Introduksjon til prosjektarbeid del 2. Initiering, målformulering, planlegging og risikoanalyse

Transkript

1 Introduksjon til prosjektarbeid del 2 Initiering, målformulering, planlegging og risikoanalyse

2 Initiering av prosjekter Hvorfor et prosjekt? Fordi det skal løse et behov som har oppstått Idéskapning Spontane ideer Bevisst søking Forespørsler utenifra - Krav i kurset Idébehandling Velge et prosjekt Analysere Vurdere Prioritere

3 Målformulering Å beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i - flere typer mål Effektmål Hva som skal være effekten for virksomheten - lære om miljø og kjemi i et IT-perspektiv Resultatmål Produktet arbeidet skal ende opp i - utredningen Prosessmål Nytten virksomheten har av arbeidet - hvordan dere har lært å arbeide

4 Tre forskjellige mål Effektmål - Formål De langsiktige effektene til prosjektet Kalles også prosjektets FORMÅL - Læringen Resultatmål - Produktmål - Hovedmål Produktmål er det samme som resultat, sluttproduktet det som skal leveres Det må alltid være sammenheng mellom formål og produktmål Kalles PRODUKTMÅL eller HOVEDMÅL - Rapporten Produktmålet brytes ned i DELMÅL Prosessmål Det vi lærer av prosjektet, nytten vi har av arbeidet

5 Felles for alle mål Målene skal formuleres, presiseres og begrunnes Skjer ofte i et problemstillings-/ måldokument Problemstilling og målformulering er styrende for prosjektarbeidet Måldokumentets innhold Er en drøfting av problemstilling og målformulering Drøftingen inneholder også begrunnelser for valgene som gjøres.

6 Målformuleringen Målene skal beskrive resultater, ikke aktiviteter Målene skal være operasjonelle Kunne etterprøves Gi veiledning om hvordan målet kan bli nådd Målene må aksepteres av alle i prosjektet Målene må samsvare med myndigheten som er gitt i prosjektet

7 Effektmål og resultatmål Effektmål Formål - Læringen Langsiktige effekter i virksomheten Ønsket konsekvens av prosjektet Bedre ressursutnyttelse Laver kostnader Økt markedsandel Resultatmål - Produktmål Hovedmål - Utredningen Det konkrete resultatet av prosjektet Det ferdige produktet Egenskaper, kvaliteten Tidsbruken Ressursbruken Økonomien i prosjektet Resultatmål og effektmål må henge sammen.

8 Prosessmål - Det vi lærer av arbeidet Flere prosessmål i et studentprosjekt Faglig kompetanse Kunnskap om et eller flere fag Vitenskapelig metodekompetanse Lære å arbeide metodisk etter anerkjente metoder Læringskompetanse Hvordan vi skal gå frem for å lære noe nytt Sosial kompetanse Samarbeide med andre

9 Resultatmål og delmål - milepæler Resultatmålet beskriver resultatet og er utgangspunkt for styring av prosjektet Det brytes ned i delmål milepæler som skal oppfylles underveis Gir bedre oversikt over hovedmålets innehold Lettere å få med alt som er nødvendig for å nå resultatmålet Gjør det lettere å planlegge gjennomføringen Gir mindre sårbarhet Nedbrytingen skjer i naturlige og logiske delmål

10 Et godt prosjektmål Begrunner hvorfor alle skal jobbe hardt og målrettet Skaper en profil av prosjektet, organisasjonen og aktørene Avklarer om hvem som er for eller mot formålet Hindrer konflikter som kan påvirke og ødelegge prosjektarbeidet Motiverer slik at gleden ved å nå målet er mye større enn utfordringene som oppstår underveis

11 Et godt prosjektmål Begrunner hvorfor alle skal jobbe hardt og målrettet Skaper en profil av prosjektet, organisasjonen og aktørene Avklarer om hvem som er for eller mot formålet Hindrer konflikter som kan påvirke og ødelegge prosjektarbeidet Motiverer slik at gleden ved å nå målet er større enn utfordringene som oppstår underveis

12 Spørsmål til målformuleringene Hva består problemet i? Hva er bakgrunnen for problemet? Hvordan har problemet oppstått? Hvem har interesse i problemet? Hvorfor vil vi gjøre noe med problemet? Hva vil vi oppnå?

13 Målformuleringstrakten Tema Problemstilling Avgrenset problemstilling

14 Prosjektrammer KOSTNAD

15 Mål og planlegging Hovedmålet er grunnlag for planleggingen Delmål er mellomstadier til hovedmålet Delmålene trekkes inn i planleggingen Planlegging og delmål kan betraktes som forskjellige sider av samme sak Formell planlegging koster tid og penger For mye planlegging kan svekke initiativ og handlingsevne

16 Planlegging er å: Samordne aktiviteter og ressurser over tid slik at målene kan nåes med minst mulig ressursbruk Skaffe oversikt over hvilke oppgaver som må utføres for å nå målene Gi grunnlag for utføring og oppfølging Hva som skal gjøres Når det skal gjøres Hvilke ressurser som kreves Hva resultatet skal være Formidle informasjon og motivere

17 Planleggingsprosessen 1. Knytning til mål 2. Nedbrytning/Strukturering 3. Estimering 4. Fremdriftsplan 5. Ressursplan 6. Budsjett

18 Knytning til mål Med utgangspunkt i prosjektets resultatmål beskriv Hva som skal være sluttresultatet Kostnadsrammene Tidsrammene

19 Nedbrytning/Strukturering Gi oversikt over prosjektet innhold og oppbygging Gi forutsetninger for å konkretisere delmål Gi utgangspunkt og rammer for planene som skal lages Detaljere prosjektet slik at arbeidsmål kan identifiseres med resultater og tidsfrister

20 Estimere arbeidsomfang Vurdere størrelsen på innsatsen som må gjøres for å nå prosjektmålet Beste grunnlag er erfaring fra lignende prosjekter

21 Fremdriftsplanlegging Bestemme varigheten av hver aktivitet og hvordan aktivitetene skal plasseres i forhold til hverandre Avhengighet mellom aktivitetene Arbeidsinnholdet i aktivitetene (time, dag, ) Hvor mange som kan arbeide samtidig med prosjektet

22 Milepæler Dele prosjektet opp i delmål Start Prosjektet Slutt Kalendertid t 23.1 Prosjektbeskrivelse 12.3 Midtveisrapport 30.4 Sluttrapport Leveranser og prosjektets mål (målrealisering)

23 Milepælplan M0 Prosjektstart - 7. Januar M1 Når overordnet prosjektbeskrivelse leveres Januar M2 Når fullstendig prosjektbeskrivelse leveres Januar M3 Når prosjektbeskrivelse er godkjent M4 Når første milepælsrapport er levert M5 Når andre milepælsrapport er levert M6 Når midtveisrapport er levert mars M Mx Når prosjektrapport er levert april My Når prosjektet er presentert Mz Når prosjektet avsluttes Lære å bruke et prosjektstyringsverktøy

24 Ressursplanlegging Summere ressurskravene til de enkelte aktiviteter og bryte disse ned på tidsperioder Ressursbehovene endres over tid, med topper og daler. Når det er over settes prosjektbudsjettet opp

25 Analysere ressursene Sjekkliste Liste av spørsmål som passer Kvantisering av verdifaktorer Profilskjema Sjekkliste med vurdering Økonomisk analyse av Nåverdi Internrente Tilbakebetaling Risikovurdering Omvendt vurdering om prosjektet ikke gjøres

26 Prosjektrisiko Alle prosjekter har en innebygd usikkerhet. Lag en strategi for å redusere den Operasjonell usikkerhet - Intern Usikkerhet i arbeidsomfang og ressursbehov Kontekstuell usikkerhet - Ekstern Forskjell i viten når prosjektet ble startet og når det avsluttes Endring av målene underveis Målet vurderes forskjellig før og etter gjennomføring

27 Typer av risiko Produktansvar Feil kan føre til skade erstatningsansvar Teknologisk risiko Funksjonelle krav lar seg ikke gjennomføre Forretningsmessig risiko Ikke få forventet utbytte av prosjektet Økonomisk tap Misfornøyde kunder Dårlig renomé

28 Risikoanalyse Hendelse Høy Middels Lav Tiltak Sykdom gir tapt arbeidstid før innlevering. Uforutsette problemer med programvaren Kunnskapsmangel på deler i prosjektet. X X X Overtidsarbeid for de andre. Kvalitetssikre ved start eller underveis at alt fungerer som det skal Vite i detalj hva som må læres og tiden. Bedriften har ikke tid til å gjennomføre prosjektet Fare for feiltolkning av data X X Inngå forpliktende avtale med virksomheten og helst ha en i reserve. Flere tolker samme data. Kvalitetssikre hvordan andre har tolket tilsvarende data

29 Risikomatrise Generelle forhold Kan påvirke Kan delvis påvirke Kan ikke Påvirke Kjent Delvis kjent Ikke kjent Sykdom Prisstigning

30 Prosjektinteressenter Stakeholders Det er ikke nok å levere det kunden forventer. Suksess blir det først når prosjektet innfri foreventningen til alle prosjektinteressentene. Primære Fagforening, Aksjeeiere, Kreditorer, Ansatte, Myndigheter, Leverandører, Underleverandører, Kunder, Linjeledere, Andre prosjektledere Sekundære Andre med interesse i prosjektet som f.eks: Familie, Media, Institusjoner (Skole, sykehus), Profesjonelle organisasjoner, Turister, Privatpersoner, Interesseorg., Konsumentorganisasjoner, Konkurrenter, Politiske organisasjoner

31 Analyse av prosjektinteressenter Hva ønsker interessenten å få ut av ditt prosjekt? Lev deg inn i deres ståsted Hva medfører ditt prosjekt for disse? Hva er alternativet? Overvåke Innformer Innvolver Samarbeid Redusere avhengighet Imøtegå Basert på din analyse må du velge hvordan du ønsker kommunisere med prosjektinteressentene

32 Noen snublestener i prosjektarbeid 1. Uklar/mangelfull målformulering 2. For høyt ambisjonsnivå 3. Lav prioritering 4. Medarbeidere for sent eller for lite med i planleggingen 5. Urealistiske planer 6. Dårlig oppfølging 7. Dårlig kommunikasjon 8. Uklare ansvarsforhold 9. Informasjonssvikt - for lite og for sent 10. Dårlig opplæring (mangelfull kompetanse)