Bedre innkjøp, forbrukskontroll og kontantstrømsynlighet. Purchase-to-Pay Canon Information Management

Transkript

1 Bedre innkjøp, forbrukskontroll og kontantstrømsynlighet Purchase-to-Pay Canon Information Management

2 Purchase-to-pay automatisering for en enhetlig styring på tvers av innkjøp og økonomi. Dette er en introduksjon til en enklere og mer strømlinjeformet måte å ta smartere økonomi- og innkjøpsbeslutninger, som forbedrer forvaltning av forbruk og kontantstrøm. Det betyr å bygge et partnerskap med deres leverandører, og bedre samarbeid mellom innkjøp og økonomi. Canons Purchase-to-Pay er utformet for å la innkjøp og økonomi fungere bedre sammen, og la begge teamene følge mer strategiske mål. Canon Purchase-to-Pay vil gi deg viktig kontroll og synlighet over hele processen over hele prosessen (fra innkjøpsbehov til betaling) på én enkelt plattform, for å gi bedre samsvar, økt sikkerhet og bidra til å redusere kostnader.

3 Purchase-to-Pay automatisering handler om å øke lønnsomheten evnen til å administrere forbruk og kontantstrøm takket være bedre optimerte og sammenkoblede prosesser. Purchase-to-Pay det viktige skrittet mot forretningsvekst For organisasjoner som er ute etter en drastisk forbedring av innkjøps- og økonomiprosessene og få ut det beste fra begge, gir Canons Purchase-to-Pay strømlinjeformet innkjøp, kontraktstyring, og håndtering av faktura og utlegg. Purchase-to-Pay processen fra anskaffelse av produkter og tjenester til å betale leverandører Leverandører Innkjøps -ordre Motta varer/ tjenester Behandle faktura Overvåkning og rapportering Betal leverandør Kjøp Deres virksomhet trenger produkter og tjenester Betal Leverandører må bli betalt

4 På tvers av fire sentrale områder med utfordringer for deres økonomi- og innkjøpsprosesser, gir Canons Purchase-to-Pay spesifikke fordeler som vil forenkle og strømlinje prosesser, gjøre de ansatte mer produktive, og la dere gjøre raskere og bedre beslutninger. Synlighet Kontroll Få virkelig innsikt for bedre beslutninger Det å ikke ha den riktige informasjonen tilgjengelig er frustrerende for profesjonelle økonomer og de som er ansvarlig for innkjøp. Manglende transparens kan også oppfordre til negativ oppførsel og utsette deres organisasjon for risiko. Det å få oversikten over nøkkeldata vil fjerne frustrasjoner og bortkastet tid, og hjelpe med å ta det første trinnet mot en bedre beslutningsprosess. Økonomi vil kreve en mer konsistent og aktuell visning av kontantstrømsituasjonen, i stedet for å måtte få en oversikt over forskjellige deler satt sammen fra ulike systemer og å jakte på papirspor Innkjøp vil trenge å ha større innsikt i leverandørkontrakter for å kontrollere servicenivåer og vilkår for å forstå spesielle leverandørkompetanser Forbedre prosesser og forretningsforbindelser Kontroll over deres selskaps innkjøps- og regnskapsprosesser er vesentlig, slik at dere kan frigjøre verdifull tid og ressurser til å fokusere på å oppnå strategiske mål. Ineffektiv kontantkontroll, dårlig samsvarsfrekvens for fakturaer, eller for mye manuell dokumenthåndtering sløser verdifull arbeidstid. I mellomtiden, det å arbeide med dårlige leverandørdata, og ikke ha en tydelig innkjøpspolitikk kan føre til dårlige leverandørrelasjoner. Det å få en jevnere prosess kan redusere «støyen» i deres organisasjon, og la de ansatte arbeide med mer tilfredsstillende oppgaver. Økonomi vil kreve bedre prosesser. Det kan være å øke antallet fakturaer som svarer til kjøpsordrer, eller å øke frekvensen med elektroniske fakturaer i forhold til papirfakturaer Innkjøp må identifisere og korrigere sløsende innkjøpere og snu atferd tilbake i tråd med innkjøpspolitikk

5 Kostnad Oppnå innsparinger og øk fortjeneste Til slutt er det penger det handler om. Mens vi alle streber etter forretningsvekst, vet vi at innsparinger kan utgjøre hele forskjellen til en varig suksess. Hvordan vil dere oppnå deres mål for innsparinger i løpet av de neste 12 månedene? Enten deres organisasjons mål for innsparinger stammer fra leverandørrasjonalisering, ny forhandling av kontrakter, eller fra driftsmessig effektivitet, vil dere finne at Purchase-to-Pay løsninger kan hjelpe dere med å oppnå deres mål for innsparinger over hele linjen. Økonomi vil ønske å gjøre innsparinger fra effektivitet som reduserer transaksjonskostnader og gjøre økonomiavdelingen om fra et kostnadssted til en resultatenhet Innkjøp vil ønske å gå utover det kontinuerlige jaget etter å presse innsparinger fra leverandører, og fokusere på virkelige strategiske innsparinger og til og med generering av inntekt Sikkerhet og Samsvar Redusere risiko og nødvendig avbrudd Deres organisasjon er lovpålagt å presentere nøyaktige og juridisk samsvarende transaksjoner. Automatisering av deres prosedyrer for å minimere feil, og maksimere samsvar er den beste veien videre. I tillegg, det å oppfylle interne retningslinjer og støtte bedre styring kan forbedre produktivitet og moralen på tvers av forretningen. Én av fem fakturaer har feil eller mangler data (Canon/RS Consulting, 2011). Svindelrisikoen er også økt i prosessen fra innkjøpsbehov oppstår til betaling er gjort, siden det er her pengestrømmen er. Hvis dere ikke har automatiserte kontroller og balanser, øker dere organisasjons risiko for svindel. Økonomi vil ønske å være revisjonsklar og i samsvar med lovgivning Innkjøp vil ønske å sikre at deres organisasjon arbeider med godkjente leverandører, og at deres kjøpere respekterer innkjøpspolitikk

6 Purchase-to-Pay: optimalisér prosessen En Purchase-to-Pay løsning fra start til slutt betyr å gjøre smartere økonomi- og innkjøpsbeslutninger, forbedre forvaltning av forbruk og kontantstrøm. gir bedre synlighet over innkjøp, forbrukskontroll og kontantstrøm Leveran -dører Motta varer/ tjenester Behandle faktura Innkjøpsordre Overvåkning og rapportering Betal leverandør Utlegg Samhandle med leverandører og bli enige om vilkår Behandle en bestilling hos en leverandør Bekrefte mottak etter levering Motta faktura elektronisk/ papirversjon og automatiser godkjennings og avstem mot kjøpsordre Overvåk hele P2P prosessen og produser skreddersydde rapporter Besvare forespørsler og godkjenne betaling til leverandør Én enkel, helt mobil plattform for enhetlig styring på tvers av innkjøp og økonomi Kontrakt Innkjøp Faktura Dashboard Leverandørportal Utleggshåndtering

7 Hvorfor er det enklere å implementere Canons Purchase-to-Pay enn dere tror Til tross for det P2P-automatisering har å tilby, inkludert lavere transaksjonskostnader, reduserte ledetider og strømlinjeformede arbeidsflyter, kan enkelte organisasjoner noen ganger føler seg utestengt fra disse fordelene. Noen av deres leverandører vil kanskje motstå tilpasningen, eller dere synes kanskje at et «P2P-system» er for stort til å være en levedyktig investering til deres forretning. Men Purchase-to-Pay er endret. Canons løsning har blitt beskrevet av andre kunder som: Fleksibel modulbasert, så dere kan anvende individuelle applikasjoner, eller fase dem inn trinn for trinn Rimelig flere prisalternativer, inkludert abonnement, til å beste oppfylle deres behov Lett å integrere fungerer med utstyret og programvaren dere allerede har på kontoret Intuitiv webbasert intuitivt brukergrensesnitt installert med minimalt behov for opplæring Mobilt bruk systemet på farten, offsite, eller borte fra kontoret, fra en hvilken som helst Internett-aktivert enhet Canon Professional Services Dere trenger ikke å stå på egen hånd for å gjennomføre implementeringen. Canons team for forretningsløsninger kan gjøre livet enklere ved å tilby: Konsulenttjenester for å identifisere, utforme og implementere skreddersydde P2Pautomatiseringsstrategi Alternativer for administrerte tjenester er tilgjengelig for å oppnå ytterligere fordeler Komme i gang Canons konsulenter for forretningsprosessen er eksperter i å hjelpe våre kunder redusere kostnader, minimere risiko og øke salg ved å strømlinje viktige forretningsprosesser. Vi begynner med å prøve å forstå deres virksomhet deres nåværende prosesser, mennesker, lokaler og systemer. Før det snakkes om en P2P-løsning, vil Canons konsulenter arbeide seg gjennom et hvilket som helst av tre trinnene, slik at vi vet at vi kan utforme den riktige løsningen for deres organisasjon. Kvalifisering av forretningsbehov. Demonstrasjon av løsning eller Proof-of-Concept. Prosessgjennomgang. Kontakt oss for å avtale et møte eller finne ut mer. Tlf.: Om Canon Information Management Canon Information Management-løsninger er bygget på mer enn 75 års erfaring i utvikling av innovativ teknologi for å fange, behandle og levere dokumenter og bilder. Ved å tillate en hvilken som helst type organisasjon å ta kontroll over deres kritiske informasjon, vil vår ekspertise i å tilrettelegge effektiv arbeidspraksis gi kunder over hele Europa muligheten til å gi eksepsjonell kundeopplevelse, oppnå konkurransefortrinn og være i samsvar med regelverk. Merverdi med Bedre synlighet Bedre kontroll Enklere samsvar Mer kontanter Flere likvide midler

8 Canon Inc. Canon.com Canon Europe canon-europe.com Danish Edition Canon Europa N.V., 2015 Canon Norge AS Hallagerbakken 110 Postboks 33 Holmlia 1201 OSLO Tlf canon.no