Dessuten møtte: Lukas Wedemeyer, By - og samfunnsenheten Kristiansand, sak 13

Transkript

1 NYE KRISTIANSAND PROTOKOLL Dato: Sted: Formannskapssalen Behandlede saker: 8-17 Møtets varighet: Kl Møt e leder: Arild Berge Til stede: Arild Berge Ida Grødum Trond H. Blattmann Grete Kvelland Skaara Arild Birkenes Per Kjær Mira Thorsen Renate Hægeland Kjetil Aasen Til stede fra administrasjonen: Anne Aunevik, Programsekretariatet Eva Ottesen. Sekretær Dessuten møtte: Lukas Wedemeyer, By - og samfunnsenheten Kristiansand, sak 13 SAKSKART 8 Referat fra møtet 30. januar Referat fra møte sendt ut på epost i etterkant av møtet, og det kom ingen merknader. Arbeidsutvalget har derfor godkjent referat ihht avtalt rutine. Merknad til sak 4: Inntil videre blir innkallinger og referat arkivert som utgående post og gjort tilgjen gelige via postjournal, og ikke som utvalgssak på politisk agenda. Referat godkjent. 9 Konkretisering Prosjektgruppa var enige om følgende konkretisering av 1

2 av oppdrag oppdraget fra fellesnemnda. Prosjektet skal utarbeide forslag til: 1. Om det skal prøves ut ad hoc komiteer ihht. Kommunelovens 10 nr. 5 i noen geografiske områder eller på noen tema 2. Nærdemokratiske ordninger i nye Kristiansand som bidrar til økt motivasjon for å bidra i samfunnsutvikling og politisk arbeid 3. Om det skal være et hovedutvalg som får særlig ansvar for nærdemokratiske ordninger. Prosjektgruppa drøftet om oppdraget bør utvides til blant annet å gjelde: Rutiner og strukturer ordninger generelt som fremmer deltakelse ikke bare ordninger etter 10 nr 5 Sammenslåing av de lovpålagte organene: Eldreråd og råd for mennesker med funksjonsnedsettelser Samordning av de ulike arenaene for barn og unges medvirkning som er i de tre kommunene dag. Medvirkningstiltak og dialog med innbyggerne i selve sammenslåingsprosessen fram mot Prosjektgruppen bad programsekretariatet om en komplett liste over formelle og uformelle råd/foreninger/utvalg i de tre kommunene. Dette blir presentert på temadag 20.mars. På bakgrunn av innspill fremkommet i møtet utarbeides et skriv til arbeidsutvalget for å klargjøre prosjektets mandat og ansvarsområder. 10 Føringer fra fellesnemda mål for etablering av ny kommune Overordnet styringsdokument for ny kommune ble vedtatt 30.januar 2018, og sier at den nye kommunen skal organiseres og ledes slik at innbyggerne og samfunnsaktører blir motivert for å bidra i samfunnsutvikling og politisk arbeid. Nye Kristiansand kommune skal: Oppfordre til medborgerskap og fremme økt frivillig innsats Invitere til deltakelse og samskaping i områder og saker som krever særlig oppmerksomhet Sikre åpenhet og involvering i beslutningsprosesser Fremme helhetlig samfunnsutvikling og samarbeid på sentrale utviklingsområder Prosjektgruppa vil prioritere forslag til tiltak som kan invitere til deltakelse og samskaping i områder og saker som krever særlig oppmerksomhet. 11 Politisk struktur og organisering Forslag til politisk struktur og organisering skal vedtas av fellesnemnda 27.februar. Følgende punkt og anbefalinger i prosjektrapporten har særlig relevans for prosjektet: 2

3 Pkt.8.2 om kommunedelsutvalg: Noen mener at kommunedelsutvalg kan bidra til mobilisering av samfunnsengasjement i lokalsamfunn. Arbeidsutvalget viser til forskning som anbefaler ad hoc utvalg etter kommunelovens 10 nr. 5 benyttes til lokal organisering 1. Årsaken er at engasjementet i enkeltbygder og bydeler ofte er preget av ildsjeler og frivillige organisasjoner, og kontakten med kommunen gjennom uformelle kanaler. Ad hoc utvalg åpner for mer spontane og fleksible løsninger, og er mer egnet hvis man ønsker å mobilisere innbyggere. Politisk prosjekt for nærdemokrati og innbyggerinvolvering vurderer om nye Kristiansand skal prøve ut ad hoc komiteer etter kommunelovens 10-5 Pkt 10.2 om oppgavefordeling mellom utvalgene og navn på utvalg Detaljert fordeling av roller og ansvar mellom utvalgene vil påvirkes av politisk organisering av nærdemokratiske ordninger og innbyggerinvolvering, og bør avvente anbefalinger fra prosjektgruppen som skal være ferdig i juni Innen noen prioriterte og utfordrende samfunnsutviklingsområder kan det være aktuelt å nedsette ad hoc komiteer etter kommunelovens 10 nr.5. Det kan være tema som ikke kan løses innenfor et hovedutvalg, og hvor det kreves dialog med interessenter og samfunnsaktører. Prosjektgruppen vil vurdere om det bør være et hovedutvalg som får særlig ansvar for nærdemokratiske tiltak (jfr sak 9). 12 Deltakelse i KMD-prosjekt «Framtidens lokaldemokrati i nye kommuner» Det skal være prosjektledersamling mai i Sandnes. Invitasjon med program kommer i begynnelsen av mars. Prosjektgruppen vedtok i forrige møte at tre personer fra prosjektet skal delta. Det bør avklares hvem det skal være (NB: Kollisjon med møte i fellesnemnda 29.mai). Departementet sendte 26.februar tilsagnsbrev om tilskudd til arbeid med å utvikle lokaldemokratiene for de nye kommunene i 2018 (se vedlegg). Prosjektgruppa ønsker at det utarbeides budsjett for prosjektet, og bruk av de statlige tilskuddsmidlene. Kommuner som deltar i programmet oppfordres til å gjennomføre lokaldemokratiundersøkelsen. Søgne gjennomførte undersøkelsen i 2017, og Songdalen i Kristiansand har ikke gjennomført den. KS vil prioritere kommuner som er kommunesammenslåingsprosess, men kommunene må selv 1 3

4 tilrettelegge for at det settes av tid i et kommunestyremøte. Undersøkelsen koster kr, men kommuner som skal slås sammen får dekket halvparten. Fordelen med å gjennomføre undersøkelsen nå, er at det kan måle om kommunesammenslåingen vil ha påvirkning på politisk engasjement. Om undersøkelsen: Resultater : Det var noe uenighet om hvorvidt det vil være fornuftig å gjennomføre lokaldemokratiundersøkelse i Songdalen og Kristiansand i og med at dette vil kunne kreve en del ressurser fra administrasjonene. Det ble i denne forbindelse påpekt at det i saksfremlegg til saker som krever administrative ressurser må fremkomme hvor mye dette kan dreie seg om slik at prosjektet kan ha et best mulig utgangspunkt til drøfting. Prosjektgruppa lager forslag budsjett, inkludert hvordan tilskudd fra KMD på kr skal brukes, og sender forslaget til leder for fellesnemnda. Prosjektgruppen anbefaler at Kristiansand og Songdalen gjennomfører lokaldemokratiundersøkelsen i løpet av Undersøkelsen bør gjentas i 2022 som en del av evaluering av politisk organisering. 13 Deltakelse i Smart by prosjekt Lukas Wedemeyer fra By- og samfunnsenheten i Kristiansand kommune var invitert til å gi en orientering om smart-by prosjekt og delprosjekt om innbyggerinvolvering. Delprosjektet ledes av Trondheim, og Kristiansand er representert ved Lukas Wedemeyer. Neste samling er mars i Oslo, og her er ønskelig at prosjektet stiller med representanter, eventuelt bare 19.mars. Wedemeyer orienterte om mulighet for å søke midler fra DIFI til samarbeidsprosjekt om komplekse utfordringer og det står blant annet at «Virksomhetene vi inngår samarbeid med må våge å tenke nytt om roller, tjenester og systemer og jobbe på en innovativ måte». Fristen er 9.mars. Programleder fremmer sak for fellesnemnda 27. februar om å få tilslutning til å melde inn etablering av nye Kristiansand som aktuelt samarbeidsprosjekt, med innbyggerinvolvering som hovedtema, og prosjektgruppa som ansvarlig for utforming av innhold i videre arbeid. Prosjektgruppa var positiv til at det sendes søknad, og gav innspill i møtet. Søknaden ferdigstilles av administrasjonen på grunnlag av innspillene. 4

5 Ida Grødum, Mira Thorsen og Anne Aunevik representerer prosjektet på Smart by samling 19.mars. Prosjektgruppas innspill til søknad til DIFI innarbeides i revidert prosjektskisse. 14 Temadag 20. mars Institutt for statsvitenskap og ledelsesfag på UiA er positive til å bidra med faglig innlegg på temadagen, og de har anbefalt at Morten Øgård inviteres. Programsekretariatet har hatt dialog med Øgård om innhold og rammer for et faglig bidrag. Hovedtema blir «Demokratisk innovasjon i norske kommuner». Programsekretariatet undersøker om prosjektet kan få besøk fra Drammen. Tema for dagen ble drøftet. Blant annet ønsket prosjektgruppa at både nærdemokratiske tiltak og ordninger for involvering i spesielle tema blir belyst. Arbeidsutvalget jobber videre med program basert på innspillene fra prosjektgruppen I tillegg til prosjektgruppens faste deltakere inviteres varamedlemmene, 1 representant fra de lovpålagte rådene i hver kommune, samt en representant fra ungdomsråd el tilsvarende i hver kommuene 15 Dialog, medvirkning og innspill fra ulike nærmiljø, innbyggergrupper og andre interessenter Prosjektgruppen drøftet arbeidsform, og var opptatt av hvordan de skulle få innspill fra innbyggere. Både infoskriv, spørreundersøkelse og lokale møter ble foreslått. Enighet om at det bør formuleres noen tema som grunnlag for innspill, og at det lages en plan for innspill som resultat av det som kommer fram på temamøtet 20.mars. Saken utsettes til etter 20. mars 16 Arbeidsform Etter temadagen 20.mars er det satt opp tre møter: Møte 24 april: Møte 29.mai: Kolliderer med KMD-konferansen i Sandnes Møte 19.juni: Bør prioriteres for gjennomgang av rapport. Innebærer i tilfelle at det ikke blir vedtatt i fellesnemnda før i august. Møte 29. mai flyttes til 22. mai 17 Eventuelt 5