Fagdag KS 9. januar 2018

Transkript

1 Fagdag KS 9. januar 2018

2 Status Agder-prosessen Den eneste sammenslåingen i regionreformen som er basert på entydige vedtak i fylkestingene Først ute med felles fylkestingsmøte etter Stortingets vedtak Først ute med konstituering av fellesnemnda Først ute med politisk behandling av fremdriftsplan og etablering av administrativ prosjektorganisasjon

3 Felles fylkestingsmøte 21. juni 2017 Vedtak i henhold til inndelingsloven: Navn: Agder fylkeskommune Det nye fylkestinget skal ha 49 medlemmer Fellesnemnda skal bestå av 22 medlemmer 11 fra hvert fylke Som revisor for fellesnemnda velges revisor for den fylkeskommune der prosjektregnskapet føres Det opprettes et partssammensatt utvalg (PSU) med 9 medlemmer Fylkestingene valgte formannskapsmodellen

4 Administrativ fremdrift

5 Fellesnemnda Har i høst behandlet saker knyttet til bl.a.: Delegering til prosjektleder Ansettelse av prosjektleder og midlertidig prosjektledelse Oppnevning av utvalg til å utrede politisk organisering i den nye fylkeskommunen Fremdrift i arbeidet med å etablere den nye fylkeskommunen Godtgjøringssatser Prinsipper for kommunikasjon Prosjektbudsjett

6 Partssammensatt utvalg (PSU) Fem medlemmer fra fellesnemnda (tre fra Aust og to fra Vest) To medlemmer fra arbeidstakersiden i begge fylker Felles hovedsamarbeidsutvalg (FHSU) Tre medlemmer fra arbeidsgiversiden i begge fylker Tre medlemmer fra arbeidstakersiden i begge fylker To hovedverneombud (ett fra hvert fylke)

7 Fremdriftsplan Høsten 2017 Frist Sak Utført 3. kvartal Fellesnemndas konstituering kvartal Midlertidig prosjektleder utnevnt kvartal Første møte i FHSU kvartal Første møte i PSU kvartal Prinsipper for kommunikasjon kvartal Prosjektbudsjett kvartal Virkemidler for ansatte

8 Fremdriftsplan 2018 Frist Sak 1. kvartal Omstillingsdokument 1. kvartal Oppfølging av forhandlingsutvalgets innstilling 2. kvartal Politisk organisering 2. kvartal Permanent prosjektleder / ny fylkesrådmann 2. kvartal Ny administrativ struktur 3. kvartal Innplassere fylkesrådmannens ledergruppe 4. kvartal Innplassere øvrige ledere

9 Fremdriftsplan 2019 Frist Sak 1. kvartal Innplassere ansatte 1. kvartal Bygningsmessige og tekniske behov 2. kvartal Regionplan 2030 vedtas av fylkestingene 2. kvartal Arbeidsavtaler for alle ansatte 3. kvartal Forberede økonomiplan og budsjett i nye systemer 3. kvartal Fylkestingsvalg 4. kvartal Konstituerende fylkestingsmøte 4. kvartal Vedtak om økonomiplan og budsjett for 2020

10 Prosjektbudsjett Vedtak: 1. Fellesnemnda godkjenner vedlagt budsjettforslag for fellesnemndas virksomhet for 2017 og 2018 og foreløpig budsjett for Hver enkelt fylkeskommune dekker sine kostnader knyttet til fylkessammenslåingen, mens felleskostnader dekkes av fellesnemnda. 2. Regnskapet for fellesnemnda føres av Vest-Agder fylkeskommune.

11

12 Virkemidler

13 Politiske føringer Ingen ansatte skal sies opp som følge av sammenslåingen En viktig administrativ utfordring fremover blir [ ] å beholde kompetansen i organisasjonene Den nye fylkeskommunen må «søke en pragmatisk tilnærming med hensyn til den enkeltes arbeidssted, i den hensikt å beholde og rekruttere kompetanse i fylkeskommunene» Fylkeskommunenes ansatte må «ivaretas på best mulige måte med hensyn til eventuelt endret arbeidssted, økte reiseavstander mv.»

14 Prinsipielle hensyn Utgangspunktet: Alternativet til samlokalisering var å opprettholde to lokaliteter med full kjøring i arbeidstid og reisegodtgjørelse Utfordring: Å ivareta kompetansen i organisasjonene gjennom en krevende omstilling og samlokalisering Må sikre rasjonell drift og kontinuitet i den nye fylkeskommunens arbeid

15 Prinsipielle hensyn Foreslåtte virkemidler gir lave administrative kostnader med tydelige insentiver til ansatte: Fleksible arbeidsformer Noe merreisetid i arbeidstid Ulempekompensasjon Gjelder for ansatte i fylkeskommunene før vedtaket om sammenslåing (21. juni 2017) Gjelder for ansatte i begge fylkeskommunene Tidsbegrensing

16 Sammenslåingsprosjektet

17 Prosjektorganisasjonen Skal sette den nye fylkeskommunen i stand til å utføre sine oppgaver fra Ny administrativ struktur arbeides med i styringsgruppen Permanent prosjektleder / ny fylkesrådmann vil sette sitt preg på organisasjonen Gruppene konstituerer seg selv og kan opprette undergrupper Tillitsvalgtes deltagelse er drøftet i FHSU og Ny behandling i FHSU 10.1.

18 Prosjektorganisasjonen

19 Arbeidsgrupper Økonomi Organisasjon IKT og digitalisering Tannhelse Samfunnsutvikling og verdiskaping Kultur og kulturminnevern Plan, samferdsel og stedsutvikling Utdanning Bygg- og eiendomsforvaltning

20 Felles mål alle arbeidsgruppene Å sette den nye fylkeskommunen i stand til å utføre sine oppgaver fra Identifisere ansvarsområder og arbeidsoppgaver som krever samordning i tiden frem til for å kunne utføres på en tilfredsstillende måte Arbeidet skal sikre at saksområdet er operativt fra Oppgaver som krever nødvendige avklaringer før får prioritet

21 Felles mål alle arbeidsgruppene Vedtatte planer og strategier inneholder målsettinger det kan være naturlig å ta med seg inn i arbeidsgruppenes arbeid Mandatene til de enkelte gruppene kan justeres undervegs, bl.a. i forbindelse med Stortingets oppfølging av ekspertutvalgets forslag til oppgaver til de nye fylkeskommunene

22 Felles mål alle arbeidsgruppene Frem til har Aust-Agder fylkeskommune og Vest- Agder fylkeskommune på vanlig måte ansvar for daglig drift og for oppgaver som ligger til den enkelte fylkeskommune Disse oppgavene håndteres gjennom ordinære prosesser i fylkeskommunene

23 Slik begynner vi Sortere oppgavene kan, bør eller må? Identifisere eventuelle oppgaver som ikke nevnes konkret i mandatene Utarbeide fremdriftsplaner oppgavene løses i en så logisk rekkefølge som mulig gitt ikrafttredelse Identifisere eventuelle behov for tilleggsressurser og når behovene oppstår (2018 og/eller 2019)

24 Videre arbeid Arbeidsgruppene involverer prosjektlederen/ styringsgruppen når det tas stilling til forhold av prinsipiell, økonomisk eller ressursmessig betydning Samhandling på tvers av arbeidsgruppene, og mellom styringsgruppen og arbeidsgruppene Det lyses ut stilling som prosessveileder el.l.

25

26 Mandat for økonomigruppa Arbeid med økonomiplan, budsjett og regionale utviklingsprosjekter Prinsipper for budsjettering med hensyn til f.eks. budsjettmodell for de videregående skolene og for justering av tilskudd for en rekke områder Økonomirapportering gjennom året Årsregnskap og årsrapport Utarbeidelse av felles kontoplaner Innkjøpsområdet

27 Mandat for økonomigruppa Aktuelle reglementer: Finansreglement Delegeringsreglement Reglement for elektroniske kommunikasjonstjenester Reglement for bestilling, attestasjon og anvisning Rapportering fra virksomhetene Identifisere behov for felles programvare Forvaltning av og kontroll med konsesjonskraftinntekter Eierskap

28 Utfordringer vi ser: Organisering av IKT Valg av økonomisystem Ulike budsjettmodeller for skolene per i dag Nytt inntektssystem Organisasjonskartet må på plass tidlig Felles kontoplaner Tid en knapphetsfaktor

29

30

31 Illustrasjon: Agderposten