Konseptvalg for gevinstrealisering i investeringsprosjekter

Transkript

1 Konseptvalg for gevinstrealisering i investeringsprosjekter basert på Utredning for Concept-programmet til Finansdepartementet: Konseptutvikling og evaluering av store statlige investeringsprosjekter Utredningen fra Terramar og Metier NSP 3 mai 2005 v/elisabeth Svendsen og Paul Torgersen 1

2 Agenda Mandatet Gjennomføring Kontekst Dagens praksis Beste praksis Anbefalinger 2

3 Vårt mandat Det skal utarbeides et forslag til rammeverk som beskriver hvordan konseptutvikling og evaluering bør gjennomføres i staten og hvordan dette kan innpasses i regimet for kvalitetssikring av store statlige prosjekter Herunder spesifiseres følgende mål: Det skal utarbeides et anbefalt rammeverk for konseptutvikling og -evaluering i staten Det skal utarbeides anbefalte minimumskrav til konseptutvikling og evaluering ved store statlige investeringer Det skal utarbeides anbefalinger til forbedringer av dagens praksis 3

4 Leveransene Konseptutvikling og -evaluering i store statlige investeringsprosjekter Hege Gry Solheim, Erik Dammen, Håvard O Skaldebø, Eystein Myking, Elisabeth Krogh Svendsen, Paul Torgersen Terramar AS og Metier Scandinavia AS, Rapport: Konseptutvikling og - evaluering i store statlige investeringsprosjekter Prosjektmandat Evalueringskriterier Politiske og sektorvise Fundamentale føringer og planer spørsmål Helhet og system Nytte-kostnad i et levetidsperspektiv Realiserbarhet Fleksibilitet Konkretiser behov Identifiser alternativer Konkretiser alternativer Evaluer alternativer Plan for investering og drift 2 Forslag til veiledning: Krav til innhold i plan for investering og drift wwwconceptntnuno 4

5 5 Kontekst

6 Kvalitetssikringens hensikt og innhold fra FIN KS 1 skal understøtte gevinstrealisering av investeringsprosjektet ved at: Konseptvalget undergis reell politisk styring Bred alternativvurdering Samfunnsøkonomisk lønnsomt prosjekt Dokumentene som er underlag for kvalitetssikringen er: Behovsanalyse Overordnet strategidokument Overordnet kravdokument Alternativanalyse/samfunnsøkonomisk analyse 6

7 Statens prosjektmodell den ultimate? Tidligfase Gjennomføringsfase Idéfase Konseptfase Anskaffelse Prosjekteringsfase Idriftsetting behovsvurdering konseptvalg detaljering anskaffelse / utbygging gevinstrealisering Riktig prosjekt Eiers perspektiv Levetids perspektiv Effektmål KS1 KS2 Prosjektet riktig Utførelse Prosjektets perspektiv Resultatmål 7

8 Økende dynamikk i samfunnet verdien av fleksibilitet Omgivelser og føringer I dag Om 5 år Om 15 år Strategisk nivå: Ønskede effekter Tid Ønskede effekter Ønskede effekter Ønskede effekter Kapasitet Kapasitet Kapasitet Kapasitet Kapasitet Kapasitet Kapasitet Kapasitet Kapasitet Taktisk nivå: Porteføljestyring Prosjekt portefølje Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt 8

9 9 Økende dynamikk i samfunnet verdien av fleksibilitet

10 Prosjektets universelle perspektiver Finansielt perspektiv mål måleparametere Interessent perspektiv mål måleparametere Operasjonelt perspektiv mål måleparametere Opplæringsperspektiv mål måleparametere 10

11 Organisatorisk modenhet Økt prosjektmodenhet Porteføljeledelse riktig prosjekt Dynamisk, prosjektorientert bedriftsledelse målrettet, fleksibel og effektiv bedrift Programledelse samordningsgevinst Prosjektledelse effektivt prosjekt 11

12 Betydning av kvalitetssikringssystemer Kvalitetssystem bidrar til å sikre at: De beste kunnskaper og den beste erfaring benyttes i prosjektet Beslutningstakerne får reell styringsmulighet Prosjektet som helhet arbeider systematisk og målrettet for å oppfylle de ulike mål Alle interessenter som berøres av prosjektet til fulle forstår prosjektet og de tilknyttede problemstillinger Organisasjonen øker sin modenhet og får bedre kunnskap og ferdigheter om prosjekt som arbeidsform 12

13 Fire kritiske drivere for gevinstrealisering Definering og forankring av prosjektets effektmål Klare roller og ansvarsforhold knyttet til å hente ut gevinst Fokus på endringsdimensjonen Oppfølging og måling av gevinster 13

14 Dagens praksis Vurderingene er basert på intervjuer av sentrale personer fra følgende etater og departementer; Statsbygg, Samferdselsdepartementet, Vegdirektoratet, Jernbaneverket, Forsknings- og Utdanningsdepartementet, Justisdepartementet, Finansdepartementet og Helsedepartementet Utredningsgruppens erfaringer fra kvalitetssikring av store statlige prosjekter 14

15 Konklusjon vedrørende dagens praksis Basert på den utførte gjennomgangen har utredningsgruppen funnet følgende generelle svakheter i dagens praksis ved konseptutvikling og evaluering som en må søke å utbedre i det videre arbeid med Concept: Manglende helhetstenkning hos prosjekteier, noe som gjenspeiles ved at det strategiske perspektivet i prosjektene ofte er mangelfullt Det er mangelfull politisk forankring av konseptvalg Kostnadsoptimalisering begrenser seg ofte til å minimalisere investeringskostnaden Generelt søkes det ikke bredt nok etter alternative konsepter Nullalternativet blir i liten grad utredet og tatt med i vurderingene Det er mangelfull dokumentasjon både av underlaget for konseptvalg og de ulike alternativene som blir vurdert Planer for realisering av gevinstene er fraværende eller mangelfulle 15

16 Anbefalinger er basert på Beste praksis hentet fra Offentlig: Office of Government Commerce (OGC), Storbritannia Department of Defence, Storbritannia Department of Finance, The Green Book, Storbritannia Capital Programming Guide, USA Oljedirektoratets PUD/PAD Privat: Hydros Capital Value Process (CVP) Volvo Car Corporation McKinsey & Company Faglig/akademisk: Stanford Research Institute (SRI) ISO standard for levetidsbetraktninger Project Management Institute (PMI) 16

17 Eks: Hydros Capital Value Process Project Portfolio initiation and evaluation Unit Unit Unit Strategy Strategy Strategy Preliminary Business Case Approved Business Case DG1 Benefit Realisation Plan Project charter * CEP Project Plan Detailed Plan * for Execution & Implementation Project reports Project Close out DG2 DG3 DG4 DG5 Business idea Development Feasibility study phase Concept Selection phase Prep for Execution Execution Operation Business Planning Business Plan KEI Dato: Side: 3 Go / No Go Document quality check Portfolio reports Portfolio Evaluation Bruk av forretningsplan som prosessdokument Oppdateres løpende Danner grunnlag for gevinstrealiseringen Danner grunnlag for Go/No go 17

18 Eks: Volvo Car Corporation Strukturert bruk av anerkjente verktøy 18

19 Anbefalinger 1 Konseptutvikling og evaluering må gjennomføres i henhold til et helhetlig og felles kvalitetssystem på nasjonalt nivå med tilhørende systemer på sektornivå Det anbefales at det opptrettes et organ (center of excellence) som skal sikre at beste praksis blir implementert Det anbefales at Staten iverksetter tiltak for å øke sin evne til å utnytte prosjekt som arbeidsform på en effektiv og helhetlig måte 19

20 Anbefalinger 2 Prosess for konseptutvikling og evaluering (fram til KS 1) og evalueringskriterier for evalueringen Evalueringskriterier Fundamentale spørsmål Politiske og sektorvise føringer og planer Helhet og system Usikkerhetsanalyse Prosjektmandat Nytte-kostnad i et levetidsperspektiv Realiserbarhet Konkretiser Identifiser Konkretiser behov alternativer alternativer Fleksibilitet Evaluer alternativer Plan for investering og drift 20

21 Anbefalinger 3 Det anbefales at Plan for investering og drift innføres som beslutningsunderlag for konseptvalg, som skal være gjenstand for tredjepartsevaluering etter konseptfase (KS 1) og prosjekteringsfase (KS 2) 21

22 forts: Plan for investering og drift Plan for investering og drift er et formelt godkjent dokument (eller samling av dokumenter) som beskriver hvorfor og hvordan et tiltak skal gjennomføres og hvordan gevinstene skal realiseres i et levetidsperspektiv Plan for investering og drift skal være prosjekteiers styringsverktøy i forhold til prosjektet Plan for investering og drift utvikles gjennom iterative prosesser, og den skal holdes løpende oppdatert etter hvert som forutsetninger konkretiseres og endrer seg Endelig plan for investering og drift skal inneholde: Sammendrag Behovsanalyse Overordnet strategidokument Kravdokument Alternativanalyse }KS 1 Prosjektplan (dagen styringsdokument ) Gevinstrealiseringsplan Plan for drift Finansieringsplan 22