HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549

Transkript

1 HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549 NYTT ØKONOMISYSTEM Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner at Herøy deltar i skissert samarbeid mellom HALDkommunene når det gjelder anskaffelse av nytt økonomisystem og at dette skjer innenfor en total kostnad på 3,4 mill. kroner. 2. Kommunestyret vedtar at kommunens andel av kostnadene, kr til kr , avhengig av tildeling av skjønnstilskudd fra Fylkesmannen, inndekkes gjennom bruk av ubundne kapitalfond og ubrukte lånemidler som skissert av rådmannen i dette saksframlegg. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å gjennomføre nødvendig regulering av årets budsjett. Saksutredning: Kommunestyret behandlet saken om felles økonomifunksjon i møte under sak 27/08 og gjorde følgende vedtak: 1. Det etableres en felles økonomienhet for HALD-kommunene etter vertskommunemodellen med Alstahaug kommune som vertskommune. Innfasing av den enkelte kommune/tjeneste besluttes av den enkelte kommune men skal være fullstendig gjennomført innen utgangen av Det skal utredes og tas stilling til et felles økonomisystem innen utgangen av Økonomienheten skal være en enhet med felles ledelse. 4. Utførelsen av oppgavene skal i størst mulig grad være desentralisert slik at det oppnås forholdsvis fordeling av arbeidsplasser. For å oppnå rasjonalitet skal det foretas omfordeling av arbeidsoppgaver på den enkelte ansatte. 5. Det skal innenfor en tidsperiode på 4 år oppnås en besparelse i de totale kostnader på 10 % og etter 10 år 30 %. 6. Det opprettes en styringsgruppe bestående av rådmennene. Styringsgruppen oppnevner en prosjektgruppe der alle kommunene er representert som skal foreta videre utredning av saken inklusiv utredning av nytt økonomisystem. Økonomisjefen i Alstahaug leder prosjektgruppen. 7. Styringsgruppen rapporterer fortløpende til kommunestyrene/formannskapene

2 Prosjektgruppen har nå utredet anskaffelse av nytt og felles økonomisystem for de fire HALD-kommunene. Det har av ulike årsaker tatt lengre tid en forutsatt å få utredet anskaffelse av felles økonomi-system for HALD-kommunene, hovedårsaken har vært behov for juridiske avklaringer i forhold til anskaffelsesprosessen. Det skisseres nå en løsning hvor kommunene Herøy, Leirfjord og Dønna anskaffer Unique Økonomi og Unique Ansatt med tilhørende moduler fra leverandøren Visma Unique AS, anskaffelsen skjer i samarbeid med Alstahaug kommune. Dette innebærer at kommunene går over til Alstahaug kommune sin løsning, fra dagens løsning med bruk av økonomisystemet Masterpiece levert av EDB. I søknad datert d.å. fra Alstahaug kommune til Fylkesmannen i Nordland er det benyttet følgende kostnadsoppstilling, basert på et tilbud av d.å. fra Visma Unique AS: Programvare (for 3 nye brukere) Kr ,-. Konsulenttjenester, opplæring og oppfølging. Kr ,-. Reiseutgifter og oppholdutgifter Kr ,-. Prosjektledelse Kr ,-. Total kostnad Kr ,- Med bakgrunn i dette er det søkt om kr ,- i statlig skjønnstilskudd som fordeles gjennom Fylkesmannen. Dersom dette innvilges vil vår kommunes andel bli på ca. kr ,-. Dersom vi ikke oppnår dette vil vår andel kunne bli på ca. kr ,-. Det er utarbeidet en prosjektskisse for arbeidet med å etablere nytt og felles økonomisystem i de fire HALD-kommunene, jfr. saksvedlegg. Vurdering: Som det fram av vedlagte prosesskisse haster det med å få anskaffet programvaren samt å få gjennomført installasjon og opplæring slik at denne kan tas i bruk av kommunene fra Dersom det skal være mulig må kommunestyret fatte nødvendig bevilgningsvedtak i sitt møte Med bakgrunn i vedtaket i sak 27/08 ble det i budsjettet for 2008 lagt inn en investering på datautstyr på kr forutsatt finansiert med låneopptak. Konsekvensene av investeringen ble innarbeidet i økonomiplanen. Siden investeringen ikke ble aktuell i 2008 ble det ikke foretatt noe låneopptak. Den finansielle situasjonen er noe forbedret i Vi har fortsatt ca. kr i ubrukte lånemidler ved utgangen av Vi har videre ubundet kapitalfond (disposisjonsfond) på ca. kr ved utgangen av Jeg foreslår at vi benytter kr av ubrukte lånemidler til finansiering av investering i maskiner og programvare. Det resterende, kr , som i hovedsak er opplæring finansieres ved bruk av disposisjonsfondet. Det er gjort beregning på de årlige driftskostnader for den enkelte kommune framover, disse viser at vår kommune kan forventa en årlig besparelse på ca. kr ,-. Gjennom kontakt med myndigheter og KS-advokatene synes det å være avklart at kommunene kan gjøre en slik anskaffelse uten å dette er i strid med gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, jfr. kopi av brev av d.å. fra KS-advokatene til Alstahaug kommune.

3 Herøy kommune har allerede etablert en felles økonomifunksjon med Alstahaug. For å lette samarbeidet vil Herøy ta i bruk det nye økonomisystemet allerede fra Herøy vil ta i bruk lønns- og personalsystemene pr parallelt med Dønna og Leirfjord. Ved overgang til nytt økonomisystem pr vil vi få omlegging av arbeidsoppgaver for enkelte ansatte og en ansatt vil måtte jobbe i Sandnessjøen noen måneder p.g.a. manglende bredbåndkapasitet inntil den nye fiberkabelen er lagt. Saksvedlegg. 1. Prosjektskisse framdriftsplan for felles økonomi- og lønn/personalsystem i HALDkommunene. Vedlegg: FELLES ØKONOMI- OG LØNNS/PERSONALSYSTEM FOR HALD- REGIONEN PROSJEKTSKISSE FRAMDRIFTSPLAN - MILEPÆLER Under forutsetning av at kontrakt er inngått innen utgangen av mars 2009 settes prosjektstart til april Med prosjektstart menes formell start på planlegging og forberedelse. Tidspunktet settes slik av hensyn til avvikling av fellesferie. Normalt vil Kunde og Leverandør i fellesskap utarbeide en omforent fremdrifts- og tidsplan på første prosjektmøte. Leverandørens erfaring er at et prosjekt av denne størrelse har en gjennomsnittlig levetid på ca. 18 måneder. Dette vil avhenge noe av tidspunkt for driftsetting. Dersom kunden har ressurser til en raskere innføring vil dette avtales i planleggingsfasen. I dette tilfellet legger vi til grunn at planlegging av alle prosjektaktiviteter kan starte april 2009 og at alle kjerneløsninger i fase 1 er implementert innen 1. mai(1 kommune) / 31.desember 2009(2 kommuner). Med implementering forstås at opplæring og testperiode i fase 1 skal være gjennomført og at systemet er i ordinær drift.

4 For enkelte moduler kan det av hensyn til rapportering til myndighetene være en fordel å starte i et kvartalsskifte. Enkelte aktiviteter kan i startfasen foregå parallelt med planleggingen. Prosjektet er et sammensatt prosjekt med innføring av flere moduler. Hver modul vil ha sin egen milepælsplan. Fremdrifts- og milepælsplan struktureres ut fra prosjektprosessene som vist under: Det understrekes at nedenstående oversikt kun er en skisse til løsning fra leverandøren. Endelig plan vil utarbeides i prosjektets planleggingsfase og vil være avhengig av kundens ressurstilgang (personell, kursrom etc.) MILEPÆL KRITERIER FOR NÅDD MILEPÆL TERMIN Igangsetting Gjennomført etableringsmøte, prosjektplan vedtatt Planlegging Styrende dokumenter vedtatt Gjennomføring Installasjon gjennomført Økonomimoduler kjerneløsninger mai.2009 Øvrige moduler, herunder lønn/personal, installeres løpende i forhold til opplæringsplan

5 MILEPÆL KRITERIER FOR NÅDD MILEPÆL TERMIN Løsning driftssatt Regnskap kjerneløsninger Regnskap øvrige moduler Fakturering / innfordring kjerneløsninger Fakturabehandling / skanning Lønn/personal (januarlønn 2010 klar i desember 2009) (1 kommune) (2 kommuner) Opplæring gjennomført Avslutning Regnskap Fakturering / innfordring Lønn/personal Evalueringsmøte, avslutning gjennomført Sluttrapport godkjent