Hensikt, roller, konseptet bak kvalitetssikring av beslutningsdokumenter. Krav til Sentralt styringsdokument (FL) Agnar Johansen (SINTEF)

Transkript

1 Hensikt, roller, konseptet bak kvalitetssikring av beslutningsdokumenter. Krav til Sentralt styringsdokument (FL) Agnar Johansen (SINTEF) 1

2 Historisk bakgrunn KS regimet Høsten 1997 Regjeringen igangsatte en vurdering av systemene for å planlegge, gjennomføre og følge opp store investeringsprosjekter. Sluttrapport forelå i St.prp. nr Regjeringen beslutter å innføre et kvalitetssikringsregime for alle statlige investeringsprosjekter over 500 mill NOK 24. juni 2000 Finansdepartementet inngår de første rammeavtalene om ekstern kvalitetssikring i den fasen som ble hetende KS2 Våren 2004 Utlysning av nye rammeavtaler, som nå også ombefatter det som kalles KS1. Rammeavtalene er på plass våren

3 Statens kvalitetssikringsregime 3

4 Anbefalt fasemodell 4

5 Aktører i KS-regimet 5

6 Litt mer om Statens kvalitetssikringsregime Gjelder for «alle» statlig prosjekter med en ramme over 500 millioner norske kroner. Kvalitetssikringen skal munne ut i en sluttrapport med tilråding om kostnadsramme, herunder avsetning for usikkerhet, samt en anbefaling om organisering og styring av vedkommende prosjekt. Kvalitetssikringen blir satt inn før prosjektet ble fremmet for Stortinget for prinsippgodkjennelse og førstegangs bevilgning. Kontrollhensynet er det dominerende aspekt Dels skal det være etterkontroll av om grunnlaget for å fremme forslag om godkjennelse av prosjektet med kostnadsramme er tilstrekkelig. Dels skal analysen peke fremover ved å kartlegge styringsmessige utfordringer i gjenstående faser av prosjektet. 6

7 Etatenes behov blir klarere En stund etter innføringen av KS2 oppdager etatene at de ikke har lært noe særlig Prosjektene ser på KS2 som en hindring snarere enn en mulighet Prosjektene bruker tid og ressurser uten at de ser nytten Verken etatene eller prosjektene har tatt grep for å lære av den eksterne kvalitetssikringen Etatene bestemmer seg for å ta grep som: Øker forståelsen av kvalitetssikringsregimet Gjør usikkerhetsanalysene om til en arena for intern læring og kompetanseutvikling Øker kompetansen for utvikling av sentral styringsdokument og bruk av dette utover den rene kvalitetssikringen 7

8 Målsetning Forskningsprosjektet Usikkerhetsanalyser som læringsarena Startet opp høsten 2003 (fase 1) Støttes av Forsvaret, Jernbaneverket, Statens vegvesen og Statsbygg Avtalte leveranser (fase 2) En praktisk håndbok Veien gjennom KS2 En modell for forbedret samhandling mellom aktørene i KS-regimet (i et læringsperspektiv) 8

9 Leveransenes hensikt Håndboken Gi etatene og prosjektene et praktisk hjelpemiddel som setter de i stand til å utforme et beslutningsunderlag som igjen bidrar til bedre gjennomføring av kvalitetssikring og prosjektet Rapporten Angi en mulig retning for videre utvikling av KS-regimet i et læringsperspektiv Bidra til forbedret kommunikasjon og samhandling mellom aktørene 9

10 Håndboken Veien gjennom KS2 Praktisk rettet håndbok Inkludert en CD med utvalgte eksempler, underlag og verktøy 10

11 Målgruppe Prosjekter som skal forberede eller gjennomføre KS2 Etatene som er ansvarlig for prosjektene Eksterne kvalitetssikrere Andre interesserte 11

12 Veien gjennom KS2 Struktur 12

13 Kapittel 1 Hva er Statens kvalitetssikringsregime? (behandlet tidligere i denne presentasjonen) 13

14 Kapittel 2 Hva skal kvalitetssikres i KS2? Gir en oversikt over de elementene som Finansdepartementet har vektlagt i anbudsutlysningen, samt en kortfattet beskrivelse av de formelle krav som kvalitetssikrerne må vurdere i forbindelse med KS2 Grunnleggende forutsetninger Kontraktsstrategi Suksessfaktorer/fallgruver Usikkerhetsanalyse Generelt usikkerhetsbilde Estimatusikkerhet Hendelsesusikkerhet Reduksjon av risiko Forenklinger og reduksjoner Konklusjon: Tilrådning om kostnadsramme inkl. avsetninger for usikkerhet og styringsramme Tilrådning om organisering og styring av prosjektet 14

15 Kapittel 3 Hva skjer når i en typisk kvalitetssikringsprosess Gir en oversikt over hvordan en typisk kvalitetssikring gjennomføres Gir etatene og prosjektene innsikt i hva kvalitetssikrerne vil etterspørre når i kvalitetssikringsprosessen Gir etatene og prosjektene mulighet til å forberede seg på KS2 og legge til rette for positiv og utviklende kvalitetssikring 15

16 Hovedfaser sett fra kvalitetssikrers perspektiv 16

17 Eksempel på en analyseprosess 17

18 Kapittel 4 Utvikling av sentralt styringsdokument Gir en oversikt over de kravene som gis av veilederen «krav til innholdet i det sentrale styringsdokumentet». Veilederen er utarbeidet for Finansdepartementet av kvalitetssikrere i samarbeid med Concept. Gi en oversikt over de ulike etatens anbefalinger og retningslinjer til utvikling av sentralt styringsdokument. Gi en anbefaling til prosjekter som skal i gang med å utvikle sentrale styringsdokument. 18

19

20 Kapittel 5 Fokusområder KS2 praktiske tips Bidra til læring og erfaringsoverføring på tvers av etatene. Gi konkrete råd og anbefalinger til 7 fokusområder som er sentrale i forbindelse med utvikling av sentralt styringsdokumentet. 20

21 Skape overgang og sammenheng mellom produkt og prosess 21

22 Prosess for gevinstrealisering 22

23 Eksempel: Usikkerhetsanalyser i forhold til Forsvarets prosjektmodell 23

24 Den vedlagte CD en En samling av: Praktiske eksempler Veiledere Prosedyrer Enkle verktøy 24

25 Praktisk styring av usikkerhet i et eierperspektiv (PUS) NSP, 6 bedriftspartnerer og 3 akademiske partnere 5 år forskningsprosjekt Ramme 28,5 mill største FoU prosjektet innen prosjektledelse i Europa 2 doktorgrader Hans Petter Krane JBV There Dille 25

26 Praktisk styring av usikkerhet i et eierperspektiv (PUS) bakgrunn PÅSTAND Verden blir stadig mer dynamisk og omskiftlig dvs prosjektene må håndterer mer og mer usikkerheten (operasjonell og kontekstuell) Prosjekteier ønsker forutsigbarhet og effektiv prosjektet, samtid som prosjektene må håndterer en verden i kontinuerlig forandring Prosjektene er tradisjonelt ansvarlig for den operasjonell usikkerheten Hvem ivaretar den kontekstuelle? Hvordan får man prosjektene til å se etter muligheter i gjennomføringsfasen Prosjekteier og prosjektledelsene i prosjektet har ikke nødvendigvis lik oppfatning av hva som er risiki og muligheter i et prosjekt En beslutning kan vurderes som en mulighet for eier, samtidig som den vurderes som en risiko for prosjektet 26

27 Prosjekteier? 27

28 Prosjektleder? 28

29 Praktisk styring av usikkerhet i et eierperspektiv (PUS) bakgrunn Prosjekteier rollen i forhold til styring av usikkerhetsstyring og ledelse av usikkerhet er mangelfullt definerte Dagens teori stemmer dårlig med hvordan god prosjekter styrer usikkerhet Usikkerhet = mulighet og risiko, hvordan få mer fokus på muligheter i prosjekt Interessenter PROSJEKT Tid 29 Kr Kvalitet

30 Usikkerhet varierer over prosjektforløpet 30

31 Styringssløyfen - PUS Usikkerhet Operasjonell Omfang Valg av teknisk løsning Kostnad Gjennomføringstid Organisering (resurser og kompetanse) Eier Mandat Usikkerhet operasjonell og kontekstuell -Hva er formålet? -Hva er bestillingen? -Forutsetninger hvor klare er de? -Hvilke strategiske mål bygger prosjektet oppunder? -Hvor klar er kundene kravene? -Hva trenger drifts organisasjonen om n år? Målformulering Usikkerhet Operasjonell Tid, kost og kvalitet Planlegging Prosjekt Oppfølging Andre måleindikatorer Endringer? Vurdering av muligheter Vurdering av risiko Andre KPI er Innsatsfaktorer Utførsel (styringsobjekt) Resultat 31 Kontekstuell usikkerhet virker på prosjektet som system i alle faser Markeds svingninger, Andre prosjekt, Konkurrenter, Politisk beslutninger Mfl

32 Styringssløyfen Styring av usikkerhet på 3 nivå Målformulering Usikkerhetsstyring 3 2 Eier Mandat 1. Samfunnsperspektiv Mål, virkning, relevans 2. Bruker/Eier/oppdragsgiverperspektiv Mål, virkning, relevans 3. Prosjekt perspektiv Tid, kost, kvalitet 1 Planlegging Oppfølging Innsatsfaktorer Prosjekt Utførsel (styringsobjekt) Resultat Kontekstuell usikkerhet virker på prosjektet som system i alle faser Markeds svingninger, Andre prosjekt, Konkurrenter, Politisk beslutninger Mfl 32

33 Definisjoner USIKKERHET: Differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den informasjon som er tilgjengelig på beslutningstidspunktet Galbraith -57 MULIGHETER: Den positive siden av usikkerhet. Ting kan gå bedre enn ventet (bedre løsninger, sparte kostnader, raskere avklaring etc.) RISIKO: Den negative siden av usikkerhet. Ting kan gå dårligere enn forutsatt (uhell, misforståelser, uventede endringer etc.) 33

34 Usikkerhet = mangel på informasjon Informasjon Informasjon Informasjon USIKKERHET USIKKERHET Nødvendig Eksisterende Nødvendig Eksisterende Nødvendig Eksisterende 1 STRATEGI Utgangspunkt STRATEGI 2 34