MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Møterom Møtedato: Tid: 0900

Transkript

1 Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Møterom Møtedato: Tid: 0900 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 14/13 13/210 ANBUD SEKRETARIATET FOR NÆRINGSSTYRET 15/13 13/211 NÆRINGSARBEID BÅTSFJORD KOMMUNE 16/13 12/862 BÅTSFJORD SKOLE - FUKTPROBLEMER I TAK Båtsfjord den Båtsfjord kommune Geir Knutsen ordfører

2 Sak 14/13 ANBUD SEKRETARIATET FOR NÆRINGSSTYRET Saksbehandler: Tove Godtvassli Arkiv: 050 &41 Arkivsaksnr.: 13/210 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/13 Formannskapet Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Innstilling: Saksutredning: I tråd med vedtak i kommunestyret har vi vært på offentlig anbud når det gjelder sekretariat for næringsstyret. En kort beskrivelse slik den ble kunngjort på Doffin: Fra 2007 til 2012 har Båtsfjord kommune vært omstillingskommune med årlige tilskudd fra Finnmark Fylkeskommune til lokal næringsutvikling. Disse midlene til næringsutvikling har vært forvaltet av et omstillingsstyre som har vært sammensatt av politikere og representanter fra det lokale næringslivet. En mindre andel av disse midlene har vært forvaltet som et tradisjonelt næringsfond av Formannskapet. I tillegg har Formannskapet forvaltet et eget fiskerifond som er et lånefond til toppfinansiering av lokale fiskefartøy. Kommunestyret har vedtatt at fra 2013 skal de ordinære bevilgningene via Fylkeskommunen, samt evt. egne midler fra kommunen, forvaltes av et eget næringsstyre som er sammensatt på samme måte som det tidligere omstillingsstyret. Dette næringsstyret skal forvalte et næringsfond (tilskudd) og fiskerifond (lån). Kommunestyret har også vedtatt at tjenesten som sekretariat for dette næringsstyret skal kjøpes eksternt. Oppgavene til sekretaiatet blir: - Motta og registrere søknader om lån og tilskudd - Saksbehandle søknader - Møteforberedelser - Sekretærfunksjon på møtene i næringsstyret - Etterarbeid til møtene - Rapportere fortløpende i pålagt (av staten) rapporteringssystem - Saksbehandle i kommunens saksbehandlingsprogram Kontraktens varighet og antatt verdi gjelder for hele perioden er Side 2

3 Sak 14/13 estimert til en verdi mellom kr ,- og ,-. Etter tidsfristens utløp var det ikke kommet inn anbud. Formannskapet må nå ta stilling til hvordan administrasjonen videre skal jobbe med denne saken. Det vil være på sin plass at ny rådmann får satt seg inn i saken og komme med alternative løsninger til kommunestyret den 19. juni Flere alternativer kan være mulig å diskutere. - I stedet for å kjøpe tjenesten eksternt, kan denne legges til administrasjonen. Hvordan eller hvem som evt. skal gjøre jobben må da utredes. - Ved å ta den inn i administrasjonen kan den evt. kombineres med andre stillinger. Vi har i dag 50 % stilling som personalkonsulent som ikke er besatt og stilling som skolefaglig ansvarlig har også vært oppe politisk men ikke avgjort. Vi må også se i vikarpool om ledige ressurser kan hentes derifra. - Det kan også være en tanke at vi ser på hele næringsarbeidet på nytt og ansetter en næringssjef i kommunen som både tar næringsarbeidet og sekretariatet. Side 3 av 8

4 Sak 15/13 NÆRINGSARBEID BÅTSFJORD KOMMUNE Saksbehandler: Tove Godtvassli Arkiv: U01 &41 Arkivsaksnr.: 13/211 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/13 Formannskapet Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Innstilling: Saksutredning: I tråd med vedtak i kommunestyret har vi vært på offentlig anbud når det gjelder næringsarbeid i Båtsfjord kommune. Dette gjelder ikke sekretariat for næringsstyret og anbudet som er innkommet gjelder kun næringsarbeid i Båtsfjord kommune. Næringsarbeidet på vegne av Båtsfjord kommune skal ha følgende hovedoppgaver: 1. Etablererhjelp: Nyetablerere i Båtsfjord kommune skal få gratis veiledning og bistand når det gjelder vurdering av forretningskonsept, samt annen veiledning i forbindelse med oppstart. 2. Kontaktpunkt: Tjenesteyter skal fungere som et "kontaktpunkt" for henvendelser som omhandler næringsforespørsler og lignende. Båtsfjord kommune kan bruke tjenesteyter som referansepunkt i sin kommunikasjon utad. 3. Regionalt arbeid: Tjenesteyter representerer Båtsfjord kommune i Nettverk Finnmark og andre fora hvor det er naturlig for Båtsfjord kommune å sende næringslivsrelaterte utsendinger. 4. Aktiv pådriver: Tjenesteyter skal være en sentral aktør i næringsutviklingen i Båtsfjord kommune og må derfor være synlige både lokalt og regionalt. De skal være en aktiv pådriver og legge til rette for å få flere etablerere til Båtsfjord. Tjenesteyter skal delta i Nettverk Finnmark der de skal bidra til å tilrettelegge for gryndere og innovative satsninger. Kontraktens varighet er fra og anslåtte verdi for hele perioden er estimert til en verdi mellom og ,-. Etter tidsfristens utløp var det innkommet ett anbud. Dette selskapet har siden 2004 hatt løpende avtale vedrørende næringsarbeidet. Tilbud vil deles ut på møtet for videre behandling. Da vi nå er inne i en måned hvor vi ikke har noen avtale om næringsarbeid, bør formannskapet tilleggsbevilge kr ,- for avtale med Linken Næringshage. Avtalen Side 4

5 Sak 15/13 gjelder for perioden Skulle det være nødvendig, gis rådmann fullmakt til å forlenge avtalen ytterligere en måned. Beløpet hentes fra budsjettreserven. Side 5 av 8

6 Sak 16/13 BÅTSFJORD SKOLE - FUKTPROBLEMER I TAK Saksbehandler: Ove Arnesen Arkiv: GR/BR 2/20 Arkivsaksnr.: 12/862 Saksnr.: Utvalg Møtedato 105/12 Formannskapet /13 Teknisk styre /13 Formannskapet Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Innstilling 1. Det bevilges inntil kr ,- inkl. mva til å få gjennomført tiltakene på Fløy A på Båtsfjord skole. Dette er en investering som finansieres gjennom låneopptak og drift (tilbakeført moms fra drift). 2. Det bevilges inntil kr ,- eks. mva til å få gjennomført tiltakene på Fløy C på Båtsfjord skole. Dette er et driftstiltak som finansieres ved bruk av budsjettreserven. 3. Det inngås kontraktsforhandlinger med Bygg og industriservice AS, Båtsfjord om arbeidene på både fløy A og fløy C. Innstilling: 1. Det bevilges inntil kr ,- inkl. mva til å få gjennomført tiltakene på Fløy A på Båtsfjord skole. Dette er en investering som finansieres gjennom låneopptak og drift (tilbakeført moms fra drift). 2. Det bevilges inntil kr ,- eks. mva til å få gjennomført tiltakene på Fløy C på Båtsfjord skole. Dette er et driftstiltak som finansieres ved bruk av budsjettreserven. 3. Det inngås kontraktsforhandlinger med Bygg og industriservice AS, Båtsfjord om arbeidene på både fløy A og fløy C. 4. Det gjøres en oppfølging mot tidligere entreprenør og konsulent om muligheten for regress. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 105/12 Behandling: Forslag fra BAP v/geir Knutsen: BAP foreslår at Kultur- og oppvekststyrets vedtak opprettholdes. Øvrige kostnader søkes det tilleggsbevilgning til. Avstemming: Innstilling settes opp mot forslag fra BAP. Forslag fra BAP enstemmig vedtatt. Behandling/vedtak i Teknisk styre den sak 3/13 Behandling: Forslag: Rådmannens forslag følges med et tillegg som sier at det gjøres en oppfølging mot Side 6

7 Sak 16/13 tidligere entreprenør og konsulent om muligheten for regress. Innstilling med tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak: 5. Det bevilges inntil kr ,- inkl. mva til å få gjennomført tiltakene på Fløy A på Båtsfjord skole. Dette er en investering som finansieres gjennom låneopptak og drift (tilbakeført moms fra drift). 6. Det bevilges inntil kr ,- eks. mva til å få gjennomført tiltakene på Fløy C på Båtsfjord skole. Dette er et driftstiltak som finansieres ved bruk av budsjettreserven. 7. Det inngås kontraktsforhandlinger med Bygg og industriservice AS, Båtsfjord om arbeidene på både fløy A og fløy C. 8. Det gjøres en oppfølging mot tidligere entreprenør og konsulent om muligheten for regress. Kultur- og oppvekststyrets vedtak opprettholdes. Øvrige kostnader søkes det tilleggsbevilgning til. Saksutredning: Innledning I forbindelse med registrerte fuktproblemer i takkonstruksjonene på 3 av fløyene ved Båtsfjord skole, ble saken fremmet i formannskapet den 21. november 2012; jfr. sak 105/12. Følgende vedtak foreligger: Kultur- og oppvekststyrets vedtak opprettholdes. Øvrige kostnader søkes det tilleggsbevilgning til. Teknisk sjef har i etterkant av ovennevnte vedtak sendt ut en tilbudsinnbydelse til to lokale firma i Båtsfjord for å få tilbud på utbedringsarbeidene på Fløy A og C; herunder eksakte kostnader for utførelse av disse arbeidene. Etter fristens utløp kom det kun inn ett tilbud: Bygg og Industriservice (BIS), Båtsfjord med henholdsvis kr ,- inkl. mva for utbedring av Fløy A og kr ,- inkl. mva for utbedring av Fløy C; jfr. vedlegg. Fløy A gjelder lekkasjer ved heis. Disse problemene har vært der helt siden heisen ble montert. Rådmannen mener derfor at dette inngår som en del av denne investeringen og foreslår at det finansieres gjennom låneopptak og drift (tilbakeført moms fra drift). Fløy C gjelder fuktproblemer i forbindelse med tak/ loft ved svømmehallen. Dette er rent vedlikeholdsarbeid som må finansieres gjennom drift. Rådmannen ser ingen andre alternativer enn å finansiere dette gjennom bruk av budsjettreserven. Teknisk sjef har gjort følgende vurdering av innkomne tilbud: Tilbudene for fløy A og C utgjør totalt kr ,- eks. mva. I kalkulasjonen fra Norconsult AS var det beregnet en entreprisekostnad pålydende kr ,- eks. mva. Dette utgjør en økning på totalt kr ,- eks. mva. Til tross av stort avvik mellom forhåndskalkulasjon og innkomne tilbud, vil en anbefale at det gjennomføres kontraktsforhandlinger med tilbyder. Avviket er som sagt vesentlig. Dette er imidlertid små entrepriser som kan være vanskelig å vurdere hva som er riktig timeverk for når de forhåndskalkuleres. En har imidlertid sett en tendens over lenger tid at prisnivået i Båtsfjord må oppjusteres i forhold til de kalkyler og Side 7 av 8

8 Sak 16/13 kostnadsoverslag som blir utarbeidet av eksterne konsulenter for ulike proskekter; og da særlig for slike små entrepriser som i dette tilfellet. Konklusjon: Teknisk sjef vil med dette anbefale at man søker å få gjennomført tiltakene med tilbyder. Dette med bakgrunn i at en ikke tror at en ny runde vil medføre at andre gir tilbud og at man dermed oppnår noen besparelser. Side 8 av 8