Business Process Re-engineering (BPR)

Transkript

1 1 Business Process Re-engineering (BPR) Strategirådgiver

2 2 Business Process Re-engineering BPR konsept og praktisk prosjektledelse Forstå, kommunisere og forankre pågående forbedringsprosjekter Praktisk håndtering av utførelsen av ett mulig BPR team Ufarlig gjøre endringsprosessen

3 3 Målsetting for ett BPR Team Betraktninger for overordnet prinsipper for Business Process - Redesign - Forbedre forretningsprosesser i selskapet - Identifisering av forbedringsmuligheter - Kost nytte analyse - Sette klare forventninger og mål for en redesigned prosess - Arbeidsprosessen - Aktivitetene - Forventet leveranser

4 4 Prinsipper for ett BPR team Generelle prinsipper - Forenkle prosessen - Ansvar og myndighet Prosess Design - Ha overordnet blikk Organisasjonsstruktur - Bygge ned barrierer, ufarliggjøre - Støtteprosesser Kundegrensesnitt - Se utfordringen fra kundens perspektiv Automatisering - Automatisere hvor dette er hensiktsmessig

5 5 Det enkle er ofte det beste Unngå teoretisk tilnærming og språk - Forenkle og ufarliggjøre Redusere kontakt punkter for kunden - Redusere operasjonelle feil ved for mange kundepunkter - Redusere tidsbruk for å måtte avstemme overordnet mål og strategi - Redusere operasjonelle feil grunnet feil informasjon HUSK: Enkle prosesser - Mindre kostnader - Mer fleksibelt

6 6 Flerstegs prosesser Enkel løsnings prosess One-size-fits-all For kompleks standard forenkling av prosessen Prosesser som ofte krever fleksibilitet på grunn av: Differensierte markeder Differensierte situasjoner Ressurs variasjoner Spesielle kunde krav Re-enginerings prosesser inneholder: Forenkling, standardisering av prosesser (80% - 90%) Standardisering av ikke standard prosesser (8% - 18%) Store kompliserte prosesser (2%)

7 7 Hvor kan vi se på forbedringer?

8 8 Prosess forbedring Mulighets drevet Begynner med dagens arbeidsprosess Fokus på prosess steg Identifisering av økte forbedringsmuligheter Bruke as is løsning for en tilnærmingsprosess Økende forbedringskrav Produkt og service Resurser Aktiviteter Organisatoriske Midlertidige leveranser

9 9 Presentasjons hemmende Finne frem til faktorer som negativt hindrer selskapets evne til å oppnå overordnede målsettinger Kan være resultat av: Dårlig arbeidsprosess eller fraværende arbeidsprosesser Feil forutsetninger Arbeidsmiljø Presentere en mulig prosess for forbedringer eller en reengineering av nye muligheter

10 10 Muligheter En mulighet til å bidra til en forbedret business prosess som tillater mål og bli oppnådd (fullt eller delvis) En business prosess kan ha flere mulige vinklinger og muligheter Hver mulighet kan måles på følgene måte - Kost - Fordel - Risiko - Prioritert ut fra overordnede målsetting

11 11 Kundeservicegrad Kundefokus Hvordan kan kundens behov og ønsker blir bedre forstått Blir kundens behov og ønsker møtt? Er det andre markeds- og konkurransebehov som ikke blir møtt?

12 12 Ressursmuligheter Leverandører (Hvem er leverandørene Input) Hvordan kan vi kommunisere våre ønsker og behov? Kan vi bidra til forbedringer hos vår leverandør som ganger oss som kunde? Ressurser Hva er state of the art? Materiell, Kvalitet, teknologi Finans Arbeidere - kvalifiserte, opplæring Er ressurserene tilgjeneglig? Bruker vi rett ressurser?

13 13 Aktivitetsmuligheter Kostnader Kan aktiviteten gjøres på en mer kostnadseffektiv måte? Hvordan kan en ikke verdiskapende aktivitet bli redusert? Ledetid Hvordan kan ledetiden bli redusert? Prestasjoner Er aktiviteten utført av egnet organisasjon eller person?

14 14 Organisatoriske muligheter - Effektivitet - Er avdelingen organisert på riktig måte slik at den kan prestere på ett riktig grunnlag? - Finnes de riktige ressursene i organisasjonen? - Interaksjon - Hvordan kan interaksjonen bli bedret? - Hvordan kan vi utnytte best practice

15 15 Synliggjøre målsetting

16 16 Business Prosess Mål Sette opp prestasjons nivå for hele business prosessen gjennom følgende parametere: Mottagelighet Hva vil forventet intervall være fra initiering av ett prosjekt til leveranse av prosjektet Finansiell Hva er verdien i denne prosessen? Hva vil denne prosessen koste og hva vil utbytte være i kroner Organisasjon Hvordan vil organisasjonsstrukturen se ut? Hva vill bli ressursnivået være?

17 17 Aktivitetsmål Sette aktivitetsmål og nivå ut fra følgende parametere Tid Hvor lang tid vil gjennomføringen av prosjektet være? Hvordan vil dette påvirke day to day prestasjonene? Kostnader Hva vil det koste å gjennomføre prosjektet? Hva er forventet gevinst med å gjennomføre prosjektet? Prestasjoner Hvordan forventes presentasjonene å måles? Hvilke insentiver og/eller parametere er på plass for å kunne fullføre aktivistene?