MØTEPROTOKOLL. Fellesutvalget Verran-Steinkjer

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Fellesutvalget - Møtedato: Tidspunkt: 13:00-14:30 Møtested: rådhus, Hilmar Aleksandersen Følgende medlemmer møtte: Navn Bjørn Arild Gram Stein Erik Aalberg Torunn Austheim Ann-Karin Vang Bjørn Nesbak Anders Lindstrøm Gisle Asle Rotabakk Jacob B. Almlid Karin Widergren Morten Aakvik Repr. for, arb.takerrepr., arb.takerrepr. Følgende fra administrasjonen møtte: Susanne Bratli

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 16/1 PS 16/2 PS 16/3 PS 16/4 PS 16/5 PS 16/6 Innhold Valg av leder/nestleder i Fellesutvalget - (FU) Mandat for Fellesutvalget - Opprettelse av administrativt arbeidsutvalg Fremdriftsplan for arbeidet i Fellesutvalget - Forankring av arbeidet med å utvikle ny industristrategi for næringslivet i og Eventuelt Unntatt off.

3 PS 16/1 Valg av leder/nestleder i Fellesutvalget - (FU) Som leder velges: Som nestleder velges: Bjørn Arild Gram ble foreslått som leder Anders Lindstrøm ble foreslått som nestleder Som leder velges: Bjørn Arild Gram Som nestleder velges: Anders Lindstrøm PS 16/2 Mandat for Fellesutvalget - Fellesutvalget (FU) får følgende mandat: FU skal starte opp forberedelsene til kommunesammenslåingen. Det skal identifisere og gjennomføre gode grep og sørge for at energi og kontinuitet ikke går tapt i påvente av Stortingets behandling av kommunesammenslåingene og opprettelsen av Fellesnemnda våren FU skal sørge for at arbeidet med å koordinere rekruttering og nyansettelser kommer i gang. FU skal sørge for at det blir gjennomført kartlegging av stillinger som er doble i kommunene for å ivareta best mulige stillingsinnplasseringer. FU skal identifisere administrative og politiske oppgaver som krever mye tid og sette i gang prosesser for å løse disse oppgavene. FU skal drøfte kommunenes deltakelse i interkommunale samarbeid og avklare felles holdning til dette. FU skal forberede felles kommunestyremøte våren 2017 gjennom blant annet følgende: FU skal foreslå mandat for arbeidet i fellesnemnda. FU skal lage forslag til hovedtrekkene i den administrative og politiske organiseringen i den nye kommunen. FU skal sørge for at det utarbeides prosjektplan for sammenslåingsprosessen. Prosjektplanen skal inneholde: o Skisse til prosess og framdriftsplan fra opprettelsen av fellesnemnda og fram til ny sammenslått kommune , o Forslag til prosjektorganisering, inkludert prosjektleder o Forslag til budsjett for sammenslåingsprosessen o Forslag til kommunikasjonsplan FU kan opprette arbeidsutvalg og arbeidsgrupper etter behov. Forslag til mandat oversendes kommunene til behandling. Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Fellesutvalget (FU) får følgende mandat:

4 FU skal starte opp forberedelsene til kommunesammenslåingen. Det skal identifisere og gjennomføre gode grep og sørge for at energi og kontinuitet ikke går tapt i påvente av Stortingets behandling av kommunesammenslåingene og opprettelsen av Fellesnemnda våren FU skal sørge for at arbeidet med å koordinere rekruttering og nyansettelser kommer i gang. FU skal sørge for at det blir gjennomført kartlegging av stillinger som er doble i kommunene for å ivareta best mulige stillingsinnplasseringer. FU skal identifisere administrative og politiske oppgaver som krever mye tid og sette i gang prosesser for å løse disse oppgavene. FU skal drøfte kommunenes deltakelse i interkommunale samarbeid og avklare felles holdning til dette. FU skal forberede felles kommunestyremøte våren 2017 gjennom blant annet følgende: FU skal foreslå mandat for arbeidet i fellesnemnda. FU skal lage forslag til hovedtrekkene i den administrative og politiske organiseringen i den nye kommunen. FU skal sørge for at det utarbeides prosjektplan for sammenslåingsprosessen. Prosjektplanen skal inneholde: o Skisse til prosess og framdriftsplan fra opprettelsen av fellesnemnda og fram til ny sammenslått kommune , o Forslag til prosjektorganisering, inkludert prosjektleder o Forslag til budsjett for sammenslåingsprosessen o Forslag til kommunikasjonsplan FU kan opprette arbeidsutvalg og arbeidsgrupper etter behov. Forslag til mandat oversendes kommunene til behandling. PS 16/3 Opprettelse av administrativt arbeidsutvalg Det opprettes et administrativt arbeidsutvalg (AU) som får som oppgaver: Forberede saker til møtene i Fellesutvalget Arbeide med den administrative delen av sammenslåingsprosessen som skissert i mandatet for Fellesutvalget. AU får fullmakt til å opprette arbeidsgrupper etter behov AU rapporterer til FU og alle saker av prinsipiell karakter skal avgjøres i FU. Administrativt arbeidsutvalg består av de rådmennene og de to tillitsvalgte som er medlemmer av FU. Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Det opprettes et administrativt arbeidsutvalg (AU) som får som oppgaver: Forberede saker til møtene i Fellesutvalget Arbeide med den administrative delen av sammenslåingsprosessen som skissert i mandatet for Fellesutvalget. AU får fullmakt til å opprette arbeidsgrupper etter behov

5 AU rapporterer til FU og alle saker av prinsipiell karakter skal avgjøres i FU. Administrativt arbeidsutvalg består av de to rådmennene og de to tillitsvalgte som er medlemmer av FU. PS 16/4 Fremdriftsplan for arbeidet i Fellesutvalget - Den foreslåtte framdriftsplanen vedtas som retningsgivende for arbeidet i Fellesutvalget. Det ble foretatt noen justeringer i den foreslåtte fremdriftsplanen. Følgende tillegg ble foreslått og vedtatt: Det bør avholdes et erfaringsseminar hvor fokus settes på erfaringer fra tidligere kommunesammenslåinger, særlig i nærområdet. Det er ønskelig at fylkesmannen er arrangør og tilrettelegger for et slikt seminar. Følgende fremdriftsplan vedtas som retningsgivende for arbeidet i Fellesutvalget: Aktivitet Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Juni FU-møte X X X Felles formannskapsmøte X Felles kommunestyremøte X AU-møte (etter behov) Arbeidsgrupper (etter behov) Kartlegge doble stillinger Koordinere rekr. og nyansettelser Oppg. som krever tid, identifisere Oppg. som krever tid, prosess Mandat for fellesnemnda Hovedtrekk administrativ org. Hovedtrekk politisk org Prosjektplan: - Skisse prosess og fremdr.plan - Prosjektorg., prosjektleder - Budsjett - Kommunikasjonsplan Det bør avholdes et erfaringsseminar hvor fokus settes på erfaringer fra tidligere kommunesammenslåinger, særlig i nærområdet. Det er ønskelig at fylkesmannen er arrangør og tilrettelegger for et slikt seminar. PS 16/5 Forankring av arbeidet med å utvikle ny industristrategi for næringslivet i og 1. Fellesutvalget - slutter seg til prosjektplan og strategiplan for gjennomføring og ber om at arbeidet sluttføres som planlagt. Fellesutvalget ber kommune vurdere å bli med på arbeidet med

6 å utarbeide en ny industristrategi sammen med og vurdere å utfylle prosjektet med nødvendige ressurser og kompetanse. 2. Fellesutvalget ber kommune vurdere om strategien kan tas videre i en utvidet fase som bygger på arbeidet som gjøres i. Det må da utarbeides en videre plan for dette inkludert finansiering. 3. Det er ønskelig at Fellesutvalget orienteres om arbeidet på en hensiktsmessig måte. Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. 1. Fellesutvalget - slutter seg til prosjektplan og strategiplan for gjennomføring og ber om at arbeidet sluttføres som planlagt. Fellesutvalget ber kommune vurdere å bli med på arbeidet med å utarbeide en ny industristrategi sammen med og vurdere å utfylle prosjektet med nødvendige ressurser og kompetanse. 2. Fellesutvalget ber kommune vurdere om strategien kan tas videre i en utvidet fase som bygger på arbeidet som gjøres i. Det må da utarbeides en videre plan for dette inkludert finansiering. 3. Det er ønskelig at Fellesutvalget orienteres om arbeidet på en hensiktsmessig måte. PS 16/6 Eventuelt Følgende ble tatt opp under eventuelt: 1. Fagforbundet i har reist krav om 2 representanter for de tillitsvalgte fra hver av kommunene i Fellesutvalget. De tok også opp spørsmålet om mer frikjøp i forbindelse med sammenslåingsprosessen. 2. Det er ønskelig at sak om gjensidig statusoppdatering settes på dagsorden på hvert møte. 3. Det er ønskelig at sak om planer og planregime i ny kommune og hvordan vi skal håndtere planer fram til 2020 settes på dagsorden i neste møte 4. Følgende saker ble orientert om: a. Helse- og beredskapshuset, mulig forsering av byggetrinn 2 b. Status for FV 17/720-prosjektet c. Møte med fylkesmannen om spørsmålet om grensejustering Verrabotn 19.september d. Regionsentertilskudd på 5-6 mill.kr. årlig e. Penger til infrastrukturtiltak, administrasjonen må følge med på søknadsfrister 1. Det bes om temaet drøftes i administrativt AU 2. Sak om gjensidig statusoppdatering settes på dagsorden på alle møtene i FU 3. Sak om planer og planregime i ny kommune og hvordan vi håndterer dette fram til 2020 settes på dagsorden på neste møte. 4. Orienteringssakene tas til orientering.