Kan være studiesjef, eventuelt må vedkommende samarbeide tett med studiesjefen på dette feltet Sikrer at studiesjef har oversikten, og er involvert i

Transkript

1 Forbedringsprosessen: Studieplanarbeidet Smågruppearbeid på temaet Kommunikasjon og informasjonsflyt Medlemmer i arbeidsgruppen: Cecilie Andreassen (ansvar for innkalling), Ingvild Stock- Jørgensen, Hege Skarsfjord Etter gjennomført verdistrømsanalyse og design av ny prosess dukket det opp noen spørsmål som knytter seg til kommunikasjon og informasjonsflyt. Fokusgruppen anbefaler at smågruppen i første omgang jobber med følgende to problemstillinger. Problemstillinger å arbeide med: Problemstilling 1 - De som utarbeider studieplan og studieprogram kjenner ikke alle krav (for eksempel NOKUT-forskrift, rammeplaner, interne forskrifter/regler) som skal oppfylles. o Utarbeide konkrete forslag til tiltak Forslag til tiltak fra smågruppen Kommunikasjon og informasjonsflyt: Som universitet har vi store faglige fullmakter, og det forutsettes at vi har betydelig kompetanse om gjeldende krav og påkrevet kvalitetssikring av våre studieprogram. Det å ha en meget kompetent administrasjon med god kjennskap til de etter hvert svært komplekse og stadig endrede krav til studieprogram og studieplaner er vesentlig - også som støtte for fagmiljøene og den faglige ledelsen på alle nivå. I sektoren pekes dette ofte på som viktige forutsetninger for effektiv og rasjonell utdanningsledelse. Vi mener det er viktig å bygge og kontinuerlig videreutvikle kompetansen om krav til studieprogram og studieplaner særlig på nivå 1 og på nivå 2. På bakgrunn av de erfaringene vi har gjort til nå i denne forbedringsprosessen er vi av den formening at økt kompetanse på nivå 2 vil bidra til bedre ressursutnyttelse og kvalitetssikring. Ved at nivå 2 bistår i alle ledd av prosessen vil det være mindre risiko for feil, og dermed benytter man færre ressurser til "å rydde opp" når prosessen egentlig skulle vært ferdig. Nivå 2 må også sikre at styringssignaler, prioriteringer og strategiske mål ivaretas. På denne bakgrunn foreslår vi følgende tiltak og organisering: - Bygge kompetanse ved fakultetene (nivå 2) o Fast(e) ressursperson(er) i administrasjonen på fakultetsnivå (administrativt ansatt) som får dette som særlig ansvarsområde i deler av sin stilling. 1

2 Kan være studiesjef, eventuelt må vedkommende samarbeide tett med studiesjefen på dette feltet Sikrer at studiesjef har oversikten, og er involvert i alle disse prosessene (jf. kommunikasjon og informasjonsflyt) Bør ikke være "den sist ansatte studiekonsulenten", men gjerne en "stabil/allerede værende" fakultetsansatt som har erfaring med kvalitetssikringsarbeid Begrunnelser for nivå 2: Det er fakultetsstyret som er godkjenningsmyndighet for fastsetting av studieplaner (For) ressurskrevende å bygge omfattende kompetanse på hvert institutt (nivå 3) Lavt volum/begrenset antall slike saker på instituttnivå (lite antall studieprogram som opprettes på hvert institutt) Ivaretar kompetanseheving på fakultetsnivået (alle problemstillingene/diskusjonene samles, fremfor å være fordelt på ulike studiekonsulenter på instituttene, jf. også kommunikasjon og informasjonsflyt) - Ressursperson(ene) skal ha følgende ansvar/funksjon: o Ha kunnskap om gjeldende krav (fra NOKUT, departement, UiT) til studieprogram og studieplaner o Gjerne ha kjennskap til relevante styringssignaler, prioriteringer og strategiske mål (både for institusjon og fakultet) o Koordineringsfunksjon ut mot institutt/fagmiljø Vedkommende skal ikke være den som utarbeider studieprogrammet eller studieplanen, men skal bistå i arbeidet med å sikre at gjeldende krav oppfylles Kan bistå både administrativt- og vitenskapelig ansatte, herunder også gi studieadministrativ støtte til programstyrer o Ressursperson(ene) skal involveres i arbeidet med studieprogram og studieplaner ved sitt fakultet, herunder: ved nyopprettelse av studieprogram og tilhørende studieplaner oppfølging i de tilfeller hvor universitetsstyret har merknader til studieprogrammet av strategisk/politisk/ressursmessig art som får innvirkning på innholdet i selve studieplanen (skjer i praksis etter at studieplanen formelt er godkjent av fakultetsstyret, se nærmere omtalt nedenfor i tilknytning til Problemstilling 2) ved større endringer av eksisterende studieprogram og studieplaner samt nedlegging av studieprogram, herunder å sikre overgangsordninger som ivaretar studentene i henhold til deres rettigheter ved NOKUT-tilsyn og ev. NOKUT-revisjoner av studieprogram (jf. kompetanseheving) 2

3 ved eksterne evalueringer av studieprogram og oppfølging av disse (jf. kompetanseheving) o Være kontaktpunkt mot UTA, i tett samarbeid med studiesjef - Synliggjøring og involvering: o Studieprogram- og studieplanarbeid stiller betydelige krav til samspill og involvering mellom administrativt- og faglig personale- noe som enklere realiseres internt ved et fakultet enn mellom UTA og fagpersonell o Hvert fakultet må utarbeide rutiner som sørger for at ressurspersonen(e) blir involvert i arbeidet ved fakultetet på et tidlig stadium o Hvert fakultet må utarbeide rutiner som sikrer at eventuelle merknader fra universitetsdirektøren innhentes før studieplanen skal godkjennes av fakultetsstyret o Det må gjøres kjent hvem disse ressurspersonene er: Gjennom ny nettløsning for UiTs kvalitetssystem/del om studieprogrammer/-planer: skal inkludere navneoversikt over fakultetets ressurspersoner Gjennom fakultetenes egne nettsider/informasjonskanaler - Kompetansebygging, kommunikasjon og informasjonsflyt: o Interne kurs: UTA holder felleskurs for ressurspersonene ved behov (skal ivareta både erfarne og ev. nye ressurspersoner, samt ev. øvrige interesserte) Ressurspersonene kan ha innlegg i disse kursene (informasjonsdeling) Ressurspersonene besørger videre informasjonsdeling/kompetansespredning internt på fakultetet o Opprette et eget forum for arbeidet med studieprogram og studieplaner der ressurspersonene fra hvert fakultet deltar sammen med UTA Formål med forum: o Informasjon om endringer (eksempelvis i regelverk) o Erfaringsutveksling/diskutere aktuelle problemstillinger og aktuelle saker o Kompetansebygging o Samarbeid på tvers o Eksterne kurs: NOKUT kan ev. forespørres. Ressurspersonene og UTA er hovedmålgruppe, men kan også være åpent for andre interesserte 3

4 Problemstilling 2 - Det er uklare ansvarsforhold mellom nivåene i prosessen. Som eksempel kan det nevnes at studieplanen, som er en del av studieprogrammet, godkjennes av fakultetet mens studieprogrammet godkjennes av Universitetsstyret til tross for at det er fakultetet som eier programmet. o Utarbeide konkrete forslag til tiltak Forslag til tiltak fra smågruppen Kommunikasjon og informasjonsflyt: Generelt Ansvarsforholdet mellom nivå 1 og nivå 2 når det gjelder studieprogram og studieplanarbeid er spesifisert i UiTs kvalitetssystem (del 5, kapittel 3). Ansvarsforholdet mellom nivå 2 og nivå 3 skal i følge kvalitetssystemet fastsettes av fakultetene selv, og i henhold til kvalitetssystemets rammer. Dette for å "( ) ivareta de lokale forhold slik som organisering av arbeidsoppgaver og utdanningenes og fakultetenes egenart, som et felles kvalitetssystem ikke fanger opp", jf kvalitetssystemets del 1. Under gjennomføring av verdistrømsanalysen i fokusgruppa fremkom at konkretisering av ansvarsforhold mellom nivå 2 og nivå 3 ikke er på plass ved flere av fakultetene. Vi er av den formening at klare ansvarsforhold forutsetter at dette er på plass. Av dette følger vårt forslag til tiltak: De fakultet som ikke har fastsatt og/eller implementert ansvarsforholdene mellom nivå 2 og nivå 3 når det gjelder arbeidet med studieprogram og studieplaner, må få det på plass. Fastsettelse av studieplan Det følger av forskrift for studier ved UiT 4, annet ledd at "[a]vdelingene selv fastsetter fagog studieplan for studier som hører inn under avdelingens forvaltningsområde". Innholdet i selve studieplanene er av rent faglig og administrativ karakter, og uten politiske- eller strategiske forhold som det er nødvendig for universitetsstyret å ta stilling til. Fastsetting av studieplaner er derfor delegert til fakultetsstyrene. Dette også for å sikre god forankring og nærhet til fagmiljøene. Vi ønsker ikke å foreslå endringer i beslutningsmyndighet. Nåværende situasjon er imidlertid slik at nesten samtlige studieplaner som fakultetene oversender universitetsdirektøren i forbindelse med søknader om oppretting av nye studieprogram, får merknader på grunn av mangler. Dette til tross for at studieplanene allerede er godkjent av fakultetsstyrene. På bakgrunn av at nivå 2 er godkjenningsmyndighet for studieplanene, må målsettingen være at studieplanene skal være i henhold til gjeldende krav og uten mangler når de vedtas av fakultetsstyrene. Rutiner som sikrer at eventuelle merknader fra universitetsdirektøren blir gitt før studieplanen skal godkjennes av fakultetsstyret, må på plass (jf. forslag til tiltak under Problemstilling 1). Videre skal forbedrede maler og standardisering av innhold i studieplaner (jf. eget smågruppearbeid), og de tiltak som er foreslått i tilknytning til Problemstilling 1 overfor, bidra til at de studieplanene som fakultetsstyrene bes om å vedta er komplette og korrekte. Arbeidet med maler og standardisering har også som mål å bidra til bedre begrepsforståelse, herunder forskjellen på studieprogram og studieplan. Dette er i dag definert i universitetets studieforskrift og eksamensforskrift, og gjengitt i universitetets kvalitetssystem, men feil bruk av begrepene forekommer likevel jevnlig og bidrar til å skape uklarheter. 4

5 Når søknaden om å opprette et nytt studieprogram skal behandles av universitetsstyret, vil universitetsstyret i noen tilfeller likevel kunne ha merknader omkring studieprogrammet av strategisk/politisk/ressursmessig art som også kan få innvirkning på innholdet i selve studieplanen (selv om studieplanen allerede er godkjent av fakultetsstyret). I slike tilfeller må studieplanen godkjennes på nytt av fakultetsstyret. Fakultetets ressursperson (jf. forslag tilhørende Problemstilling 1 overfor) bør sammen med studiesjefen (der dette ikke er samme person) ha et særlig ansvar for å se til at merknader fra nivå 1 som får betydning for selve studieplanen, blir fulgt opp ved fakultetet. 5