Beslutningsnotat vedrørende fellestjenester

Transkript

1 Universitetsledelsen Arkivref.: 2016/1514/JSE001 Dato: Avdeling for bygg og eiendom Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Avdeling for IT Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling for personal og organisasjon Avdeling for utdanning Avdeling for økonomi Avdeling vernepleie Det helsevitenskapelige fakultet Det juridiske fakultet Det kunstfaglige fakultet Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledelse og administrasjon Campus Harstad Tromsø Museum Universitetsmuseet Universitetsbiblioteket Tjenestemannsorganisasjonene Studentparlamentet Beslutningsnotat vedrørende fellestjenester Dette notatet redegjør for universitetsdirektørens beslutninger og vurderinger knyttet til opprettelsen av nye fellestjenester ved UiT. Det redegjøres også kort for den videre prosessen i arbeidet med fellestjenester og forholdet til utredningene om ny organisatorisk struktur i administrasjonen, som foretas av en egen arbeidsgruppe. Etablering av funksjonsområder og oppgavefordeling i administrasjonen er beslutninger som ligger innenfor universitetsdirektørens fullmakter. Dette vil blant annet omfatte innhold og funksjonsområde for fellestjenester. Organiseringen av administrasjonen i avdelinger, seksjoner og andre organisatoriske enheter er derimot spørsmål som skal avgjøres av universitetsstyret, Universitetsdirektøren vil i det følgende redegjøre for beslutninger og vurderinger knyttet til den enkelte fellestjeneste. Det vil klargjøres hva som besluttes på det nåværende tidspunkt, hva som skal utredes videre, og hvilke prosesser som avhenger av vedtak i universitetsstyret. Fellestjenester I henhold til fastsatt handlingsplan for adm2020 skal det i 2017 bl.a. etableres gjennomgående fellestjenester samt avklares hvilke tjenester som skal gis som fellestjenester fra nivå 2 i Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 organisasjonen. Dette er viktige steg i retning av å realisere de kvalitative målsettingene som er satt for adm2020, og skal også bidra til å gjøre UiT i stand til å håndtere de budsjettreduksjoner som er kommet som følge av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen. Universitetsdirektøren har tidligere besluttet at 13 nye fellestjenester skal etableres ved UiT, og avdelingsdirektørene har fått i oppdrag å klargjøre hvordan disse skal operasjonaliseres og utformes. Rapporter for de ulike fellestjenestene ble oversendt universitetsdirektøren 1. november med beskrivelse av følgende områder 1 : Avgrensing av hva fellestjenesten skal omfatte og hvordan arbeidsdelingen skal legges opp mellom de involverte nivåene. Spesifisering av hvilke oppgaver (om noen) innenfor feltet som evt. skal ivaretas av andre nivå enn de som er ansvarlig for fellestjenesten Kort beskrivelse av hvilke endringer etablering av tjenesten vil kreve sammenlignet med dagens situasjon Klargjøring av hvilke behov tjenesten evt. har med hensyn til digitalisering av arbeidsprosesser og verktøy Ressursestimat og anslag over forventede gevinster Hvordan de ansatte som skal gi tjenesten bør være lokalisert og organisert I etterkant av at rapportene ble oversendt universitetsdirektøren har fellestjenestene vært drøftet på ulike samhandlingsarenaer i organisasjonen: Utvidet ledermøte, fakultetsdirektørmøtet og IDFmøter. Disse drøftingene har i hovedsak knyttet seg til behov for videre avgrensning samt vurderinger av de områdene der det forelå flere alternativer for oppsett av tjenesten. Universitetsdirektøren har på bakgrunn av disse drøftingene gjort følgende vurderinger og beslutninger knyttet til utforming av de nye fellestjenestene. Fellestjeneste Universitetsdirektørens vurdering og beslutning Opptak - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i forslaget. - Det gjenstår noen spørsmål knyttet til omfang og avgrensing. Universitetsdirektøren ber spesielt om at det vurderes hvorvidt flere oppgaver skal inngå i tjenesten enn det som er foreslått i det innsendte notatet. vil avhenge av den nærmere avgrensingen men også av oppsettet av andre fellestjenester, organisering og hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig. Eksamen og vitnemål - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i forslaget. - Det gjenstår flere spørsmål ang. omfang og avgrensing. vil avhenge av den nærmere avgrensingen men også av oppsettet av andre fellestjenester, organisering og hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig. 1 Alle dokumenter i saken er å finne i ephorte 2017/1514, samt på nettside UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Grafisk sørvissenter - Universitetsdirektøren støtter forslaget. - Det gjenstår ingen vesentlige avklaringer angående omfang og avgrensing vil i liten grad avhenge av innretningen av andre fellestjenester eller organisatoriske spørsmål og vil først og fremst bero på Kanalforvaltning - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i forslaget - Det gjenstår fortsatt avklaringer ang. omfang og avgrensing. - Tjenesten er forsøkt dimensjonert. Den endelige dimensjoneringen vil til dels være avhengig av den endelige avgrensingen, innretningen på andre fellestjenester og organisatoriske spørsmål, men vil først og fremst bero på Universitetsdirektørens foreløpige vurdering er at det foreliggende forslaget er for ekspansivt. Felles redaksjon for nyhets- og forskningskommunikasjon - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i forslaget - Det gjenstår enkelte avklaringer ang. omfang og avgrensing. - Tjenesten er forsøkt dimensjonert. Den endelige dimensjoneringen vil til dels være avhengig av endelig avgrensing, innretningen på andre fellestjenester og organisatoriske spørsmål, men vil først og fremst bero på Universitetsdirektørens foreløpige vurdering er at det foreliggende forslaget er for ekspansivt. Attestantfunksjon for variabel lønn og reise - Universitetsdirektøren støtter forslaget. - Det gjenstår ingen vesentlige avklaringer angående omfang og avgrensing vil til dels kunne avhenge av innretningen av andre fellestjenester og organisatoriske spørsmål, men vil først og fremst bero på UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Forvaltning av ansatte Attestantfunksjon fastlønn - Universitetsdirektøren mener at oppgavene som har vært omfattet av utredningen er for uensartede til at man kan gjøre et enkelt valg mellom modellene som skisseres i forslaget. - Det gjenstår et relativt omfattende arbeid ang. omfang og avgrensing der det må vurderes mer inngående hvilke oppgaver som egner seg for å inngå i en gjennomgående fellestjeneste og hvilke som bør løses på nivå 2. vil avhenge av endelig avgrensing, oppsett av andre fellestjenester, organisatoriske valg og hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig. Økonomistyring og regnskap - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i forslaget. - Det gjenstår fortsatt noen avklaringer med henhold til omfang og avgrensing. Ivaretagelsen av de minste enhetene er en utfordring i den anbefalte modellen som må vies spesiell oppmerksomhet i det videre arbeidet. vil avhenge av endelig avgrensing, organisatoriske valg og Innkjøp og anskaffelser - Universitetsdirektøren støtter forslaget. - Det gjenstår fortsatt noen avklaringer ang. omfang og avgrensing vil avhenge av endelig avgrensing, organisatoriske valg og Ekstern finansiering (søknadsstøtte og drift) - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i den såkalte desentraliserte og koordinerte modellen, bl.a. fordi den er godt tilpasset forslaget til innretning av tjenesten for økonomistyring og regnskap. - Det gjenstår få avklaringer ang. omfang og avgrensning av tjenesten. Ivaretagelsen av de minste fakultetene er en utfordring i den anbefalte modellen og noe man bør være særlig oppmerksom på i det gjenstående arbeidet. vil avhenge av endelig avgrensing, organisatoriske spørsmål og UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 Rekruttering og tilsetting - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i forslaget, men mener at de mest ledernære oppgavene knyttet til bemanningsplanlegging og tilsetting i vitenskapelige stillinger bør vurderes lagt til nivå 2. Bl.a. som følge av dette gjenstår det noe arbeid med omfang og avgrensing - Tjenesten er ikke forsøkt dimensjonert. Dimensjonering vil bl.a. avhenge av oppsettet av andre fellestjenester, valg av organisasjonsmodell og hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig. Internasjonal mobilitet (ansatte og studenter) - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen av den såkalte enhetlige modellen med desentralisert lokalisering. - Det gjenstår fortsatt noe arbeid ang. omfang og avgrensing. - Tjenesten er ikke forsøkt dimensjonert. Dimensjonering vil til dels avhenge av oppsettet av andre fellestjenester og valg av organisasjonsmodell, men vil først og fremst bero på Videre arbeid - På tjenesteområder der det fortsatt er avgjørende å foreta avklaringer omkring omfang og avgrensing før tjenesten kan dimensjoneres bes avdelingsdirektørene om å levere reviderte forslag innen 20. januar. Involvering av organisasjonen bør fortrinnsvis skje via faste møtearenaer og mindre arbeidsgrupper. - Arbeidsgruppen som har i oppdrag å utrede ny administrativ struktur ved UiT skal forholde seg til de beslutningene omkring innretning av fellestjenester som fremgår av dette notatet, og må tilpasse sine forslag til disse (slik det også fremgår av mandatet). - Fordi mange tjenester henger nært sammen med hverandre og vil være berørt av organisatorisk design vil rammer for tjenestene (dimensjonering) og bemanningsplaner bli fastsatt av universitetsdirektøren etter at vedtak om organisatorisk struktur i administrasjonen er foretatt av universitetsstyret i februar Endelig detaljering med fastsettelse av alle arbeidsprosesser og arbeidsflyt innenfor de ulike tjenesteområdene foretas etter at innplasseringer er gjort (d.v.s etter 1.april 2018). Tjenestene skal videreutvikles gjennom etablert forbedringsmetodikk (for eksempel verdistrømsanalyse og redesign), hvor involvering av medarbeidere som skal jobbe i fellestjenestene er en forutsetning. Vennlig hilsen Jørgen Fossland konstituert universitetsdirektør UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 Saksbehandler: Julia Holte Sempler UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6