Moloveien 16, 6. et. Formannskapssalen

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 10:00 Organisasjonsutvalget Moloveien 16, 6. et. Formannskapssalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, telefon , e-post: så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste og protokoll fra

2 Saksliste Saksnr PS 17/2 Innhold Demokratiprosjektet-reorganisering av arbeidsgruppe Bodø, 27. januar 2017 Ingrid Lien Leder Joacim Ekrem Johansen Utvalgssekretær 2

3 Rådmannen Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 17/2 Organisasjonsutvalget Demokratiprosjektet-reorganisering av arbeidsgruppe Rådmannens forslag til vedtak Det vises til vedtak i sak PS 16/92 «Demokratiprosjektet- nedsettelse og arbeidsgruppe og mandat», vedtatt i bystyret Områder som skal gis særskilt oppmerksomhet i 2017 er Trepartsamarbeidet Struktur på politiske råd og utvalg Politisk demokrati Det oppnevnes følgende politikere til «Trepartsamarbeidet» Vara Vara «Politisk dermokrati» Vara Vara Arbeidsgruppene velger selv leder og rapporterer til styringsgruppen 3

4 Sammendrag Etter fellesmøte mellom arbeidsgruppen og styringsgruppen for demokratiprosjektet ble det enighet om at den tredje pilaren i dette arbeidet skal ha fokus på politisk demokrati. Mandatet til demokratiprosjektet er gitt i PS 16/92. Saksopplysninger Demokratiprosjektet mandat og organisering ble vedtatt i bystyret i juni I etterkant har det vært avholdt tre møter for å klargjøre arbeidsform og organisering av arbeidet. Dette ble presentert i møtet mellom arbeidsgruppa og styringsgruppa 24. januar I møtet ble det enighet om at pilaren «informasjon og brukerdialog» som for det meste inneholder tiltak, som administrasjonen uansett vil jobbe med i 2017 uavhengig av demokratiprosjektet, utgår. Dette omhandler Ny hjemmeside, bedre tilgjengelighet for brukerne Innbyggerdialog Meroffentlighet, fagkurs i ofentlighetsloven Serviceprosjekt Varsling og ytringsfrihet, HR-kaffe mm. Det rapporteres til org.utvalget om framdrift i arbeidet. I møtet ble det satt fokus på at det er det politiske demokratiet som er viktig og den tredje pilaren blir «Politisk demokrati». Politisk demokrati gjelder blant annet forholdet mellom kommunen og innbyggerne i Bodø Nord universitet gir uttrykk for at det prisverdig og spennende at Bodø kommune ønsker å gjennomføre en demokrati-utviklingsprosess i regi av «Demokratiprosjektet», og de er takknemlige for å ha blitt invitert inn i prosjektet. Deres synspunkt er at valgte politiske ledere er demokratiets spydspiss, og det er vanskelig å forestille seg et vellykket demokrati-utviklingsprosjekt uten en vedvarende dialog med politiske ledere fra alle politiske leire. Universitet har kommet med innspill på flere tiltak som kan diskuteres videre. Mandatet for arbeidet er gitt av bystyret, og arbeidsgruppen «Politisk demokrati» skal blant annet omhandle: -dialogen mellom Bodø kommune og innbyggerne - partnerskapet med Nord universitet - forhold til media og medias rolle i Bodø kommune Det er valgt arbeidsgruppe for prosjektet tidligere. Noen av medlemmene vil gå over i arbeidsgruppene «Trepartsamarbeid «og «Struktur på råd og utvalg», de øvrige medlemmene kan gå inn i arbeidsgruppen om «Politisk demokrati». I tillegg må det velges to politikere som skal jobbe med trepartsamarbeidet og politikere som skal sitte i gruppen «Politisk demokrati» Politisk sekretariat vil bidra med referatskriving i gruppen. 4

5 Vurderinger Dette vurderes som en god løsning på Nord Universitets tilbakemelding om at de savner politisk deltakelse i prosjektet. Nord universitet sitter i arbeidsgruppen og de har med sitt forslag til partnerskapsavtale foreslått flere tiltak som kan iverksettes for å bedre de demokratiske prosessene i Bodø kommune. Arbeidsgruppen «Struktur på råd og utvalg» er allerede kommet i gang og det er utpekt representanter fra rådene som skal sitte i denne arbeidsgruppen. Gruppen ledes av leder for politisk sekretariat. Arbeidsgruppen «Trepartsamarbeid» har representanter fra de tillitsvalgte og administrasjonen, og når de to politikerne er valgt er gruppen klar til å starte sitt arbeid. Konklusjon og anbefaling Det arbeides videre ut fra et ønske om tre pilarer -trepartsamarbeid -struktur på tråd og utvalg -politisk demokrati. Gruppene arbeider ut fra mandat gitt i bvstyret i PS sak 16/92. Gruppene rapporterer til styringsgruppen og arbeidet ferdigstilles høsten Rolf Kåre Jensen Rådmann Saksbehandler: Anna Margrete Welle Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Status og framdrift demokratiprosjektet - presentasjon Referat fra møte i styringsgruppen for demokratiprosjektet Utrykte vedlegg: Ingen 5

6 Status og framdrift demokratiprosjektet 6

7 Fase 1. Kartlegging av demokratiutfordringene Prosjektet forankres i 3 pilarer 1. Trepartsamarbeid 2. Struktur på råd og utvalg 3. Informasjon og brukerdialog 7

8 Status i dag TREPARTSSAMARBEIDET Forslaget er å nedsette en arbeidsgruppe av 6 personer, to politikere, to tillitsvalgte og to fra administrasjonen. To tillitsvalgte er oppnevnt To fra adm. er oppnevnt To politikere velges av valgnemda Formål for arbeidet: Skal vi opprette noen nye former for samarbeid eller skal etablerte samarbeid utvides? 8

9 STRUKTUR PÅ RÅD OG UTVALG Det skal etableres en arbeidsgruppe som skal se på struktur og utvalg i Bodø kommune. I forkant skal politisk sekreteriat kartlegge status i Bodø kommune i dag, dette arbeidet pågår. Rådene er bedt om å velge en representant til arbeidsgruppa Styringsgruppa er opptatt av følgende Får utvalgene uttale seg rettidig Får de nødvendig sekreteriatshjelp Hvilken funksjon de ulike råd og utvalg skal ha Hvordan sikre god representasjon til råd og utvalg Dialogforumets rolle 9

10 INFORMASJON OG BRUKERDIALOG Her er det skissert en del tiltak det skal jobbes med, noe av jobben vil ligge innenfor administrasjonens daglige virke. Tiltak det skal jobbes med Ny hjemmeside, bedre tilgjengelighet for brukerne Innbyggerdialog Meroffentlighet, fagkurs i ofentlighetsloven Workshops og seminarer Serviceprosjekt Varsling og ytringsfrihet, HR-kaffe Lytring i Stormen Mediaseminar 10

11 Nord universitets rolle og bidrag Partnerskapsavtale Lytring i Stormen Mastergradsoppgaver Seminar om Bodøs medias rolle nå og i framtiden? 11

12 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / / Referat Politisk sekretariat Referat fra møte i styringsgruppen for demokratiprosjektet Dato: Tidspunkt: Sted: Formannskapssalen, Moloveien 16 Referent: Joacim Ekrem Johansen Til stede: Navn Funksjon Ingrid Lien Leder Styringsgruppen Sp Svein Olsen Medlem Styringsgruppen Rødt Morten Melå Medlem Styringsgruppen AP Grethe Monica Fjærvoll Medlem Styringsgruppen H Ida G. Johnsen Medlem Styringsgruppen V Ann-Merethe Larsos Kristensen Medlem Styringsgruppen Fagforbundet Jørgen Bjørnstad Varamedlem Styringsgruppen Unio Anna M. Welle Leder Arbeidsgruppen Bodø kommune Sak nr. Sak/tema Etter fellesmøtet mellom styringsgruppen og arbeidsgruppen for demokratiprosjektet ble det avholdt møte i styringsgruppen/ organisasjonsutvalget. 1 Ingrid Lien gikk gjennom agendaen for møtet: - Velge to representanter til arbeidsgruppen trepartssamarbeid i Bodø kommune. - Under fellesmøtet ble det etablert en enighet om at den tredje pilaren skal ha fokus på politisk demokrati (ikke informasjon og brukerdialog, som opprinnelig tenkt). - Velge to politiske representanter til arbeidsgruppen politisk demokrati. Referat Møte i styringsgruppen for demokratiprosjektet av 2 12

13 Sak nr. Sak/tema Styringsgruppen ble enig om at man kommer tilbake med to representanter til arbeidsgruppen trepartssamarbeid i Bodø kommune innen fredag denne uken (én fra mindretallssiden og én fra flertallssiden. Disse skal ikke sitte i organisasjonsutvalget/ styringsgruppen. Det avholdes et møte i styringsgruppen tirsdag 31. januar kl , der representanter til arbeidsgruppen politisk demokrati velges. I møtet skal det avklares hvilke områder/temaer det skal fokuseres på i denne arbeidsgruppen og hvilken rolle Nord universitet skal ha. I fellesmøtet uttrykte Nord universitet at dette prosjektet kan brukes som en arena for tettere samarbeid mellom Nord universitet og Bodø kommune. Referat Møte i styringsgruppen for demokratiprosjektet av 2 13