Saksbehandler: Arne Hvidsten Arkiv: 064 Arkivsaksnr.: 05/ Dato: * ETABLERING AV FELLES IKT-TJENESTE FOR DRAMMEN, RØYKEN, SANDE OG SVELVIK

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arne Hvidsten Arkiv: 064 Arkivsaksnr.: 05/ Dato: * ETABLERING AV FELLES IKT-TJENESTE FOR DRAMMEN, RØYKEN, SANDE OG SVELVIK INNSTILLING TIL: Formannskapet/Bystyret Administrasjonens innstilling: Drammen kommune etablerer felles IKT-tjeneste med Røyken, Sande og Svelvik kommuner fra Vedtekter for Drammensregionens kommunale IKT-tjeneste godkjennes. Samarbeidet organiseres etter kommunelovens 27. Nils Fredrik Wisløff rådmann Kari Høyer utdanningsdirektør

2 Saksutredning: Hensikt Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) er en viktig kraft i samfunnsutviklingen og en vesentlig faktor i utviklingen av offentlig forvaltning og tjenesteyting. Kommunene er aktive brukere av ny teknologi. Likevel er det behov for utvidet satsing dersom en skal kunne nå sentrale nasjonale mål om effektivisering, kvalitetsheving og brukerorientering, samt å tilfredsstille brukernes stadig økende krav til en moderne tjenesteproduksjon, tilgjengelighet og åpenhet. Bakgrunn Høsten 2003 tok rådmannen i Svelvik et initiativ hvor de etterspurte samarbeid i regionen på en rekke områder, bl.a innenfor IKT. Drammen kommune var allerede på det tidspunktet vertskommune for Røyken kommune for drift av enkelte av deres administrative IT-systemer. Med bakgrunn i politiske vedtak i Drammen om å søke interkommunalt samarbeid, stillte Drammen kommune seg positive til et slikt initiativ. En formell henvendelse vedrørende dette kom på nyåret i 2004 fra Svelvik sammen med Sande, og ble det etablert et felles prosjekt med rådmennene som styringsgruppe. Røyken tiltrådte etterhvert prosjektet på lik linje som Sande og Svelvik. En prosjektrapport vedrørende etablering av et formelt samarbeid ble utarbeidet, (utrykt vedlegg). Rapporten konkretiserer disse hovedkravene til IKT-tjenester i de fire kommunene: Krav til kompetente og relevante IKT-faglige miljøer som har god organisasjonsforståelse og detaljert kunnskap om lokale oppgaver og behov Krav til stabil og sikker IKT-drift Krav til faglig ansvarlig systemdrift Hvorfor samarbeide? Kommunene har i grove trekk sammenfallende behov for IKT støtte i sin tjenesteproduksjon. Samarbeid gir muligheter for uttak av stordriftsfordeler og faglig samhandling utover IKT området. For Drammen vil et samarbeid medføre økonomiske innsparinger ved felles innkjøp av utstyr, programvare, service og vedlikehold og sikkerhetsløsninger. Drammen kommune har som ambisjon å markere seg som en viktig aktør i en regional utvikling. Etableringen av et samarbeid vil legge forholdene godt til rette for dette. Kommunene i samarbeidet har høy grad av sammenfallende valg når det gjelder valg av fagsystem, og dette gir det beste utgangspunktet for samarbeid. Bruk av IKT er og vil bli tettere integrert i kommunenes tjenesteproduksjon. Det er av vesentlig betydning at kommunene sikrer at de har kompetente miljøer til disposisjon som kan ivareta denne utviklingen. Premisser for samarbeid Interkommunalt samarbeid må bygge på tillit og gjensidige forpliktelser. Alle parter må bidra og ha nytte av samarbeidet. Felles forståelse og kommunikasjon, felles verdier og kunnskap om behovene også hos de andre deltakerne er viktig for at et samarbeid skal kunne vokse fram. Som for interkommunalt samarbeid ellers, innebærer IKT samarbeid overføring av beslutningsmyndighet til fellesskapets organer. Det er avgjørende at det blir etablert styrende organer og prosedyrer hvor den

3 administrative ledelsen i fellesskap avklarer felles mål- og strategier som grunnlag for beslutninger om iverksetting av tiltak. Samarbeid om IKT har begrenset verdi dersom det kun omfatter teknisk infrastruktur og drift. IKT er et virkemiddel for utvikling av tjenesteproduksjon og administrative oppgaver i den enkelte kommune. IKTsamarbeidet vil ha denne rollen for alle kommunene i fellesskapet. Felles systemløsninger og fagapplikasjoner må derfor være det sentrale element i samarbeidet dersom kommunene skal kunne realisere sine mål for faglig og administrativ utvikling gjennom samarbeidet. Prinsipper for felles IKT-tjeneste Det etableres et felles driftssenter med base i Drammen rådhus som skal ivareta en samordnet IKTfunksjon for alle kommunene. Ansvar, myndighet og oppgaver overføres fra den enkelte deltakerkommune til besluttende og utførende organer i IKT-tjenesten. Felles administrative og sikkerhetsmessige retningslinjer og rutiner skal gjelde. Rådmennene i den enkelte kommune er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven. IKT-tjenesten er å anse som databehandler etter samme lov Ansatte, overføring av oppgaver og personell Det legges ikke opp til at Drammensregionens kommunale IKT-tjeneste skal ha egne ansatte. Det forutsettes at Drammen kommune, som vertskommune for samarbeidet, er arbeidsgiver for alle ansatte i IKT-tjenesten. Dette anses naturlig da flertallet av ansatte i ny felles IKT-tjeneste allerede er ansatt i Drammen kommune. Anbefalt løsning gir ryddige forhold for ansatte som overføres fra de øvrige kommuner. Dette dreier seg pr i dag om 3 årsverk. Etableringskostnader Etablering av felles teknisk plattform og standarder krever tiltak i felles driftssentral i Drammen og i den enkelte kommune. Investeringskostnadene er søkt holdt på et nøkternt nivå. Tiltak som bidrar til enkel og stabil drift er prioritert. Foreslåtte investeringene bygger videre på de investeringene som allerede er gjort i Drammen kommunes infrastruktur, og er holdt på en nøkternt nivå. Felles etableringskostnader er foreløpig beregnet til ca. 7,7 mill. kroner, hvorav tiltak i forbindelse med etablering av felles teknisk infrastruktur og driftssentral er anslått til ca. 7,2 mill. kroner og flytting av fagsystemer er anslått til ca. 0,5 mill. kroner (eksisterende fagsystemer som er anbefalt som fellesløsning for samarbeidet). Fordelingen på den enkelte kommunene blir: Sande 1,0 mill, Svelvik 0,75 mill, Røyken 1,5 mill og Drammen 4,5 mill kroner. For nærmere omtale vises til prosjektrapporten. For Drammen kommunes del, er dette ikke "nye" kostnader, men kostnader som også ellers ville kommet. Etableringen av samarbeidet medfører at kostnadene kan deles på flere parter. Kostnadene er innarbeidet i Økonomiplanen for kommende periode. Organisasjonsform I forarbeidene til utredningen er følgende alternative organisasjonsformer vurdert: Formalisert tjenestekjøp. Interkommunalt styre etter kommunelovens 27. Interkommunalt selskap (IKS). Styringsgruppen anbefaler at samarbeidet organiseres som interkommunalt styre etter

4 kommunelovens 27 og har lagt dette til grunn for mandatet ut fra følgende vurdering: Interkommunalt styre etter kommunelovens 27 innebærer en formalisert men samtidig smidig organisering av samarbeidet. Alle deltakere er sikret innflytelse og forholdene for aktiv medvirkning og ansvar for felles utvikling ligger godt til rette. Dette er av vesentlig betydning siden IKT er tett integrert i kommunenes tjenesteproduksjon. Vedtekter Vedtektene er det formelle grunnlag samarbeidet bygger på. Vedtektene tar utgangspunkt i kommunelovens krav. Vedtektene, og senere endringer i disse, krever likelydende vedtak i samtlige kommunestyrer, dog slik at mindre endringer kan gjøres av et enstemmig styre. Vedtektene forutsettes registrert i Brønnøysundregisteret. Det kan eventuelt være nødvendig med mindre tilpasninger av vedtektene i forbindelse med registreringen. Alle kommunene definerer IKT som en administrativ funksjon underlagt rådmannens myndighetsområde. Drammen kommune forutsettes å ha ansvar for driften og være vertskommune for samarbeidet. Disse premissene er lagt til grunn for forslag til sammensetning av styre samt for styrets utpeking av og fastsetting av retningslinjer for daglig leder. Det foreslås videre etablert et arbeidsutvalg med koordinerende og rådgivende oppgaver. Alle viktige vedtak krever enstemmighet i styret. Dette gjelder bl.a. beslutninger om omfang og innhold i IKT-tjenestenes oppgaver, leverte tjenester, beregning og fordeling av kostander. Styret vedtar selv økonomiplan, årsbudsjett og virksomhetsplan. Budsjettet er endelig godkjent når det er fremlagt for kommunene. Kommunene avgjør selv på hvilken måte. Styring og ledelse Styret leder virksomheten iht. kommuneloven og vedtektene for samarbeidet. Daglig leder har det løpende faglige, økonomiske, administrative og personalmessige ansvar for driften. Mål og økonomiske rammer for driften av IKT-tjenesten fastsettes av styret gjennom vedtak av økonomiplan som omfatter kommende budsjettåret og etterfølgende 3 år. Mål og rammer for det enkelte driftsår fastsettes av styret gjennom vedtak av årsbudsjett. Budsjettet er først endelig når det er behandlet i den enkelte kommune. Deltakerkommunenes utgifter og overføringer til IKT-tjenesten (investerings- og driftsutgifter) vil bli innarbeidet og fremgå av budsjettet i den enkelte kommune. Nødvendig avklaring og koordinering mellom IKT-tjenesten og administrasjonene i deltakerkommunene forutsettes å skje ved styrets forberede og endelige budsjettbehandling. Rollen som vertskommune Drammen har som vertskommune en sentral plass i samarbeidet. Forholdet mellom den interkommunale IKT-tjenesten, hvor Drammen er en av deltakerne, og Drammen kommunes rolle som vertskommune for samarbeidet fremgår i all hovedsak av vedtektene. Gjennom daglig leder er IKT-tjenesten underlagt styret i alle spørsmål som angår det interkommunale samarbeidet. Dette gjelder f. eks. med hensyn til faglige spørsmål, oppgaver, tjenesteleveranser og priser, budsjett, utviklingsplaner osv. for felles IKT-tjeneste. I administrative og personalmessige spørsmål følger IKT-tjenesten den interne organisering og de interne rutiner som gjelder for Drammen kommune. (Etter

5 omorganisering av stabs- og støttefunksjonene i Drammen våren 2005 inngår IKT som avdeling i virksomheten Service og informasjon.) Etablering av interkommunal IKT-tjeneste innebærer at oppgaver, styring og ledelse av IKT i Drammen, i likhet med de øvrige kommuner, skilles ut og overføres til felles IKT-tjeneste. IKT-tjenesten vil ha sitt eget budsjett. Drammens andel utlignes som for de øvrige kommuner. Resultat av høring Prosjektrapporten er forelagt arbeidstakerorganisasjonene i kommunene til orientering og høring. Hovedinntrykket av høringen er at organisasjonene kan støtte etablering av felles IKT-tjeneste for Drammen, Røyken, Sande og Svelvik og de skisserte mål og intensjoner for samarbeidet. Fagforbundet i Drammen ser samarbeidet som et bidrag til utvikling av Drammen som moderne e-kommune. Det er ikke fremkommet motforestillinger til at samarbeidet organiseres som interkommunalt styre etter kommunelovens 27 og til Drammen som vertskommune for samarbeidet. Fagforbundet i Drammen uttrykker imidlertid en redsel for at dette kan være en forpost til en evt videre utskilling av IKT-tjenesten i Drammen kommune, og at det er noe de vil stille seg meget kritiske til. Høringsuttalelsene følger saken som utrykte vedlegg. Det vises til disse. Drammen er som vertskommune formell og reell arbeidsgiver for alle ansatte i IKT-tjenesten. Saker som gjelder forholdet mellom arbeidsgiver og ansatte i IKT-tjenesten skal derfor behandles på vanlig måte som for øvrige ansatte i Drammen kommune. For øvrig vises til Hovedavtalen del B som har bestemmelser om løpende samarbeid, utøvelse av medbestemmelse, deltakelse i prosjekt og utviklingsarbeid osv. RÅDMANNENS BEMERKNINGER: En samlet styringsgruppe vurderer at forholdene ligger godt til rette for etablering av felles IKT-tjeneste for Drammen, Røyken, Sande og Svelvik. En felles IKT-tjeneste er et langsiktig og forpliktende valg for de fire kommunene. Felles IKT-tjeneste anbefales ut fra faglige, tekniske, driftsmessige og ressursmessige årsaker. Samarbeidet er både praktisk og strategisk motivert og vil være et viktig bidrag til utviklingen og det interkommunale samarbeidet i et regionalt perspektiv. Vedlegg: Vedtekter for samarbeidet Prosjektrapport Politisk sak, som behandlet i de andre kommunene Høringsuttalelser fra organisasjonene