Oppfølging av sykefravær via en Robot. Oktober 2018

Transkript

1 Oppfølging av sykefravær via en Robot Oktober 2018

2 Presentasjon Elisabeth Grøndahl Norum, 46 år Gift, 3 barn Utdannet sivilingeniør ved NTH 1996 Marin teknikk, skipsteknikk, prosjektledelse. Ansatt i TechnipFMC (tidligere Kongsberg Offshore og FMC Kongsberg subsea) i 21 år Leder for dokumentasjonsgruppe i 3 år Prosjektleder i 7 år Leder for Prosjektledere (20-40 personer) i 8 år Leder for Payrollavdelingen i HR i 3 år Målet er å få ansatte til å blomstre og se det potensialet de har. Dyktig på å få team til å fungere godt.

3 Bakgrunn TechnipFMC - ca 3000 ansatte i Norge Sykefravær 4,05% Payroll avdeling: 13 ansatte i ansatte i 2018, primært grunnet nedbemanning Svært høy arbeidsbelastning medførte sykemeldinger som igjen medførte at andre måtte jobbe mer som igjen medførte sykemeldinger. Nyansettelser var ikke aktuelt grunnet markedsituasjonen. Mye manuell jobb var allerede fjernet eller forenklet. Hvordan kan vi effektivisere? Vi må gjøre noe nytt.

4 Bakgrunn Robotics Process Automation (RPA) ble presentert for meg og jeg ble mildt sagt overtent! Hvordan skal jeg få undersøkt dette nærmere slik at vi kan få finansiert et eventuelt prosjekt? RPA brukes i dag av flere store selskaper, hvorfor skal ikke det være mulig også for oss? Bonus: Payroll og HR blir de første til å ta i bruk denne type ny teknologi. Vi er ikke bare de kjedelige i hjørnet som ingen ser og som det ikke er mulig å få tak i.

5 Hvordan få med teamet? Jeg var motivert, hva med teamet? Mange endringer var gjennomført med meg som leder, - hvor mye kunne de takle? RPA ble presentert med mange eksempler fra den enkeltes arbeidshverdag. Prøvde å være realistisk i fremstillingen, men med iver og glede. Gjennomgang med den enkelte for å høre hva og hvorfor det var frykt for endring. Skepsis blant alle til å begynne med. To personer ble etter hvert svært positive startet lobbyvirksomhet. Lettere å tro på kolleger enn leder. Snakket også om at slike prosesser vil ha nedturer.

6 Oppstart Brainstorming identifiserte mulige prosesser/oppgaver for automatisering. Vurderte hvilke prosesser som hadde potensiale til å gi en reell forenkling og besparelse. Liste over 12 aktuelle prosesser. Sykefraværsprosessen ble valgt fordi den raskt ville finansiere hele prosjektet (ved at vi får fulgt opp all refusjon vi har krav på). Business case for pilotprosjekt etablert. Pilotprosjektet ble godkjent,- jeg var i den syvende himmel!!!

7 Gjennomføring Vi samarbeidet med en tredje part som hjalp oss med det tekniske. Den største og viktigste del av oppgaven er å gå gjennom prosessen steg for steg og ned i minste detalj. Da er det godt å ha med seg noen som er eksperter på prosessanalyse og ikke minst dokumentasjon av dette. Vi er eksperter på egne prosesser mens andre er eksperter på prosessanalyse og RPA. Det var viktig å ha med seg noen som kunne utfordre oss i måten vi gjør ting på. Forenkling må gjøres i forkant av prosjektdefinisjon og implementering. Vi begynte med 1 prosess og kun 1 prosess. Hvor mange steg kan en prosess inneholde? Mange flere enn vi tror. Vi kan ikke glemme et eneste tastetrykk da forstår ikke roboten noe.

8 Avvik fra prosessen Prosesser som går fra A til Å er greie å dokumentere. Avvik fra prosessen er det vanskelige. Roberta må forstå at hun i noen tilfeller må legge dokumentet i en avviksmappe. Noen ganger havnet saker i avviksmappen fordi datoformatet var feil. Her må absolutt all informasjon være i h.h.t. spesifikasjon. Hvis ikke kan vi risikere at det meste havner i avviksmappen og da vil roboten gi liten effekt for bedriften.

9 Hvem er så denne roboten? Page footer text 9

10 Vår nyansatte fra en 3D printer Robertas oppgaver: Innhente sykemeldinger fra Altinn (via Virksomhetssertifikat) Registrere sykemeldinger i SAP Identifisere aktuelle refusjonskrav Navn: Roberta Robot Ansatt: 20.april 2018 Alder: 13 måneder Arbeidstid: 24/7 Lønn: 0 Besparelser: Betydelige besparelser i antall timer for behandling av sykemeldinger (ca. 0,75 årsverk) Økt refusjon fra NAV som følge av tid til å fange opp feil i refusjonsrapporten (ca 1,7 MNOK per år) Færre manuelle transaksjoner Økende grad av automatisering

11 Demo of Roberta and sick leave process Page footer text 11

12 Se roboten jobber NB! Hastigheten er nedsatt

13 Utfordringer underveis Vi hadde STORE forhåpninger!!! Det ble fort noen bølgedaler og min jobb som leder ble å holde motivasjonen oppe. Noen ble redde for at de skulle bli overflødige ved at en robot skulle ta jobben deres. Slik er det absolutt IKKE! Jobbene deres kommer til å bli mer interessante ved at de slipper noe av «punchejobben». Hva om Roberta gjør feil? Vi gjør da også feil innimellom. Roberta gjør bare det vi har lært henne. Vi har da alltid klart å korrigere feil vi har gjort! HJELP! Roberta gjør ikke det vi hadde tenkt hun skulle gjøre. Alt går i vasken! Vi må være fornøyd om Roberta kan løse 80% av sakene, resten må vi gjøre selv. Her var det viktig å hjelpe prosjektdeltagerne med å forstå at det er helt normalt at noen prosesser absolutt ikke går som forventet.

14 Hva kunne vi gjort annerledes? Bruk mer tid i prosessanalysefasen. Viktig at de som skal implementere forstår hva vi ønsker å oppnå, hvordan prosessen fungerer i dag og at vi tar oss tid til å tenke annerledes. Vær sikker på at prosessanalytiker, implementerer og prosesseier har samme forståelse av oppgaven. Vi involverte ikke alle i starten av prosjektet. Ønsket å vise skeptikerne at vi hadde et produkt som fungerte. Var det lurt? Vi burde sørget for større forståelse fra alle prosjektdeltagerne om at problemer vil komme til å oppstå det er naturen til alle prosjekt. Vi fikk et dropp i motivasjonen. Testfasen burde vært prioritert i enda større grad. Den måtte lide grunnet prekære daglige oppgaver. Testingen ble oppfattet som mer tidkrevende enn den var, noe som medførte at den ble skjøvet ut i tid. Det bør være personer internt som har god kunnskap med programvaren og kan utføre små endringer.

15 Hva har vi oppnådd? Vi har en prosess delvis automatisert, noe som på sikt vil gi en innsparing på 0,75 årsverk. Vi er den første gruppen i TechnipFMC som har effektivisert en prosess ved hjelp av en robot. Ikke verst av en payroll avdeling! Vi har en annen prosess som er i ferd med å automatiseres. Aller viktigst: vi har greid å snu en mentalitet fra å måtte sjekke alt mange ganger til at vi kan stole på at en Robot kan gjøre deler av jobben. Alle i Payroll har fått et annet mindset og ser etter muligheter for forbedring og automatisering.

16 Hva blir veien videre? Sykefraværsprosessen må oppdateres når det kommer nye krav/prosesser fra NAV. Ferdigstille og implementere pågående prosess. Identifisere nye prosesser og vurdere kost/nytte. Glede oss over at vi får hjelp av Roberta!

17 Hva har skjedd med sykefraværet og de sykmeldte? Sykefraværet i Payroll har blitt redusert. Dette er som følge av: Viten om at en del arbeidsoppgaver skal automatiseres. Tett oppfølging av de sykmeldte. En klar felles plan for hva som forventes når den sykmeldte er tilbake på jobb. God dialog slik at den sykmeldte tør å si fra om oppgaver som enten stresser dem eller blir for mye. Det er mitt problem som leder, ikke den som er delvis sykmeldt. Ofte er det kun små omrokkeringer som skal til. Mulighet for å jobbe med selve robotprosjektet. Den ansatte føler seg sett og verdsatt. Tid til å gjennomgå refusjonsrapport fra NAV, noe det ikke var tid til tidligere. Dette er tilfredsstillende for den ansatte.

18 Hva har vi oppnådd i forhold til kommunikasjon? De ansatte i Payroll forstår i større grad viktigheten av å være tydelig i sin kommunikasjon. Har mottakeren forstått budskapet? De er også mer oppmerksomme på at andre ikke forstår «Payrollterminologi». Vi er mer oppmerksomme når andre har det vanskelig og jeg får vite det og kan ofte gjøre noe med det. Jeg er tydelig på at jeg har en forventning om at de ansatte sier fra til meg når noe er vanskelig på jobb, enten det er arbeidsbelastning eller andre ting. Jeg gjentar og gjentar: Det er ikke negativt å si fra til lederen at man har for mye å gjøre!

19 Hvordan går det med Roberta i dag? Roberta lever i beste velgående på sitt lille kontor i 6.etasje. Hun har mailadresse og tilgang til både SAP og Altinn, men er dårlig på å snakke i telefonen. Hun er fornøyd med arbeidssituasjonen og klager aldri, men er heller ikke så god på å gi ros. Avdelingen er fornøyd med jobben hun gjør og ser at hennes jobb ikke kommer på bekostning av de andre ansatte i avdelingen. Dette er en virkelig suksesshistorie som jeg er stolt av å ha vært del av.jjj