STRATEGISK TILBUDSARBEID FOREDRAG FOR VETERINÆRFORENINGEN. Oslo 20. juni 2013 ALT advokatfirma AS

Transkript

1 STRATEGISK TILBUDSARBEID FOREDRAG FOR VETERINÆRFORENINGEN Oslo 20. juni 2013 ALT advokatfirma AS

2 Hvordan skrive gode tilbud Målsettinger Oppfylle oppdragsgivers (obligatoriske) krav Finne riktig tjenestenivå for den fastsatte prisen Vise at man har det beste tilbudet Utfordring Hvordan skiller man seg fra de andre som har samme målsetning?

3 Stadiene i en konkurranse Tre viktige faser Leverandøren må oppfylle alle kvalifikasjonskrav og fremlegge den dokumentasjonen som er etterspurt for å vurdere kvalifikasjonskravene Tilbudets innhold må være akseptabelt Ingen forbehold Ingen avvik Ingen uklarheter Tilbudet må vinne konkurransen Går tilbudets fortrinn klart nok frem?

4 Forberedelser Tilbudet må tilpasses oppdragsgivers behov Hvem er oppdragsgiver? Hvor proff er oppdragsgiver? Hva ønsker oppdragsgiver seg? Hvor stort volum er etterspurt? Konkurransedokumentene gir mye informasjon Det er anledning til å stille spørsmål til oppdragsgiver

5 Selskap med flere veterinærer Punkt 2.5 «Leverandøren må i hvert enkelt tilbud spesifisere hvilken navngitt veterinær som tilbys til å utføre vakttjenestene. Dersom en leverandør har flere veterinærer som ønskes inn i ordningen, kan leverandøren inngi flere tilbud, hvert med en navngitt veterinær oppgitt. Hvert enkelt tilbud vil så bli vurdert som et selvstendig tilbud og bli vurdert opp mot alle øvrige tilbud som kommer inn i konkurransen.»

6 Formalkrav til tilbudet Tilbudet skal Leveres innen tilbudsfristen Leveres til riktig adressat (ikke på epost) Leveres i lukket og nøytral forsendelse Merkes på riktig måte Leveres i to eksemplarer Ha et tilbudsbrev med Leverandørens adresse og kontaktperson med kontaktdata Dato og signatur Ha vedlagt egenerklæring for å disponere bil og utstyr Ha vedlagt egenerklæring om offentlig støtte

7 Kvalifikasjonskrav Alle kvalifikasjonskravene skal være oppfylt Det er tilbyders ansvar å vise at kravene er oppfylt 1. Skatteattest 2. MVA-attest 3. Firmaattest 4. HMS-erklæring 5. Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner

8 Synliggjøring av merverdi Analyse av oppdragsgivers behov Hvilke sider ved forespørselen er viktigst? Hva er oppdragsgivers største frykt? Hva er oppdragsgivers største ønske? Hva kan veterinæren tilby som gjør at oppdragsgiver har (mest) lyst til å gi kontrakten til denne veterinæren? Beskriv merverdien og konkrete fordeler (kort) Fordeler ved veterinærens løsning fremfor konkurrentenes? Fleksibilitet og tilpasningsmuligheter? Ikke ta for gitt at oppdragsgiver kan og vil lese mellom linjene

9 Situasjonen som dagens leverandør Det å være dagens leverandør gir flere fortrinn i konkurransen: Ofte bedre kjennskap til leveransen enn det oppdragsgiver har. «Solskinnshistorier» Gode muligheter til å synliggjøre oppdragsforståelse og fortrinn ved egen løsning ved å vise til konkrete eksempler. Gode muligheter til å synliggjøre oppdragsforståelse ved å tilby skreddersydde løsninger og peke på særlige utfordringer. Målsetning gjøre det umulig for oppdragsgiver å bytte leverandør fordi dagens løsning vurderes som den beste, og fordi det blir for usikkert å bytte leverandør. Utfordring God kjennskap til leveransen gjør at man ofte ser utfordringer som konkurrentene ikke ser. Disse problemene bør av og til løftes frem, slik at også andre må ta hensyn til dem.

10 Konkurranse med forhandling Formålet med forhandlinger: Gjøre tilbudene best mulig Man kan forhandle om alle sider ved tilbudene Leverandørene skal få like muligheter til å forbedre tilbudene Da må leverandørene vite hva de kan/bør forbedre Tilbudene er ulike, og derfor må oppdragsgiver ofte gi ulike innspill til hver enkelt leverandør Oppdragsgiver trenger ikke peke på alle svakheter Men områdene med størst forbedringspotensial må påpekes Strengere krav til å peke på svakheter når det er jevnt mellom leverandørene