Basware Connect oktober Odd Roar Trapnes & Jan Skistad

Transkript

1 Basware Connect oktober 2015 Odd Roar Trapnes & Jan Skistad

2 Kunder Norge Kunder Sverige Kunder Finland DFØ Statens Vegvesen Sykehuspartner Kongsberg Defence & Aerospace Kort om Agree2 Ericsson S-Group H&M SKF Wallenstam Kone Napa HKScan Bluegarden Etablert i 2011 (kontorer Klarna i Oslo, Stockholm og Helsinki) Nets Storebrand 20 senior medarbeidere Konica-Minolta TeliaSonera Agder Vår Energi forretningside er å Praktikertjänst øke kundens konkurransekraft gjennom Gjensidige utvikling og implementering AJ Produkter av effektive forretningsprosesser Sykehuset og systemer. Østfold (SØ) Sveaskog Tine Scania Ruter# Tjenester Telia HP Ekspertise innen P2P Icehotel Santander Program-/Prosjektledelse Karolinska Institut Siemens AJ Produkter Endringsledelse (ADKAR) Sparebank1 Prosessutvikling (Lean) Norwegian Metode Agree2 BPM (Business Process Management)

3 Suksessfull P2P implementering, hva kreves?

4 Trender Organisatoriske målsetninger utvikler seg «Back-office» og tradisjonelle funksjoner («kostnaden ved å drive business») har nå strategisk verdi P2P prosessen påvirker operasjonell effektivitet Kostnadsreduksjon kombinert med bedre kontroll, standardisering, effektivitet og sporbarhet Fokus på hele verdikjeden og samhandling Effektive organisasjoner, løsninger, prosesser og kompetanse Outsourcing Organisering, prosesser og kompetanse

5 Tradisjonell tilnærming Prosess Organisasjon Teknologi (automatisering) Komplett verdikjede Kompetanse, utvikling og coaching Måle forbedringer Kontinuerlig forbedring

6 Hvordan burde man gjøre det Prosess Organisasjon (endring) Teknologi (automatisering) Komplett verdikjede Kompetanse, utvikling og coaching Måle forbedringer Kontinuerlig forbedring

7 Vår tilnærming for å løse dette En metode som belyser ethvert oppdrag fra flere sider ivaretar behovet for: En strukturert gjennomføring Riktig innhold Fokus på menneskene Måloppnåelse En oversiktlig metodikk med relativt lavt inngangsnivå. En arbeidsprosess som er basert på velkjente og velprøvde metoder. En metode som er enkel å tilpasse det aktuelle oppdraget. En arbeidsmåte som fokuserer på samarbeid.

8 GJENNOMFØRING Sikre en strukturert gjennomføring og overlevering av avtalt innhold INNHOLD Sikre effektiv analyse av hva som skal endres hvor og med hvilke konsekvenser KULTUR Sikre organisasjonens medvirkning, aksept og videreføring av endringene GEVINSTREALISERING Sikre at prosjektets leveranser gir de forventede effekter og gevinster

9 Fokusområder i de ulike fasene Prince2 Prosjekt Definere hensikt & mål Planlegge Gjennomføre Overlevere & konkludere LEAN 6σ Innhold Beskrive fremtid & måle Analysere Implementere Verifisere ADKAR Endring Skape bevissthet & ønske Etabl. kunnskap & evne Opplæring Forsterke Mål Gevinst Eierskap Tilrettelegge & planlegge Involvere Overføre For-fase Initiering Planlegging Gjennomføring Avslutning

10 Kundeutfordringer Innkjøp/Faktura Område Symptom Hvordan kan dette adresseres for å finne årsak og botemiddel Organisatorisk effektivitet Organisatorisk effektivitet 1 Tilfeldig, utilstrekkelig eller upassende organisering Begrenset innkjøpsekspertise / regnskapsekspertise og kunnskap For få dedikerte ressurser / Dårlig dokumentasjon fører til at ansatte bruker lang tid pr. faktura Høye kostnader forbundet med ineffektive innkjøpsprosesser / faktureringsprosesser Oppnå Oppnå besparelser besparelser gjennom gjennom fakturahåndtering innkjøp / faktura 2 Kontroll med og etterlevelse av regelverk 3 Kontrakter ikke tilstrekkelig håndtert eller benyttet / Dårlig kontroll på utestående fordringer mot leverandør Spredt innkjøpsmakt / Lang omløpstid skaper unødvendig høye rentekostnader Kontroll med og etterlevelse av regelverk Manglende muligheter til å håndheve regelverk Vanskelig å revidere innkjøpsbeslutninger / Godkjenning av kostnader gjort på feil sted i prosessen Tilfeldige innkjøp / Posteringer Situasjon: Et selskap er ofte organisert etter andre prinsipper enn å sikre en optimal verdistrøm. Det kan oppleves at det finnes en formell og en uformell prosess, og ansvarslinjene er utydelige. Lean 6σ: Definere problemet, hvordan det bør være og forstå hvorfor det ikke er slik i dag. Kombinert med en oversikt over verdistrømmen kan vi foreslå et optimalisert prosess. Vi definerer prosesser med stor kapasitet, det vil si at det kun er antall ressurser som begrenser gjennomstrømningen. Begrenset innkjøps- / ADKAR: En restrukturering av prosessene krever gjerne en restrukturering av organisasjonen. For få ressurser En slik endring / kan påvirke mange, og vi lager en tydelig plan regnskapsekspertise for å imøtekomme den motstanden som i regel følger Bruker en organisasjonsendring. lang tid Opplæring og tett oppfølging for å sikre at kunden og får kunnskap ut det forventede resultatet. pr. faktura Gevinst: Forstå hva som ønskes av gevinst, hvordan denne skal måles, hvordan den skal oppnås. Prince2: Skaper struktur i arbeidet. Tilfeldig, utilstrekkelig eller upassende organisering Situasjon: Her et det et ønske om eller et behov for å se om ting kan gjøres enklere / bedre / smartere. Introduksjonen av et system eller en ny funksjonalitet er Dårlig ikke sjeldent kontroll et av utfallene. Spredt innkjøpsmakt / Lean 6σ: Forstå hva som ønskes, hvorfor ting oppleves som et problem i dag, og hva som er den bakenforliggende årsaken. Er det på utestående manglende kunnskap, uklare / dårlige prosesser, uklare roller eller uklart Lang ansvar? Eller omløpstid noe annet? En kartlegging av verdistrømmen er ofte nødvendig fordringer å forstå hvor mot det skapes verdi. skaper Sammen med unødvendig rot-årsakene kan vi lage et forslag til en prosess som understøtter verdistrømmen leverandør på best mulig måte. Et system høye tilpasses rentekostnader nødvendig arbeidsflyt, ikke motsatt. ADKAR: Denne typen prosjekt vil medføre store endringer for noen. Å ivareta interessentene blir derfor et viktig fokusområde. Gevinst: Alle ønskede effekter av en endring skal skape en målbar gevinst. Ved prosessendringer vil man ofte starte med å måle nåsituasjonen for senere å kunne sammenligne med effekten etter at endringer er introdusert. Prince2: Skaper struktur i arbeidet. Høye kostnader forbundet med innkjøps- / faktureringsprosesser Manglende Muligheter til å håndheve regelverk Vanskelig å revidere Innkjøpsbeslutninger / Godkjenning av Tilfeldige Innkjøp / Situasjon: I slike tilfeller vil ofte ulike deler av kundens organisasjon oppleve situasjon ulikt. Eksempelvis vil jurister se de legale implikasjonene, mens andre vil føle på økonomiske konsekvensene. kostnader gjort på posteringer Lean 6σ: Viktig å være tydelig hvem som opplever problemet samt å definere hvordan det burde være; hvilke regler som gjelder, feil sted i prosessen hvordan dette skal kunne følges opp (KPI-er). Må forstå hvor stort problemet er (trenger noe å gjøres?). Det er viktig å undersøke årsaken til situasjonen. Iverksette tiltak der det er behov; oppdaterte prosesser og målepunkter. ADKAR: Sørge for god kommunikasjon underveis Sikre at berørte får nødvendig opplæring og innsikt for å følge nye prosesser. Gevinst: Legge gevinstrealiseringsplan. Hvilke effekter vil løsningen ha og hvordan kan organisasjonen trekke ut de nødvendige gevinstene av disse? Prince2: Skaper struktur i arbeidet.

11 Hvordan sikre suksess

12 Hva skiller de beste fra de andre? Organisasjon Utvikling av kompetanse Endringsledelse og Prosessutvikling Implementerer standardiserte og effektive prosesser Fokuserer på den komplette verdikjeden Samhandling mellom Innkjøp og Økonomi KPI er og kontinuerlig forbedring Mål og implementer Automatisering Hacket Group: What distinguishes the less good from the best is that the cost for procurement is 0,64% of revenues for the best, while for the less good it is 2,08% of revenues

13

14