WORKSHOP ANALYSE AV ADMINISTRATIVE FUNKSJONER

Transkript

1 WORKSHOP ANALYSE AV ADMINISTRATIVE FUNKSJONER

2 INNHOLDET I WORKSHOPENE Formål Få et overblikk over hvordan oppgavene løses nå, og idenfisere muligheter for å utvikle måten de administrative oppgavene kan løses på fremover. Vi ønsker oss en åpen prosess preget av dialog, der deltakerne kan bidra med ideer til utvikling og endring av hvordan oppgavene blir løst. Innhold Der avholdes to workshops innenfor områdene økonomi, HR og kommunikasjon I WS 1 vil vi kartlegge og få opp ideer innenfor egen funksjon I WS 2 vil vi kvalifisere ideer på tvers av funksjoner Slik ønsker vi å ha det Vi skal lytte til hverandre Vi kan snakke åpent og direkte om tingenes tilstand Vi skal respektere at vi har forskjellige meninger og akseptere det Det skal være plass til å tenke nytt og vi kan utfordre hverandre Rambøll skal levere en profesjonell og uavhengig analyse. Vi forbeholder oss rett til å utfordre HiOA

3 FORBEREDELSE TIL WORKSHOP Som forberedelse til workshopen bes du/dere om å lese prosjektbeskrivelsen og tenke gjennom spørsmålene nedenfor. Spørsmålene blir tema for workshoppen. Notér gjerne ned dine tanker, og send dem gjerne til etterkant. Hvilke muligheter ser du for å utvikle og forbedre den administrative funksjon du representerer? (Henholdsvis økonomi, kommunikasjon, HR) 1 Som et tankeeksperiment: Forestill deg at alle i den funksjonen du representer får 20 % mindre arbeidstid. a) Hvilke 3-5 oppgaver må funksjonen du representerer fortsette å gjøre, som er helt nødvendig? Begrunn svaret. 2 b) Hvilke 3-5 oppgaver ville dere slutte å gjøre? Begrunn svaret. Hvilke muligheter finnes det for å utvikle de administrative funksjonene slik du ser det? (se neste slide) 3

4 DET FØLGENDE ER MENT SOM INSPIRASJON FOR Å IDENTIFISERE UTVIKLINGSMULIGHETER Er det mulig å sentralisere noen oppgaver? Er det mulig å desentralisere noen oppgaver? Kan arbeidsområder endres (eksempelvis endret lederrolle, skille mellom utvikling og drift)? Plassering av oppgaver Harmonisering Kan man tenke seg en beste praksis for alle fagområder? Er det mulig å standardisere servicenivå, prosesser, roller og ansvar? Forenkling Innovasjon Kan servicenivået tåle en lavere standard på noen områder? Kan noen oppgaver tas bort? Kan tiden prioriteres bedre (f.eks. deltagelse i arbeidsgrupper, utvalg og råd eller lignende)? Kan vi utviklie nye måter å løse oppgaver eller prosesser på? Hvor kan vi forbedre gjennom digitalisering? Kan vi løfte vår kompetanse? 4

5 RAMBØLLS VERDENSBILDE OG ANALYSENS ADMINISTRATIVE FUNKSJONER Bakgrunnsslide Rambølls verdensbilde Forbedringer av de adminstrative funksjoner handler om å skape synergier innenfor og på tvers av den enkelte funksjon Ressursene skal alltid brukes slik at de understøtter en organisasjons mål og prioriteringer Økonomi Generell ledelse og administrasjon i funksjonen Regnskapsføring og kontering HR Generell ledelse og administrasjon i funksjonen Rekruttering og talent management Kommunikasjon Generell ledelse og administrasjon i funksjonen Ekstern kommunikasjon Kvalitet og effektivitet går alltid hånd i hånd Det sentrale mål for administrative funksjoner (virksomhetsstøtte) er alltid å understøtte kjernevirksomheten best mulig (core business) Forbedringer av de administrative funksjoner kan være generelle eller spesifikke En generell forbedring kan være lavere sykefravær Håndtering av moms og skatt Aktivitetsbasert kost og budsjettering Controlling Bokføring og fakturering Innkjøp Kontraktstyring Retningslinjer for innkjøp Arbeidsmiljø Medarbeiderutvikling Administrere lønn Håndtering av tillegg, barsel, refusion etc. Medarbeiderundersøkelser etc. Intern kommunikasjon Markedsføring Omdømme Presse Oppdatering av websider og intranett En spesifikk forbedring kan være en standardisert regnskapsprosess Compliance

6 Output Aktiviteter FASEPLAN FOR HELE PROJEKTET Bakgrunnsslide 1. Oppstart og forventningsavstemning 2. Etablering av baseline 3. Mulighetsvurdering 4. Anbefaling Oppstartsmøte med ledelsen. Forventningsavstemning og klargjøring av mål med prosjektet Utarbeide detaljert prosjektplan og kommunikasjonsplan Kobling til eksisterende tiltak og forutsetninger for effektivisering Etablering av styringsgruppe Godkjennelse av prosess i ledergruppen Innsamling av nøkkeltall på ressurser, driftsøkonomi og produktivitet Kartlegge oppgaver: organisering, strategi (intervju, workshop med medarbeidere og evt. spørreskjema) Benchmarking med andre organisasjoner Vurdering av utfordringer, muligheter og potensial (workshops) Etablering av baseline og foreløpige konklusjoner Diskusjon av baseline i ledelsen og styringsgruppen Identifisere beste praksis Eksempler og utviklingsmuligheter Kvalifisering av foreløpige forslag til forbedring (workshop) Revidering av forslag Statusmøte i styringsgruppen Utarbeide anbefaling til effektivisering virkemidler Diskusjon og validering av utkast til virkemiddelkatalog Forslag til implementeringsplan Forankring og godkjennelse av rapport hos ledelsen Avrapportering: samlet virkemiddelkatalog med innsatsområder Implementeringsplan med presisering av forutsetninger for realisering og konsekvenser Endelig prosjektplan Slideoplegg med baseline Slideoplegg om potensiale- Samlet rapport og mulighetsvurderinger 6

7 FORESLÅTT TIDSPLAN FOR PROJEKTET Bakgrunnslide Aktiviteter Uge Avstemme forventninger og mål med oppgaven Utarbeide detaljert prosjektplan og kommunikasjonsplan Request for Information (økonomiske tall) Forutsetninger for analyse av administrative funksjoner Innledende intervjuer og godkjennelse av prosess i ledergruppen Samle inn nøkkeltall Kartlegge oppgaver, organisering, fokus i opgaven og strategi (interview, workshop og evt. skema) Benchmarke med andre organisasjoner (deskresearch og dialog) Vurdere utfordringer, muligheter og potensial (oppfølgende intervjuer) Etablere baseline og foreløpige konklusioner Diskutere baseline i ledelsen og styringsgruppen Identifisere best practice og utviklingsmuligheter Analysere potensialet og utvikle foreløpige muligheter Kvalifisere forslagene så langt Revisjon av forslag ut fra potentsialer Samlet potensialvurdering og potensialberegning Diskutere mulighetene i styringsgruppen Utarbeide en anbefaling med virkemidler Diskutere og validere en virkemiddelkatalog Utarbeide en samlet katalog Utarbeide og gi forslag til implementeringsplan og konsekvensvurdering Endelig rapport med implementeringsplan Sektretariatsmøte Feb Mar Apr May Jun Sektretariatsmøte Workshops Deadlines Vinterferie Påske