SAKSFREMLEGG Sak nr. 68

Transkript

1 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. 68 Saksmappe nr: 2008/232 Arkiv: 037 Saksbehandler: Hans-Petter Christensen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 40/2009 Formannskapet /2009 Kommunestyret /2009 Formannskapet /2009 Kommunestyret Eierskap og selskapsstyring Kommunestyrets vedtak: Som ledd i utviklingen av Lier kommunes eierskapspolitikk fastsetter kommunestyret : 1. Meldingen om Eierskap og selskapsstyring av august 2009 tas til orientering. 2. Som grunnlag for eierskapspolitikken gjelder følgende Prinsipper: a) Før en mulig selskapsdannelse skal selskapsformen vurderes grundig. Det bør foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal etatsorganisering. b) Formannskapet skal være Lier kommunes eierorgan. c) Det tilstrebes at alle selskap hvor kommunen er eier oppretter en egen valgkomité. Eierorganet velger en egen valgkomité bestående av tre medlemmer som så langt det er mulig bør reflektere eierorganets politiske sammensetning. Denne, eller de som valgkomiteen oppnevner, er eierorganets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse. d) Vedtektene i selskapene skal utformes slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. e) Det skal utarbeides retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. f) Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. g) Utøvelsen av kommunens eierskap skal vurderes hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med selskapene, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. h) Det skal utarbeides egne retningslinjer som skal benyttes, av valgkomiteen ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer. i) Det skal utarbeides en rettleder til styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune. j) Det skal opprettes hensiktmessige kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer. Disse systemene skal også ivareta hensynet til så vel selskapenes egne valgte revisor som kommunens eget kontrollutvalg.

2 k) Kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. l) Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen. m) Eierskap skal være godt forankret i kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. 3. Rådmannen er eierorganets rådgiver i spørsmål knyttet til utøvelsen/gjennomføringen av eierskapspolitikken. Alle selskaper som kommunen har eierinteresser i, skal ha et fast oppnevnt kontaktpunkt i administrasjonen. Saker forberedt av selskapenes egen administrasjon fremmes for eierorganet gjennom styrene i selskapene. Eierorganet kan på samme måte be selskapene utrede og fremme saker til behandling. Eierorganet har fullmakt til å innhente ekstern fagkunnskap etter behov. 4. For det enkelte selskap skal det foreligge en eierstrategi der flg. hovedpunkter vurderes: n) Måloppnåelse, krav til kvalitet og kostnadseffektivitet. o) Mål for egenkapital. p) Oppfølgings- og investeringsbehov, herunder økonomisk risiko. q) Virksomhetsområdets betydning for eierskapet r) Lønnsomhetskrav s) Samfunnsansvar (miljø, etikk, antikorrupsjon etc.) t) Rutiner for informasjon mellom selskap og eierorgan u) Rutiner ved valg av selskapsrevisor Eierstrategier utarbeides for alle selskaper der Lier kommune har eierandeler. Eierstrategien er retningsgivende for styrene der Lier kommune er ene- eller majoritetseier. Eierstrategien skal også være retningsgivende for kommunens (eiers) representant i generalforsamling/representantskap i øvrige selskaper. 5. Formannskapet forelegger kommunestyret et forslag til retningslinjer for styresammensetning innen mars Saken skal omfatte spørsmål knyttet til informasjonsutveksling og synliggjøring av eiers prioriteringer. Spesielt vurderes en tilrettelegging for rekrutteringsevaluering ved valg/oppnevning til styrene. Retningslinjene skal vektlegge kandidatenes faglige kvalifikasjoner så vel som kommunikasjonsevne. 6. Rutiner for egenevaluering av styrene i selskapene utarbeides og forelegges formannskapet innen mars Det utarbeides Rettleder for styremedlemmer. Forslaget forelegges formannskapet innen april Kommunestyret skal hver høst forelegges en melding om resultatene av eierskapet det foregående år. Ved starten av hver kommunestyreperiode skal sak om Eierskap og selskapsstyring fremlegges for kommunestyret hvor retningslinjene omtalt i punkt 5 inngår.

3 Kommunestyrets behandling: Per Hægstad (H) fremmet på vegne av H og AP følgende forslag: Tekst som i vedtaket. Anita Drevdal (SV) fremmet slikt forslag: Endring i pkt. 2G:.vurderes hvert år av eierorganet/kommunestyret.. Det ble votert punktvis: Forslag fremmet av Per Hægstad ble vedtatt enstemmig med unntak av Pkt. 2g, hvor Hægstads forslag ble vedtatt med 45 stemmer (19H,13AP,7FRP, 3SP,2KRF,1V) mot 4 stemmer (2SV,1V,1UF) avgitt for Anita Drevdals forslag. Formannskapets innstilling til kommunestyret: Som ledd i utviklingen av Lier kommunes eierskapspolitikk fastsetter kommunestyret : 1. Meldingen om Eierskap og selskapsstyring av august 2009 tas til orientering. 2. Som grunnlag for eierskapspolitikken gjelder følgende Prinsipper: a. Før en mulig selskapsdannelse skal selskapsformen vurderes grundig. Det bør foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal etatsorganisering. b. Formannskapet skal være Lier kommunes eierorgan. c. Det tilstrebes at alle selskap hvor kommunen er eier oppretter en egen valgkomité. Eierorganet velger en egen valgkomité bestående av tre medlemmer som så langt det er mulig bør reflektere eierorganets politiske sammensetning. Denne, eller de som valgkomiteen oppnevner, er eierorganets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse. d. Vedtektene i selskapene skal utformes slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. e. Det skal utarbeides retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. f. Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. g. Utøvelsen av kommunens eierskap skal vurderes hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med selskapene, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. h. Det skal utarbeides egne retningslinjer som skal benyttes, av valgkomiteen ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer. i. Det skal utarbeides en rettleder til styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune. j. Det skal opprettes hensiktmessige kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer. Disse systemene skal også ivareta hensynet til så vel selskapenes egne valgte revisor som kommunens eget kontrollutvalg. k. Kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet.

4 l. Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen. m. Eierskap skal være godt forankret i kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. 3. Rådmannen er eierorganets rådgiver i spørsmål knyttet til utøvelsen/gjennomføringen av eierskapspolitikken. Alle selskaper som kommunen har eierinteresser i, skal ha et fast oppnevnt kontaktpunkt i administrasjonen. Eierorganet har fullmakt til å innhente ekstern fagkunnskap etter behov. 4. For det enkelte selskap skal det foreligge en eierstrategi der flg. hovedpunkter vurderes: a. Måloppnåelse, krav til kvalitet og kostnadseffektivitet. b. Mål for egenkapital. c. Oppfølgings- og investeringsbehov, herunder økonomisk risiko. d. Virksomhetsområdets betydning for eierskapet e. Lønnsomhetskrav f. Samfunnsansvar (miljø, etikk, antikorrupsjon etc.) g. Rutiner for informasjon mellom selskap og eierorgan h. Rutiner ved valg av selskapsrevisor Eierstrategier utarbeides for alle selskaper der Lier kommune har eierandeler. Eierstrategien er retningsgivende for styrene der Lier kommune er ene- eller majoritetseier. Eierstrategien skal også være retningsgivende for kommunens (eiers) representant i generalforsamling/representantskap i øvrige selskaper. 5. Formannskapet forelegger kommunestyret et forslag til retningslinjer for styresammensetning innen mars Saken skal omfatte spørsmål knyttet til informasjonsutveksling og synliggjøring av eiers prioriteringer. Spesielt vurderes en tilrettelegging for rekrutteringsevaluering ved valg/oppnevning til styrene. Retningslinjene skal vektlegge kandidatenes faglige kvalifikasjoner så vel som kommunikasjonsevne. 6. Rutiner for egenevaluering av styrene i selskapene utarbeides og forelegges formannskapet innen mars Det utarbeides Rettleder for styremedlemmer. Forslaget forelegges formannskapet innen april Kommunestyret skal hver høst forelegges en melding om resultatene av eierskapet det foregående år. Ved starten av hver kommunestyreperiode skal sak om Eierskap og selskapsstyring fremlegges for kommunestyret hvor retningslinjene omtalt i punkt 5 inngår. Formannskapets behandling: Per Hægstad (H) fremmet på vegne av H og AP følgende forslag som ble vedtatt enstemmig: Som ledd i utviklingen av Lier kommunes eierskapspolitikk fastsetter kommunestyret : 1. Meldingen om Eierskap og selskapsstyring av august 2009 tas til orientering. 2. Som grunnlag for eierskapspolitikken gjelder følgende Prinsipper:

5 a. Før en mulig selskapsdannelse skal selskapsformen vurderes grundig. Det bør foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal etatsorganisering. b. Formannskapet skal være Lier kommunes eierorgan. c. Det tilstrebes at alle selskap hvor kommunen er eier oppretter en egen valgkomité. Eierorganet velger en egen valgkomité bestående av tre medlemmer som så langt det er mulig bør reflektere eierorganets politiske sammensetning. Denne, eller de som valgkomiteen oppnevner, er eierorganets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse. d. Vedtektene i selskapene skal utformes slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. e. Det skal utarbeides retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. f. Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. g. Utøvelsen av kommunens eierskap skal vurderes hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med selskapene, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. h. Det skal utarbeides egne retningslinjer som skal benyttes, av valgkomiteen ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer. i. Det skal utarbeides en rettleder til styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune. j. Det skal opprettes hensiktmessige kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer. Disse systemene skal også ivareta hensynet til så vel selskapenes egne valgte revisor som kommunens eget kontrollutvalg. k. Kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. l. Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen. m. Eierskap skal være godt forankret i kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. 3. Rådmannen er eierorganets rådgiver i spørsmål knyttet til utøvelsen/gjennomføringen av eierskapspolitikken. Alle selskaper som kommunen har eierinteresser i, skal ha et fast oppnevnt kontaktpunkt i administrasjonen. Eierorganet har fullmakt til å innhente ekstern fagkunnskap etter behov. 4. For det enkelte selskap skal det foreligge en eierstrategi der flg. hovedpunkter vurderes: a) Måloppnåelse, krav til kvalitet og kostnadseffektivitet. b) Mål for egenkapital. c) Oppfølgings- og investeringsbehov, herunder økonomisk risiko. d) Virksomhetsområdets betydning for eierskapet e) Lønnsomhetskrav f) Samfunnsansvar (miljø, etikk, antikorrupsjon etc.) g) Rutiner for informasjon mellom selskap og eierorgan h) Rutiner ved valg av selskapsrevisor Eierstrategier utarbeides for alle selskaper der Lier kommune har eierandeler. Eierstrategien er retningsgivende for styrene der Lier kommune er ene- eller majoritetseier. Eierstrategien skal også være retningsgivende for kommunens (eiers) representant i generalforsamling/representantskap i øvrige selskaper.

6 5. Formannskapet forelegger kommunestyret et forslag til retningslinjer for styresammensetning innen mars Saken skal omfatte spørsmål knyttet til informasjonsutveksling og synliggjøring av eiers prioriteringer. Spesielt vurderes en tilrettelegging for rekrutteringsevaluering ved valg/oppnevning til styrene. Retningslinjene skal vektlegge kandidatenes faglige kvalifikasjoner så vel som kommunikasjonsevne. 6. Rutiner for egenevaluering av styrene i selskapene utarbeides og forelegges formannskapet innen mars Det utarbeides Rettleder for styremedlemmer. Forslaget forelegges formannskapet innen april Kommunestyret skal hver høst forelegges en melding om resultatene av eierskapet det foregående år. Ved starten av hver kommunestyreperiode skal sak om Eierskap og selskapsstyring fremlegges for kommunestyret hvor retningslinjene omtalt i punkt 5 inngår. Formannskapets vedtak : Saken utsettes for partibehandling. Rådmannen legger fram et tilleggsnotat om erfaringer med formannskapet som eierorgan, ref. Lier kommunes reglement for politisk styring Formannskapets arbeidsområder. Formannskapets behandling: Per Hægstad (H) fremmet følgende forslag som ble vedtatt enstemmig: Saken utsettes for partibehandling. Rådmannen legger fram et tilleggsnotat om erfaringer med formannskapet som eierorgan, ref. Lier kommunes reglement for politisk styring Formannskapets arbeidsområder. Rådmannens forslag til vedtak: Som et ledd i utviklingen av Lier kommunes eierskapspolitikk fastsetter kommunestyret: 1. Meldingen Eierskap og selskapsstyring av august 2009 tas til orientering. 2. Som grunnlag for eierskapspolitikken gjelder flg. Prinsipper: a) Før en mulig selskapsdannelse skal det foretas en analyse av hva Lier kommune, evt. Sammen med andre interessenter, ønsker å oppnå ved etablering av et selskap som alternativ til den ordinære kommuneorganisasjonen. Selskapets plass i samlet organisasjon vurderes.

7 b) Det etableres et politisk/administrativt sammensatt eierskapsutvalg for å profesjonalisere forvaltningen av eierskapet. Utvalget består av to folkevalgte og rådmannen. c) Vedtektene skal utformes slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. d) Det skal også utarbeides retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. e) Instruks for samarbeid mellom selskapet og eierorganet skal utformes. f) Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos den enkelte styrerepresentant. g) Kommunens eierskap skal hvert år vurderes av eierskapsutvalget med utgangspunkt i kommunens mål for selskapene, fastsatt i eierstrategiene. h) Det skal utarbeides en egen instruks som skal legges til grunn av valgkomiteen ved valg av styremedlemmer. i) Instruks til styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune utarbeides. j) Det skal opprettes tilfredsstillende kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer. 3. Som kommunestyrets representanter i eierskapsutvalget oppnevnes (1) (2) i tillegg til rådmannen som er medlem i kraft av sin funksjon. 4. Rådmannen bes om å etablere et eierskapssekretariat og forelegger formannskapet en sak om organisering, kompetansesammensetting og ressursbehov. 5. For det enkelte selskap skal det foreligge en eierstrategi der flg. hovedpunkter vurderes: a) Måloppnåelse, krav til kvalitet og kostnadseffektivitet. b) Kapitalbindingshensyn c) Oppfølgings- og investeringsbehov, herunder økonomisk risiko d) Virksomhetsområdets utvikling og risiko e) Samfunnsmessig betydning f) Lønnsomhet i øyeblikket og i fremtiden 6. Eierskapsutvalget forelegger kommunestyret et forslag til retningslinjer for styresammensetning innen januar Spesielt vurderes en tilrettelegging for rekrutteringsevaluering ved valg/oppnevning til styrene.

8 7. Det innføres egenevaluering av styrene minst hvert annet år for de selskapene som er heleiet av Lier kommune eller der kommunen er majoritetseier. Tilsvarende ordning anbefales andre selskap kommunen har eierinteresser i. Eierskapsutvalget utarbeider grunnleggende kriterier for slik evaluering. 8. Det innføres styreinstruks tilpasset de forskjellige typene selskap og tilhørende ordninger for oppnevning/valg. Styreinstruksen gjelder det enkelte medlem oppnevnt av Lier kommune og er retningsgivende for hele styret der Lier kommune er ene- eller majoritetseier. Eierskapsutvalget forelegger kommunestyret forslag til slik instruks innen januar 2010.

9 Rådmannens saksutredning: Vedlegg: "Eierskap og selskapsstyring" - eget hefte som følger kommunestyrets liste Utredning: Rådmannens saksutredning Meldingen Eierskap og selskapsstyring er å betrakte som rådmannens saksutredning og bør danne grunnlaget for den etterfølgende prosessen i utviklingen av Lier kommunes eierskapspolitikk og med eierstrategiene for det enkelte selskap. Meldingen er i noen grad justert under arbeidet i forhold til de anbefalingene som er gitt av KS Eierforum i 2009.