Forbedringsprosess 5 - studieplanarbeid - overlevering av prosjekt fra fokusgruppen

Transkript

1 Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref.: 2014/4261 Dato: Universitetsdirektøren Forbedringsprosess 5 - studieplanarbeid - overlevering av prosjekt fra fokusgruppen Innledning I 2013 ble det startet fem langsgående forbedringsprosesser (verdistrømsanalyser) ved UiT Norges arktiske universitet. Prosess 5, studieplanarbeid, er gjennomført og overføres nå fra prosjekt til videre beslutning og implementering i den ordinære driftslinja. Vedlagt følger oversikt over mandat, prosjektutvikling, skjematisk opptegning av verdistrømsanalysen (gammel og ny flyt), oversikt over aktuelle problemstillinger og forslag til løsninger. I tillegg redegjøres det her kort for arbeidet som er utført, hvem som har vært involvert og hvordan gruppen har jobbet. Mandat Prosjektbeskrivelsen ble utarbeidet av den sentrale arbeidsgruppen for forbedringsprosessene på bakgrunn av innspill fra organisasjonen og ansatte 1. Mandatet ble ytterligere presisert og avgrenset av prosessveilederne i samarbeid med ledelsen ved Avdeling for utdanning (UTA) og godkjent av fokusgruppen. Hensikten med prosessen er formulert slik: Forbedre arbeidsflyten i studieplanarbeidet, herunder å tydeliggjøre arbeidsdeling og roller i de ulike fasene (både nye studieplaner og revidering av planene) I prosjektbeskrivelsen heter det videre: I arbeidet skal fokus settes på arbeidsdeling og roller i studieplanarbeidet og se på mulige forbedringer som gir mer effektive rutiner og bedre arbeidsflyt. Prosessen avgrenses til å se på det faglige og administrative arbeidet med utarbeidelse av studieplan, fra start til eventuelle merknader fra Universitetsstyret er innarbeidet i den endelige studieplan. Dette betyr at det fagpolitiske arbeidet i forkant og det praktisk/tekniske arbeidet tilknyttet publisering ikke er en del av denne prosessen. Rammefinansierte studier på bachelor og masternivå (inkludert profesjonsstudier) er primærfokuset. 1 Innspill etter oppstartsseminar på Scandic samt i forprosjekt til administrasjonsgjennomgangen Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Studieplan og studieprogram Studieplan er en plan som beskriver læringsmål, faglige komponenter, oppbygging og gjennomføring av studiet. Et studieprogram er et flerårig helhetlig studium som leder fram til en grad eller yrkesutdanning I følge mandatet skal fokusgruppen se på prosessen rundt studieplaner. I de første møtene med fokusgruppen ble det raskt bestemt at gruppen ikke utelukkende ønsket å se på studieplanen, men også saksgangen rundt oppretting av studieprogram. Siden studieplaner bare er en del av et studieprogram, ble det vurdert som vel så viktig å ta for seg hele prosessen rundt oppretting av studieprogram. Fokusgruppen og prosessveiledere Fokusgruppen har bestått av ni personer som jobber med studieplanarbeid på ulike nivåer i organisasjonen. Enhetene foreslo personer som kunne delta i prosessen, men det viste seg vanskelig å finne tilstrekkelig antall foreslåtte personer som kunne delta på de fastsatte datoene. I samråd med aktuelle enheter ble det innhentet noen andre personer enn de som opprinnelig var foreslått. Selv om det var ønskelig, har ikke gruppen hatt med en instituttleder/programstyreleder/vitenskapelig tilsatt med erfaring fra arbeid med utarbeidelse av studieplaner. Dette betyr at det faglige arbeidet med utarbeidelse av studieprogram og studieplaner kan ha blitt noe mindre vektlagt enn det som opprinnelig var planlagt og formulert i mandat og prosjektbeskrivelse. Gruppen har bestått av følgende medlemmer: seksjonssjef Julia Holte Sempler, UTA seniorrådgiver Hege Skarsfjord, UTA seniorkonsulent Hilde-Gunn Londal, FiFa rådgiver Cecilie Andreassen, NT-fak. seksjonssjef Olav Skare, HSL-fak. seksjonssjef Morten Sætran, BFE-fak. rådgiver Tore Jørgensen, HHT/BFE-fak. rådgiver Karin Eilertsen, IMB/Helsefak. rådgiver Ingvild Stock-Jørgensen, Jur.fak. Rådgiver Frank Lindrupsen (BFE-fak.) og seksjonsleder Helen Sagerup (HSL-fak.) har vært prosessveiledere. Fokusgruppa møttes første gang til oppstartsmøte 19. september Verdistrømsanalyse (VSA) med kartlegging av eksisterende prosess og forslag til ny prosess ble foretatt over fire dager 23. og 24. september samt 2. og 3. oktober Problemstillinger som ble avdekket gjennom arbeidet med VSA en, ble samlet i ulike grupperinger. Fokusgruppen valgte deretter ut de problemstillingene som ble vurdert som viktigst å jobbe videre med for å kunne bevege arbeidet i retning av den foreslåtte nye prosessen. Det ble satt ned tre ulike smågrupper for å jobbe videre med de aktuelle problemstillingene. De tre smågruppen var 1) Maler og standarder, 2) Kommunikasjons- og informasjonsflyt og 3) Store spørsmål. Medlemmene i fokusgruppen valgte selv hvilke av de prioriterte problemstillinger de ønsket å jobbe med, og har også drevet arbeidet i smågruppene selv (antall møter, møtefrekvens, arbeidsform etc.). Fokusgruppen har hatt fem fellesmøter i denne perioden for å gjennomgå fremdrift og sikre koordinering av arbeidet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Målbilde Et nøkkelelement i forbedringsprosessene er at alle prosesser skal følges opp mot fastsatte mål. Med slike målbilder vil vi være i stand til å samle inn faktabasert informasjon som hjelpemiddel i den videre utviklingen. Målene må naturlig kunne knyttes til de aktuelle prosesser og ønsker om oppnådd effekt. I prosjektbeskrivelsen fremgår det at hensikten med prosessen er å forbedre arbeidsflyten i studieplanarbeidet, samt tydeliggjøre arbeidsdeling og roller i de ulike fasene av arbeidet. Poenget med å utvikle et målbilde er å lage et verktøy som kan hjelpe oss å vurdere om vi når målet. Før fokusgruppen gikk i gang med arbeidet, ble det arbeidet for å samle inn aktuelle data. Det viste seg vanskelig å finne god målbar informasjon av følgende: totalt antall studieplaner ved UiT. antall studieplaner som revideres hvert år ved UiT. antall studieplaner som opprettes og legges ned hvert år ved UiT. Å få på plass denne informasjonen ville kreve for mye administrative ressurser til at det var hensiktsmessig for det videre forbedringsarbeidet. Det vi derimot har gode data på, er antall studieprogram som lyses ut hvert semester ved UiT. Grunnen til at vi ikke kan «regne oss fram til» hvor mange studieplaner vi dermed har, er at ett studieprogram kan ha en eller flere studieplaner knyttet til seg. Det er enklere å finne data knyttet til studieprogram. Universitetsstyret fatter endelig beslutning om oppretting, nedlegging og revisjon av studieprogram og studieretninger. En kvantitativ indikasjon på kvaliteten på utformingen av studieprogram og studieplaner kan fås ved å se på antall merknader som gis av universitetsdirektørens administrasjon (nivå 1) som del av saksforberedelsen når en sak skal fremlegges universitetsstyret 2. Ved UiT, campus Tromsø, er følgende slike saker behandlet de tre siste år: Oppretting Nedlegging Revisjon Studieprogram Studieretning Totalt, 3 år I alle saker tilknyttet oppretting av studieprogram har nivå 1 merknader til studieprogram og/eller studieplaner som fakultetene (nivå 2) ønsker fremlagt for universitetsstyret. Kravene til både studieprogram og studieplaner fremgår i universitetets felles kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten. Merknadene omfatter i stor grad forhold som fakultetene formelt har ansvar for, og som kunne vært avklart og rettet opp i før fakultetet godkjenner studieplanen og oversender saken til universitetsdirektøren. Konsekvensen av at studieplaner og program har et innhold som ikke tilfredsstiller kravene er omarbeid og dobbeltarbeid. Dersom merknader kan unngås, vil det innebære en vesentlig forbedring og effektivisering av prosessen med opprettelse av studieprogram/studieplaner sammenlignet med dagens situasjon. 2 Det understrekes at merknadene ikke omhandler faglig innhold i studieprogram/studieplaner. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Etter implementering av den nye rutinen er det et klart mål om at nivå 1 ikke skal ha noen merknader av teknisk/administrativ art til studieprogram og/eller studieplaner som fakultetene (nivå 2) ønsker fremlagt for universitetsstyret. Første gang vi kan se resultater av ny og forbedret prosess er høsten I løpet av ett til to år skal alle studieplaner gå gjennom prosessen uten merknader. Resultatet av verdistrømsanalysene og arbeidet i smågruppene 1) Prosedyrebeskrivelse: Det er utarbeidet forslag til en ny prosedyre for arbeidet med studieprogram og studieplaner. Prosedyren er utformet som en sjekkliste med korte kommentarer og spesifisering av ansvarsforhold. Hensikten er blant annet å unngå utelatelse av nødvendige forhold som må avklares ved nivå 2 og 3 før fakultetsstyret skal fatte vedtak og før saken deretter eventuelt oversendes til universitetsdirektøren for videre fremlegging for universitetsstyret. Sjekklisten har også med stikkord om ansvarsoppgaver og nødvendig oppfølging ved de ulike enhetene etter at universitetsstyret har fattet vedtak. I den innledende VSA ble det avdekket at det var uklare ansvarsforhold mellom nivåene, og da særlig mellom nivå 2 og nivå 3. I kvalitetssystemet er ansvarsforholdene mellom nivå 1 og 2 beskrevet, og videre sagt at fakultetene selv skal fastsette ansvarsfordelingen mellom nivå 2 og 3. Sistnevnte synes i for liten grad å være på plass ved fakultetene. Målsettingen med den foreslåtte prosedyrebeskrivelsen er derfor også å klargjøre oppgaver og ansvarsfordeling mellom alle nivåene, og således bidra til forbedring gjennom en klarlagt arbeidsflyt samt tydeligere arbeids- og rolledeling i de ulike fasene av arbeidet. 2) Mal for studieplaner: Det er også utarbeidet en ny mal for studieplaner basert på kravene og informasjonen som allerede er gitt i universitetets kvalitetssystem. Malen inneholder en egen forside (ihht universitetets nye grafiske profil) med relevant informasjon, og er ellers utformet som en tabell der all påkrevet informasjon om studiet skal fylles inn. Stikkord angir hvilket innhold som er relevant å ta med. Fokusgruppen ber om at Avdeling for utdanning foretar en kvalitetssikring før implementering. Avdeling for utdanning bes også om å vurdere hvorvidt brukervennligheten forbedres ytterligere ved at malen gjøres elektronisk/klikkbar og blir lagt ut på en sentral nettside. Målsettingen med denne nye malen er at studieplanene skal ha færre feil og mangler. En (elektronisk) mal, som er tilgjengelig fra en sentral nettside, vil slik gruppen vurderer det være mer brukervennlig og enklere å oppdatere enn dagens skjematiske oversikt i kvalitetssystemet. 3) Kompetansebygging: Det foreslås at hvert fakultet må ha minst en ressursperson tilknyttet arbeidet med studieprogram og studieplaner. Denne skal være pådriver i å bygge og kontinuerlig videreutvikle kompetanse ved fakultetet/instituttene samt være den som har inngående kjennskap til NOKUT-forskrift, forskrifter fra departementet, rammeplaner, interne forskrifter/regler, kvalitetssikting av studieprogram, samt strategiske mål og styringssignaler. Ressurspersonen skal bidra inn i ulike konkrete prosesser ved fakultetet, herunder også som støtte til fagmiljø og faglige ledelse. Det understrekes at det her er UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 snakk om arbeidsoppgaver/funksjoner som må utføres av en erfaren saksbehandler/rådgiver/ studiesjef som del av dennes stilling 3. Det foreslås kursing av ressurspersonene, samt å opprette et forum ved UiT der ressurspersonene fra hvert fakultet deltar sammen med Avdeling for utdanning for kontinuerlig kompetansebygging og utvikling ved UiT. 4) Krav til oppfølging av studieprogram: Det foreslås at det innføres en rutine for særlig oppfølging av nyopprettede studieprogram og etter større revisjoner av eksisterende studieprogram (etter henholdsvis tre år for bachelorprogram og to år for masterprogram). Det anbefales at «kriterier for gjennomgang av de enkelte studieprogrammene» som ble utarbeidet av en arbeidsgruppe på oppdrag fra universitetsstyret i 2010/2011 legges til grunn. Kriterier og vurderingsfaktorer er her beskrevet i detalj, og omfatter relevans, rekrutteringsgrunnlag, gjennomstrømming, fagmiljø og en rekke andre forhold som er viktige å følge opp. Kontinuerlig forbedring Ved implementering må det utvikles rutiner for kontinuerlig forbedring, slik at arbeidet med studieprogrammer og studieplaner hele tiden bringes fremover. Dette kan koples sammen med eksisterende studiesjefmøter og/eller det nye forumet for ressurspersonene som foreslås opprettet. Fokusgruppen ønsker at Avdeling for utdanning følger prosessen med implementering av den nye rutinen nøye. I den første fasen er kursing av ressurspersoner og tett dialog mellom Avdeling for utdanning og fakultetene svært viktig. I neste fase er oppfølgingsarbeidet mer knyttet til målet om at alle studieplaner skal følge de krav som gjelder (ingen merknader i forbindelse med styrebehandling). Dette kan i hovedsak gjøres på to måter. Det ene er å måle resultater etter en viss tid. Det andre alternativet kan være å ha fokus på studieplanprosessen mer jevnlig og da kanskje gjennom en forbedringstavle i regi av forumet. Hvordan måle forbedring/mulige målepunkter - er ressursperson ved alle fakultet på plass og navngitt innen januar er forum opprettet innen januar er kursing av ressurspersoner gjennomført innen mars stopper dekan noen initiativ til utarbeidelse av studieprogram - involveres Avdeling for utdanning tidlig i prosessen og på hvilken måte - antall merknader fra nivå 1 høsten blir eventuelle merknader fra nivå 1 fulgt opp av nivå 2 Overlevering av Forbedringsprosess 5 - studieplanarbeid Fokusgruppen overleverer herved forslag til ny rutine for opprettelse av studieprogram/studieplaner til Universitetsdirektøren. Fokusgruppen foreslår at Avdeling for utdanning vurderer det arbeid som er gjort, basert på kartlegging og forslag til ny flyt og gis ansvaret for å bringe arbeidet videre fremover. 3 Det foreslås altså ikke å opprette nye stillinger. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 Det overleveres også problemstillinger/problemområder som ikke er utredet (se tiltaksplakater). Disse kan enten inngå i nye tilgrensende prosesser, eller ivaretas gjennom utviklingsarbeid/forbedringsarbeid i linja. Prosessveilederne kan bistå med støtte i det videre arbeidet ved behov. Vennlig hilsen Helen Sagerup prosessveileder helen.sagerup@uit.no Frank Lindrupsen prosessveileder frank.lindrupsen@uit.no Vedlegg: Foreslått ny flyt (VSA) Prosedyre for oppretting av nye studieprogram Mal studieplan Rapport fra smågruppearbeidet studieplan kommunikasjon og informasjonsflyt Rapport fra smågruppearbeidet studieplan store spørsmål Mandat smågruppearbeid malverk og standardisering Mandat smågruppearbeid kommunikasjon og informasjonsflyt Mandat smågruppearbeid store spørsmål Tiltaksplakat malverk og standardisering Tiltaksplakat kommunikasjon og informasjonsflyt Tiltaksplakat store spørsmål Verdistrømsanalyse (VSA) gammel prosess studieplan UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6