Saksbehandler: Kari Solberg Økland Arkiv: 037 Arkivsaksnr.: 08/435-6 Dato: * EIERSTRATEGI, RENOVASJONSSELSKAPET FOR DRAMMENSREGIONEN IKS

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kari Solberg Økland Arkiv: 037 Arkivsaksnr.: 08/435-6 Dato: * EIERSTRATEGI, RENOVASJONSSELSKAPET FOR DRAMMENSREGIONEN IKS INNSTILLING TIL: Formannskapet og Bystyret Administrasjonens innstilling: 1. Bystyret slutter seg til rådmennenes omforente forslag til eierstrategi for RfD IKS, i tråd med vedlegg 1 2. Bystyret gir ordfører mandat til å behandle sak om eierstrategi for RfD IKS, i tråd med vedtakets pkt 1, i selskapets representantskap Nils Fr. Wisløff rådmann Kari Høyer kommunaldirektør

2 Bakgrunn for saken Kontrollutvalgene i Modum og Sande kommuner tok i 2006 initiativ til at det skulle gjennomføres en eierskapskontroll av Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD). Kontrollut-valgene i de øvrige 7 eierkommunene sluttet seg til forslaget. Oppdraget ble gitt til Kontrollut-valgssekretariatet for Buskerud og omegn (KUBIS), som er en del av Buskerud Kommunerevisjon IKS. Rapport om gjennomført eierskapskontroll forelå 1.juni 2007, og ble oversendt kontroll-utvalgene i eierkommunene for selskapet. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret I Kontrollutvalgets møte 13.juni 2007 ( sak 23/07) ble rapporten behandlet, med følgende vedtak og innstilling til bystyret (innstillingen er gjengitt noe forkortet): 1. Bystyret tar rapporten fra ( ) KUBIS om eierskapskontroll, som ledd i selskapskontroll ved RfD til orientering 2. Det oppnevnes en interkommunal arbeidsgruppe, med en representant fra hver av eierkommunene ( ), som med grunnlag i rapport om eierskapskontroll gis følgende mandat: Utarbeide en omforent eierstrategi for RfD Foreslå oppfølging av rapportens øvrige forslag til tiltak Foreslå endring/oppdatering av selskapsavtalen, jfr. også rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon (Kontrollutvalgets sak 24/07, red.anm.) 3. Rådmennene og representantskapets medlemmer gis anledning til å uttale seg om arbeidsgruppas forslag 4. På bakgrunn av denne gjennomgåelsen fremmer arbeidsgruppa forslag til omforent vedtak overfor det enkelte kommunestyre 5. Som representant til den interkommunale arbeidsgruppa velges medlem og varamedlem:. 6. Representanten fra Drammen kommune kaller inn til første møte i arbeidsutvalget. Frist for utvalgets oppdrag er Bystyrets behandling av Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets innstilling ble behandlet av bystyret i sak 76/07, med følgende vedtak: 1. Behandlingen av Kontrollutvalgets sak 23/07 utsettes 2. Ordfører tar initiativ overfor ordførerne i medeierkommunene for ( ) RfD, med formål om å legge til rette for en samordning av forslag til vedtak 3. Saken legges frem for bystyret etter forestående kommunevalg Oppnevnelse av interkommunal arbeidsgruppe I forståelse med eierkommunenes ordførere ble rådmennenes kontaktutvalg for selskapet i desember 2007 oppnevnt som arbeidsgruppe, med mandat å følge opp kontrollutvalgets innstilling og anbefalingene i rapport om eierskapskontroll. Denne saken fremmes for å: Avklare Bystyrets holdning til rådmennenes omforente forslag til eierstrategi for RfD, jfr. vedlegg 1 Avklare ordførers mandat til å behandle sak om eierstrategi for RfD, i selskapets representantskap Rådmennene fremmer denne saken i fellesskap, overfor de respektive politiske organer i den enkelte av RfDs eierkommuner.

3 Saksutredning Etablering og målsetting Med bakgrunn i et langvarig og bredt anlagt samarbeid om et mer fremtidsrettet og bærekraftig renovasjonstilbud til innbyggerne i Modum, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Drammen, Lier, Røyken, Hurum, Sande og Svelvik kommuner, ble RfD etablert i Utgangspunktet, som det bl.a. ble vist til i rådmennenes saksutredninger var: Økt gjenvinning av næringsstoffene, materialene og energien i avfallet Økt fokus på holdningsskapende arbeid Høy kvalitet og service på renovasjonstjenestene Gunstigere utvikling for renovasjonsgebyrene Da RfD ble etablert var renovasjonstilbudet i Drammensregionen, som ble innført i perioden , en foregangsløsning i nasjonal sammenheng, og ble derfor karakterisert som en 2. generasjons avfallsordning. Det er lagt til grunn for saken at RfD fortsatt skal være de ni kommunenes instrument i det å gi innbyggerne et renovasjonstilbud som tilfredsstiller eiernes ambisjoner, nærmere definert i eierstrategi og selskapsavtale (vedtekter). Arbeidsprosess Gjennom rådmennenes kontaktutvalg for selskapet er det gjennomført en bredt anlagt prosess, der administrasjonen har hatt som målsetting at eierstrategien skal gi: En beskrivelse av de sentrale forventninger eierne har til RfD innenfor det man anser er prioriterte fokusområder/perspektiver for selskapet En tydelig og hensiktsmessig arbeidsdeling mellom eierkommune og RfD, herunder et opplegg for framtidig styringsdialog mellom eierne og selskapet Reviderte vedtekter for RfD i henhold til punktene ovenfor (fremmes som egen sak) Elementene i eierstrategien Det er lagt opp til at kommunene særlig skal vektlegge følgende fokusområder, i forhold til sitt eierskap i RfD: Miljø med vekt på energi og klima Brukertilfredshet Lokal og regional verdiskaping Kostnadseffektivitet For å sikre god politisk forankring av arbeidet med rådmennenes forslag til eierstrategi for selskapet ble det invitert til et politisk seminar 28.april Seminaret hadde bred politisk deltakelse fra de fleste eierkommunene. Som et felles drøftingsgrunnlag ble det på forhånd oversendt et underlags-notat til seminardeltagerne. Hovedinntrykkene fra seminaret kan kort oppsummeres slik ( se også vedlegg 3):

4 Selskapets kjernevirksomhet skal fortsatt være rettet mot å yte innbyggerne i de ni eier-kommunene et fremtidsrettet og brukervennlig tjenestetilbud, til konkurransedyktige priser Samtidig ønskes RfDs rolle som instrument i kommunens miljø-, ressurs og klimapolitikk tydeliggjort og styrket, bl.a. i spørsmål om lokal/regional utnyttelse av ressursene i husholdningsavfallet Det er bred enighet om at selskapets prisnivået er et produkt av miljøprofil og servicenivå, og at en styrking av et eller begge elementer kan forsvare en mindre gebyrøkning Det er ønskelig at selskapet i større grad kan være eierkommunens felles rådgivermiljø når det gjelder ressurs-, avfall- og gjenvinningsoppgaver, bl.a. i forhold til håndtering av avfall fra kommunal virksomhet Det er ønskelig å etablere økt forutsigbarhet i forhold til selskapets eierrapportering, og styringsdialogen mellom eierne og selskapet Det er derfor disse elementene rådmennene har lagt særlig vekt på i sitt forslag til eierstrategi, se vedlegg 1. Styreleder og daglig leder for selskapet har møtt i kontaktutvalgets møter, og deltok som observatører under politikerseminaret 28.april. Rapport om eierskapskontroll hovedpunkter og status Det vises til denne sakens vedlegg 2. Oppdatering av selskapsavtalen/vedtektene for selskapet Det fremmes egen sak om oppdatering av av selskapsavtalen. Administrasjonens bemerkninger Administrasjonen foreslår at RfDs representantskap høsten 2008 fatter formelt vedtak om selskapets eierstrategi og revidert selskapsavtale, basert på omforent politisk behandling av denne saken i kommunenes politiske eierorganer. Rolle- og arbeidsdeling mellom eiere og selskap Etter administrasjonens vurdering representerer foreliggende eierstrategi en nødvendig styrking av den demokratiske forankringen av selskapets mandat, samtidig som selskapets styrende organer er gitt et betydelig handlingsrom, innenfor rammen av eiernes forventninger til selskapet. Forslaget til eierstrategi innebærer derfor en tydeligere ramme- og resultatstyring av selskapets virksomhet. Øvrige punkter i rapport om eierskapskontroll Når det gjelder de øvrige punktene i rapporten om eierskapskontroll legger administrasjonen til grunn at disse rutinemessig følges opp av selskapsorganene, i tråd med rapport om eierskapskontroll (jfr. vedlegg 2). Vedlegg: Rådmennenes forslag til eierstrategi for RfD Oppsummering og status i forhold til KUBIS-rapport om eierskapskontroll Oppsummering politisk seminar 28.april 2008

5