Tid: 15. til 18. Sted: Selskapets lokaler. Revisor: Terje Wist deltok på sak 16/17 PROTOKOLL FRA STYREMØTE I STEINKJERBYGG KF DEN

Transkript

1 PROTOKOLL FRA STYREMØTE I STEINKJERBYGG KF DEN Tid: 15. til 18. Sted: Selskapets lokaler Leder: Endre Skjervø Styremedlem: Anne Caroline Haugan, Brit Tove Welde, Olav Hougen og Sigbjøm Elstad Forfall: Grete Bækken Mollan Daglig leder: Svein-Olav Hansen Rådmann: Torunn Austheim Revisor: Terje Wist deltok på sak 16/17 Saksliste: SAK 12/17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes Innkalling og dagsorden ble godkjent. SAK 13/17 Protokoll møte Forslag til vedtak: Vedlagte protokoll godkjennes Protokollen ble vedtatt og signert i møtet. SAK 14/17 (07/17), (03/17) Byggeprosjekt Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Daglig leder orienterte om følgende byggeprosjekt: Inntrøndelag helse- og beredskapshus: 0 Detaljprosjekteringen Anbudsregning Kontrahering Byggestart oktober 2017 Ferdigstillelse Ingen vesentlige avvik vedr. økonomi eller framdrift P-plass tas som egen sak, parkering på ett eller to plan. Saken sendes over til kommunen for avgjørelse.

2 Skj eftejordet bofellesskap, byggetrinn 2: 0 Entreprenøranbud innkommet, ligger på budsjett. Hovedentreprenør FuglesangDahl Byggestart uke Ferdigstillelse oktober 2018 Investeringstilskudd fra Husbanken godkjent på omsøkt beløp Ingen vesentlige avvik vedr. økonomi eller framdrift Barnas Hus: 0 Mulighetsstudie er ferdig, totalramme på mill.kr. 0 Saken blir nå behandlet og oversendt Steinkjer kommune 02-huset: 0 Hus arkitekter er i gang med å utrede altemativer 0 Ferdig mulighetsstudie primo juni Brannstasjonen: 0 Mulighetsstudie utsendt, ivaretas av Brugata 2-4 eiendom AS 0 Ferdig studie august 2017 Styret tar styret saken til orientering. SAK 15/17 (08/17), (04/17) Organisering - prosjektplan Forslag til vedtak: For å sikre god nok prosess med sammenslåingen av Steinkjer kommunes eiendomsavdeling og Steinkjerbygg KF gjennomføres denne fra 1.september b. C. d. Det legges til grunn følgende: Det må etableres en fast møtestruktur med rådmann eller dennes utpekte som har nødvendig fullmakt til â avklare løpende spørsmål og uklarheter. Det må etableres en fast møtestruktur med tillitsvalgte, vemeombud og ansatte slik at de kan bidra i prosessen og sikre at nødvendig medbestemmelse ivaretas. Styret må holdes løpende orientert om fremdrift i prosessen for å sikre nødvendig forankring og gode nok beslutningsgrunnlag. Finansiering av kostnadene med omorganisering må besluttes av styret.

3 2. Følgende overordnede milepælsplan legges til grunn for den videre prosessen: MP Beskrivelse Ansvarlig Dato Besluttes av I lnfonnasjons- og kommunikasjonsplan DL/SK 27.april 2017 Styret 2 Oversikt over eiendommer/medarbeidere som skal overføres til DL/SK 05.mai 2017 DL/SK Steinkjerbygg 3 Nye arbeidsavtaler og stillingsbeskrivelser for alle DL 20.aug 2017 DL 4 Nytt organisasjonskart DL 02.juni 2017 Styret 5 lnnplassering av medarbeidere i ny virksomhet DL 20.aug 2017 DL 6 Revidert budsjett 2017 DL 02.juni 2017 Styret 7 Revidert budsjett juni 2017 Foretaksmøtet 8 Avtale om økonomisk oppgjør mellom SK og SB DL/SK 27.juni 2017 Styret/SK 9 Ansvars- og arbeidsavtaler på eiendommene DL/SK 27.juni 2017 DL/SK 10 Ansatte overført, innmeldt og registrert i L&P -system DL 01.sept 2017 DL/styret I 1 Ny teamorganisering operativt DL O 1.sept 20 I 7 DL/styret Felles rutiner og arbeidsprosesser DL Ol.sept 2017 DL/Styret 12 Valg av nytt FDV-system DL Aug Styret 13 Ny logo og profilering DL Des Styret 14 Plan for felles kulturbygging og identitet DL Okt Styret 15 Budsjett 2018 DL Des Styret og Foretaksmøtet 16 Beslutning ny lokalisering av selskapet DL 2019 Styret Ovennevnte punkter innarbeides i prosjektplanen. For å sikre god nok prosess med sammenslåingen av Steinkjer kommunes eiendomsavdeling og Steinkjerbygg KF gjennomføres denne fra 1.januar Det legges til grunn følgende: a. Det må etableres en fast møtestruktur med rådmann eller dennes utpekte som har nødvendig fullmakt til å avklare løpende spørsmål og uklarheter. b. Det må etableres en fast møtestruktur med tillitsvalgte, vemeombud og ansatte slik at de kan bidra i prosessen og sikre at nødvendig medbestemmelse ivaretas. c. Styret må holdes løpende orientert om fremdrift i prosessen for å sikre nødvendig forankring og gode nok beslutningsgrunnlag. d. Finansiering av kostnadene med omorganisering må besluttes av styret. 2. Følgende overordnede milepælsplan legges til grunn for den videre prosessen: MP Beskrivelse Ansvarlig Dato Besluttes av I lnfonnasjons- og kommunikasjonsplan DL/SK 02.juni 2017 Styret 2 Oversikt over eiendommer/medarbeidere som skal overføres til DL/SK 02.juni 2017 DL/SK Steinkjerbygg

4 3 Nye arbeidsavtaler og stillingsbeskrivelser for alle DL 10. des DL 4 Nytt organisasjonskart DL 15. sep Styret 5 Innplassering av medarbeidere i ny virksomhet DL 01. nov DL 6 Revidert budsjett 2017 DL 02.juni 2017 Styret 7 Revidert budsjett juni 2017 Foretaksmøtet 8 Avtale om økonomisk oppgjør mellom SK og SB DL/SK 15. sep Styret/SK 9 Ansvars- og arbeidsavtaler på eiendommene DL/SK 15. sep DL/SK 10 Ansatte overført, innmeldt og registrert i L&P -system DL 0l.jan DL/styret l l Ny teamorganisering operativt DL 0l.jan DL/styret Felles rutiner og arbeidsprosesser DL 01.jan DL/Styret 12 Valg av nytt FDV-system DL Aug Styret 13 Ny logo og profilering DL Des Styret 14 Plan for felles kulturbygging og identitet DL Okt Styret 15 Budsjett 2018 DL Des Styret og F oretaksmøtet 16 Beslutning ny lokalisering av selskapet DL 2019 Styret Ovennevnte punkter innarbeides i prosj ektplanen. 3. På bakgrunn av pkt. 1 og 2 revideres prosjektplanen. DL utarbeider egne beskrivelser av prosessen for â gjennomføre alle MP til neste styremøte. SAK 16/17 Årsberetning Utkast med årsregnskap Forslag til vedtak: Årsberetningen godkjennes og signeres. Den legges fram for foretaksmøtet den l Årsregnskap og årsberetningen for 2016 for Steinkjerbygg KF godkjennes. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig merforbruk innenfor drift på kr ,- og et udekket finansieringsbehov innenfor investering på kr ,-. 2. Driftsregnskapets merforbruk på kr ,- føres opp til inndekning på driftsbudsjettet for 2017 altemativt slik at inndekking skjer senest på driftsbudsjettet for Investeringsregnskapets udekkede beløp på kr. l ,- føres opp til inndekking på investeringsbudsjettet for SAK 17/17 Nye stillinger Forslag til vedtak: Styret gir administrasjonen fullmakt til åutlyse og ansette assisterende prosj ekt-/byggeleder og merkantil/økonomimedarbeider. Saken utsettes og sees i sammenheng med justering av organisasj onskartet.

5 SAK 18/17 Konsernoppbygging og organisering. Forslag til vedtak: Styret vedtar å igangsette en fullstendig gjennomgang av hele konsemets organisering og oppbygning. Dette med bakgrunn i de store endringene som har skjedd og som skal skje, særlig i forhold til sammenslåingen av Steinkjerbygg KF og Steinkjer kommunes eiendomsavdeling. Styrets leder bes om, i samarbeid med daglig leder, legge til rette for en slik drøfting og gjennomgang snarest. Styret vedtar å igangsette en fullstendig gjennomgang av hele konsernets organisering og oppbygning. Dette med bakgrunn i de store endringene som har skjedd og som skal skje, særlig i forhold til sammenslåingen av Steinkjerbygg KF og Steinkjer kommunes eiendomsavdeling. Styrets leder bes om, i samarbeid med daglig leder, legge til rette for en slik drøfting og gjennomgang snarest. Steinkjer Endre Skjervø Brit Tove Welde Anne Caroline Haugan Olav Hougen Sigbjøm Elstad Svein-Olav Hansen