Arbeidsgruppe: Regnskap og lønn, personaladministrasjon

Transkript

1 Arbeidsgruppe: Regnskap og lønn, personaladministrasjon og HR Planlagt start- og sluttdato: Slutt Oppdragsgiver: Interimnemnda for nye Askim-Hobøl A. Organisering Arbeidsgruppe: Leder Lisbeth Skjeldrum (avdelingsleder regnskap og lønn, Askim), Arne Johnny Fossdal, Teamleder HR, Askim, Ingunn Wahl Hansen, fagleder lønn og regnskap, Hobøl, Ann-Margret Adler-Nilsen, HR, Hobøl. Margrete Brinch, hovedtillitsvalgt Delta, Askim. Styringsgruppe: RMT + HTV.B. Prosjektoppdrag Bakgrunn: - Interimnemda for sammenslåingsprosessen nye Askim-Hobøl har gitt rådmennene i oppdrag å igangsette prosjekter hvor vi raskt kan utnytte effekter av å slå sammen fagområder og tjenester. Følgende prinsipper ligger til grunn for prosjektene: - Slå sammen flest mulig fagområder så raskt som mulig - Nåværende Hobøl kommune og nåværende Askim kommune tilpasser gradvis sin organisering slik som organisasjonsmodellen ligger i grunnlagsdokumentet - Utnytte stordriftsfordeler - Effektivisering som følge av digitalisering - Bruk av eksisterende eiendomsmasse i Hobøl/Askim gjennomgås med formål om effektiv arealutnyttelse. [Skriv inn tekst] Side 1

2 Prosjektoppdrag til arbeidsgruppen: 1. Status på tjenesteområdet(ene) i dag Når det gjelder regnskap, fakturering og lønn er mye likt. Vi benytter samme virksomhetsstyringssystem, Visma, og har samme rutiner på mye. Askim har imidlertid tatt i bruk flere moduler i Visma enn Hobøl. Hobøl bør på sikt opp på tilsvarende selvbetjeningsmoduler som Askim for timelønn og ferie/fravær, for å unngå papirskjemaer i størst mulig grad. Det vil være hensiktsmessig i forhold til en eventuell lokalisering i Askim. Se også punkt 3. I Askim er personaladmininstrasjon en del av avdeling regnskap og lønn. Tilsvarende arbeidsoppgaver ligger i Hobøl under den halve stilllingen på HR. Hobøl har i 2016 gjort innsparing på dette området tilsvarende et halvt årsverk. Samtidig er mange av arbeidsoppgavene som i Askim håndteres sentralt i avdeling regnskap og lønn, flyttet ut på virksomhetene (ansiennitetsberegning og stillingsplassering, erkjentlighetsgaver). Dette har gitt noen utfordringer i Hobøl i forhold til løsing av arbeidsoppgaver. I Askim er innfordring en del av avdeling regnskap og lønn. Arbeidsgruppa har i samarbeid med arbeidsgruppa for skatt kommet frem til at det er mest hensiktsmessig å følge Hobøl sin modell med innfordring som en del av Skatteoppkreverkontoret. Vi har derfor i det videre ikke medregnet stillingsressursen som gjelder innfordring i denne rapporten. Askim har elektronisk personalarkiv og fysisk historisk arkiv. Hobøl har kun fysisk personalarkiv. Det fysiske arkivet i Hobøl må flyttes ved en samlokalisering, alternativt må det bevilges midler til digitalisering av dette arkivet. 2. Bruk av IKT Arbeidsgruppa har et ønske om at Hobøl kan komme opp på selvbetjeningsløsninger tilsvarende de som er i bruk i Askim jfr digitaliseringsprosjektet som pågår i Askim 2016/2017. Det bør vurderes etablering av elektronisk personalarkiv for Hobøl før en evt flytting. Vi ønsker at det i tillegg vurderes mulighet for innkjøp av ytterligere moduler i Visma: Autopay: Automatiserer remitteringsrutinen (manuelle rutiner er tidkrevende og sårbart) Nets integrasjon: Automatisk filhåndtering OCR, avtalegiro og e-faktura (manuelle rutiner er tidkrevende) Cremul: Automatiserer utligning av betalinger (manuell rutine er tidkrevende) Visma EasyCruit: Et nettbasert rekrutteringsverktøy for rekruttering av nye ansatte gjennom en fleksibel rekrutteringsprosess. Integrasjon mot LinkedIn og Finn samt sak/arkiv. Vil erstatte Visma Rekruttering. [Skriv inn tekst] Side 2

3 Visma BI: Vismas overordnede rapporteringsverktøy - sanntid sykefraværsstatistikk og sykefraværsregnskap, økonomirapportering med drilldown Visma.net tid/fravær: Helhetlig skyløsning for tid- og timeregistrering, ferie og fravær - kommer som mobil løsning - lanseres 4 kvartal Denne modulen vil erstatte moduler vi har i dag. Priser eks. mva. Moduler merket ** og *** er erstatning for nåværende moduler, der dagens prising vil komme til fratrekk. Askim sitt verktøy for internkontroll og rutiner Compilo (Kvalitetslosen) må vurderes innført i Hobøl. Hobøl har EK-leser. Askim jobber også med en integrasjon mellom Compilo (Kvalitetslosen) og KF-infoserie. Det må vurderes om Hobøl også skal delta i denne prosessen. 3. Ny organisering: Organisering Arbeidsgruppa ønsker å gå for en vertskommunemodell der man er ansatt i den kommunen man er lokalisert i. Vi har vurdert samlokalisering uten en vertskommuneløsning, men ser at dette ikke gir ønskede gevinster. Arbeidsgruppa ser det som nødvendig at vi ser på oppgaveporteføljen til Askim og Hobøl innenfor fagområdene, i sammenheng. Arbeidsgruppa har sett på forskjellige alternativer til organsiering. Vi ser for oss at det er mest hensiktsmessig å foreslå at nåværende organisering i Askim, med regnskap, lønn og personaladministrasjon videreføres og at man jobber med eventuelt nye organisatoriske løsninger frem mot 2020 også sett opp i mot beslutningen om å la avdelingsstrukturen i nye Strategi og forvaltning være uendret. Det kan imidlertid være nødvendig å se på om enkelte arbeidsoppgaver skal flyttes ut av personaladministrasjon og over i HR i perioden frem mot 2020 (eks: forhandling og rekruttering). Oppgaver som ligger til den halve stillingen på HR/personaladministrasjon i Hobøl fordeles slik Askim er organisert i dag noe på HR og noe på avdeling regnskap og lønn. Det bør vurderes hensiktsmessigheten i å dele dette på en person (en person med 0,5 årsverk som jobber i to avdelinger er ikke optimalt). [Skriv inn tekst] Side 3

4 Avdelingen ledes av avdelingsleder. Når det gjelder teamledere er det i dag en fagleder for regnskap/lønn i Hobøl, en fagleder for regnskap i Askim og en fagleder for lønn/personaladministrasjon i Askim. Hvilke personer som skal inneha hvilke roller, er det utenfor gruppas mandat å avgjøre, men vi forutsetter at rollene skal bekles av medarbeidere som jobber innenfor avdelingene i dag. Strategi og forvaltning Avdeling regnskap, lønn og personaladm. Team HR Avdeling regnskap, lønn og personaladm: En avdelingsleder, som i dag. Det bør vurderes å omgjøre rollene fagansvarlig regnskap og fagansvarlig lønn og personaladministrasjon til rådgivere, i forbindelse med sammenslåingen av Fellesfunksjoner og Strategienheten til en felles virksomhet: Strategi og forvaltning, og for å tilpasse organiseringen til en mer flat struktur. Team HR: Organisert med en teamleder, og personalrådgivere/konsulent. Alternativ på litt sikt På sikt (i perioden ) ønsker arbeidsgruppa at det ses på en organisasjonsmodell som på en mer hensiktsmessig måte ivaretar grensesnittet regnskap/økonomi og personaladministrasjon/hr: Strategi og forvaltning ØKONOMI med regnskap, fakturering, budsjett og innkjøp HR med personal- adm og lønn Avdelingene Økonomi og HR ledes av avdelingsleder økonomi og avdelingsleder HR. Plassering [Skriv inn tekst] Side 4

5 Arbeidsgruppa foreslår en plassering på Rådhuset i Askim. Fem ansatte vil i så fall flytte fra Hobøl til Askim. Det er i dag ledige kontorplasser til disse på Rådhuset i Askim. Diverse alternativ til intern plassering på Rådhuset, med forskjellige forutsetninger, må utarbeides dette foreslås løst i arbeidsgrupper som nedsettes så snart konklusjonen fra styringsgruppa foreligger. Det er viktig at det gjøres en helhetlig vurdering av hensiktsmessigheten rundt plassering. Hovedsakelig for å oppnå mer samarbeid på tvers, men også for at alle berørte ansatte i kommunene skal oppleve at vi går sammen inn i en prosess, som er starten på noe nytt. Ressurser personal og økonomi Innenfor fagområdene som denne arbeidsgruppa skal se på, er det totalt 17 årsverk fordelt på 21 personer (skjenk ikke medregnet). Av disse er 13,5 (16) i dag knyttet opp mot Askim, mens 3,5 (5) er knyttet mot Hobøl. Lønn inkl sosiale utgifter utgjør totalt kr 11,8 mill se tabell. UTGIFTER ASKIM HOBØL TOTALT Årsverk Ansatte Lønn inkl sos utg Årsverk Ansatte Lønn inkl sos utg Årsverk Ansatte Lønn inkl sos utg Lønn 2, , , Personaladm 3, , , Fakturering 1, , , Inngående fakt , , Regnskap 3, , , Personal HR 2, , , Sum 13, , , Oppgaver som ligger til medarbeidere i faggruppa, men som ikke hører hjemme under arbeidsområdene faggruppa omfatter: Budsjett 0, , Skjenk 0, , , Tabell over årsverk, ansatte og lønn inkl sos.utg for hvert fagområde I Askim er et årsverk (fordelt på to stillinger) finansiert av fond. Disse stillingene tenkes innspart som følge av effektivisering gjennom digitaliseringsprosjektet og blir ikke medtatt i budsjett Derfor er disse trukket ut av sum årslønn (se kolonne «Årslønn årsverksjustert» i vedlegg). Innfordring forutsettes overført Skatteoppkreveren og er heller ikke tatt med her. INNTEKTER Regnskap og lønn, Askim, leverer tjenester for ca 1 mill kroner til Askim Kirke, Helsehuset og Indre Østfold Data. I tillegg kommer gebyrinntekter for begge kommuner. Ingunn sin stilling Hobøl kjøper tjenester til budsjett og økonomi tilsvarende 30% stilling. Konsekvenser for andre [Skriv inn tekst] Side 5

6 Innfordring forutsettes overført Skatteoppkreverkontoret. Dette er avklart med arbeidsgruppe Skatt. Se også punkt 1. Det foreslås at inntekter og utgifter til gebyrer blir liggende på budsjett regnskap og lønn. Det bør sees på en mer hensiktsmessig avgrensning mellom regnskap/økonomi og personaladm/hr frem mot Pressfalsmaskin til pakking av fakturaer er felles for regnskap og Skatteoppkreverkontoret i Hobøl. Ved en eventuell forskjellig lokalisering må det vurderes andre løsninger for pakking/print. Gevinster Effektiviseringsgevinster kan hentes ut ved at oppgaver slås sammen. En av forutsetningene for og gevinstene ved samlokalisering er at man finner mest hensiktsmessig oppgavefordeling, uavhengig av tidligere kommunetilhørighet. Vanskelig å måle denne i kroner og øre før oppstart. For Hobøl gir det mindre sårbarhet og større fagmiljø. Det må også regnes gevinster utifra økt digitalisering, men hvorvidt dette kommer ute på virksomhetene eller sentralt, er for tidlig å si. Det vil imidlertid medføre utgifter i form av innkjøp av nye digitale løsninger, samt prosjektgjennomføring. Større fagmiljø bidrar til effektiv oppgaveløsing, gir bedre kvalitet og bedre service. Bedre rekrutteringsmuligheter. Større fleksibilitet og mer muligheter for spesialisering. Fordeling Hobøl/Askim Felles avdelingsleder vil være et ekstra lederledd som Hobøl ikke har. Skal Hobøl bidra med midler inn her? Forslag til gjennomføring og kommunikasjon Arbeidsgruppa ser for seg et samarbeid fra Muligheter for samarbeidsarenaer vil imidlertid vurderes fortløpende allerede nå. Askim og Hobøl har startet samarbeidet om innføring av personalmeldinger i flyt. 4. Tidsplan for gjennomføring av oppdraget Milepæler og rapportering Nedsette arbeidsgrupper som foretar gjennomgang av rutiner og arbeidsoppgaver innenfor regnskap/fakturering /lønn/personaladministrasjon og HR. Målet er å komme frem til hensiktsmessige rutiner og fordeling av arbeidsoppgaver, samt felles servicenivå, som skal fungere for Askim og Hobøl kommuner ved oppstart av samarbeidet. [Skriv inn tekst] Side 6

7 Nedsette arbeidsgruppe som ser på hensiktsmessig plassering av arbeidsplasser og evt behov for inventar/utstyr ansvar avdelingsledere Overordnet forslag til plan for plassering av arbeidsplasser på Rådhuset foreligger ansvar RMT? Rapport med forslag til plan for plassering av arbeidsplasser for personer foreligger ansvar arbeidsgruppe Vedtatt forslag til plan for plassering av arbeidsplasser for avdelinger og personer foreligger ansvar RMT? Rapport med oversikt over behov for inventar/utstyr i forbindelse med tilrettelegging av arbeidsplasser foreligger ansvar arbeidsgruppe Rapport fra arbeidsgrupper som ser på rutiner og arbeidsfordeling foreligger ansvar arbeidsgrupper «Vedtak» om nye rutiner og arbeidsfordeling som skal gjelde fra oppstart av samarbeidet foreligger ansvar avdelingsledere og teamledere «Vedtak» om bevilgning til evt kjøp av inventar/utstyr RMT? Fysisk tilrettelegging av arbeidsplasser ferdigstilt ansvar avdelingsledere Samlokalisering og flytting av personalarkiv ansvar avdelingsledere og teamledere I arbeidsgruppene som foretar gjennomgang av rutiner, arbeidsoppgaver, behov for inventar og utstyr, skal de ansatte være representert. Der det er behov skal også verneombud/tillitsvalgte delta. Avdelingsleder er ansvarlig for sammensetning av og invitasjon til gruppene. Avsluttende kommentar: Arbeidsgruppa anbefaler at det så snart som mulig settes av en HR-ressurs inn i prosjektet for å se på juridiske aspekter rundt samarbeidet. En omstillingsprosess kan også være en anledning til å ta tak i noen arbeidsgiverpolitiske utfordringer som på lengre sikt kan gi gevinster, og som kan bidra til mer solide organisasjoner. Det er derfor viktig å ta tak i arbeidsgiverpolitiske spørsmål i en tidlig fase, med det formål å få oversikt over hva som kan være mulige konsekvenser for de ansatte (Deloitte). Hvis Spydeberg kommune vedtar kommunesammenslåing med Hobøl og Askim i kommunestyret , er det viktig å innlemme de også i prosessen - både med tanke på arbeidsoppgaver og lokalisering. [Skriv inn tekst] Side 7