Side 1 av 7 Utarbeidet av: /hbo KSM-håndbok nivå I REALISERING AV PRODUKT

Transkript

1 Side 1 av Planlegging Weber skal planlegge og utvikle de prosessene som er nødvendig for realiseringen av produkt, herunder: - Kvalitet-, miljømål og produktkrav - Ressurser / aktiviteter som kreves for verifikasjon, overvåking, kontroll og prøving - Registreringer som er nødvendig for å bevise at prosessene og det resulterende produkt oppfyller krav. 5.2 Kunderelaterte prosesser Weber skal sørge for at krav som er spesifisert for produktet blir klarlagt og kommunisert til kunden. Dette gjøres gjennom brosjyrer, brukerveiledninger og tekniske godkjenninger. Når det gjelder krav i forbindelse med leveranse skal bestillingsprosedyrer og salgsbetingelser sikre disse. Tilbakemeldinger fra kunder, inkludert kundeklager kommuniseres via markedsapparatet. Ved kundeklager følges gjeldende Reklamasjonsrutine som finnes på vårt Intranett: KSM, Skjemaer og rutiner. 5.3 Utvikling og konstruksjon Sentralt kanaliseres dette arbeidet via Produktutviklingskomiteen (PU-komiteen) etter initiativ fra markedsapparatet gjennom respektive produktsjefer og deres Produktansvarsgrupper. PU-komiteens sammensetning sikrer at alle aspekter blir vurdert i planleggingsfasen. Resultatet fra denne planlegging skal være en form som passer for selskapets driftsmetoder. PU-komiteen styrer samspillet mellom de forskjellige grupper som er involvert i utvikling og konstruksjon, og egen prosedyre for KSM-styring av utviklingsprosjekter er utarbeidet v/teknisk avdeling.

2 Side 2 av Innkjøp Weber har en innkjøpsfunksjon, som ligger organisert under Logistikk. Den sentrale innkjøpsfunksjonen har ansvaret for alle større innkjøp, og har ansvar og myndighet til å bedømme og velge leverandører etter kriterier som tilfredstiller kravene i NS-EN Kap og NS-EN Kap c Sentral innkjøpsfunksjon har også ansvaret for utarbeidelse, informasjon om, og ajourhold av selskapets Innkjøpshåndbok. Lokale innkjøp begrenses i stor grad til daglig drift, samt avrop i forhold til allerede inngåtte avtaler. Ved inngåelse av avtale med eksterne konsulenter skal det forefinnes en skriftlig avtale, undertegnet av begge parter, som spesifiserer hvilken tjeneste som skal leveres. Den ansvarlige for innleie av tjeneste skal verifisere at leveransen er gjennomført i henhold til avtalen. Overordnet rutine/prosedyre for innkjøp i Saint-Gobain Byggevarer as Innkjøp deles i følgende kategorier: 1) Avrop 2) Bestilling 3) Investeringsanskaffelser 1 - Avrop Forutsetninger for anrop: 1) Varen skal være forhåndsgodkjent og registrert i ERP-systemet (pr. = IFS) 2) Det skal eksistere en gyldig rammeavtale. Se rutine for anskaffelser og inngåelse av rammeavtaler for Saint-Gobain Byggevarer as (KsM ref nivå II innkjøp). Hvem gjør avrop:

3 Side 3 av 7 1) Dette gjøres desentralisert på den enkelte fabrikk, og lokale stillingsbeskrivelser angir hvem som er gitt fullmakt til dette (KsM ref nivå II pr fabrikk/sted). 2) Beløpsgrenser styres av gjeldende fullmaktsmatrise (KSM II ref. Kap. 10 A7 øk.avd.) Hvordan gjøres dette: 1) For alle handelsvarer opprettes det en innkjøpsordre i ERP-systemet. 2) For produkter der dette ikke lar seg gjøre (en del råvarer) lages det et dokument, rekvisisjon eller manuell innkjøpsordre. Mottakskontroll: 1) Mottakskontroll kan variere i type og frekvens og er detaljert beskrevet i Mottakskontroll rutinen/matrisen (KsM ref nivå I, kap. 5.5). Avviksbehandling: 1) Ved avvik på en leveranse skal bedriftens avvikssystem benyttes (KsM ref nivå I kap. 6.3) 2) Ved kvalitetsavvik på en leveranse skal det gå en kopi av avviksmelding til innkjøpssjef Betaling: 1) Betalinger av regninger gjøres etter matching mot innkjøpsordre eller rekvisisjon, samt kvittert mottaksseddel. 2) Hvem som gjør mottakskontroll, attesterer og anviser, er beskrevet i den enkelte enhets innkjøpsmatrise (KsM ref nivå II pr fabrikk/sted). 2 Bestilling Forutsetninger for bestilling: 1) Gjelder engangsanskaffelser som normalt sett ikke er dekket av en rammeavtale. 2) Leverandøren skal finnes i bedriftens leverandørregister i ERP-systemet.

4 Side 4 av 7 3) Hvis ikke leverandøren er benyttet tidligere skal den forhåndsgodkjennes av innkjøpssjef og/eller regnskapssjef før bestilling finner sted. Hvem foretar bestilling: 1) Dette gjøres desentralisert på den enkelte fabrikk, og lokale stillingsbeskrivelser angir hvem som er gitt fullmakt til dette. 2) Beløpsgrenser styres av gjeldende fullmaktsmatrise (KSM II ref. Kap. 10 A7 øk.avd.) Hvordan gjøres dette: 1) For alle bestillinger med verdi over NOK 5.000,- skal det opprettes en rekvisisjon som angir en beskrivelse av produkt og antall, samt en avtalt pris. (KsM ref øk.avd.) 2) Alle rekvisisjoner lagres i dedikerte permer og danner grunnlaget for mottaks- og fakturakontroll, samt rapportering av etterslep pr måned (KsM ref øk.avd.). 3) Økonomiavdelingen står for distribusjon av rekvisisjonsblokkene. Mottakskontroll: 1) For enkeltstående kjøp er det utfylt rekvisisjon som danner grunnlaget for mottakskontroll. Se for øvrig Mottakskontroll rutinen/matrisen (Kap. 5.5) Avviksbehandling: 1) Ved avvik på en leveranse skal bedriftens avvikssystem benyttes. 2) Ved kvalitetsavvik på en leveranse skal det gå en kopi av avviksmelding til innkjøpssjef Betaling: 1) Betalinger av regninger gjøres etter matching mot rekvisisjon og kvittert mottaksseddel. 2) Hvem som gjør mottakskontroll, attesterer og anviser, er beskrevet i den enkelte enhets innkjøpsmatrise (KsM ref nivå II pr fabrikk/sted). 3 - Investeringsanskaffelser

5 Side 5 av 7 Forutsetninger for investeringsanskaffelser: 1) Gjelder anskaffelser som krever en godkjent investeringssøknad og gjennomført sjekkliste for etablering av TAT (Tverrfaglig Anskaffelses Team). 2) Hvis ikke leverandøren er benyttet tidligere skal den forhåndsgodkjennes av innkjøpssjef før bestilling finner sted. Hvem foretar bestilling: 1) Kontrakt utarbeides av Prosjektleder for investeringen, i samråd med innkjøpssjef, og etter behandling i TAT. 2) Signatur av kontrakt styres av gjeldende fullmaktsmatrise (KSM II ref. Kap. 10 A7 øk.avd.) Hvordan gjøres dette: 1) Etter at anbudsrunde er gjennomført, med minimum 2 3 tilbydere, velges leverandør. Valg av leverandør gjøres i samråd av Prosjektleder, innkjøpssjef og TAT på bakgrunn av en evalueringsrapport. 2) Det utarbeides kjøpskontrakt som dekker alle forhold knyttet til de kommersielle vilkår, med teknisk dokumenter (tegninger/beskrivelser/spesifikasjoner) som bilag. Mottakskontroll: 1) Kjøpskontrakt med tilhørende dokumenter og etablerte godkjenningskriterier danner grunnlaget for mottakskontroll. 2) Gjennomført mottakskontroll skal dokumenteres med egen avviksliste (punch liste). Avviksbehandling: 1) Ved avvik på en leveranse som gjør at man ikke kan akseptere levering, (betydelige avvik vurderes av prosjektleder) skal bedriftens avvikssystem benyttes. 2) Ved kvalitetsavvik på en leveranse skal det gå en kopi av avviksmelding til innkjøpssjef Betaling: 1) Betalinger av regninger gjøres etter matching mot kjøpskontrakt med tilhørende dokumenter og godkjent avviksliste. Fullt oppgjør gjøres kun mot punch liste uten feil og avvik.

6 Side 6 av 7 2) Prosjektleder er ansvarlig for anvisning. Se for øvrig gjeldende fullmaktsmatrise (KSM II ref. Kap. 10 A7 øk.avd.) Arkivering: 1) Alle avsluttede prosjekter skal arkiveres på gjeldende fabrikk/sted hvor leveringen er installert. Prosjektleders ansvar inkluderer arkivering av alle underlag som er relevant for fremtiden. 5.5 Mottakskontroll Leveransegodkjenning Mottakskontroll - Fakturakontroll «Kontroller leveransen!» 1. Forutsetningen for en bestilling og dermed en leveranse er en rekvisisjon som skal sikre at bestillingen er godkjent og at det som er bestilt både er beskrevet og verdisatt. 2. Vær presis og gjør bestillinger skriftlig - ellers får du fort problemer med å måle leveransen opp mot det som er bestilt. Da er det vi som har et problem, ikke leverandøren! Hvordan kan du vite hva du har bestilt hvis du ikke entydig har definert hva som skal leveres? Det er ditt ansvar å sikre at dette kommer klart frem ved mottakskontroll. Mangler dette skal det utstedes en avviksmelding. 3. Har du mottatt noe du ikke har bestilt, skal du heller ikke betale. Sikr derfor at det er foretatt mottakkontroll og at leveransen er godkjent før du betaler. Alltid! 4. Oppdager du avvik på leveranser fra leverandører, er du pliktig til å sette opp en avviksmelding som skal behandles i tråd med selskapets krav. 5. Husk at forbedringer ofte er et resultat av at vi lærer av de feilene vi gjør. Derfor er avviksmelding viktig. Målsetning Gjennomføre en sluttkontroll på en slik måte at alle feil og mangler er avdekket og satt opp på en tiltaksliste med henblikk på utbedring. Betalingsbetingelsene skal være utformet slik at leverandørene ikke får full betaling før leveransen er fullført. Dette er spesielt viktig ved prosjekter og leveranser av ikke repetitiv karakter.

7 Side 7 av 7 Viktig: Betaling av en faktura skal først skje når leveransen er godkjent. Det er en tendens til at så snart leverandøren har fått full betaling, er hans vilje til å gjennomføre leveransen til kundens tilfredshet, inklusiv dokumentasjon, sterkt redusert. Forutsetninger: Godkjenningskriteriene skal være klart definert i form av målbare kriterier og i størst mulig grad relatert til ytelser. Avvik: Oppstår det avvik ved mottakskontroll/fakturakontroll, er det krav at det utstedes en avviksmelding. Avviket sendes til vedkommende ansvarlig for avtalen med leverandøren (den som har inngått den bindende avtalen) dvs. ikke den som har gjort avropet. Det skal alltid være ansvarlig tar avviket opp med leverandøren og avtaler korrektiv tiltak. Kopi av avviket skal alltid sendes innkjøpssjefen. 5.6 Tilvirking og tjenesteytelse All produksjon skjer i henhold til godkjente prosedyrer, arbeidsinstrukser og resepter. Prosessene kontrolleres i henhold til offentlige og interne krav. Produksjonsprosessene følges opp av de lokale driftsorganisasjoner og deres interne kontrollører, samt gjennom 3. parts kontroller. Identifikasjon og sporbarhet skal finnes på de fleste av selskapets produkter i form av merking på emballasjen. Der hvor slik merking ikke er egnet, skal identifikasjon og sporbarhet fremgå av f.eks. følgepapirene. Intern håndtering og lagring av produktene utføres på en slik måte at produktets kvalitet ikke forringes.