKKE en hensikt med prosessen Kontrollere en fase? a) Lage en Faseplan for neste fase b) Fokusere på leveranse av fasens produkter c) Eskalere trusler mot toleransene d) Håndtere emner og usikkerheter

42 Hvorfor prosessen Styre produktleveranse (SP)? Trigger: en arbeidspakke som følger fra Autorisere arbeidspakke (Kontrollere en fase prosessen). Hensikt: å kontrollere linken mellom Prosjektlederen og Teamlederen, ved å sette formelle krav om aksept, utførelse og leveranse av prosjektarbeid. Teamlederens rolle er å levere ett eller flere av prosjektets produkter. De kan være både interne og eksterne til kundens organisasjon. De rapporterer til prosjektleder.

43 Hvorfor prosessen Lede en faseovergang (LF)? Trigger: Før slutten av hver fase utenom den siste blir neste fase planlagt Hensikt: å la Prosjektstyret få tilstrekkelig informasjon fra Prosjektlederen slik at de kan evaluere suksessen av den aktuelle fasen, godkjenne den neste Faseplanen, evaluere den oppdaterte Prosjektplanen bekrefte kontinuerlig forretningsmessig forankring og akseptanse av usikkerhet Derfor bør prosessen gjennomføres på, eller svært nær, slutten av hver ledelsesfase.

44 Hvorfor prosessen Avslutte prosjektet(ap)? Trigger: At slutten på prosjektets siste fase nærmer seg, eller Det er i ferd med å bli tydelig at prosjektet ikke lenger er levedyktig. Hensikt: å gi et fast punkt der akseptanse av prosjektets produkter bekreftes, og der man anerkjenner at målene som ble satt opp i den opprinnelige Initieringsdokumentasjonen har blitt oppnådd (eller at godkjente endringer til målene har blitt oppnådd), eller at prosjektet ikke har mer å bidra med

45 PRINCE2 Prosesser Oversikt aktiviteter OP Utnevne PE og PL Fange opp erfaring Utforme og utnevne prosjektledelsen Utforme grovt Business Case Velge prosjekttilnærming og utarbeide Prosjektforslag Planlegge initieringsfasen - Better Projects 6 EP 5 IP 8 LF 5 KF 8 Usikkerh. strategi Kvalitets strategi Konfig. strategi Komm. strategi Sette opp prosjektkontroll Opprette Prosjektplan Forfine BC Sette sammen PID Autorisere Initiering Side 45 SP Autorisere prosjektet Godkjenne en Fase- eller Unntaksplan Gi ad hoc styring Avslutte prosjektet Rapportere faseavslutning Planlegge neste fase Oppdatere prosjektplan Oppdatere BC Produsere Unntaksplan PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Samle og undersøke emner og usikkerh Gå gjennom fasestatus Korrektive tiltak Rapportere høydepunkt Eskalere emner og usikkerheter Autorisere arbeidspakker Motta fullførte arbeidspakker Gjennomgå arbeidspakker 3 Akseptere en arbeidspakke Utføre en arbeidspakke Levere en arbeidspakke AP 5 Forb. planlagt avslutning Forb. før-plan avslutning Overlevere produkter Evaluere prosjektet Anbefale prosjektavslutning

46 PRINCE2 - tema BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE Side 46

47 7 Tema Business Case Organisasjon Kvalitet Plan Usikkerhet Endring Fremdrift Hvorfor Hvem Hva Hvordan/når Hva kan skje Hva er annerledes enn forventet? Hva er status?

48 7 PRINCE2 Tema Tema Business Case Beskrivelse Hvorfor bør prosjektet gjennomføres? Hvilken nytte vil kunde og leverandør oppnå fra prosjektet? Organisasjon Hvem vil styre, lede og få jobben gjort? Kvalitet Planer Usikkerhet Endring Fremdrift Hvilke kvalitetskriterier må produktene tilfredsstille for å være egnet for sitt formål? Hvordan vil arbeidet bli gjennomført, hvor mye vil det koste og når vil prosjektet være ferdig? Hva vil skje hvis leveranser ankommer for sent eller hvis ventilen ikke virker? Hvilke konsekvenser innebærer en endringer av produkter? Hvordan ligger vi an nå? Hvordan er sammenhengen mellom faktisk utført arbeid og planlagt framdrift? PRINCE2 - Better is a registered Projects trade mark of AXELOS Limited. Copyright Metier AS and AXELOS Limited All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited.

49 Tema: Business Case Hensikten med Business Case temaet er å etablere mekanismer for å vurdere om prosjektet er (og forblir) ønskelig, levedyktig og oppnåelig som et middel til å støtte beslutninger angående (fortsatt) investering i prosjektet. Skal holdes kontinuerlig oppdatert gjennom hele prosjektet Gevinstevalueringsplan Gevinstevalueringsplanen brukes for å definere hvordan og når en måling av oppnåelse av prosjektets gevinster som seniorbruker forventer, skal gjøres. Planen må dekke aktivitetene for å finne ut om de forventede fordelene av produktene er realisert og hvordan produktene har tedd seg i vanlig drift. Etter prosjektet, vedlikeholdes og gjennomføres gevinstevalueringsplanen av virksomhets- eller programledelsen Business case En business case brukes for å dokumentere grunnlaget for å sette i gang prosjektet, basert på kostnader opp mot gevinster som skal oppnås.

50 Tema: Business case

51 Tema: Organisasjon Hensikt med Organisasjonstema er å definere og etablere prosjektets struktur av ansvar og forpliktelser (hvem?). En prosjekt organisasjonsstruktur bør ha representasjon fra forretnings-, bruker- og leverandørinteressenter Forretning Andre interne og eksterne interessenter Interessent: enhver person, gruppe eller organisasjon som kan påvirke, bli påvirket eller oppfatte å bli påvirket av et initiativ Bruker Prosjekt Leverandør

52 Tema: Organisasjon Virksomhets- eller programledelse Prosjektstyret Forretnings-, Bruker og Leverandør Prosjektsikring Seniorbruker(e) Prosjekteier Seniorleverandør(er) Endringsansvarlig Prosjektleder Prosjektstøtte Teamleder(e) Medlemmer i teamet Innenfor prosjektledelsen Fra kunden Fra leverandøren Autoritetslinjer Ansvar for prosjektsikring Linjer for støtte/råd

53 Tema: Kvalitet Formålet med Kvalitetstemaet er å definere og implementere midler som prosjektet vil bruke for å opprette produkter og verifisere at produkter er egnet. Kvalitetsgjennomgangsteknikk Leder Innstiller Kontrollør Administrator Ansvarlig for den helhetlige utførelse av gjennomgangen. Rollen innebærer tilretteleggelse mer enn ledelse. Introduserer produktet for gjennomgang og representerer produsenten av produktet. Ansvarlig for å evt. endringer etter gjennomgangen,. Evaluerer produktet, stiller spørsmål og bekrefter korrigeringer og/eller forbedringer Gir administrativ støtte for lederrollen og registrerer oppfølgingshandlinger Å vurdere om et produkt som leveres holder mål mot satte kriterier. Å involvere nøkkelinteressenter i kontroll av produktets kvalitet og fremme bredere aksept av produktet Bekrefte at produktet er komplett og klart for godkjenning.

54 Virksomhets- eller programledelse Kvalitetsledels e Prosjektstyret Kvalitet s system PROSJEKT Prosjektleder Prosjektsikring Kvalitetssikring Kvalitetsstrategi Kvalitetsforventinger Prosjektprodukt Prosjektproduktbeskrivelse.... Akseptansekriterier Produktbasert Planleggingsteknikk Produkt 1.1 Produkt 1 Produkt 2 Produkt 1.2 Produkt 1.3 Produktbeskrivelse -toleranser Kvalitetskriterier og.... Kvalitetsmetode Kvalitetsferdigheter Kvalitetsplanlegging Kvalitetsansvar Kvalitetsrevisjonsteknikk Kvalitetskontroll Kvalitetsregister Kvalitets- og godkjenningsprotokoller Akseptanseprotokoll

55 Tema: Planer Et vellykket prosjekt er leveranseorientert ikke aktivitetsorientert Skrive Prosjektproduktbeskrivelse Prosjektprodu kt-beskrivelse Opprette produktnedbrytingsstrukturen Produktbeskrivels e Produktbeskrivels e Produktbeskrivels e Skrive Produktbeskrivelser Produktbeskrivels e Produktbeskrivels e Opprette produktflytdiagrammet

56 Tema: Usikkerhet Hensikten med Usikkerhetstemaet er å identifisere, vurdere og styre usikkerhet og, som et resultat av det, forbedre prosjektets sjanser til suksess Risiko brukes for å beskrive en usikker hendelse som kan ha en negativ konsekvens for målene Mulighet brukes for å beskrive en usikker hendelse som kan ha en positiv konsekvens for målene. Usikkerhetseier: En person som er ansvarlig for styring og overvåkning av en definert usikkerhet, samt iverksetting av planlagte tiltak. Den som er best skikket til å håndtere usikkerheten Aksjonseier: En person som har fått oppdraget med å utføre et usikkerhetstiltak eller tiltak for å besvare en spesifikk usikkerhet eller usikkerhetsområde. De støtter og blir styrt av Usikkerhetseier 56

57 Tema: Usikkerhet 1. Identifisere Sammenheng Usikkerhet 2. Vurdere Estimere Evaluere 3. Planlegge Aksjoner 4. Iverksette Implementere korrigerende tiltak 5. Kommunisere Oppfølgning og tilsyn

58 Tema: Endring Hensikten med Endringstemaet er å identifisere, vurdere og kontrollere alle potensielle og godkjente endringer E M N E R Typer Definisjon Eksempel Endrings-anmodning Avvik fra spesifikasjon Problem/ bekymring Et forslag om endring av en baseline Noe som skulle vært levert av prosjektet, men som i øyeblikket ikke er med eller som avviker fra spesifikasjonen Andre forhold som prosjektlederen må håndtere eller eskalere Seniorbrukeren ønsker å øke kapasiteten på et produkt fra 100 til 150 Brukere Henvendelse fra en leverandør om at de ikke lenger kan levere et av produktene som kunden har spesifisert. Henvendelse fra en Teamleder om at en medarbeider har blitt syk Varsel om at en av leverandørene har gått konkurs

59 Tema: Fremdrift Hensikten med Fremdriftstemaet er å etablere mekanismer for å overvåke og sammenligne det faktisk oppnådde mot det som ble planlagt; gi en prognose for prosjektets målsettinger og prosjektets fortsatte levedyktighet; og å holde kontroll over alle uakseptable avvik. Hendelsesdrevet kontroll finner sted når en spesifikk hendelse skjer. Dette er, for eksempel ved slutten av en fase, ved ferdigstillelse av Initieringsdokumentasjonen eller ved etablering av en Unntaksrapport. Tidsdrevet kontroll finner sted ved forhåndsdefinerte intervaller. Høydepunktsrapporter fra prosjektleder til prosjektstyret Kontrollpunktsrapporter fra teamleder til prosjektleder.

60 PRINCE2 Prinsipp: Avviksledelse Virksomhetsledelse PROSJEKTTOLERANSER ESKALERING PROGN. AVVIK Prosjektstyret FASETOLERANSER ESKALERING PROGN. AVVIK 17 uker 15 uker 10 uker FASETOLERANSER Prosjektleder ARBEIDSPAKKETOLERANSER ESKALERING PROGN. AVVIK Teamleder 60

61 PRINCE2 Foundation

62 Foundation eksamen Multiple choice format 60 minutters varighet 75 spørsmål pr. eksamen 5 spørsmål for undersøkelsesformål ikke inkludert i resultatmåling 35 av 70 mulige må være riktig for å bestå 50% Bestått nivå Foundation er en forutsetning for å kunne nå nivå Practitioner