SØKNAD OM PROSJEKTSTØTTE FRA AVSATTE SKJØNNSMIDLER

Transkript

1 Gratangen kommune Lavangen kommune Salangen kommune Ibestad kommune Fylkesmannen i Troms Postboks 6105, 9291 Tromsø Dato: SØKNAD OM PROSJEKTSTØTTE FRA AVSATTE SKJØNNSMIDLER Søkerkommune(r): Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad Tilsluttet hvilket Sør-Troms regionråd regionråd? Prosjektets navn: Interkommunalt samarbeid om kart- og oppmålingstjenester Hvilket kommunalt Teknisk sektor, kart- og oppmålingstjenesten. tjenesteområde dekker prosjektet: Prosjektkategori: (sett Omstilling og fornying av egen organisasjon X X) Forpliktende samarbeid med andre kommuner X Ordinært samarbeid med andre kommuner Kommunesammenslutning Samarbeidende Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad kommuner: Prosjektets Gratangen vertskommune: Prosjektansvarlig: Ole Kristian Severinsen, Sessan Consult AS Prosjektbeskrivelse Formålet med prosjektet er å planlegge, beslutte og implementere en felles kart- og oppmålingstjeneste for kommunene Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad (arbeidstittel Kart- og oppmålingstjenesten i Astafjord). Bakgrunnen er dels den nye loven om eiendomsregistrering som stiller krav til kommunene, dels ny webteknologi som gir muligheter for en mer åpen og brukervennlig tjeneste. Begge deler er kostnadskrevende og stiller krav om betydelig faglig kompetanse. Målet for prosjektet skal være: En åpen og tilgjengelig tjeneste for brukerne En effektiv landmålertjeneste med lokal forankring og lokal kunnskap Lokalt vedlikehold av matrikkelen Kommunene samarbeider som kjent om utvikling av felles tjenester innen barnevern, IKT drift og økonomi. Dette samarbeidet har aktualisert samarbeid også på andre tjenesteområder. Spesielt har samarbeid om kart- og oppmålingstjenester pekt seg ut ettersom dette er et område hvor kommunene i nær framtid må ta grep i forhold til ny lov om eiendomsregistrering (matrikkelloven). For det første må kommunene ta stilling til spørsmålet om kommunal enerett på landmålertjenester. Kommunene hver for seg er for små til å anskaffe nødvendig utrustning og holde et tilstrekkelig faglig nivå på en slik tjeneste. Samtidig er det vanskelig å se at det skal være mulig å ha tilgang til en ekstern tjeneste med et fornuftig prisnivå i disse kommunene. Det er naturlig å samarbeide om en slik tjeneste. For det andre må kommunene ta stilling til hvorledes de vil føre matrikkelen. Kommunene har muligheter for sette bort denne oppgaven til sentral matrikkelfører eller til annen

2 kommune. I et interkommunalt samarbeid er det naturlig å sette denne oppgaven bort til en vertskommune. Målet om åpnere og mer tilgjengelige kartbaserte tjenester både for publikum og for interne brukere i kommunene krever bruk av web-baserte tjenester som er kostbare å anskaffe, implementere og drifte for en kommune alene. Utpekte saksområder for mulig utvikling av samarbeid om felles tjeneste: Landmåling, kart og delingsforretninger Forvaltning av GAB-data Vedlikehold av det digitale eiendomskartet og av grunnkartet Etablere og vedlikeholde planer på digital form Etablere og vedlikeholde V/A-kartet på digital form Etablere felles innsynsløsninger bl.a. for bruk i saksbehandling Grunnlag for tverretatlig samarbeid Vurdere ulike fagsystem som del av samarbeidet. Felles system for forvaltning av veger (Vegvesenets NVDB) Grunnlagsdata for fakturering av kommunale avgifter I tillegg vil det være mulig å videre utvikle samarbeidet på andre områder bl.a. krise og beredskapshåndtering, befolkningsanalyser, registrering og forvaltning av kulturminner, mv. Grovt skissert vil dette kreve felles teknologisk plattform med Felles kartserver Utrustning for landmåling Software for landmåling, kart- og eiendomsforvaltning, felles database for lokal GAB, vedlikehold av GAB lokalt og sentralt, kartløsning VA, kartløsning for arealplaner. Implementeringen av dette krever ressurser til tilrettelegging, opplæring, organisasjonsutvikling og prosjektledelse. Dette underbygger behovet for et nært samarbeid om oppgaveløsning. Viktige oppgaver i prosjektarbeidet vil være: Utarbeide mandat og prosjektplan Kartlegge situasjonen i de tre kommunene Fremtidige behov, oppgraderingsbehov, investeringsplan Driftsopplegg og driftskostnader, opplæringsplan Dokumentere arbeidet i en prosjektrapport Avslutning, implementering inkludert opplæring Prosjektet er forankret i Styringsgruppa for K4 samarbeidet og vil bli koordineres med de øvrige samarbeidsområdene. Løpende prosjektledelse og koordinering vil bli ivaretatt av engasjert prosjektleder Ole Kristian Severinsen, Sessan Consult AS med ansvar for utvikling av felles tjenester på barnevern, IKT drift og økonomi. For tilrettelegging og opplæring av rent faglig karakter vil det bli leiet inn ekstern kart- og oppmålingsfaglig kompetanse på høyt nivå. Valg av samarbeidspartner vil inngå som en del av prosjektsamarbeidet. Det er rom i budsjettene for å tilføre prosjektet egne midler i det planlagte omfanget. Tidsplan for prosjektet Oppstart (mnd/år) : 06/2006 Prosjekt ferdig (mnd/år): 04/2007 Prosjektet implementeres i driften fra (mnd/år): 01/2007

3 Prosjektets hovedaktiviteter Hovedaktivitet J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Planlegging Oppstart Gjennomføring Beslutning om realisering Prosjektet avsluttes Prosjektrapport Tiltak iverksettes fra Evaluering Prosjektbudsjett Sum Sum %-andel Utgifter (spesifiser) 0 Finansiering Personal og indirekte utg Skjønnsmidler % Kjøp av tjenester Egenandel % Utstyr/lisenser Eget arbeid % Annet % % 0 Annet % % % SUM UTGIFTER SUM FINANSIERIN % Andre relevante opplysninger av betydning for vurdering av søknaden Det er inngått en samarbeidsavtale mellom de fire kommunene som omhandler utvikling og drift av en felles tjeneste. Avtalen følger vedlagt. Utgiftsdelen av budsjettet er noe mer spesifisert i eget vedlegg. Med hilsen For Gratangen kommune For Lavangen kommune Katrin Lereggen Erling Hanssen For Salangen kommune For Ibestad kommune Hege Walør Fagertun Hugo Thode Hansen

4 Fylkesmannens vurdering Prioritering:

5 OVERSIKT OVER KOSTNADER FORDELT PÅ OPPGAVER /AKTIVITETER Personal og indirekte kostnader Kjøp av tjenester Planlegging Utarbeide mandat og prosjektplan Kartlegge situasjonen i de tre kommunene Fremtidige behov, oppgraderingsbehov, investeringsplan Driftsopplegg og driftskostnader, opplæringsplan Dokumentere arbeidet i en prosjektrapport Avslutning, implementering inkludert opplæring Sum Kommentarer Utstyr og lisenser Annet Sum Eget arbeid er verdsatt til kr 300,- pr time Kjøp av tjenester fordeler seg med o kr på prosjektledelse og organisatorisk tilrettelegging verdsatt til kr 500 pr time. o kr til tjenester i forbindelse implementering, tilrettelegging og opplæring i forbindelse med etablering av felles av IKT-løsninger (kilde: Norkart) Utstyr og lisenser er basert på oppgitte rammetall (kilde: Norkart) Under Annet er det tatt med kr til dekning av reiser/møter Utgifter til kjøp av tjenester er oppgitt eks. mva. OKS,

6 SAMARBEIDSAVTALE FOR KART- OG OPPMÅLINGSTJENESTEN I ASTAFJORD Mellom Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad kommune er det inngått avtale om utvikling og drift av felles kart- og oppmålingstjeneste. 1 Allmenne bestemmelser 1.1 Formål Formålet med samarbeidet er å utvikle og drive en felles kart- og oppmålingstjeneste i regionen. Målet skal være: En åpen og tilgjengelig tjeneste for brukerne En effektiv landmålertjeneste med lokal forankring og lokal kunnskap Lokalt vedlikehold av matrikkelen 1.2 Navn og medlemskommuner Kart- og oppmålingstjenesten i Astafjord er et interkommunalt samarbeidsorgan opprettet av kommunene Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad. 1.3 Rettsgrunnlag Kart- og oppmålingstjenesten i Astafjord er opprettet og organisert med hjemmel i kommuneloven og matrikkelloven. 1.4 Kart- og oppmålingstjenestens oppgaver Det ansvar og de oppgaver som til en hver tid er delegert kommunene etter matrikkelloven, denne avtalen og av kommunestyrenes vedtak. 1.5 Kontorsted Kart- og oppmålingstjenesten i Astafjord har hovedkontor i en av kommunene. Stillingsressurser kan utplasseres i de øvrige kommunene for å sikre beredskap og tilgang til kompetanse. 2 Administrasjon 2.1 Vertskommune Kommunen hvor tjenesten har sitt hovedkontor, er vertskommune for samarbeidsordningen. Vertskommunen har bestemte oppgaver i forbindelse med administrasjon av ordningen. Vertskommunen ska1 ellers levere støttefunksjoner og andre ytelser som bidrar til kostnadseffektiv drift. 2.2 Administrasjon Leder av kart- og oppmålingstjenesten er administrativ leder for samarbeidsordningen.

7 Side 2 av Arbeidsgiverforhold Vertskommunen er arbeidsgiver for leder og medarbeidere i kart- og oppmålingstjenesten. Som arbeidsgiver skal vertskommunen ivareta partenes rettigheter og plikter i henhold til arbeidsmiljøloven og avtaleverket. 2.4 Prinsipper for tilsetting Tilsetting av leder for kart- og oppmålingstjenesten skal skje av et tilsettingsutvalg med én representant fra hv. vertskommunen (arbeidsgiver), de øvrige kommunene i samarbeidsordningen, og tillitsvalgte i vertskommunen. Tillitsvalgtes innflytelse følger avtaleverkets bestemmelser. Ved uenighet i tilsettingsutvalget skal vertskommunens representant avgjøre tilsettingen. Ved tilsetting av øvrig personell i tjenesten skjer dette etter de retningslinjer som gjelder for tilsetting av øvrig personell i vertskommunen. 2.5 Ansattes rettigheter Ved eventuell nedbemanning eller opphør av ordningen skal de ansatte ha rettigheter i vertskommunen i samsvar med Hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Ansatte som overføres til ny arbeidsgiver i forbindelse med etableringen av samarbeidsordningen, opprettholder rettigheter overfor tidligere arbeidsgiver (mulighet for retrett til hjemkommunen) 3 Delegasjon og kontroll 3.1 Delegering av myndighet Kommunene i samarbeidsordningen overlater til vertskommunen å føre matrikkelen på sine vegne. 3.2 Internt tilsyn og kontroll Bestemmelsene i kommuneloven, forvaltningsloven og matrikkellov gjelder med den presisering at vertskommunes kontrollutvalg er kontrollutvalg for Kart- og oppmålingstjenesten i Astafjord. 3.3 Klagesaksbehandling Klagesaksbehandling skjer i ht. bestemmelsene i forvaltningsloven og matrikkelloven. Vertskommunen forestår saksbehandlingen. 3.4 Samarbeid Kart- og oppmålingstjenesten ska1 holde god kontakt med kommunene og staten. Tiltak som blir iverksatt i den enkelte kommune, skal så langt det er formålstjenlig samordnes med kommunens øvrige tjenesteproduksjon og ressursinnsats. 4 Økonomi 4.1 Budsjett Vertskommunen fremmer forslag til årlige driftsbudsjett for kart- og oppmålingstjenesten tidlig i oktober. Tilsvarende fremmes forslag til økonomiplan for kart- og oppmålingstjenesten. Kommunene vedtar kart- og oppmålingstjenestens budsjett og økonomiplan. Budsjettet og økonomiplan er gyldig når samtlige av kommunene har vedtatt disse. Ytelser fra vertskommunen og godtgjørelse for dette skal fremgå av budsjettet.

8 Side 3 av Innskudd til prosjekt Kommunene skyter hver kr inn i virksomheten for å sikre egen finansiering til søknad om finansiering. Innskuddet er avhengig av godkjenning i de enkelte kommunenes ansvarlige organer. 4.3 Regnskap Vertskommunen fører regnskap for kart- og oppmålingstjenestens drift. Regnskapet følger bestemmelsene som gjelder for interkommunalt samarbeid og føres som eget regnskap i kommunens driftsregnskap. Det føres ett delregnskap for tjenestens drift og egne delregnskap for utgifter til tiltak i hver kommune. 4.4 Finansiering av drift Fastlegging av finansieringsordninger og oppgjørsordninger skjer som et ledd i prosjektarbeidet. 4.5 Ansvar Den enkelte kommunene står rettslig og økonomisk ansvarlig overfor egne innbyggere (eller tidligere bosatte) for de vedtak som treffes. 5 Informasjon, rapportering og evaluering 5.1 Rapportering Kart- og oppmålingstjenesten skal rapportere til kommunene om ressursbruk, tilstand og prioriteringer i forbindelse med kommunenes budsjettbehandling og gjennom de årlige regnskaper. 5.2 Informasjon Styret og adm. leder har ansvar for å gjøre tjenesten kjent overfor brukerne, kommunene og andre instanser. 5.3 Evaluering Tjenesten skal evalueres etter tre år. Evalueringen legges fram for kommunestyrene innen 6 måneder etter utløpet av det tredje året. 6 Endringer og oppløsning av samarbeidet 6.1 Uttreden av samarbeidet Kommunen kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i Kart- og oppmålingstjenesten i Astafjord og kreve seg utløst. 6.2 Endring av avtalen Denne avtalen kan endres dersom krav om dette fremsettes av minst en av kommunene i samarbeidet. Eventuelle endringer krever godkjenning i alle kommunenes kommunestyrer. 6.3 Ikrafttredelse Avtalen trer i kraft fra dd.mm Det forutsettes at en felles tjeneste skal være på plass fra

9 Side 4 av Forbehold Avtalen inngås med forbehold om godkjenning i de respektive kommunenes ansvarlige organer. Det forutsettes minimum tre deltagerkommuner for å iverksette samarbeidsordningen. Gratangen, Lavangen, Katrine Lereggen (s.) Rådmann Erling Hanssen (s.) Rådmann Salangen, Ibestad, Hege Walør Fagertun (s.) Rådmann Hugo Thode Hansen (s.) Rådmann