INNKALLING TIL MØTE I SØR-TROMS REGIONRÅD

Transkript

1 Sør-Troms regionråds medlemmer Harstad, 31. oktober 2014 INNKALLING TIL MØTE I SØR-TROMS REGIONRÅD Tid: Fredag 07. november 2014 kl NB: Eget program for denne dagen* Sted: Huset mot havet, Salangen Veibeskrivelse: 8a1f:0xa83c9e4f973b78d0 Program: : Norut gjennomfører gruppeintervju med ordførerne (Byregionprosjektet) : Lunsj : Regionrådsmøte : Norut gjennomfører gruppeintervju med rådmennene Fra Kvæfjord og Harstad, kan man ta ferga 0745 til Sørrollnes eller kjøre rundt. Saksliste: Sak 62/14 Godkjenning av innkalling, dagens saksliste og referat fra møte Sak 63/14 Status / viktige saker i kommunene og regionale fyrtårntiltak Sak 64/14 Valg av ny vararepresentant til OSO Sak 65/14 Vedtekter for friluftsråd Ofoten og Sør-Troms (navn ikke bestemt) Sak 66/14 Informasjons- og diskusjonssaker Sak 67/14 Eventuelt og kort evaluering Forfall meldes snarest. Registrerte forfall: Mvh Sør-Troms Regionråd Erling Bratsberg Leder Nina Dons-Hansen Prosjektleder

2 Sak nr 62/14 Godkjenning av innkalling, dagens saksliste og referat fra møte 10. oktober 2014 Referatet finner dere her: Innkalling, dagens saksliste og referat fra møtet 05. september 2014 godkjenne.s Sak nr 63/14 Status / viktige saker i kommunene og regionale fyrtårntiltak Det settes av 2 min til hver ordfører for å kunne ta opp viktige saker / informasjon som kan være nyttig for de andre, evt. status og oppfølging av kommunale fyrtårntiltak. Innleggene bør være kort og forberedt. Informasjonen tas til orientering. Sak nr 64/14 Valg av ny vararepresentant til OSO Assisterende rådmann Brynjulf Hansen i Harstad kommune har siden høsten 2011 vært regionens representant i OSO. Han går nå av med pensjon og vararepresentant Merete Hessen går inn i hans sted. Vi må derfor velge en ny vararepresentant. Nytt valg av representanter til OSO er høsten xxxx velges som Sør-Troms regionråds vararepresentant til OSO. Sak nr 65/14 Vedtekter for friluftsråd Ofoten og Sør-Troms Forslag til saksfremlegg til kommunene og vedtekter for felles friluftsråd er vedlagt. Det er ikke bestemt navn på friluftsrådet. Fremlagte vedtekter for friluftsråd Ofoten og Sør-Troms godkjennes av Sør-Troms regionråd og det anbefales at hver kommune gjør et positivt vedtak innen utgangen av Sak nr 66/14 Informasjons- og diskusjonssaker Møteplan 2015: forslag legges frem for diskusjon på møtet Kystvei-prosjektet orientering ved Dag Sigurd Brustind Møte med Tromsbenken Orientering fra møte i Vannområdeutvalget ved Sigrun W. Prestbakmo Masterstipend Forespørsel fra Bjerkvik Tekniske Verksted om besøk/befaring Informasjonen tas til orientering Saksframlegg regionrådsmøte 07. november 2014 Side: 2

3 Sak nr 67/14 Eventuelt og kort evaluering Vedlegg: Sak 65/14: Forslag til vedtekter og saksfremlegg for kommunene i Sør-Troms for medlemskap i friluftsråd Ofoten og Sør-Troms Saksframlegg regionrådsmøte 07. november 2014 Side: 3

4 FORSLAG TIL SAKSFREMLEGG KOMMUNENE I SØR-TROMS Sak XX/XX Felles friluftsråd for kommunene i Ofoten og Sør-Troms Bakgrunn: Ofoten friluftsråd har over tid vært i kommunikasjon med kommunene i Sør-Troms om at disse skal inngå som en del av Ofoten friluftsråd. Ofoten friluftsråd er i følge 3 i bestående vedtekter «et underutvalg av Ofoten regionråd samt fra deltakende kommuner som ikke er medlemmer av Ofoten regionråd. Regionrådet er friluftsrådets årsmøte og høyeste myndighet» Det foreslås i denne saken at kommunene i Sør-Troms innlemmes i Ofoten friluftsråd, at Ofoten friluftsråd endrer vedtektene til det vedlagte forslaget, at det blir en selvstendig enhet under kommunelovens 27 ikke underlagt Ofoten regionråd, og at det nye friluftsrådet endrer navn etter enighet i kommunene. Om saken: Sør-Troms regionråd gjorde følgende vedtak på sitt møte : Sør-Troms regionråd går sammen med Ofoten regionråd for å finne fram til en best mulig modell for et nytt felles friluftsråd i Ofoten og Sør-Troms. Daglig leder og regionrådsleder ivaretar dette og legger fram et omforent forslag for regionrådet. Årmøtet i Ofoten friluftsråd gjorde følgende vedtak den Det settes i gang et arbeid med å utarbeide nye vedtekter til friluftsråd i regionen i samarbeid med Sør-Troms regionråd. Det vedlagte forslaget til vedtekter er utarbeidet av administrasjonen i Sør-Troms regionråd, Ofoten regionråd, Ofoten friluftsråd og FNF Troms. Det anbefales her at XX kommune godkjenner vedtektene og tilslutter seg friluftsråd for Ofoten og Sør- Troms. xx kommune godkjenner de vedlagte vedtektene for friluftsråd i Ofoten og Sør- Troms, og tilslutter seg med dette friluftsrådet.

5 Vedtektene er vedtatt av kommunestyrene i medlemskommunene: VEDTEKTER (navn) FRILUFTSRÅD ORGANISERT ETTER KOMMUNELOVENS 27 1 FORMÅL (navn) Friluftsråd skal i samarbeid med deltakerkommunene, andre offentlige myndigheter og organisasjoner, fremme allsidig og miljøvennlig friluftsliv i den regionen deltakerkommunene omfatter, til beste for befolkningens trivsel og helse. 2 DELTAKERKOMMUNER Friluftsrådet er et interkommunalt samarbeidsorgan etter 27 i Kommuneloven mellom Ballangen kommune, Harstad kommune, Ibestad kommune, Evenes kommune, Gratangen kommune, Kvæfjord kommune, Lavangen kommune, Narvik kommune, Salangen kommune, Skånland kommune, Tjeldsund kommune, og Tysfjord kommune. Tilslutning fra nye deltakerkommuner må godkjennes av friluftsrådets årsmøte og kommunestyret i hver av deltakerkommunene. Opplistingen av medlemskommuner justeres/endres i samsvar med behandlingen i de nevnte kommuner. 3 ORGANISASJON Friluftsrådets faste organer er årsmøtet, styret, samarbeidsgruppa og en administrasjon som står for den daglige driften. Friluftsrådet er tilsluttet Friluftsrådenes Landsforbund. 4 VERTSKOMMUNE Vertskommune for friluftsråd er Narvik, med forretningsadresse i Narvik. Vertskommunen utfører følgende oppgaver for.friluftsråd: Kjøring av lønn og regnskapstjenester herunder revisjon og fakturering for utførte tjenester. Ansatte i friluftsrådet kan ha kontorsted i en av de andre medlemskommunene etter avtale. 5 ÅRSMØTE Årsmøtet er friluftsrådets øverste myndighet. Ordinært årsmøte holdes hvert år innen utgangen av mai måned. Årsmøtet består av 1 representant med personlig varamedlem fra hver medlemskommune valgt for kommunestyreperioden av kommunen. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er tilstede. Årsmøtet skal innkalles med minst 2 ukers skriftlig varsel. Saksliste og saksdokument skal følge innkallingen. Med unntak av vedtektsendringer, jf 9, treffes beslutninger med simpelt flertall. Årsmøtet skal behandle:

6 1. Godkjenning av innkalling, saksliste og representanter. 2. Velge ordstyrer, referent og 2 representanter til å undertegne protokollen. 3. Styrets årsmelding. 4. Regnskap med revisjonsberetning. 5. Arbeidsplan for påfølgende år. 6. Budsjett, herunder fastsette tilskudd (kontingent) fra deltakerkommunene. 7. Behandle innkomne saker. 8. Valg a) Styre inkludert varamedlemmer. b) Styrets leder og nestleder. c) Valgkomite. Det foretas skriftlig valg hvis noen krever det. Ved stemmelikhet avgjøres valg ved loddtrekning. 6 EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte kan holdes etter innkalling fra styret eller når årsmøterepresentanter fra 2 eller flere av deltakerkommunene krever det. Ekstraordinært årsmøte skal innkalles med minst 2 ukers varsel, og det skal framgå av innkallingen hvilke saker som skal behandles. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen. Ekstraordinært årsmøte er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter. For vedtak gjelder de samme regler som for Årsmøte. 7 STYRE Styret består av fem medlemmer med personlige varamedlemmer fra medlemskommunenes formannskap. Det velges leder og nestleder blant styrets medlemmer. Styremedlemmene, leder og nestleder er på valg annet hvert år. I styret skal begge kjønn være representert i samsvar med Kommunelovens bestemmelser. Valgkomiteen velges blant de oppnevnte representantene fra deltakerkommunene. Styret skal behandle følgende: 1. Tilsette daglig leder og ha arbeidsgiveransvar for vedkommende, og tilsette andre ansatte som daglig leder har arbeidsgiveransvar for. 2. Fremme Friluftsrådets oppgaver i samsvar med vedtekter og årsmøtevedtak. 3. Lede Friluftsrådets løpende virksomhet i samsvar med vedtekter og arbeidsplan og stå for økonomistyring i samsvar med vedtatt budsjett. Styret kan velge et arbeidsutvalg til å forberede saker for styret og fatte vedtak etter nærmere delegering fra styret, og nedsette utvalg til å ivareta nærmere avgrensa oppgaver som lønnsutvalg, utvalg for konkrete prosjekter m.v. Det skal føres protokoll fra styremøtene som bl.a. sendes deltakerkommunene. Styrehonorar og møtegodtgjørelse følger tilsvarende praksis fra vertskommunen. 8 SAMARBEIDSGRUPPE

7 Samarbeidsgruppa består av ett medlem fra hver kommuneadministrasjon, utpekt av den enkelte kommune. Medlemmene bør representere den eller de etater/enheter som arbeider med friluftsliv i den enkelte kommune. Samarbeidsgruppa behandler saker av praktisk- og administrativ karakter, og er et forum for samordning og erfaringsutveksling. Samarbeidsgruppa kan forberede saker for styret. 9 ØKONOMI Friluftsrådet er et eget rettssubjekt med eget regnskap som føres av vertskommunen. Deltakerkommunene skal betale et årlig tilskudd til Friluftsrådet (kontingent). Denne fastsettes av årsmøtet som en sum per innbygger i medlemskommunene. Kontingentøkning må godkjennes av medlemskommunene. Friluftsrådet har ikke myndighet til å ta opp lån og pantsette eiendom og verdier etter vedtak på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. 10 VEDTEKTSENDRINGER Endring av vedtektene kan bare gjøres på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. Endring av vedtektene krever 2/3 flertall, og vedtektsendringer skal godkjennes av medlemskommunene. Opptak av nye medlemskommuner etter 2 skal også godkjennes av deltakerkommunene. 11 UTTREDEN OG OPPLØSNING Uttreden og oppløsning skal skje i henhold til «LOV nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)» 27 nr 3 første ledd: Den enkelte kommune kan i alle fall med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i det interkommunale samarbeid og kreve seg utløst av det. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune eller fylkeskommune har skutt inn. 12 VOLDGIFT Dersom det oppstår tvist mellom deltakende kommuner om forståelsen av disse vedtektene, skal tvisten avgjøres ved voldgift iht. tvistemålsloven.