Samarbeidsavtale IKT. Herøy Alstahaug Leirfjord Dønna. Etter vertskommunemodellen med Alstahaug som vertskommune 1. januar 2012

Transkript

1 Samarbeidsavtale IKT Herøy Alstahaug Leirfjord Dønna Etter vertskommunemodellen med Alstahaug som vertskommune 1. januar 2012 Revidert 1. januar 2019

2 Innledning Hensikt Samarbeidsavtalen for felles IKT-tjeneste i HALD som vil være førende for den langsiktige forpliktelsen til de deltagende kommunene. Den danner et godt grunnlag for arbeidet i tjenestestedet IKT, og vil være førende for planlegging av bemanning og budsjetter. Felles investeringer og utviklingsoppgaver skal konkurranseutsettes i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverket om offentlige anskaffelser. Grad av detaljer i avtalen er balansert i forhold til hva som oppfattes og være tjenlig å regulere i avtaleform. Innhold Avtalen er basert på vertskommune prinsippet. Dette gjelder blant annet i forhold til oppgaver og arbeidsvilkår for ansatte i tjenesten, saksgang, budsjett og rapportering. Avtalen omfatter følgende kapitler: 1. Formål 2. Administrasjon og oppgavefordeling 3. Delegering og kontroll 4. Økonomi og budsjett 5. Rapportering 6. Uttreden av samarbeidet

3 1. Deltakere og formål 1.1. Medlemskommuner IKT-tjenesten er et samarbeid mellom kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna Formål IKT-tjenesten skal utføre de oppgaver som kommunene er pålagt etter gjeldende lovverk. IKT-tjenesten skal bidra til at kommunene når følgende mål: Kostnadseffektiv utførelse av tjenesten En tjeneste med god service og tilgjengelighet for brukerne Økt kvalitet og høy faglig kompetanse Redusert sårbarhet i tjenesteytingen Utvikle tjenesten i tråd med sentrale føringer Kommunene deltar forholdsmessig til finansiering av utgiftene for IKT Rettsgrunnlag IKT-tjenesten er organisert etter vertskommunemodellen. Ordningen er ikke eget rettssubjekt, men er organisert som eget organisasjonsledd under Alstahaug kommune. 2. Administrasjon og oppgavefordeling 2.1 Arbeidsgiverforhold og administrasjon Alstahaug kommune er vertskommune og skal som arbeidsgiver for alle IKT ansatte ivareta partenes rettigheter og plikter iht. lov og avtaleverk, herunder personal- og lønnsansvar. 2.2 Ledelse, myndighet og oppgaver Ledelse for IKT-tjenesten er Alstahaug kommune sitt ansvar. Evnt. tilsetting av personell foretas av leder for IKT i samarbeid med representanter fra de tillitsvalgte. Ressurser som er avsatt skal nyttes til drift av fellesløsninger og til tjenesteutvikling basert på elektroniske løsninger. 2.3 Kontorsted IKT- tjenesten er organisert som en tjeneste under felles leder. Oppmøtested for den enkelte ansatte er i Alstahaug kommune. Tjenesten har hovedkontor på rådhuset i Alstahaug kommune som har åpent 5 dager i uken. Alstahaug kommune leverer støttefunksjoner og stiller data-/server rom til disposisjon for en effektiv og formålstjenlig drift. Kostnader inngår i fordelingsgrunnlaget. De andre kommuner stiller lokaliteter og utstyr til disposisjon for IKT- ansatte. Kostnader ved dette belastes den enkelte kommune.

4 3. Delegering og kontroll 3.1 Delegering Rådmann i Alstahaug kommune er delegert myndighet i saker som gjelder drift og ledelse av IKT-tjenesten. Denne er videre delegert til leder av tjenesten. Leder av tjenesten avgjør selv videre delegering til andre medarbeidere. Delegering av myndighet kan gjøres, så langt lov, forskrift eller instruks tillater det. 3.2 Kommunalt tilsyn og kontroll med virksomheten Leder for IKT-tjenesten rapporterer til rådmann i Alstahaug pr. tertial på virksomheten i perioden samt økonomi. Leder kan møte i dialogmøte med deltager kommunene. 4. Økonomi 4.1 Budsjett Leder for IKT utarbeider budsjett for tjenesten i Alstahaug. Samarbeidskommunene utarbeider budsjett basert på driftsutgifter utformet av leder for IKT. Deltager kommuner behandler og vedtar årlig investeringsbudsjett for tjenesten. Dette skal være basert på plan og prinsipper for kostnadsfordeling, jfr. pkt Innskudd, lån og investeringer IKT-tjenesten har ikke anledning til å ta opp lån eller gjøre kapitalinvesteringer. Ved behov for investeringer, skal deltager kommuner behandle dette og eventuelt gjøre vedtak. 4.3 Regnskap IKT regnskap behandles etter den enkelte kommunes retningslinjer. 4.4 Finansiering og deling av kostnader Utgifter med felles IKT- tjeneste fordeles slik: Lønnskostnader: Fordeles etter prinsippet 20/40/20/20 % (HALD) Drift av fellesløsninger: Fordeles etter prinsippet 20/40/20/20 % (HALD) Investeringer i fellesløsninger: Fordeles etter prinsippet 20/40/20/20 % (HALD) Betaling skjer ved kvartalsvise oppgjør. Avregning foretas innen utgangen av januar påfølgende år.

5 4.5 Innkjøp av datasystemer Det skal gjennomføres en prosess før innføring av nye datasystemer. I denne prosessen vil prioriteringsråd i HALD og IKT-forum (Se 5.1) involveres. Alle samarbeidskommuner plikter å delta ved innføring av datasystemer som vil effektivisere/digitalisere forvaltningen. De plikter også å stille med ressurser i felles digitalisering/innførings prosjekter. 4.6 Innkjøp av datautstyr Alt av datautstyr (PC, skrivere, trådløsutstyr, mobiltelefoner osv.) skal bestilles hos HALD-IKT. Dette for at innkjøpsavtaler skal overholdes og for å sikre at utstyret kan brukes i HALD s datanettverk. 5. Informasjon og budsjett 5.1 Informasjon Det er etablert et formalisert samarbeidsforum der den rådmannen bemyndiger, møtes for å diskutere saker av betydning for samarbeidet. Vertskommunen er ansvarlig for å innkalle til møter i samarbeidsforumet. Det skal minimum avholdes fire møter pr. år. 5.2 Budsjett I tillegg behandler høstmøtet med rådmenn budsjett og plan for neste år. Frist for avvikling av høstmøtet er 1.oktober.

6 6. Uttreden av samarbeidet Avtalen er uoppsigelig fram til Avtalen kan endres ved behov når partene er enige om det. Den enkelte kommune kan med ett års varsel si opp sitt deltakerforhold i samarbeidet. Uttreden kan tidligst skje den 1.juli etter at oppsigelsestiden er utløpt, dvs. tidligst Ved uttreden eller oppløsning av samarbeidet vil den enkelte kommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. Kommunene har solidarisk ansvar for sin relative andel av ansatte ved avvikling. Sted/dato: Sted/dato:.. Rådmann i Alstahaug kommune. Rådmann i Dønna kommune