Seminar Norstella 7. juni

Transkript

1 Seminar Norstella 7. juni Innføring av sentraliserte innkjøpsløsninger sett fra kundens side Kjell Warholm Atento AS Mobil

2 Kort om Atento Effektivisering av innkjøp via en kjøpersentrisk tjenesteportal Sourcing Kontraktsadministrasjon Innkjøp Kontinuerlig tilgjengelighet 24/7/365 Integrasjon med foreliggende ERP-system Implementering, leverandøradopsjon, katalogadministrasjon Endringsledelse Atentos målgruppe er større virksomheter med en offensiv innkjøpsstrategi Eiere:

3 Innholdsfortegnelse Hva forbindes med moderne innkjøp? Utfordringer for kjøpende organisasjoner Faser i utvikling av innkjøpsfunksjonen Trendene Organiseringen Verktøykassen Effektivitetsmålinger

4 Hva innebærer moderne innkjøp? Automatisering av interne forretningsprosesser Automatisering ut over intern verdikjede Kontinuerlige forbedringer ved hjelp av analyser og endringsledelse

5 Moderne innkjøp og målbildet Samordnet behovskartlegging, online sourcing og avrop mot kontrakter med avtalte priser Kjøp billigere Procure-to-pay automatisering med selvbetjeningsløsninger, strukturert og elektronisk leverandørkommunikasjon Optimaliser innkjøpsprosessene Budsjettbasert innkjøp, avvikskontroll og løpende oversikt mht totalt forbruk Etterlev lover og regler

6 Utfordringer Organisatoriske utfordringer Endringsledelse Ikke integrerte prosesser Tidsforbruk på rutinekjøp Krav til reduserte kostnader Økende krav til effektivisering Ressursbeskrankninger Inflasjon, valutasvingninger Innkjøpsavd. Problem med overholdelse av lover og innfrielse av avtaler Manglende oversikt Handelslekkasje ift. avtaler Offentlige lover og retningslinjer Konkurransepress Outsourcing Stadig nye varer og tjenester Global konkurranse

7 Hva er så innkjøpsdirektører opptatt av? * Leverandørutvikling / vinn-vinn forhold Integrere og forbedre infrastrukturen for gjennomføring av effektivt innkjøp Økt innkjøp fra lavkostland Overgang til sentralstyring av innkjøp Økt bruk av fremforhandlede avtaler Overholdelse av eksterne og interne retningslinjer The CPOs Agenda published by Aberdeen Group, March 2005

8 Utvikling av innkjøpsfunksjonen Høy Strategisk innkjøp Verdiskapning Samhandlende innkjøp Optimalisering av anskaffelse All kategorier, alle prosesser Strategisk verdi Lav Operativt innkjøp Etablere manuelle ordre Besvare leverandørspørsmål Hjelpe rekvirentene Vedlikeholde innhold Kostnadsdrevet innkjøp Automatisert innkjøp Innføring av standarder Kontraktsforhandlinger Forbruksanalyser Lav Modningsgrad Høy

9 Fullstendig Procure-to-Pay automatisering Identifiser & kvalifiser leverandører Etablere og godkjenne rekvisisjoner Motta og behandle fakturaer Strategisk sourcing Vurdere tilbud Etablere innkjøpsordre Betale leverandøren Ordrebehandling Forhandle avtaler Velge leverandør Sende elektroniske innkjøpsordre Motta og kontroller varer og tjenester Analysere resultat av effektivitetsmålinger Foreta justering av kontrakter Strukturer strategiske aktiviteter og automatiser rutinemessige oppgaver Frigjør personell til aktiviteter med høyest bidrag

10 Aberdeen Group: Procurement Automation Priorities * Currently Use Supplier Performance Management (54%) eprocurement (54%) erfx (39%) Supplier/Transaction Network (39%) Services Procurement Application (37%) Plan To Use (24 months) Supplier/Transaction Network (39%) Full e-sourcing Platform (37%) Supplier Performance Management (34%) Optimization Based Sourcing Tools (32%) Contract Management (29%) The CPO s Agenda published by Aberdeen Group, March 2005

11 Organisering av innkjøp Request Source Buy Pay Request Source Buy Pay BU 1 BU 2 BU 3 Decentralized BU 1 Shared Service BU 2 Central Sourcing, Local Execution Request Source Buy Pay Request Source Buy Pay BU 1 Shared Service Automated financial reconciliation BU 1 Shared Service Automated financial reconciliation BU 2 Complete Shared Services BU 2 Transfer to Local Business Unit Valg av modell avhenger av hva som skal kjøpes inn

12 Implementeringsstrategi Høy RFx og Auksjoner Engangsanskaffelser Forespørselsbasert innkjøp Strategiske produkter SLA-basert partnerskap EDI Resultatpåvirkning Konsern innkjøpsløsning Tradisjonell ehandel Forbruksmateriell og tjenester Rammeavtaler og elektronisk avrop Flaskehalsleveranser Leveringssikkerhet med et fåtall alternative leverandører Spesifikke ehandelsløsning Lav Leveringsrisiko Høy

13 Rask innføring av esourcing Enkle RFx og auksjoner Start med aktiviteter som raskt gir synlige resultater Leverandør oppkobling Sørg for omgående elektronisk oppkobling av leverandører Komplekse RFx og auksjoner Integrasjon med ordrebehandling, fakturakontroll og utbetaling Ta mer komplekse anskaffelser etter hvert Automatiser hele anskaffelsesprosessen

14 Procure-to-Pay Behovsmelding Oppgjør Sourcing & Kontraktsadministrasjon Indirekte materiell & MRO Bank Direkte materiell Rekvisisjon Bestilling varer / tjenester Mottak varer / tjenester Fakturakontroll Betaling Betalingskort Tjenester Samhandling med leverandører rer SWIFTNet Felles datamodell

15 Eksempel på implementeringsstrategi Verdi Kommunikasjon med leverandør Selvbetjening blant ansatte Kontraktsadministrasjon Forbruksanalyser Strategisk Sourcing Procure-to-Pay Prisreduksjon og effektivisering av prosesser Innfør selvbetjening for å frigjøre personell Gjennomfør kostnadsreduksjoner og arbeid for etterlevelse av regler og retningslinjer Tid

16 Automatisk håndheving av priser og betingelser Sourcing Contracts iprocurement Purchasing Forhandle pris og betingelser Etablere entydige leveranseavtaler Ekspedere selvbetjeningsordre til godkjente leverandører Ekspedere innkjøpstransaksjoner til avtalte priser og betingelser Automatisk håndheving av kontraktsfestede priser og betingelser i alle transaksjoner

17 Fokusområder for kjøpende virksomheter Sentralisert ledelse av innkjøp for å sikre overholdelse av regler og retningslinjer samt bruk av inngåtte avtaler Desentralisert realisering av innkjøp via selvbetjening Overføring av innkjøpere fra avrop til sourcing og kontraktsarbeid Automatisering av ordrebehandling og betalingsprosesser Fortløpende analyse av forbruk og pris per kategori Vurdere outsourcing av ikke-strategiske kategorier Oppfølging av KPI er og gjennomføring av benchmarks Integrerte prosesser: Sourcing, kontrakt, avrop, betaling

18 Effektivitetsmålinger innen innkjøp Prioritet 1: Mål kostnadsbesparelser for å opparbeide internt tillit Prioritet 2: Mål alt annet som bidrar til reelle verdier Overholdelse av strategier og retningslinjer Leverandørytelser Utnyttelsesgrad mht foreliggende kontrakter osv. Vis verdien av godt innkjøp!