Innføring av ny totalkostnadsmodell i BOA-prosjekter (TDImodellen)

Transkript

1 Avdeling for økonomi Arkivref.: 2012/6168 Dato: Det helsevitenskapelige fakultet Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi Det kunstfaglige fakultet Det juridiske fakultet Fakultet for naturvitenskap og teknologi Universitetsbiblioteket Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Finnmarksfakultetet Tromsø Museum - Universitetsmuseet Innføring av ny totalkostnadsmodell i BOA-prosjekter (TDImodellen) ved UIT 1. Innledning Universitets- og høgskolerådet (UHR) har utarbeidet en rapport med en modell for beregning av totale kostnader i forskningsprosjekter (TDI-modellen). Modellen er beregnet for bruk i forskningsprosjekter i universitets- og høyskolesektoren. I følge TDI-modellen skal bruk av forskningsinfrastruktur behandles som en direkte kostnad. UHR har derfor utarbeidet en rapport med forslag til en leiestedsmodell. Leiestedsmodellen handler om å synliggjøre ressursbruk til forskningsinfrastruktur og sikre inntekter til vedlikehold og videreutvikling av infrastrukturen. UHRs styre har godkjent TDI-modellen og anbefaler at institusjonene tar denne i bruk. Norges Forskningsråd og Kunnskapsdepartementet har fulgt arbeidet med utviklingen av modellen. I tildelingsbrevet for 2015 til institusjonene skriver Kunnskapsdepartementet: Når det gjelder bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet knyttet til forskning, skal belastning av indirekte kostnader beregnes gjennom TDI-modellen med mindre prosjektets omfang eller kompleksitet er av en slik art at en enklere beregningsmodell kan legges til grunn. Det har vært gjennomført et internt arbeid siden høsten 2013, hvor det ble etablert et forprosjekt for utarbeiding av et beslutningsnotat som skulle vurdere innføring av TDI-modellen ved UIT, samt utarbeide en skisse for utvikling og implementering av modellen ved universitetet. Våren 2014 ble det etablert et nytt prosjekt for modellutforming/beregning av leiested og indirekte kostander der NT-fak, BFE-fak og Helsefak har deltatt i prosjektgruppa. TMU har også blitt trukket med i arbeidet med leiested. Prosjektgruppa leverte sin rapport i desember 2014 hvor de blant annet anbefalte innføring av TDI-modellen fra 1. januar 2015, forutsatt at modellen ble utformet på en enkel og oversiktlig måte slik at merarbeidet/belastningen ble minst mulig. Mer om det interne arbeidet med TDI-modellen ved UIT ligger på sak 2012/6168 i EPhorte. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 2. Om TDI-modellen og innføring ved UIT TDI-modellen er en beregningsmodell for beregning av totale kostnader i forskningsprosjekter. Når det gjelder EU-prosjekter (Horizon 2020), vil modellen kunne ha noen begrensninger siden EU har innført en «flat rate» på 25% påslag for indirekte kostnader. Modellen vil likevel kunne bidra til forbedret dokumentasjon av direkte kostnader som f.eks leiested og slik kunne øke totalfinansieringen gjennom økt finansiering av disse. Sentrale elementer i TDI-modellen er: Leiested Leiestedkostnader er kostnader knyttet til bruk av forskningsinfrastruktur som f.eks laboratorier, bruk av vitenskapelig utstyr, driftsmateriell og teknisk støttepersonell. Disse kostnadene kan identifiseres på grunnlag av regnskapsdata, og prosjekter som benytter slike tjenester skal betale for bruk og kostnadene skal synliggjøres i prosjektregnskapet. Leiestedkostnader inngår som en direkte kostnad i prosjektene. Siden disse tjenestene kan være forskjellig mellom ulike enheter, vil kostnadene også være ulik mellom ulike fasiliteter og mellom enhetene. Det er derfor gjort beregninger på hvert fakultet/enhet og hvor ulikt kostnadsbilde gir ulike priser på leiested. Beregnede leiestedkostnader er derfor lokale og knyttet til hvert fakultet som tar modellen i bruk. Fra innføres beregnet leiestedkostnad som en direkte kostnad i alle nye prosjektsøknader fra for enhetene TMU og NT-fak. Disse benytter egne beregningsmodeller for dette. Tidsplan for innføring ved øvrige enheter følger under pkt. 3 under. Indirekte kostnader Indirekte kostnader er kostnader til støttetjenester som f.eks sentrale fellestjenester (bibliotek, IT, fellesadministrasjon) og lokal støtte på fakultetet. Dette er kostnader som vanskelig lar seg beregne, splitte og fordele som direkte kostnader i et prosjekt. Disse beregnes pr årsverk knyttet til stillinger direkte involvert i prosjektgjennomføringen, og består av kostnader knyttet til arbeidsplass, sentrale tjenester og lokal administrasjon. I prosjektet er disse gjennomgått og beregnet, og sats for 2015 er noe endret sammenlignet med gammel sats for UIT. For 2015 er det en sats på kr per vitenskapelige årsverk og en sats på kr per tekniske/administrative årsverk. Resultatet av beregningene for arbeidsplass, sentrale tjenester og lokale tjenester for 2013 vises i tabellen under (beløp i kr). Disse satsene er justert til 2015-satser ved bruk av pris- og lønnsjustering i samsvar med statsbudsjettet 1. Satser TDI-sats 2013 TDI-sats 2015 Arbeidsplass Sentrale tjenester Lokale tjenester Sum indirekte kostnader Kunnskapsdepartementets «Orientering om forslag til statsbudsjett for universiteter og høyskoler (Blått hefte): 3,5 % fra 2013 til 2014 og 3,3 % fra UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Indirekte kostnader i eksisterende modell ved UIT omfatter de samme elementene som i TDImodellen. Dagens sats er fra 2011, og den er kr per vitenskapelige årsverk. Dette innebærer at beregningen med TDI-modellen er tilnærmet lik en prisjustering av dagens sats. Fra skal det benyttes nye satser for indirekte kostnader for alle nye eksterne prosjekter ved UiT og slik disse fremkommer i tabellen over (TDI-sats 2015). Dette omfatter alle typer prosjekter og gjelder for alle enheter ved UIT. Begrunnelse for dette er at kostnadsberegningene er oppdaterte og reelle ut fra UITs regnskapstall og det er uhensiktsmessig å bruke flere satser for indirekte kostnader. Begrunnelse for innføring av TDI-modellen ved UIT er: 1. Synliggjøre de faktiske kostnadene slik at både de som finansierer og de som utfører prosjektet kan budsjettere og regnskapsføre reelle utgifter tilknyttet prosjektet. 2. Øke finansieringsgraden på de eksternt finansierte prosjektene slik at disse blir bedre finansiert og at bindinger av institusjonens øvrige midler reduseres. 3. Videre arbeid med TDI-modellen ved UIT TDI-modellen innføres fra for de enhetene som har klar en modell for beregning av leiestedkostnader, og gjelder for alle nye prosjektsøknader fra dato. Dette gjelder for alle typer BOA-prosjekter. Nye satser for indirekte kostnader innføres i alle nye prosjektsøknader fra dato, og gjelder for alle enheter ved UIT. Ansvar for utarbeidelse av struktur og leiestedspriser ligger hos det enkelte fakultet. Det samme gjelder for oppdatering og ajourhold av egen modell, og det anbefales at leiestedsprisene oppdateres årlig. Det gjøres nye beregninger for indirekte kostnader når 2014-regnskapstall foreligger slik at det tas høyde for fusjonen mellom UiT og Høgskolen i Finnmark. En slik beregning gjøres i løpet av 2015, og vil kunne gi nye satser fra 1. januar Om innføring av TDI-modellen ved Helsefak og BFE-fak: Arbeidet med etablering av leiesteder og beregning av kostnader er i gang men ikke sluttført ved Helsefak og ved BFE-fak. Ved Helsefak gjenstår et betydelig arbeid før leiestedsmodellen er klar til å bli tatt i bruk. Arbeidet her har blitt forsinket av flere grunner. Ved BFE-fak er leiestedene definert og priser beregnet, men fakultetet ønsker å redusere antall leiesteder samt kvalitetssikre beregningene. Etter enhetenes egne utsagn vil det resterende arbeidet ved både Helsefak og ved BFE-fak bli ferdigstilt innen kort tid. Direktøren forutsetter at arbeidet sluttføres i henhold til disse tilbakemeldingene, slik at disse to fakultetene er klar til å ta i bruk TDI-modellen fra 1.mars 2015 på alle nye prosjekt-søknader. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Om innføring av TDI-modellen ved HSL-fak, Kunst-fak, FiFak og ITA: Det antas at disse enhetene kan ha infrastruktur og/eller forskningsprosjekter som aktualiserer innføring av TDI-modellen. Disse enhetene bes om å kartlegge egen prosjektportefølje og fasiliteter hvor målet er å kunne konkludere om TDI-modellen berører enhetens portefølje eller ikke med tanke på fremtidig innføring eller ikke. Skriftlig tilbakemelding på dette gjøres til økonomiavdelingen innen Dette vil danne grunnlag for vurdering av videre arbeid og bistand med tanke på utvikling av modell ved disse enhetene. Når det gjelder innføring av ny sats for beregning av indirekte kostnader, gjelder det som står om «Indirekte kostnader» under pkt. 2 over også for disse enhetene. Om innføring ved øvrige enheter: Det antas at øvrige enheter; Jur-fak, UB og øvrige avdelinger i Administrasjonen, ikke har infrastruktur og/eller forskningsprosjektsøknader som aktualiserer innføring av TDImodellen. Disse enhetene bes likevel om å kartlegge egen prosjektportefølje og fasiliteter hvor målet er å kunne konkludere om TDI-modellen berører enhetens portefølje eller ikke. Skriftlig tilbakemelding på dette gjøres til økonomiavdelingen innen Når det gjelder innføring av ny sats for beregning av indirekte kostnader, gjelder det som står om «Indirekte kostnader» under pkt. 2 over også for disse enhetene. 4. Andre forhold Indirekte kostnader og leiestedkostnader skal belastes prosjektregnskapet, og det har i kjølvannet av dette kommet spørsmål om godskriving av leiestedkostnadene. Inntekter fra leiested gir i prinsippet ingen endringer i forhold til håndtering av indirekte kostnader slik disse forvaltes i dag. Inntekter fra leiested kan gi et mer presist anslag på kostnader ved infrastruktur, kanskje også økt finansiering, slik at dette til sammen gir enhetene mulighet til å kunne sette av midler til fremtidig oppgradering og reinvestering av infrastruktur. Siden modellene er ulike mellom de ulike enhetene, i tillegg til ulik praksis med forvaltning av indirekte kostnader i dagens regnskap, er det opp til hver enkelt enhet å selv beslutte håndtering av leiestedkostnader og godskriving av disse i eget regnskap. 5. Oppsummering Ny sats for indirekte kostnader innføres fra for alle nye eksternfinansierte prosjekter. Disse er nå kr per vitenskapelige årsverk og kr per tekniske/administrative årsverk. Dette gjelder for alle enheter ved UIT. Modell for beregning og belastning av leiestedkostnader innføres for alle nye forskningsprosjektsøknader ved NT-fak og TMU fra Enhetenes egne modeller anvendes. For Helsefak og BFE-fak gjelder det samme men med virkning fra UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 For øvrige enheter gjelder plan slik dette fremkommer i pkt. 3 over. Økonomiavdelingen er tilgjengelig for spørsmål hvis behov. Vennlig hilsen Lasse Lønnum universitetsdirektør Eli Margrete Pedersen økonomidirektør UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5