Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 16172/18 Arkivsaksnr.: 18/2449-1

Transkript

1 Saksframlegg Ark.: Lnr.: 16172/18 Arkivsaksnr.: 18/ Saksbehandler: Carl Olav Holen NY SAMARBEIDSAVTALE OM FELLES LANDBRUKSKONTOR I LILLEHAMMER-REGIONEN Vedlegg: Samarbeidsavtale for Landbrukskontoret i Lillehammer-regionen. Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Avtale om felles landbrukskontor for Gausdal, Øyer og Lillehammer kommuner utarbeidet og vedtatt i kommunene i 2003 og gjeldende fra Sak 0036/03 den i Gausdal kommunestyre. Felles landbruksforvaltning Gausdal, Lillehammer og Øyer. Sak 0043/03 den i Lillehammer kommunestyre. Organisering av forvaltningen innen landbruk og næringsutvikling for Gausdal, Lillehammer og Øyer. Sak 0042/03 den i Øyer kommunestyre. Felles landbruksforvaltning Gausdal - Lillehammer Øyer. Forvaltningsrevisjonsrapport Landbrukskontoret i Lillehammer-regionen Gausdal kommune. Innlandet Revisjon IKS. Rapport nr /IS/RG. SAMMENDRAG: Med utgangspunkt i forvaltningsrevisjonsrapport nr 5 fra Innlandet Revisjon IKS i 2018 er det anbefalt å gå gjennom samarbeidsavtalen om felles landbrukskontor i Lillehammer-regionen. Forslag til ny samarbeidsavtale følger saken. Det anbefales at forslaget til ny samarbeidsavtale vedtas for å videreføre samarbeidet om felles landbrukskontor for Gausdal, Lillehammer og Øyer kommuner. SAKSOPPLYSNINGER: Samarbeidet om felles landbrukskontor for Gausdal, Øyer og Lillehammer kommuner ble vedtatt i 2003 med ikrafttreden 1. januar Det ble utarbeidet en egen samarbeidsavtale som har vært grunnlaget for driften av kontoret siden det ble opprettet. Etter dette er det kommet til to mindre tillegg som har betydning for hvilke oppgaver som er lagt til landbrukskontoret. Det ene tillegget er en avtale om samarbeid mellom Lillehammer kommune og Gausdal kommune om organisering av veterinærvakt, datert Det andre er utvidelsen av oppgaveporteføljen fra Øyer kommune med saksbehandling av saker

2 etter Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av Dette endret samtidig kostnadsfordelingen mellom samarbeidskommunene til Gausdal 41,5%, Øyer 26% og Lillehammer 32,5%. Innlandet revisjon IKS gjennomførte forvaltningsrevisjon av Landbrukskontoret i Lillehammer-regionen tidlig i En sentral problemstilling her var: I hvilken grad det er etablert rutiner/styringsmidler i samarbeidet som gir samarbeidskommunene mulighet til å ivareta sitt styringsansvar overfor landbrukskontoret? Revisjonens konklusjon på dette var: Vi har funnet at det er tatt i bruk en rekke styringsmidler i samarbeidet som gir samarbeidskommunene tilgang til informasjon og mulighet til påvirkning. Vi vil særlig dra fram dialogmøtene som en god kilde for styringsinformasjon for politikerne i alle tre deltakerkommunene, samt felles rådmannsmøter som gir god administrativ oversikt over fellesenhetene. Vi mener allikevel at det er rom for forbedringer og vil peke på informasjonen som blir gitt om fellesenhetene generelt og landbrukskontoret spesielt i budsjettgrunnlagene og hvilken styringsinformasjon som rapporteres til de folkevalgte gjennom landbrukskontorets årsrapport. Når det gjelder informasjon i budsjettgrunnlagene gjelder dette spesielt Øyer og Lillehammer. Revisjonen mener også at samarbeidsavtalen er moden for en gjennomgang, både med tanke på endringer som har skjedd siden etableringen av kontoret og hvilke rutiner for samhandling som gir god styringsinformasjon for deltakerne. Revisjonen anbefaler kommunene å foreta en generell gjennomgang av samarbeidsavtalen, spesielt med tanke på endringene i landbrukskontorets oppgaveportefølje og gode rutiner for samhandling mellom kommunene. I rapporten er det også pekt på opprettingen av det regionale næringsutviklingsarbeidet som er samlet i Lillehammer-regionen Vekst og behovet for en konkretisering av dette samarbeidet. Kommuneloven er blitt endret siden Det er følgelig behov for en revisjon av samarbeidsavtalen om landbrukskontoret også for å sikre at den blir i samsvar med bestemmelsene om bl.a. administrativt vertskommunesamarbeid hjemlet i dagens kommunelov 28-1-b. Nye endringer i kommuneloven som kommer høsten 2019 innebærer ingen substansielle endringer i disse bestemmelsene, men bestemmelsene blir å finne i 20-2 i den nye loven. Høsten 2013 ble det vedtatt å utarbeide en felles regional næringsplan. Den første planen ble godkjent i september Det ble vedtatt å etablere en felles regional næringsenhet, Lillehammer-regionen Vekst (LRV), fra 2015 for Lillehammer og Gausdal kommuner. Øyer kommune ble med fra Enheten er etablert som et vertskommunesamarbeid med Lillehammer kommune som vertskommune. Landbrukskontoret i Lillehammer-regionen samarbeider med LRV om næringsutvikling knyttet til landbruket. Det arbeides spesielt med å utvikle tilbudet av lokalprodusert mat. Det samarbeides generelt om innholdet i denne satsingen. Landbrukskontoret har et særskilt ansvar for arbeidet med å få råvareprodusenter på

3 banen og å stimulere utviklingen hos den enkelte produsent, mens LRV tar spesielt ansvar for videreforedlings- og markedssiden. VURDERING: Samarbeidet mellom Gausdal, Øyer og Lillehammer kommuner om felles landbrukskontor har fungert bra. Det har ført til at landbrukskompetansen er samlet, og det leveres tjenester i henhold til forutsetninger og forventinger i tidligere avtaler. Detaljer i arbeidsoppgaver og hva som er kommunenes oppgave i forhold til staten endres over tid. Slik sett er det også en fordel at samarbeidsavtalen ikke er for detaljert, men gir en god ramme av hva som er administrasjonens oppgave innen landbruksområdet. Det er en modell som har fungert bra med den eksisterende avtalen. Den største forandringen av betydning for samarbeidet om felles landbrukskontor, er etableringen av LRV. Det er trukket opp et skille mellom de regionale planene ved at temaplan landbruk tar opp i seg næringsutvikling som skjer på det enkelte gardsbruk, mens temaplan næringsutvikling tar for seg foredling, industri og markedsføring. Det vurderes til å være et greit dele som også samsvarer med forvaltningen av statlige støtteordninger m.v. Det er også i samsvar med den kontakten som er med brukerne for øvrig i landbrukssammenheng. Samarbeidet mellom landbrukskontoret i Lillehammer-regionen og LRV er eksplisitt nevnt i kap. 3 i samarbeidsavtalen. Endringen i kommuneloven har ført til behov for å fornye avtalen. Det er gjort i vedlagte forslag til ny samarbeidsavtale og lovgrunnlaget avtalen er basert på er synliggjort og referert i avtalen. Endringene i kommuneloven som kommer bl.a. høsten 2019 gir behov for å oppdatere en del lovhenvisninger i vedlagte forslag til avtale, og det foreslås at rådmannen gis fullmakt til å foreta disse endringene. Endringene formaliserer vertskommunesamarbeidet på god måte som er i tråd med avtaleverk for øvrige interkommunale samarbeid i Lillehammer-regionen. Det anbefales at den nye samarbeidsavtalen godkjennes gjeldende fra Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner vedlagte reviderte samarbeidsavtale for landbrukskontoret i Lillehammer-regionen, gjeldende fra Avtalen erstatter tidligere avtale om samarbeid og arbeidsoppgaver lagt til felles landbrukskontor for Gausdal, Øyer og Lillehammer kommuner. 3. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å foreta evt. redaksjonelle endringer i avtaleteksten, samt endringer i lovhenvisninger som følge av ny kommunelov.

4 Formannskapet behandlet saken, saksnr. 87/18 den Behandling: Rådmannen foreslår følgende mindre justering av tekst i framlagt forslag til avtale. Punkt 6 i avtalen, punkt 4: 4. «I tråd med kommunelovens 28-1 e), andre ledd bokstav d) underrette samarbeidskommunene om de vedtak vertskommunen treffer. Rutiner for dette avtaler kommunene i fellesskap.» Punkt 13. Uttreden og avvikling av samarbeidet «En part kan ved skriftlig varsel si opp samarbeidsavtalen. Oppsigelsen skal være forankret i et vedtak i kommunestyret i den uttredende kommunen, og skal skje skriftlig mot alle deltakende kommuner, og effektueres med 1 (ett) års varsel regnet fra tidspunktet for mottak av oppsigelsen (jfr. kommuneloven 28-1 i) andre ledd). Ved uttreden bortfaller den uttredende kommunens forpliktelse til å betale sin andel av kostnadene med samarbeidet regnet fra og med 1. januar året etter at uttreden har skjedd. Ved uttreden refunderes ikke utlegg eller øvrige kostnader som den uttredende kommunen har hatt gjennom samarbeidet. Om alle deltakerkommunene er enige, kan samarbeidet oppløses med umiddelbar virkning etter vedtak i kommunestyrene i deltakerkommunene (jfr. kommuneloven 28-1 i) første ledd). Ved uttreden eller oppløsing har deltakerkommunene solidarisk ansvar for sin relative andel av de ansatte.» Rådmannen satte fram følgende forslag til tillegg i vedtakspunkt. Rådmannen får fullmakt til å foreta evt. redaksjonelle endringer etter kommunestyrenes vedtak, og før signering. Votering: Enstemmig tiltrådt med rådmannens forslag til korrigeringer og tillegg. Innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner vedlagte reviderte (inkludert justeringer) samarbeidsavtale for landbrukskontoret i Lillehammer-regionen, gjeldende fra

5 2. Avtalen erstatter tidligere avtale om samarbeid og arbeidsoppgaver lagt til felles landbrukskontor for Gausdal, Øyer og Lillehammer kommuner. 3. Rådmannen får fullmakt til å foreta evt. redaksjonelle endringer etter kommunestyrenes vedtak, og før signering. Etter behandling i formannskapet er det kommet forslag til mindre endringer i saken fra Lillehammer og Øyer kommuner på grunn av at ny kommunelov trer i kraft etter kommunevalget Rådmannen anbefaler at saken blir likelydende i alle tre samarbeidskommunene og foreslår at følgende endringer godkjennes. I saksframlegget: «Kommuneloven er blitt endret siden Det er følgelig behov for en revisjon av samarbeidsavtalen om landbrukskontoret også for å sikre at den blir i samsvar med bestemmelsene om bl.a. administrativt vertskommunesamarbeid hjemlet i dagens kommunelov 28-1-b. Nye endringer i kommuneloven som kommer høsten 2019 innebærer ingen substansielle endringer i disse bestemmelsene, men bestemmelsene blir å finne i 20-2 i den nye loven.» «Endringen i kommuneloven har ført til behov for å fornye avtalen. Det er gjort i vedlagte forslag til ny samarbeidsavtale og lovgrunnlaget avtalen er basert på er synliggjort og referert i avtalen. Endringene i kommuneloven som kommer bl.a. høsten 2019 gir behov for å oppdatere en del lovhenvisninger i vedlagte forslag til avtale, og det foreslås at rådmannen gis fullmakt til å foreta disse endringene.» Nytt punkt 3 i forslag til vedtak: «Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å foreta evt. redaksjonelle endringer i avtaleteksten, samt endringer i lovhenvisninger som følge av ny kommunelov.» I samarbeidsavtalens punkt 3: «Delegasjonene gjelder for landbrukskontorets oppgaveportefølje innenfor følgende lovverk og underliggende forskrifter».