DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 10/866

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 10/866 DØNNAHALLEN - NØDVENDIGE AVKLARINGER FØR KONTRAKTS- FORHANDLINGENE SAMT OPPFØLGING AV SPONSOR-/GAVE- INNTEKTER. Rådmannens innstilling: 1. Formannskapet vedtar at Dønnahallen skal bygges med utleielokaler til Fysioform Treningssenter AS og skytehall i tråd med inngitt anbud. Rådmannen anmodes om å framarbeide en avtale med Dønna Jeger-, Fisk- og Friluftslivforening (DJFF) angående drift og disponering av skytehallen. 2. Formannskapet vedtar at opsjon på klatrevegg skal benyttes og gir rådmannen fullmakt til å inngå kontrakt med valgt entreprenør i henhold til dette. Dette utifra at kostnadene er innarbeidet i vedtatt kostnadsramme. 3. Formannskapet vedtar at når det gjelder videreføring av nødvendig arbeid med å skaffe til veie annen egenkapital m.v. på kr så gis følgende prioriteringssignal til rådmannen i forbindelse med nødvendig konkretisering av dette i økonomiplan for perioden : 5. - Eventuelt overskudd på driftsregnskapet for 2010 som ikke er sjølskapt av driftsenhetene skal benyttes til dette formål. - HK-midler som kommunen mottar og som må benyttes til investeringsformål i 2012 og 2013 skal om nødvendig benyttes til dette formål. Formannskapet anmoder rådmannen med bakgrunn i ovenfornevnte om at spørsmål om innbetalingstidspunkt for sluttoppgjør tas opp med entreprenør under forestående kontraktsforhandlinger. 4. Formannskapet vedtar å oppnevne et sponsorlaug benevt Dønnahallens venner som gis i oppgave å innhente sponsormidler på minimum kr , dette i henhold til vedtatt finansieringsplan. Formannskapet forutsetter at sponsorlauget gjør ferdig sitt arbeid innen 1. juni Som medlemmer av utvalget velges: Bakgrunn: Som leder velges og som nestleder velges..

2 Kommunestyret behandlet bygging av Dønnahallen senest i sitt møte den og vedtok da utbyggingen. Med bakgrunn i vedtatt kostnadsramme, finansieringsplan samt diskusjoner omkring omfang på utbyggingen er det behov for noen politiske avklaringer før kontraktsforhandlinger med valgt entreprenør. Saksutredning: Kommunestyret behandlet utbygging av Dønnahallen senest i sitt møte den og fattet da slikt vedtak under sak 98/10: 1. Kommunestyret godkjenner kr inkl. mva som ny kostnadsramme for bygging av Dønnahallen. 2. Kommunestyret vedtar følgende reviderte finansieringsplan: Bruk av lån kr Tilskudd fra fylkeskommunen (spillemidler) kr Overført fra driftsbudsjettet (momskompensasjon) kr Bruk av fond (driftsfond + ubundet kap.fond) kr Sponsormidler/gaver kr Verdi av dugnadsinnsats kr Annen egenkapital m.v. kr Sum finansiering kr Kommunestyret vedtar anbud levert av entreprenør Jan Brattli AS på kr eksl. mva og gir rådmannen fullmakt til å inngå kontraktsforhandlinger med dette firma. 4. Kommunestyret forutsetter at formannskapet følger opp arbeidet overfor aktuelle sponsorer for å sikre skriftlige avtaler om sponsormidler/pengegaver på til sammen minimum kr og at dette arbeidet sluttføres innen 1. juni Kommunestyret forutsetter at rådmannen gjennom bruk av Dønna Frivillighetssentral inngår skriftlige avtaler med aktuelle lag og foreninger som sikrer dugnadsarbeid til en verdi av minimum kr og at dette skal foreligge innen 1. juni Omfang på utbyggingen: I forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av denne saken er det blitt anmodet om at rådmannen vurderer følgende for å se på mulighetene for å redusere utbyggingskostnadene: Bygging av 2.etg. over garderobedel samt innreding av denne til lokaler for utleie til Fysioform AS. Avklare behovet for/ønske om bygging av skytehall gjennom møter med Dønna skytterlag, Dønna Jeger-, Fisk- og Friluftslivforening (DJFF) og eventuelt andre foreninger med tanke på å drive organisert skyteaktiviteter i den planlagte skytehallen. Vurdere hvorvidt planlagt klatrevegg kan utgå, eventuelt anskaffes og settes opp på et senere tidspunkt. Når det gjelder Fysioform så er det avklart at de vil leie lokalene i 2.etg., det henvises til referat fra møte 3. januar d.å. samt inngått intensjonsavtale, jfr. saksmappevedlegg.

3 Når det gjelder behovet for skytebane så er det pr. dato ikke noe aktivt skytterlag som etterspør denne type aktivitet. Det foreligger heller ingen plan om reetablering av Dønna skytterlag. Imidlertid har DJFF uttrykt ønske om at det bygges skytehall slik at denne forening kan etablere et tilbud om miniatyrskyting m.m., det vises til referat fra møte 4. januar d.å. samt til svarskriv datert d.å.fra DJFF. Når det gjelder klatrevegg så er denne ikke medtatt i anbudssummen på kr , men ligger som en opsjon og er innarbeidet med kr i kostnadsrammen på kr I henhold til anbudet skal entreprenør Jan Brattli AS ha kr for klatreveggen. Denne kan utgå nå og kjøpes inn og monteres senere. Finansieringsplan: Formannskapet må også ta stilling til oppfølging av pkt. 4 i kommunestyrets vedtak, bl.a. hvordan dette arbeidet skal organiseres. Etter rådmannens mening foreligger følgende alternativer: Formannskapet påtar seg arbeidet. Det opprettes et sponsorlaug under navnet Dønnahallens venner, som opprettes av formannskapet og som sammensettes med personer fra ulike miljøer (lag, foreninger, næringsliv og kommune). Formannskapet ber konkrete lag og foreninger om å påta seg dette arbeidet. Formannskapet bør også gi signal til rådmannen om hvordan man skal arbeide for å få på plass annen egenkapital m.v. på kr , jfr. vedtatt finansieringsplan i pkt.2. Kontraktssum/prisstigning: Kommunestyrets vedtak pkt.3 gir rådmannen fullmakt til å inngå kontraktsforhandlinger med valgt entreprenør i henhold til anbudssummen på kr eksl. mva. Dersom opsjon på klatrevegg skal benyttes, i så fall økes kontraktssummen med kr , formannskapet må avklare hvorvidt dette ligger innenfor rådmannens fullmakter. Utgift til klatrevegg er innlagt med kr i den totale kostnadsrammen på 39 mill. kroner. Kontraktsforhandlingene vil skje etter 12. januar 2011 som var vedståelsesfrist, dette kan medføre prisjusteringer. Formannskapet må ta stilling til hvorvidt dette ligger innenfor rådmannens fullmakter i henhold til pkt. 3 i kommunestyrets vedtak. Forhåpentligvis vil det kunne fremlegges avklaring på dette til møtet, det samme gjelder tidligere anmodning fra formannskapet om å få avklart hvorvidt valg av betongbygg i stedet for stålbygg vil bety kostnadsøkning og eventuelt hvor mye. Formannskapet må også ta stilling til dette. Vurdering: Rådmannen har gjort følgende vurderinger: Omfang på utbyggingen: Fysioform Treningssenter AS har gjennom underskrevet intensjonsavtale bekreftet at de vil leie de planlagte utleielokalene i 2.etg. i garderobebygget og med bakgrunn i dette samt i tidligere tydelige politiske signal tilrår rådmannen at disse lokalene klargjøres som forutsatt i anbudet.

4 Når det gjelder skytehall så har formannskapet tidligere signalisert at dette vil bli vurdert utifra hva som framkommer i møtene med Dønna Skytterlag og DJFF. Under henvisning til skriv av fra DJFF så vil rådmannen tilrå at skytehall bygges og at det på et senere tidspunkt inngås en avtale mellom kommunen og DJFF vedrørende disponering og bruk av denne. Når det gjelder klatrevegg så vil rådmannen tilrå at kommunen benytter opsjon i anbudet. Dette først og fremst utifra flerbrushallperspektivet (flere brukere av bygningene enn dersom bygningen kun inneholder en ren idrettshall). Dernest vektlegger rådmannen at man trolig har fått et meget gunstig tilbud, dersom klatrevegg skal anskaffes om noen år, vil trolig kostnaden fort bli dobbelt så høg. Med bakgrunn i opplysninger gitt av teknisk sjef så har rådmannen også vektlagt at montering av klatrevegg vil ha gunstig innvirkning på akustikk problematikken i en slik bygning, og derfor redusere mulighetene for at man må inn med senere tiltak i en slik sammenheng. Det er ikke satt av penger til eventuelle nødvendige akustikktiltak. Finansieringsplan: Når det gjelder arbeidet med å skaffe til veie sponsorinntekter på minimum kr som forutsatt av kommunestyret så vil rådmannen tilrå at formannskapet oppnevner et sponsorlaug kalt Dønnahallens venner. Hvor stort utvalget skal være, antall medlemmer, har ikke rådmannen noen sterk formening om og fremmer ikke innstilling på noe bestemt antall. De som velges inn i utvalget bør innha personlige egenskaper som selgere samtidig som det er viktig at formannskapet blir representert i dette, kanskje med leder? Det er også viktig at sentrale foreninger som idrettslag, turnlag, m.fl. trekkes inn, dette for å skape eierforhold samt om mulig unngå at man tar sponsormidler som i dag går til løpende aktiviteter. Når det gjelder inndekning av annen egenkapital m.v. på kr i vedtatt finansieringsplan så må det arbeides fortløpende med dette og i økonomiplan for perioden må dette innarbeides i Rådmannen vil tilrå at man avventer regnskapsresultatet for 2010 med tanke på eventuelt overskudd, formannskapet bør allerede nå gi signal om at den del av ett eventuelt overskudd som ikke er egenskapt av driftsenhetene skal benyttes til dette formål. I tillegg bør formannskapet bekrefte tidligere gitt signal om at HK-midler som må brukes i investeringsbudsjettet i 2012 og 2013 skal disponeres til dette formål i den grad dette er nødvendig for å oppnå kr i annen egenkapital m.v. Kontraktssum/prisstigning: Formannskapet må avklare hvorvidt man skal endre fra stålbygg til betongbygg. Rådmannen finner det ikke mulig å fremme innstilling til formannskapet på dette da man ikke har fått tilbakemelding fra entreprenør på hvilke økonomiske konsekvenser dette vil ha. Slikt oppsett vil trolig foreligge innen formannskapets møte den 25. januar d.å. Rådmannen vil derfor om ønskelig kunne legge fram innstilling på dette i møtet. Rådmannen har heller ikke fått avklart med entreprenør hvorvidt det vil påløpe prisstigning p.g.a. at vedståelsesfristen 12.januar d.å. er utløpt, dette vil muligens foreligge til formannskapsmøte den 25. januar d.å. Dette kan imidlertid bli en del av kontraktsforhandlingene. Rådmannen vil i den forbindelse ha behov for avklaring hos formannskapet hvordan dette skal håndteres i forhold til den av kommunestyret vedtatt anbudssum og i forhold til vedtatt kostnadsramme på 39 mill. kroner. Rådmannen vil også kunne lage innstilling på dette og legge fram i møte, dersom man mottar avklaring fra entreprenør innen formannskapsmøte den 25. januar d.å.

5 Saksvedlegg: 1. Intensjonsavtale datert mellom Dønna kommune og Fysioform AS. 4. Skriv av fra Dønna Jeger-, Fisk- og Friluftslivforening (DJFF). Saksmappevedlegg: 1. Referat fra møte mellom Dønna kommune og Fysioform AS. 2. Referat fra møte mellom Dønna kommune og DJFF m.fl.