Saksprotokoll. Utvalg: Kommunestyret Metedato: Sak: 67/16. Resultat: Innstilling vedtatt

Transkript

1 Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Metedato: Sak: 67/16 Resultat: Innstilling vedtatt Arkivsak: 16/9 Tittel: SAKSPROTOKOLL: TROMSØREGIONENS LANDBRUKSFORVALTNING- EVALUERING OG VIDEREFØRING Behandling: Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Tromsø kommune tar evalueringsrapporten om Tromsøregionens landbruksforvaltning til orientering.

2 Byråd Politisksak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Dato: 16/9 /22/16-V00 Jan Einar Reiersen Telefon: Saken skal behandles i følgende utvalg: BYRÅDSKO BYRÅDET TROMSØREGIONENS LANDBRUKSFORVALTNING - EVALUERING OG VIDEREFØRING Innstilling til vedtak: 1. Tromso kommune tar evalueringsrapporten om Tromseregionens landbruksforvaltning til etterretning. Kristin Røymo byrådsleder Saksutredning:

3 Tromsøregions landbruksforvaltning - evaluering og videreføring Bakgrunn Høsten 2014 ble det inngått en samarbeidsavtale om et felles landbrukskontor mellom kommunene Balsfjord, Tromsø og Karlsøy, med Balsfjord som vertkommune. Alle medarbeiderne ble ansatt i Balsfjord kommune. Kontoret ble offisielt etablert 1. des Landbrukets hus på Storsteinnes. Samarbeidsavtalen bygger på vertskommuneprinsippet (kommunelovens 28-1b). I et eget delegasjonsbrev er de oppgavene som er delegert spesifisert. I samarbeidsavtalen står det at «samarbeidet skal evalueres etter 1 år» og hva evalueringen skulle omfatte. Denne evalueringen ble gjennomført i høsten 2015 av konsulentfirmaet tjtviklingskompetanse i Bodø ved daglig leder Tor J. Skogstad. Utgiftene til evalueringsarbeidet ble fordelt med kr ,- hver for Balsfjord og Tromsø og kr ,- for Karlsøy. Det ble oppnevnt en styringsgruppe med en fra hver av kommunene. Seniorrådgiver Jan Einar Reiersen fra Tromsø kommune var leder for styringsgruppa. Evalueringsrapport (vedlegg), datert 17. des. ble oversendt de tre kommunene gjennom styringsgruppen. Rapporten skal behandles i de respektive kommunene. Rammer for evalueringen I opplegget for denne underveis-evalueringen ble det påpekt at det skulle legges vekt på om det nye landbrukskontoret hadde ført til at skapes et sterkere fagmiljø og om forvaltningsoppgavene ble bedre ivaretatt overfor de ulike brukergruppene. I evalueringen ble også spørsmål knyttet til samarbeidet mellom kommunene, økonomi og sentrale sider ved driften av kontoret belyst. Med de begrensede ressursene som sto til disposisjon, måtte antallet intervjuer med gårdbrukere og saksbehandlere fra andre avdelinger i kommunene begrenses. Alle de ansatte ved det sammenslåtte landbrukskontoret ble intervjuet. Hovedfunn Resultatet av evalueringen er ganske entydig, selv om det alltid vil være noen forskjeller. Det gjelder bla gårdbrukernes syn på hvordan kontoret fungere. Det er naturlig å trekke fram følgende punkter som det må arbeides med framover for at det felles landbrukskontoret skal fungere etter intensjonene.

4 Fagmiljø og arbeidsoppgaver Evalueringsrapporten påpeker mange forhold ved fagmiljøet og gjennomføring av arbeidsoppgavene som ikke fungerer godt nok. Det er flere utfordringer som det må tas tak i. At det tar tid å sveise sammen et nytt kontor med folk fra ulike miljø, må tas i betraktning. Noen forhold er krever umiddelbar handling. Det gjelder den restansen på jordlovssaker, spesielt knyttet til saker som angår Tromsø kommune. Det samme gjelder bedre utnyttelse av personellressursene og bruk av de økonomiske midlene som står til disposisjon. Mange av spørsmålene knyttet til fagmiljøet og fordeling av arbeidsoppgaver er spørsmål som ledelsen og de ansatte selv må ta tak i. Behovet for å drøfte utfordringene må i stor grad diskuteres i fellesskap. Fellesmøter mellom kommunene I følge samarbeidsavtalen skal det etableres en arena for administrative koordineringsmøter og at slike møter gjennomføres minst to ganger i året. Det første året har det ikke vært holdt slike møter. Det er viktig å få etablert en slik administrativ koordineringsgruppe og at det utarbeides en møteplan. Gruppen kan både fungere som en støtte til landbrukskontoret og ta fatt i utfordringer som må løses på overordnet nivå. I evalueringsrapporten foreslås det at samarbeidsavtalen mellom kommunene gjennomgås og om nødvending justeres på bakgrunn av rapporten. Et slikt spørsmål er knyttet til kontordager for de tidligere landbruksansatte i Tromsø kommune. Kontordager i Tromsøkommune Et sentralt tema i forbindelse med etableringen av det felles landbrukskontoret var spørsmålet om de som arbeidet innenfor landbruksforvaltningen i Tromsø kommune skulle ha kontorplass i Tromsø eller om de måtte sitte på Storsteinnes. Det ble avtalt at de skulle sitte to dager i Balsfjord per uke. Det er mange grunner til at de ansatte ved landbruksforvaltningen bør være tilstede i Rådhuset i Tromsø. For det første kan gårdbrukerne og andre eksterne brukere lettere ha møter med fagpersonellet om de saker som krever direkte kontakt. Dette har også gårdbrukerne i Tromsø understreket gjennom evalueringen. For det andre er kontakten med Byutvikling omfattende, ikke minst

5 når det gelder jordlovssaker, byggesak og arealforvaltning. Evalueringen bekrefter dette. I rapporten fra Utviklingskompetanse foreslås at det vil være mer effektivt og hensiktsmessig å tenke formål og behov for at de som arbeider i Tromsø og på Storsteinnes møtes enn ut fra prinsippet om to kontordager. Det understrekes at det må tenkes i nye og fleksible måter å møtes på, alt fra bruk av videomøter /skype som alle ansatte må delta på til at de kontoransatte i Tromsø må betjene kontoret på Storsteinnes når ikke andre er der. Løsningen ved at de kontoransatte å sitte på Servicetorget er både en fordel og ulempe. Kontakten med brukerne er en fordel og formidles ofte via de ansatte på Servicetorget. Faglig sett er kontakten med Bytuvikling mest omfattende og det foreslås i rapporten at det er størst fordel at de i framtida kan plasseres i tilknytning til dette miljøet. Vedtakskompetanse: Kommunestyret