Møteinnkalling. Formannskapet. Utvalg: Møtested: Røst rådhus kommunestyresalen. Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: Tidspunkt: 09:00 Røst rådhus kommunestyresalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Røst, 18. september 2017 Tor-Arne Andreassen Ordfører Elisabeth Kristin Mikalsen sekretær 1

2 Saksliste Saksnr PS 17/25 PS 17/26 PS 17/27 Innhold Godkjenning av møteprotokoll Politivedtekter for Røst kommune Vertskommuneavtale mellom Bodø kommune og Røst kommune - godkjenning av avtale 2

3 PS 17/25 Godkjenning av møteprotokoll / 3

4 Stab Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 17/26 Formannskapet Kommunestyret Politivedtekter for Røst kommune Rådmannens forslag til vedtak/innstilling/uttalelse Røst formannskap vedtar å sende forslag til politivedtekter på høring til politiråd, opposisjon og posisjon før endelig behandling i kommunestyret. Høringsfristen settes til 1 måned fra behandlingsdato. Sammendrag Saksopplysninger Rådmannen har fått en henvendelse fra politiet v/lensmannen i Røst der han ber om at det utarbeides politivedtekter for Røst kommune. Hjemmel for lokale politivedtekter er å finne i lov av 4. august 1995 nr. 53 om politiet(politiloven), samt forskrift om kommunal håndtering av politivedtekter. Slik jeg oppfatter det har slike vedtekter ikke vært vedtatt av Røst kommune de senere år, og vi har derfor utarbeidet et utkast til politisk behandling. Utkastet som nå foreligger bygger på tilsvarende politivedtekter fra mindre kommuner med enkelte lokale tilpasninger for Røst kommune. Det er kommunestyret som er endelig vedtaksorgan for politivedtektene. Rådmannen forslår at de legges fram for formannskapet først og at det deretter sendes på høring til politiråd, posisjon og opposisjon før endelig behandling i kommunestyret. Etter behandling i kommunestyret skal vedtektene godkjennes av Politidirektoratet før de trer i kraft. Inge Albriktsen Rådmann 4

5 Saksbehandler: Inge Johan Albriktsen Vedlegg: Forslag til politivedtekter for Røst kommune 5

6 Stab Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /320 Saksnummer Utvalg Møtedato Vertskommuneavtale mellom Bodø kommune og Røst kommune - godkjenning av avtale Kommunestyrets behandling i møte den : Rådmannens forslag til vedtak/innstilling/uttalelse Avtalen om vertskommunesamarbeid mellom Bodø kommune og Røst kommune om IKT-drift og digitalisering godkjennes av kommunestyret. Rådmannen bemyndiges til å signere avtalen om vertskommunesamarbeid mellom Bodø og Røst kommune. Vertskommunesamarbeidet er basert på full kostnadsdekning for vertskommunen, dvs. at utgifter for Røst kommune er basert på Bodø kommunes merkostnader knyttet til arbeidet med Røst. Saksopplysninger Røst kommune og Bodø kommune inngikk i mai 2015 en intensjonsavtale der et viktig punkt var at det skulle arbeides mot en «full digital fusjon mellom de to kommunene, herunder felles digital infrastruktur, innføring av nye fagsystemer, opprustning og modernisering av kommunens hjemmeside og økt satsing på digitale tjenester overfor innbyggerne». Intensjonsavtalen ble behandlet av Røst kommunestyre (KS 018/15) der det blant annet ble vedtatt at nevnte intensjonsavtale skulle være grunnlaget for det videre arbeidet med digital fusjon og samarbeid om utvikling av nye Røst kommune. I kommunestyrets vedtak lå det også en forutsetning om at kommunene sammen skulle søke ekstern finansiering av prosjektet. Etter kommunestyres vedtak ble det utarbeidet en prosjektbeskrivelse/prosjektmandat hvor det videre arbeidet spesielt mot IT-drift og support ble nærmere belyst. Formålet og hensikten ble her utformet i tre hovedpunkter: 6

7 Bidra til at medarbeidere, innbyggere og næringsliv får en stabil og sikker IKT plattform å forholde seg til/jobbe på. I samarbeid med Bodø kommune bidra til en innovativ tjenesteproduksjon ved å fjerne/redusere manuelle oppgaver og bidra til en bedre digital arbeidsflyt. Bidra til en bedre samhandling mellom borger og kommune og mellom kommunene. I henhold til prosjektbeskrivelsen var det også en forventning om kostnadsreduksjoner innenfor de ulike tjenesteområdene og at Røst kommune skal kunne «gjenbruke» digitale løsninger allerede etablert av Bodø kommune. Etter prosjektstart ble det søkt om 2.6 mill. kr i skjønnsmidler fra Fylkesmannen til finansiering, mens det ble innvilget ca. 2 mill. kr. for hele prosjektperioden. Arbeidet ble gjennomført som beskrevet i prosjektbeskrivelsen og fra ble ansvar og drift/support av IKT-tjenester for Røst kommune overført fra Vågan kommune til IKT- og digitaliseringskontoret i Bodø kommune. Som en del ar arbeidet er det også gjort konkrete vurderinger i forhold til valg av avtaleform og hvorvidt en overgang fra Vågan kommune til Bodø kommune vil komme inn under Lov om offentlige anskaffelser. I en betenkning fra Kommunerevisjonen i Lofoten er det konkludert med at overføringen vil være unntatt lov om offentlige anskaffelser ettersom det her er snakk om offentligoffentlig samarbeid, jfr. forskriftenes 3-3 i anskaffelsesregelverket. I forhold til avtaleform mellom Bodø kommune og Røst kommune, foreslås det at man inngår et vertskommunesamarbeid etter Kommunelovens kap. 5A som i 28a sier at: «En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak som omtalt i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav a (offentlig myndighetsutøvelse) til en vertskommune etter 28-1 b og 28-1 c hvis den aktuelle lov ikke er til hinder for det». Videre står det i 28b at: En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Delegasjon av myndighet som nevnt i nr. 1 skjer ved at kommunestyret (..) selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. For et vertskommunesamarbeid skal det foreligge en skriftlig vertskommuneavtale. Kommunelovens 28-1e stiller opp minimumskrav for hva avtalen skal inneholde av bestemmelser: a) angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen, b) hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, c) tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, d) underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen, e) det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen, f) nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet, g) annet som etter lov krever avtale. Vedlagte avtale er utformet i tråd med bestemmelsene i nevnte paragrafer i kommuneloven. For nærmere detaljer om innhold vises det til avtalen. Det er kommunestyret i de samarbeidende kommuner som må vedta avtalen. I dette ligger det at det ikke kan delegeres til andre. Endringer i de deler av avtalen som er omtalt i loven kan heller ikke delegeres til andre. Vurderinger. 7

8 Etter at drift/support ble overført til IKT-kontoret i Bodø kommune, har Røst kommune gjennomført endringer slik at denne samsvarer med Bodø kommune sin systemportefølje: Økonomi- og sak-/arkivsystem er byttet, mens resten er som tidligere men på ny plattform Nye nettverksløsninger montert (skole/rådhus/helsesenter) Nye maskiner innkjøpt Nytt telefonisystem (IP-telefoni) etablert Ny hjemmeside etablert Dette har vært en omfattende oppgave både i arbeid og kostnad, og selv om det har vært noen utfordringer kan omleggingen oppsummeres som positiv, der Røst kommune er blitt en del av et stort IKT-miljø som gir muligheter for økt samarbeid, support og opplæring. Konklusjon og anbefaling Så langt har samarbeidet mellom Røst og Bodø vært regulert av intensjonsavtalen. Det er nå nødvendig å formalisere samarbeidet, og rådmannen anbefaler at kommunestyret godkjenner vedlagte avtale, slik den er utformet med hjemmel i Kommunelovens kap. 5, 28 28k som et administrativt vertskommunesamarbeid. Avtalen ble godkjent av Bodø bystyre i mai Inge Albriktsen Rådmann Saksbehandler: Inge Johan Albriktsen Vedlegg: Samarbeidsavtale Bodø - Røst 8