Business Case. Innledning. Læringsmål. Teori

Transkript

1 4. Business Case Innledning Temaene er kunnskapsområdene som er involvert i prosessene som utvikler og vedlikeholder prosjektledelsesproduktene. Tabell 1 viser de syv PRINCE2-temaene: "A wise man will make more opportunities than he finds" Francis Bacon Tema Business Case Organisasjon Kvalitet Planer Usikkerhet Endring Fremdrift Spørsmål Hvorfor bør prosjektet utføres? Hvilke gevinster vil kunden og leverandørene få fra prosjektet? Hvem styrer, leder og sørger for at jobben blir gjort? Hvilke kvalitetskriterier må produktene innfri for å være tilpasset formålet? Hvordan skal arbeidet utføres, hvor mye vil det koste, og når skal prosjektet være ferdig? Hva vil skje dersom leveransene blir forsinket, eller dersom ventilen ikke fungerer? Hvilke konsekvenser vil oppstå ved å endre produktene? Hvor er vi nå? Hvordan er det faktiske arbeidet sammenlignet med planlagt fremdrift? Tabell 1 De syv PRINCE2 temaene PRINCE2 dekker krav til ledelsesprodukter innen hvert tema, men ikke tilhørende verktøy og teknikker. PRINCE2 vil for eksempel beskrive lønnsomhetsanalyser som en nødvendig del av et "Business Case", men vil ikke beskrive hvordan disse lønnsomhetsanalysene skal utføres. Denne leksjonen beskriver temaet Business Case. Læringsmål Etter å ha gjennomført denne leksjonen skal du kunne: Forstå hvordan prosessene og temaene fungerer sammen Hovedinnholdet i temaet Business Case Teori Temaer i PRINCE2 Figuren under viser de sju temaene i PRINCE2 som en sirkel rundt de syv prosessene. Sirkelen illustrerer at det ikke er noe individuelt forhold mellom temaer og prosesser. Hvert tema brukes i de ulike prosessene. Page: 1 / 9

2 Figur 1: PRINCE2 temaer Crown Copyright Trykket med tillatelse fra OGC. Neste figur viser bruk av temaer og prosesser i et typisk PRINCE2 prosjekt. Her spiller også temaer en viktig rolle i flere prosesser i prosjektets levetid. Figur 2. PRINCE2 prosesser og temaer Business Case Det er et PRINCE2 prinsipp at et prosjekt må ha kontinuerlig forretningsmessig forankring. Formålet med temaet Business Case er å sikre at dette blir opprettet, vedlikeholdt og godkjent gjennom prosjektets levetid. Et Business Case kan derfor muliggjøre beslutningstaking ved viktige beslutningspunkter: Er Business Case fremdeles levedyktig og oppnåelig, eller bør prosjektet stoppes? I tillegg definerer temaet Business Case ansvarsområder for Business Case i løpet av prosjektfasene, og ansvar for realisering og gjennomgang av planlagte gevinster etter prosjektets slutt. Business Case er selve grunnlaget for å starte prosjektet. Det beskriver potensielle gevinster i løpet av og etter at prosjektet er ferdig. Business Case gir svar på spørsmålet: Er det fremdeles verdt å investere i dette prosjektet? Business Case inneholder følgende avsnitt: Prosjekteiers oppsummering understreker hovedpunkter i Business Case inkludert viktige gevinster og kapitalavkastning. Hensiktene med prosjektet - årsakene bak prosjektet: Hvorfor prosjektets resultater er nødvendig. Disse behovene blir sannsynligvis definert i Page: 2 / 9

3 prosjektets mandat. De ulike forretningsalternativene blir vurdert og valgt på bakgrunn av analyser av hvilke alternativer som gir best nytteverdi. Basisvalgene er alltid "å gjøre ingenting", "gjøre minimalt" og "gjøre noe". Forventede forretningsgevinster. Gevinstene er listet opp, og det er angitt nåværende status på målbare gevinster. Dette er for å måle forbedring etter at prosjektet er ferdig. Målbare gevinster gjør at toleransene kan fastsettes, eksempelvis mellom 20 og 30 % økning i salg. Forventede negative effekter. Vil prosjektresultatet føre til negative effekter for noen av interessentene? Et eksempel kan være en økning i arbeidsmengde på % for opplæringsavdelingen ved implementering av et nytt IT-system. Tidsskala. Når vil prosjektkostnadene påløpe, og når kan organisasjonen forvente å ta ut gevinstene? Kostnader. Hva er prosjektkostnadene samt drifts- og vedlikeholdskostnader for investeringsperioden?' Investeringsvurdering. En vurdering av balansen mellom kostnader og gevinster over en definert tidsperiode. Populære teknikker inkluderer kapitalavkastning (ROI return on investment), netto nåverdi (NPV net present value) og sensitivitetsanalyser. De største usikkerhetene. Business Case inkluderer et sammendrag av de største usikkerhetene knyttet til prosjektet og gevinstene. Prosjektresultater er et middel for å oppnå virksomhetsendring som fører til gevinster samtidig som de strategiske målene til organisasjonen understøttes: Figur 3: Fra prosjekter til strategiske mål Crown Copyright Trykket med tillatelse fra OGC Business Case er det viktigste kontrollverktøyet i et PRINCE2 prosjekt. Det bør vedlikeholdes og kontinuerlig oppdateres med aktuell informasjon om kostnader, usikkerheter og gevinster. Business Case er i utgangspunktet utviklet på grunnlag av mandatet. Et prosjekt bør ikke igangsettes uten et gyldig Business Case med akseptabel risiko. Page: 3 / 9

4 Business Case vedlikeholdes gjennom prosjektet. Før hvert beslutningspunkt oppdateres Business Case med tids- og kostnadsdata fra prosjektet samt oppdatert informasjon om mulige gevinster og usikkerheter. Ved hvert beslutningspunkt verifiserer Prosjektstyret Business Caset. Dersom Business Case viser seg å ikke lenger tilfredsstille ledelsens krav bør prosjektet stoppes. Ved avslutning av prosjektet brukes Business Case til å bekrefte at prosjektet har levert produktene, og at de forventede gevinstene kan realiseres innen en rimelig tidsramme for virksomheten. Bekreftelse av gevinster vil hovedsakelig finne sted etter at prosjektet er avsluttet. Utvikling av Business Case Prosjekteieren er ansvarlig for Business Case. Det er Prosjekteiers ansvar å sikre at prosjektets mål, kostnader, gevinster etc. er i samsvar med virksomhetsstrategien eller programmål, og at Business Case godkjennes. Prosjekteier kan delegere utviklingen av Business Case til en forretningsanalytiker eller til Prosjektleder. I tilfeller der prosjektet er del av et program vil programledelsen opprette Business Case. Utvikling, verifisering, vedlikehold og godkjennelse av Business Case involverer følgende: Mandatet inkluderer en beskrivelse av forventede gevinster. Den grove Business Casen stammer fra mandatet og utvikles videre i prosessen Oppstart av prosjektet for å oppnå Prosjektstyrets godkjennelse til å starte initieringsfasen. Dersom prosjektet er del av et program så er det programledelsens ansvar å få på plass en godkjent Business Case som del av Prosjektforslaget. Business Case blir oppdatert i løpet av initieringsfasen. Business Case utvikles fullt ut i prosessen Initiere et prosjekt. De siste oppdaterte tids-, kostnads-, usikkerhets- og gevinstdata skal inkluderes i Business Case. Business Case er nødvendig for Prosjektstyrets beslutning om å Autorisere et prosjekt. Når den er godkjent, har Business Case blitt baselined ( frosset ). Business Case gjennomgås og vedlikeholdes av Prosjektlederen ved slutten av hver fase og verifiseres og godkjennes av Prosjektstyret før beslutningspunktet ved Autorisere en Fase- eller Unntaksplan. Business Case gjennomgås og vedlikeholdes av Prosjektlederen, og hvert emne vurderes for eventuelle påvirkninger på Business Case under prosessen Kontrollere en fase. Business Case gjennomgås og vedlikeholdes av Prosjektlederen i løpet av siste fase slik at prosjektets planlagte utførelse kan vurderes mot virkelig utførelse og plan for forventede gevinster kan oppdateres. En Gevinstevalueringsplan basert på den detaljerte Business Case skal opprettes av Prosjektlederen i løpet av initieringsfasen og godkjennes av Prosjektstyret. Gevinstevalueringsplanen oppdateres ved slutten av hver fase med de faktiske gevinstene som er oppnådd, og en revidert plan opprettes for alle gjenværende gjennomganger enten de er innenfor eller etter prosjektets levetid. Gevinstevalueringen (når prosjektorganisasjonen er oppløst) vil kreve at virksomhets- eller programledelsen holder Seniorbruker(e) ansvarlig for å beskrive den faktiske gevinstrealiseringen sammenlignet med de gevinstene Page: 4 / 9

5 som ble planlagt da prosjektet ble godkjent. Følgende bilde illustrerer utvikling og vedlikehold av Business Case i et prosjekt: Figur 4: Business Case gjennom prosjektfasene Crown Copyright Trykket med tillatelse fra OGC. Business Case utvikles, verifiseres og vedlikeholdes etter hvert som mer informasjon genereres i løpet av prosjektfasene. Relevante ansvarsområder for Business Case beskrives i tabell 1: Rolle Virksomhets- eller programledelse Ansvar Etablere mandat. Holde Seniorbruker ansvarlig for realisering av gevinster i etterkant av prosjektet. Ta ansvar for Gevinstevalueringsplanen (etter prosjektet). Prosjekteier Ta ansvar for Business Case så lenge prosjektet varer. Ta ansvar for Gevinstevalueringsplanen (så lenge prosjektet varer) med mindre den forvaltes av virksomhets- eller programledelsen. Ha oppsyn med utviklingen av en levedyktig Business Case, sikre at prosjektet er på linje med virksomhetens strategier og skaffe finansiering til prosjektet. Seniorbruker Ta ansvar for å spesifisere gevinstene som fører til en godkjent Business Case. Sikre at prosjektet produserer produkter som leverer de ønskede resultatene. Page: 5 / 9

6 Sikre at de forventede gevinstene (utledet fra prosjektets resultater) blir realisert. Gi beskrivelser av faktiske kontra prognostiserte gevinster i gevinstevalueringer. Seniorleverandør Skaffe Business Case (dersom ekstern). Prosjektleder Administrere Business Case på vegne av Prosjekteier. Administrere Gevinstevalueringsplanen på vegne av Prosjekteier. Utføre konsekvensanalyse på alle nye eller reviderte emner eller usikkerheter som påvirker prosjektets levedyktighet eller oppnåelighet mot den opprinnelige hensikten med prosjektet. Vurdere å oppdatere Business Case ved slutten av hver ledelsesfase. Rapportere om prosjektets utførelse ved prosjektets avslutning. Prosjektsikring ansvar for sikring av forretningens interesser: Bidra til utviklingen av Business Case. Verifisere og overvåke Business Case mot eksterne hendelser og prosjektfremdrift. Sikre at prosjektet stemmer med overordnet programeller virksomhetsstrategi. Overvåke endringer i Prosjektplanen for å identifisere alle konsekvenser for forretningens behov eller for Business Case. Verifisere og overvåke Gevinstevalueringsplanen for samsvar med virksomhetseller programledelse. Prosjektstøtte Business Case må ha en baseline og skal derfor konfigurasjonsstyres. Prosjektstøtte må varsle Prosjektleder om alle foreslåtte eller faktiske Page: 6 / 9

7 Tabell 1 Business Case, ansvar endringer på produkter som påvirker Business Case. Eksempler Business Case-eksempel Sammensetning: Årsak - Denne seksjonen forklarer behovet for prosjektets resultater. Denne informasjonen bør legges ved prosjektmandatet. Noen eksempler inkluderer: Vekst i administrative kostnader Lave salgsmarginer For mange ulykker Misfornøyde ansatte Dårlig lønnsomhet Markedsmuligheter Forretningsvalg Denne seksjonen beskriver de ulike valgene som må vurderes for å kunne levere ønsket resultat: ikke gjøre noe, gjøre minimalt, gjøre noe. Det valgte alternativet er indikert sammen med en oppsummering av årsakene for dette valget. Noen eksempler på valg inkluderer: Markedsføringskampanjer Utvikling av nytt produkt Endre bedriftskultur Ikke gjøre noe Utvikling av nytt produkt ble valgt fordi det har størst potensial for økning i salg og lønnsomhet, og det vil gi selskapet et teknologisk fortrinn. Dette vil igjen motivere de ansatte. Forventede gevinster Denne seksjonen identifiserer gevinstene prosjektets resultater vil generere. Hver gevinst og nåværende status for hver gevinst blir beskrevet i målbare termer slik at forbedringer kan måles etter at prosjektet er avsluttet. Det bør fastsettes toleranser for hver gevinst. For eksempel: Økning i salg fra 250 enheter per år til 500 enheter per år ( ) Redusere administrative kostnader med 20 % fra dagens nivå som er XXX (15 25 %) Redusere alvorlige ulykker fra dagens gjennomsnitt på 5 per år til 0 (0 2) Forventede bieffekter Resultatet oppfattes som negativt av en eller flere interessenter. For eksempel: Økte produktvedlikeholdskostnader i en periode på 1 år (2 produkter i stedet for 1) til det gamle produktet avhendes. Tidsskala Tiden prosjektet vil vare, og perioden for realisering av gevinster. For eksempel: Prosjektets sluttdato: 18 måneder etter oppstart Gevinstrealiseringsperiode: 60 måneder etter prosjektets sluttdato Kostnader En oppsummering av prosjektkostnader samt driftsog vedlikeholdskostnader For eksempel: Page: 7 / 9

8 Prosjektkostnader: 1, Driftskostnader per år: Vedlikeholdskostnader per år: Investeringsvurdering Denne seksjonen balanserer utviklings-, driftsmessige, vedlikeholds- og støttekostnader kontra den økonomiske verdien av gevinstene over en gitt tidsperiode. Perioden for investeringsvurderingen kan være et fast antall år eller produktenes levetid. For eksempel: Beregning av netto nåverdi (NPV) av investeringen ved å gjøre forutsetninger for alle kostnader og inntekter over produktets levetid og diskontere dem tilbake til samme år ved å bruke en fastsatt rentesats. Resultatet representerer verdien av prosjektet i økonomiske termer. Usikkerheter Denne seksjonen innholder et sammendrag av de største usikkerhetene i prosjektet som kan få stor innvirkning på resultatet. For eksempel: Utledning informasjon benyttet i Business Case stammer fra: Mandat/Prosjektforslag (hensikt/årsak) Prosjektplan (kostnader og tidsplaner) Usikkerhetsregister Emneregister Seniorbruker/Prosjekteier Kvalitetskriterier: Hovedkonkurrenten kan slippe et nytt produkt tidlig påfølgende år Prisen per enhet avhenger av markedssituasjonen Potensielle forsinkelser kan oppstå i produktutviklingen Alle gevinster må begrunnes Prosjektplanen og Business Case må stemme overens Alle kostnader og gevinster må inkluderes Begrunnelsene for prosjektet må være i samsvar med virksomhets- eller programstrategien Alle større usikkerheter må vurderes Fallgruver Business Case er kanskje ikke basert på realistiske markedsvurderinger. Prosjektet kan drives av en "vilje" til å produsere de definerte produktene eller et ønske om et nytt IT-system. Virksomhetsledelsen har dårlig tid. Prosjektet burde ha vært ferdig i går, og det ikke er mer tid å "tape". Dermed er det ikke tid til planlegging og etablering av et godt Business Case, og sjansen for suksess synker dramatisk. Dersom prosjektkostnadene og markedsantakelsene er for optimistiske, kan Business Case bli svært urealistisk. Gevinstene defineres ikke i termer som kan måles i gjennomganger under og etter prosjektet. Prosjektstyret har ikke delegert prosjektsikringsansvar for å verifisere at Business Case har blitt utviklet og blir vedlikeholdt i henhold til "beste praksis". Sjekkliste Finnes det en Business Case? Er prosjektets forankring klart definert og tydelig? Har gevinstene blitt definert i målbare termer? Page: 8 / 9

9 Er det klart hvordan gevinstene skal realiseres? Har alle kostnader blitt vurdert, inkludert prosjektkostnader samt drifts- og vedlikeholdskostnader? Referanser Styring av vellykkede prosjekter med PRINCE2. Office of Government Commerce. Storbritannia Gevinstevalueringsplan (Styring av vellykkede prosjekter med PRINCE2: A.1) Leseoppgaver forberedelse til sertifiseringseksamen: Styring av vellykkede prosjekter med PRINCE2, kapittel 4. Page: 9 / 9