Møteinnkalling. Kommunestyret. Utvalg: Møtested: Røst rådhus kommunestyresalen. Dato: Tidspunkt: 18:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kommunestyret Dato: Tidspunkt: 18:00 Røst rådhus kommunestyresalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Røst, 20. november 2017 Tor-Arne Andreassen Ordfører Elisabeth Kristin Mikalsen sekretær 1

2 Saksliste Saksnr PS 17/51 Innhold Oppgradering av Vangveien - oppklaring 2

3 Teknisk Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /351 Q14 Saksnummer Utvalg Møtedato 17/51 Kommunestyret Oppgradering av Vangveien - oppklaring Rådmannens forslag til vedtak (Saken legges frem uten innstilling) Sammendrag Kommunestyret behandlet den sak PS 17/43, Oppgradering av Vangveien. Det ble fattet følgende vedtak (vedtatt med 7 mot 4 stemmer): Oppgradering av Vangveien, gjennomføres innenfor de gitte rammer gitt i budsjettet Som prinsipp kan vi ikke bare øke satte rammer gitt i budsjettet for inneværende år. På bakgrunn av historikken i saken har administrasjonen behov for ytterligere avklaringer fra politisk nivå for å gjennom føre tiltaket. Rådmannen har derfor anmodet ordfører om at en slik avklaring finner sted før arbeidet med tiltaket fortsetter. Arbeidene som har startet opp er midlertidig stanset inntil en avklaring foreligger. 3

4 Saksopplysninger Det vises til notat fra teknisk sjef av hvor det redegjøres for historikken i saken. Vurderinger På bakgrunn av den diskusjonen som var i kommunestyret under behandling av denne saken har rådmannen og administrasjonen behov for å få tydeliggjort kravene fra politisk nivå. Det vises til diskusjonen hvor det bl.a ble stilt spørsmål ved teknisk beskrivelse av tiltaket, varighet og forutsetninger mm. Teksten/arbeidsordren fra kommunestyret ble vedtatt høsten Dette var følgende: Nytt toppdekke Vangveien: Utskifting av bærelag og topplag på grusvei. Fjerning av eksisterende masser. Oppbygging av øverste lag på nytt. Antatt kostnad på kr Veien har i tillegg en rekke sikkerhetsmessige avvik hvor det mangler rekkverk som ikke er medtatt i kostnaden. Anbudsbeskrivelsen ble utarbeidet på denne bakgrunn og det ble laget en beskrivelse og skisse som viser utførelsen. Beskrivelsen er basert på faglig anerkjente metoder for veibygging. Det er lagt til grunn fjerning av eksisterende toppdekke ca. 20 cm, legging av fiberduk, oppfylling/avretting av pukk mm, oppfylling/avretting av grus 0-16 mm. Skisse vedlagt forespørselen som ble sendt ut til entreprenørene 4

5 Ettersom anskaffelsen er under terskelverdien i Forskrift om offentlig anskaffelse ble det sendt ut direkte forespørsel til de to lokale entreprenørene. Det vurdert som usannsynlig at tilbydere utenfor Røst kunne konkurrere på dette oppdraget. Derfor valgte man ikke å gå bredere ut med forespørselen. Det ble gitt 14 dagers frist for å levere inn tilbud. Innen fristen innkom kun et tilbud. Tilbudet var på kr På grunn av tidsnød ble formannskapet anmodet om å godkjenne en økning av rammen slik at tiltaket kunne starte. Alternativt ble formannskapet bedt om å beholde rammen og redusere omfanget på tiltaket. Administrasjonen tar selvkritikk i forhold til hvordan denne saken er håndtert i starten. Administrasjonen burde på et tidligere tidspunkt avklart kostnadene før dette ble sendt ut på anbud. Rådmannen viser til at saken likevel ble fremmet til politisk nivå før arbeidene startet opp, nettopp av den hensikt å få godkjent de endrede forutsetningene. I saksutredningen til formannskapet PS 17/35 forelå tre alternativer: 1. Omfanget av arbeidet reduseres slik at man holder seg under opprinnelig ramme på kr Man utfører arbeidet som beskrevet på deler av strekningen innenfor opprinnelig ramme på kr Man utfører hele arbeidet som beskrevet hvor det gis en tilleggsbevilgning. Formannskapet valgte alternativ 3 og vedtok å øke rammen for prosjektet til kr Kommunestyret omgjorde i sak PS 17/43 vedtaket og reduserte rammen tilbake til kr Det som er utfordringen for administrasjonen i denne saken er at entreprenøren hadde startet arbeidet og igangsatt bestillinger av grus og pukk ut fra forutsetningene i tilbudet. Når kommunestyret reduserer rammen skaper dette utfordringer både i forhold til utførelsen av arbeidet og ikke minst de juridiske forholdene rundt en slik kontrakt. Rådmannen tar også kommunestyrets bekymring rundt den tekniske beskrivelsen av oppdraget til etterretning. Det er stilt spørsmål om beskrivelsen/utførelsen har ivaretatt alle sider ved oppdraget. Rådmannen mener at oppdraget er beskrevet etter faglige anerkjente prinsipper og at den opprinnelige beskrivelsen vil gi en vesentlig kvalitetsheving av veien, sett i forhold til dagens situasjon. Å tilpasse arbeidene til den vedtatte rammen vil imidlertid medføre en reduksjon av omfanget for arbeidene. Hvis man reduserer tykkelsen på grus og bærelag vil det medføre en redusert kvalitet, og anbefales ikke ut fra en faglig tilrådning. En annen mulighet er å utføre de beskrevne arbeidene i deler av traceen. Dette vil medføre at man ikke får dekt hele traceen og noen områder vil stå uten oppgradering. Ut fra siste vedtak i kommunestyret ligger det ingen føringer for hva som skal velges. Når det gjelder forholdet til entreprenøren er rådmannen av den oppfatning at kommunen allerede har pådratt seg økonomiske forpliktelser ved at oppdraget ble tildelt. Administrasjonen ba om en hurtig avklaring slik at arbeidene kunne starte opp hurtig og formannskapet ga klarsignal til det. Denne eposten ble sendt fra teknisk sjef til entreprenøren den etter formannskapets første møte: Hei. I utgangspunktet har vi avsatt for lite midler til dette oppdraget. Formannskapet har i dag godkjent tilbudet og ønsker at arbeidet starter som beskrevet. Vi ønsker derfor inngå kontrakt ut fra innlevert tilbud. 5

6 Entreprenøren hadde på det tidspunktet kommunestyrets fattet sitt vedtak allerede bestilt sandskute ut fra de oppgitte mengdene. Innkjøp av pukk og grus til dette prosjektet utgjør ca kr Hvis de eventuelle forpliktelsene skal dekkes innenfor den vedtatte rammen vil utførelsen av tiltaket reduseres ytterligere. Konklusjon og anbefaling Rådmannen ber om at kommunestyret avklarer følgende: Mål med tiltaket hva ønskes oppnådd? Skal hele traceen oppgraderes eller skal strekningen deles opp? Teknisk gjennomføring. Inge Albriktsen Rådmann Saksbehandler: Tom Ragnar Pedersen Vedlegg: 1 Notat - oppgradering Vangveien 6

7 NOTAT Til: Rådmann, her Fra: Teknisk sjef Dato: Sak: VURDERING OPPGRADERING AV VANGVEIEN Viser til kommunestyret vedtak i sak PS 17/43 oppgradering av Vangveien. På bakgrunn av vedtaket fattet er det behov for ytterligere avklaringer med politisk nivå før arbeidet kan fortsette. Det vises til diskusjonen i kommunestyret hvor bl.a ble stilt spørsmål ved utførelse av tiltaket, varighet og forutsetninger mm. Fakta: Oppgradering av Vangveien ble for første gang tatt opp i budsjettarbeidet høsten I tiltaksbeskrivelsen står det: Nytt toppdekke Vangveien: Utskifting av bærelag og topplag på grusvei. Fjerning av eksisterende masser. Oppbygging av øverste lag på nytt. Antatt kostnad på kr Veien har i tillegg en rekke sikkerhetsmessige avvik hvor det mangler rekkverk som ikke er medtatt i kostnaden. I rådmannens forslag for budsjett og økonomiplan var tiltaket foreslått gjennomført i Under behandlingen vedtok kommunestyret at tiltaket ble flyttet til Under budsjettbehandlingen for 2017 ble tiltaket nok en gang vedtatt å gjennomføre i Administrasjonen sendte i ut en tilbudsforespørsel til to lokale tilbydere. Det ble utarbeidet et anbudsgrunnlag som beskrev hvordan oppdraget skulle løses. Innen fristen innkom 1 tilbud på kr eks mva. Administrasjonen tok umiddelbart kontakt med ordfører for å avklare videre saksgang. Det ble bedt om en hurtig avklaring på om tiltaket skulle gjennomføres med de opprinnelige forutsetningene eller om man skulle redusere omfanget på tiltaket. Det ble presisert fra administrasjonen at man ønsket en hurtig avklaring slik at entreprenøren kunne starte med bestilling av grus og pukk. Også på grunn av vær- og lysforholdene var det et ønske om å kunne få starte opp arbeidene på et tidligst mulig tidspunkt var formannskapet samlet til et uformelt møte. Administrasjonen redegjorde for tiltaket og tilbudet. Det ble gitt en teknisk gjennomgang av planlagt utførelse og mengder. Det ble lagt frem alternative løsninger ved å gjennomføre tiltaket innenfor rammen på kr Å gjennomføre tiltaket innenfor rammen medfører en redusert kvalitet og måloppnåelse. På oppfordring fra administrasjonen ga formannskapet et klarsignal til å starte opp prosjektet i henhold til pristilbudet avholdt formannskapet et satt møte. I sak PS 17/35 er saken saksutredet fra administrasjonen og det forelå tre alternativer: 1. Omfanget av arbeidet reduseres slik at man holder seg under opprinnelig ramme på kr Man utfører arbeidet som beskrevet på deler av strekningen innenfor opprinnelig ramme på kr

8 3. Man utfører hele arbeidet som beskrevet hvor det gis en tilleggsbevilgning. Formannskapet fattet følgende enstemmige vedtak: Arbeid med oppgradering av Vangveien oppstartes snarest. Det godkjennes en kostnadsramme på kr eks mva for prosjektet som innarbeides i en ny budsjettregulering. Saken blir behandlet i kommunestyret i sak PS 17/43. Kommunestyret omgjør formannskapets vedtak og fatter følgende vedtak (vedtatt med 7 mot 4 stemmer): Oppgradering av Vangveien, gjennomføres innenfor de gitte rammer gitt i budsjettet Som prinsipp kan vi ikke bare øke satte rammer gitt i budsjettet for inneværende år. VURDERING På bakgrunn av formannskapets signaler i møte og senere vedtak ble entreprenøren meddelt at vi ønsket å inngå kontrakt i henhold til tilbudet. Entreprenøren anså dette som en bestilling og startet sine innkjøp av pukk og grus. Deler av arbeidet ble også igangsatt. Etter vedtaket i kommunestyret ble det gitt kontrabeskjed til entreprenøren. Arbeidet med oppgraderingen av vegen er midlertidig stoppet inntil en ytterligere avklaring foreligger. For administrasjonen er det uklart hva som skal utføres og det ikke foreligger en klar arbeidsordre på hva som forventes løst. Ut fra en faglig vurdering kan den vedtatte løsningen medføre en redusert kvalitet og måloppnåelse. I beskrivelsen i anbudsforespørselen er det lagt til grunn en minimumsløsning for hva som forventes å ha en positiv effekt. Administrasjonen tilrår ikke å redusere omfanget på arbeidet som er beskrevet, da dette ikke vil gi et godt resultat. Entreprenøren har også gitt en faglig uttalelse til saken. Administrasjonen foreslår heller at man deler opp vegstrekningene og at man fullfører deler av traceen som beskrevet. En slik løsning samsvarer ikke med målet for tiltaket og krever derfor en ytterligere avklaring. Når det gjelder endring/redusering av oppdraget til entreprenøren vil det være flere forhold man må være oppmerksom på. Det vil være flere juridiske sider med tildelingen av oppdraget som kan skape diskusjon hvis man ikke kommer til en minnelig avtale med entreprenøren. Hvis det er slik at det foreligger en avtale om utførelse etter beskrivelse og at man senere reduserer dette kan det ligge en erstatningsplikt ovenfor entreprenøren. I verste fall må kommunen måtte betale entreprenøren fult ut for oppdraget. På bakgrunn av ovenforstående ber vi om en avklaring av forutsetningen for dette tiltaket. Tom Ragnar Pedersen Teknisk sjef 8